Digital Adoption Platform

Kurze Beschreibung

Beschaffung und Einführung einer Digital Adoption Plattform im DB Konzern durch die DB Systel GmbH als zentraler IT-Provider. Die Softwarelösung soll für alle DB Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in unterschiedlichen Rollen und auf verschiedenen Systemen ab Januar 2023 anwendbar sein. Es wird daher ein marktgängiges Standardprodukt gesucht, dass den notwendigen IT-Security und Datenschutzanforderungen des DB Konzerns entspricht.
Bei einer Digital Adoption Platform handelt es sich um einen browser-basierten Layer, der über die Nutzeroberfläche von SaaS-Anwendungen gelegt wird und so integrierte Bedienhilfen und Anleitungen in unterschiedlichen Mediaformaten zur Verfügung stellt. Darüber hinaus sind Analysen und Dashboards zum aggregierten und anonymisierten Nutzungsverhalten möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-18 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
1. Erklärungen
1) Erklärung, dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
2) Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
3) Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.
4) Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist.
5) Erklärung, dass das Unternehmen auf keiner Sanktionsliste geführt wird und nicht unmittelbar oder mittelbar in mehrheitlichem Eigentum einer natürlichen oder juristischen Person steht, die auf einer Sanktionsliste geführt wird oder sonstigen wirtschaftlichen Sanktionen unterliegt.
6) Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt- sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat
7) Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat.
8) Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention
9) Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde.
10) Erklärung zu §§122-124 GWB
11) Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens
12) Erklärung zu schweren Verfehlungen
13) Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen
14) Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner
15) Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn
16) Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen
Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1-16 mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab. Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
17. Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate
18. Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bei dem nachfolgenden Eignungsnachweis Nr. 19 handelt es sich um eine zwingende Anforderung. Gibt der Bieter das geforderte Dokument gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
19. Abgabe des vollständig ausgefüllten Dokuments Lieferantenselbstauskunft

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
□ Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien: Möglicherweise geforderte Mindeststandards: 2
Die Kriterien der technischen Leistungsfähigkeit dienen dazu, dem Auftraggeber ein aussagekräftiges Bild des Bewerbers zu geben.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 20-24 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
20.) Referenzen Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung)
Bitte stellen Sie Ihre Top-3 Referenzen der vergangenen 4 Jahre zu folgendem Thema dar:
"Bereitstellung einer Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung) / eines SaaS-Services für einen Kunden in einem mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt / bzw. Leistungsumfang"
Inhaltliche Mindest-Anforderungen an Referenz(en):
- Leistungszeitraum, d.h. produktiver Einsatz der Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung) beim Kunden, beträgt mindestens 12 Monate.
- Die Digital Adoption Plattform SaaS-Lösung wird für die Einführung und Qualifizierung browser-basierter Software Applikationen genutzt; Der Einsatzschwerpunkt des/der Referenzkunden umfasst HR- , CRM- & ERP-Systeme (z.B. Oracle HCM, ServiceNow, Salesforce, SAP Ariba, MS Dynamics 365 etc.).
- Mindestens eine der geforderten Referenz der Digital Adoption Plattform SaaS-Lösung bildet einen Anwendungsfall über mehr als eine Applikation (z.B. Salesforce & ServiceNow) ab.
Folgende Angaben muss die Darstellung je Referenz beinhalten:
- Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land (Anonymisierung des Kunden möglich)
- Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts (unterstützte Anwendungsfälle) / Nutzungsweise der Digital Adoption Plattform SaaS-Lösung beim Kunden
- Darstellung der Komplexität / Schwierigkeit der erbrachten Leistungen
- Gesamtumfang der Leistung (z.B. Anzahl Nutzer, Anzahl Schritt-für-Schritt Anleitungen usw.).
- Laufzeit der Referenz
21.) Unternehmens-Standardprozessmodell für Wartung und Weiterentwicklung der Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung)
Bitte stellen Sie zunächst in einer Übersicht Ihr Standard-Prozessmodell in Bezug auf die Weiterentwicklung und Wartung der Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung) dar.
Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:
21.1) - Update- / Patchzyklen
- Häufigkeit und Vorlaufzeit von Versionswechseln und Releasewechseln
21.2) - Prozess zur fortlaufenden Weiterentwicklung der Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung) und geplante Innovationen
21.3) - Prozess zur Anpassung des Browser-PlugIns an neue Webbrowser-Versionen
21.4) - Prozess zur Bereitstellung von "Alt"-Versionen Ihrer Digital Adoption Plattform (als SaaS-Lösung)
22.) Standard-Leistungsportfolio Support und Training
Bitte stellen Sie Ihr Standard-Leistungsportfolio im Bereich Support und Training zur Ausbildungsmanagement-Software dar.
Bitte gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Aspekte ein:
22.1) - Leistungsportfolio im Bereich Support inkl. Angabe der möglichen Supportzeiten und Supportsprachen
22.2) - Trainings- / Schulungsangebot (Sprachen, in denen Schulungen angeboten werden, auch Angabe, ob Schulungen onsite beim Kunden möglich sind und welche anderen Schulungsangebote vorhanden sind)
23.) Datenschutz
'Bitte weisen Sie die folgenden Aspekte im Hinblick auf die allgemeine Beurteilung / Einschätzung Ihrer Datenschutzmanagementsystem/-organisation unter Verwendung der den Vergabeunterlagen beiliegenden und referenzierten Antwortvorlage nach:
- Nachweis Datenschutzstandards / Datensicherheitskonzept (Datenschutz-Compliance),
- Benennung und Nachweis des Datenschutzbeauftragten (DSB),
- Nachweis Vertraulichkeitsverpflichtung / Verpflichtung auf das Datengeheimnis / Verpflichtung zum Datenschutz,
- Auftragskontrolle
24.) Qualitätsmanagement
Verfügen Sie über ein Qualitätsmanagement gemäß DIN ISO 9001 oder vergleichbar? Bitte belegen Sie dies - falls möglich - durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder beschreiben Sie dies alternativ in seinen wesentlichen Grundsätzen.

1) Die Vergabe läuft über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Dort finden Sie sämtliche Dokumente. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags und eventuell eines Angebots ist die Registrierung unter Angabe der Vergabenummer (Hinweis auf EU –Vergabe) im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG notwendig.
Für technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG steht die Bieterhotline (+49 8002658638) Mo.-Fr. in der Zeit von 8 bis 16 Uhr zur Verfügung.
2) Soweit der Bewerber bzgl. einzelner Bereiche, für die er ggf. im späteren Verlauf ein Angebot abgeben möchte, nicht über die dazu erforderliche Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde verfügt, kann er sich gemäß § 47 Abs. 1SektVO auf andere Unternehmen berufen. Bewerber, die sich zum Nachweis ihrer Eignung gem. § 47 Abs. 1 SektVO auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (Nachunternehmer) stützen, müssen diese Drittunternehmen im Teilnahmeantrag verbindlich benennen und durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens nachweisen, dass ihnen im Falle der Zuschlagserteilung die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens eine Aktualisierung der Verpflichtungserklärungen zu verlangen.
Der Auftraggeber überprüft auch bei den benannten Drittunternehmen, ob Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und behält sich vor, die Vorlage von weiteren Eignungsnachweisen zu fordern.
Für Nachunternehmer, die nicht zum Eignungsnachweis nach §. 47 Abs. 1SektVO benannt wurden, gilt folgendes:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens die Vorlage von Eignungsnachweisen für diese Nachunternehmer zu fordern.
Im Falle eines Austauschs solcher Nachunternehmer behält sich der AG eine erneute Prüfung der Eignung vor.
3) Der Bewerber ist zur vertraulichen Behandlung der gesamten Vergabeunterlagen verpflichtet und hat seine Mitarbeiter sowie sonstige mit der Prüfung / Bearbeitung der Vergabeunterlagen betraute Dritte entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
4) Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Epidemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen.
Hinweis des Auftraggebers:
Angebote müssen weiterhin verbindlich sein und den Vergabeunterlagen entsprechen. Von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote oder Angebote mit Vorbehalten, z.B. bei Terminen, müssen ausgeschlossen werden. Von entsprechenden Erklärungen bitten wir daher abzusehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Es wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der jeweiligen Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.