DMS / Digitales Archiv-System, Scan- und Patientenaktenvernichtungsdienstleistung

Kurze Beschreibung

Der Auftraggeber hat sich zum Ziel gesetzt, im 04. Quartal 2022 / 01. Quartal 2023 mit einem modernen und zukunftsorientierten DMS/Digitalen Archivsystem als Ergänzung zum Medizinischen und administrativen Krankenhausinformationssystem (derzeit Meierhofer M-KIS inkl. SAP IS-H und SAP ERP inkl. MM), beginnend mit der erstmaligen Überlassung neuer Patientenakten nach Entlassung zum Digitalisieren ganzheitlich über alle Standorte in Betrieb zu gehen. Dabei soll das Gesamtsystem eine integrative Lösung mit dem administrativen und medizinischen Krankenhausinformations- sowie ERP-System bilden, die folgende übergeordnete Aufgaben abdeckt: - Durch Scannen und anschließender Vernichtung die zeitnahe Bereitstellung der bisher manuellen Patientenakte in Digitaler Form an allen dezentralen Arbeitsplätzen- Ab Stichtag scannen aller Papierakten nach Fallabschluss (mit Zuordnung zum Patienten/Fall) sowie deren Nachläufer inkl. Indexierung- Das Scannen, sowie alle Vorbereitungstätigkeiten erfolgen ab Übergabe der Patientenakte beim Auftragnehmer- Übernahme von Patientendaten aus dem KIS /MIS- Übernahme Med. Daten aus vorgelagerten elektronischer Patientenakte und digitale Langzeitarchivierung mit Zugriffs- und Vorhaltungssicherung- Abbildung von Workflow- und Dokumentenlenkungsfunktion- Einbindung in das vorhandene SAN.- Zwischenzeitliche Rückführung einer beim AN liegenden Akte vor Scannen an den AG- Lagerortverwaltung und Ausleihverwaltung der Papierakte mit elektronischem Lieferschein und Abgleichautomatik, sowie Entgegennahme digitalisierter Akten für Import in das digitale Patientenarchiv- Langfristiges Ziel ist der Wegfall der Patientenakten in Papierform - Integration von bestehenden und zukünftigen (Sub-)Systemen Da bisher das DMS / Digitales Archivsystem d.3 der Fa. d.velop AG, sowie einzelneSpeziallösungen zur Abbildung vorgenannter Funktionen im Krankenhaus vorhanden sind, ist eine 1:1-Ablösung bisheriger Funktionen zum Starttermin des Echtbetriebes zu berücksichtigen. Nach Produktivsetzung ist ein sukzessiver Ausbau der Lösung angedacht. Dabei soll der Projektplan unter Berücksichtigung der logistischen und ablauforientierten Notwendigkeiten gemeinsam mit dem Anbieter erarbeitet und zum Vertragsbestandteil erhoben werden.  Es wird ein Anbieter gesucht, der als Generalunternehmer (gesamtverantwortlicherVertragspartner) die im Leistungsverzeichnis geforderten Leistungen erfüllen kann. Ist dies mit den eigenen Softwareprodukten / Dienstleistungen nicht zu leisten, steht es dem Anbieter frei, Subsysteme / Leistungen von Subunternehmern anzubieten. In diesen Fällen muss sichergestellt werden, dass zu diesen Subsystemen eine funktionierende, umfassende und komfortable (Standard-) Schnittstelle existiert bzw. geschaffen wird. Diese Schnittstelle muss im Angebot als Festpreis berücksichtigt werden und ist grundsätzlich offen zu legen. Außerdem muss sich der Anbieter bereit erklären, den AG bei zukünftigen Erweiterungen des IT- und Dienstleistungseinsatzes umfassend zu unterstützen.Es wird erwartet, dass das neue System den heutigen Standards modernerDatenverarbeitungsprogramme genügt. Hier sind beispielhaft zu nennen:- eine graphische Oberfläche,- zwingend eine Voransicht der Dokumente bei der Auswahl zum Aufruf!- ein relationales Datenbanksystem zur Datenhaltung mit zentralem Server bzw. vernetzten Servern,- einheitliche integrierte Lösung für alle Betriebsteile und Patientenakten des AG,- Hardwareunabhängigkeit,- Client-Server-Lösung,- optimale Anpassungsfähigkeit an die Organisation des AG,- keine redundante Datenerhebung über alle abgefragten Module und bereits bestehenden Systeme (inklusive Integration von Subsystemen),- Nutzung von Standardschnittstellen (HL7, DICOM 3, XDS etc.),- Investitionssicherheit der Lösung,- die Ausbaufähigkeit des Systems,- ein 24-Stunden-Betrieb des Systems,- ein leistungsstarker Listgenerator und eine anwenderfreundliche Programmbedienung. Es darf zu den im Markt etablierten Kommunikationsservern sowie zu den vorhandenen Systemen beim AG keine Kompatibilitätsprobleme geben. Ein Kommunikationsserver(Cloverleaf Fa. HealthComm) ist im Klinikum vorhandenen und nutzbar. Das System soll den MS Windows Standards entsprechen, was als Mindestanforderungbedeutet, dass die gewonnenen Daten ohne weiteres in MS Office Programme importiert undmit diesen Programmen weiterbearbeitet werden können. Es sind nur Angebote zugelassen, deren wesentliche Teile (Software) vom Bieter selbst erbracht werden. Es können für alle Bereiche auch Subunternehmer eingeplant werden, dies ist jedoch kenntlich zu machen. Die Hardware ist auf der Basis marktgängiger (von der Software unabhängiger) Produkte mit offenen Schnittstellen anzubieten. Der Auftraggeber sieht vor, die Hardware (ggf. nach Vorgaben des Auftragnehmers)selbst zu beschaffen. Der Bieter hat dazu die Mindestanforderungen für die Hardwarevorzugeben. Wird für die vorbeugende Wartung während der Gewährleistungsfrist ein Entgelt gefordert, so ist dies bezüglich der betreffenden Geräte, der notwendigen Arbeiten und der Zyklen zu benennen und deren Rechtfertigung zu begründen. Für die Zeit nach der Gewährleistung ist ein Wartungsvertrag unter Angabe derReaktionszeiten anzubieten. Bitte geben Sie innerhalb Ihres Wartungsangebots an, um welche Art der Wartung es sich handelt und was diese umfasst.