DMS Finanzen und Personal

Kurze Beschreibung

Die BA unterliegt dem gesetzlichen Archivierungsauftrag ihres Schriftverkehrs und benötigt im Bereich der Finanz- und Sachverwaltung für die Abwicklung ein neues Dokumentenmanagement (DMS). Unbefristete Nutzungsüberlassung einer DMS-Standardsoftware, Pflege- und Support des DMS und optionales Dienstleistungskontingent.

Beschreibung der Beschaffung

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) unterliegt dem gesetzlichen Archivierungsauftrag ihres Schriftverkehrs und benötigt im Bereich der Finanz- und Sachverwaltung für die Abwicklung ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Beschaffungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist somit ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem für die Bereiche "Personal und Finanzen" als On-Premise Software.
Der Beschaffungsgegenstand beinhaltet die unbefristete Überlassung einer Dokumentenmanagementsystem-Standardsoftware.
Aus Gründen des Datenschutzes und der flexiblen Weiterentwicklung werden zwei getrennte Installationen für die Bereiche "Finanzen und Personal" benötigt.
Folgende Alternativ-Angebote sollen hierzu eingeholt werden:
- Alternative 1: 2 Volumenlizenzen: 1 x für 2.000 Power-User Finanzen und 1 x für 3.000 Power-User Personal sowie
optional (für zusätzliche Ausbaustufen): 2 Volumenlizenzen: 1 x für 8.500 Power-User Finanzen und 1 x für 120.000 Gelegenheits-User Personal und
- Alternative 2: 1 Unternehmenslizenz zur unbegrenzten Nutzung durch alle Mitarbeiter der BA.
Des Weiteren beinhaltet der Beschaffungsgegenstand die Pflege und den Support des Dokumentenmanagementsystems sowie ein optionales Dienstleistungskontingent in Höhe von 17.600 PS für die Erstinstallation und die technische Implementierung der fachlichen Anforderungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Netto-Jahresumsatz in den Jahren 2019, 2020 und 2021 bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.4) sowie Eigenerklärung und Nachweis zur Eignung (E.2 Eignungsanforderungen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Vorhandensein ausreichender Berufserfahrung; nachgewiesen durch die durchschnittliche Gesamtanzahl der Mitarbeiter/innen in den letzten drei Jahren (2019, 2020 und 2021) sowie durch Vorlage von drei geeigneten Referenzen in Form einer Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.5) sowie Eigenerklärung und Nachweis zur Eignung (E.2 Eignungsanforderungen).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Folgende A -Kriterien müssen erfüllt sein:
A3 deutsche Sprache
Einsatz einer DMS Software in deutscher Sprache und Unterstützung mittels deutschsprachigem First-Level-Support sowie abgesichertem Supportzugriff.
A4 Datenmigration
Einsatz eines Migrationsszenarios zur Datenmigration von einem Altsystem ohne Informationsverluste
A5 DSGVO
Umsetzung der DSGVO-Vorschriften innerhalb des DMS (Software, Aufbewahrungs-
und Löschregelwerke, Schnittstellen, Datenbank, etc.)
A6 Vorlagenmodul
Einsatz eines Vorlagenmoduls des DMS zur Dokumentengenerierung (mit teilweise dynamischen Dateninhalten sowohl aus dem DMS als auch dem SAP System)
A7 Barrierefreiheit
Einsatz eines DMS unter Einhaltung der BITV 2.0 Verordnungen und Verwendung von unterstützter Barrierefreiheitssoftware
A8 mobile Endgeräte
Nutzung grundlegender Funktionalitäten der DMS-Software mittels mobiler Endgeräte
A9 Qualifizierte elektronische Signatur
Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturformate (QES)
A10 Systemarchitektur
Einsatz einer skalierbaren, leistungsstarken und hochverfügbaren standortübergreifenden DMS-Installation als On-Premise oder interner Private
Cloud auf der Infrastruktur des Referenzkunden
A11 Updates
Integrationsfähigkeit der DMS-Software in die Update-Zyklen und Updatestrategie
beim Referenzkunden
A12 releasesichere Workflows
Einsatz von auftraggeberseitig entwickelten, releasesicheren Workflows bzw. Softwarekomponenten in der DMS-Software
A13 BSI-Grundschutz
Einsatz eines DMS unter Einhaltung eines sicheren Entwicklungsprozesses, Qualitäts- und Schwachstellenmanagement sowie eine Beschreibung des Umgangs mit Sicherheitsanforderungen gemäß BSI-Grundschutzverordnung
A14 Integration in eine bestehende SAP-Landschaft
Im jeweils angeführten Referenzprojekt muss sich das DMS hinsichtlich der Berechtigungen, Oberflächen, Daten, Prozesse und Workflows eng in die vorhandenen SAP-Systeme integriert haben. Der jeweilige Referenzkunde setzt zertifizierte SAP-Standardschnittstellen zur Anbindung von SAP Modulen (ECC sowie perspektivisch S4/HANA und SAP Cloud-Produkte wie Success Factors) ein.
Die Referenzprojekte müssen folgende Anforderungen abdecken:
- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 3 (deutsche Sprache),
- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 4 (Datenmigration),
- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 5 (DSGVO),
- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 6 (Vorlagenmodul),
- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 7 (Barrierefreiheit),
- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 8 (mobile Endgeräte),
- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 9 (Qualifizierte elektronische Signatur),
- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 10 (Systemarchitektur),
- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 11 (Updates),
- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 12 (releasesichere
Workflows),
- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 13 (BSI-Grundschutz) und
- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 14 (Integration in eine
bestehende SAP-Landschaft).
Zudem dürfen die Referenzen nicht älter als drei Jahre sein, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs.
Erwartet werden Projekte mit einer Laufzeit von mindestens zwölf Monaten.
Bei den Kriterien B1, B2 sowie B15 bis B17 müssen von möglichen 3.300 Punkten mindestens 2.000 Punkte erreicht werden (E.3 Bewertungsmatrix Eignung).

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Der Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründet einen Sonderfall nach § 21 Abs. 6 VgV und damit eine Vertragslaufzeit von 6 Jahren.
Da nach derzeitiger Planung die Aktivitäten für die gesamtheitliche Implementierung des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis zum Ende des Jahres 2028 andauern werden, erfordert dies, die Pflege und den Support im Umfeld des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis dahin sicherzustellen, um insbesondere eine stabile Unterstützung hinsichtlich IT-Sicherheit, Betrieb, Support und Anbindung der neuen SAP Business Suiten über den gesamten Umsetzungszeitraum zu garantieren.
Hierbei ist zudem relevant, dass die Dienstleistung sowie Pflege und Support von einem Auftragnehmer erbracht werden, um die Kontinuität in der Einführung, der Implementierungsphase sowie einer späteren Erstbetriebsphase zu gewährleisten. Aufgrund der Komplexität der Beschaffung wäre eine Vertragslaufzeit von unter sechs Jahren nicht zielführend und wirtschaftlich. Ein neuer Auftragnehmer müsste sich in die fachlichen Anforderungen sowie die IT-Architektur der Bundesagentur für Arbeit kurzfristig einarbeiten. Hierdurch würden zusätzliche Aufwände auf Seiten des Dienstleisters und Kosten für die Bundesagentur für Arbeit verursacht werden.

Zudem sind mit dem Angebot folgende Vordrucke einzureichen:
- Erklärung zu zwingenden Ausschlußgründen (Vordruck D.7)
- Erklärung zu fakultativen Ausschlußgründen (Vordruck D.8)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)