DMS Finanzen und Personal

Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leiterin des Geschäftsbereiches Einkauf im

Die BA unterliegt dem gesetzlichen Archivierungsauftrag ihres Schriftverkehrs und benötigt im Bereich der Finanz- und Sachverwaltung für die Abwicklung ein neues Dokumentenmanagement (DMS). Unbefristete Nutzungsüberlassung einer DMS-Standardsoftware, Pflege- und Support des DMS und optionales Dienstleistungskontingent.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-04-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• T-Systems International GmbH

Wer?

• Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leiterin des Geschäftsbereiches Einkauf im

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Mittelfranken › Nürnberg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-04-27	Auftragsbekanntmachung
2023-06-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-04-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 12-22-00086
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leiterin des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Postanschrift: Regensburger Str. 104
Postleitzahl: 90478
Postort: Nürnberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.evergabe-online.de 🌏
E-Mail: service-haus.einkauf-informationstechnik@arbeitsagentur.de 📧
Telefon: +49 911-179-2882 📞
Fax: +49 911-179-908051 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=455740 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe-online.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-27 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 085-230276
ABl. S-Ausgabe: 85
Zusätzliche Informationen

Zudem sind mit dem Angebot folgende Vordrucke einzureichen: - Erklärung zu zwingenden Ausschlußgründen (Vordruck D.7) - Erklärung zu fakultativen Ausschlußgründen (Vordruck D.8)

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist somit ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem für die Bereiche "Personal und Finanzen" als On-Premise Software.

Der Beschaffungsgegenstand beinhaltet die unbefristete Überlassung einer Dokumentenmanagementsystem-Standardsoftware.

Aus Gründen des Datenschutzes und der flexiblen Weiterentwicklung werden zwei getrennte Installationen für die Bereiche "Finanzen und Personal" benötigt.

Folgende Alternativ-Angebote sollen hierzu eingeholt werden:

- Alternative 1: 2 Volumenlizenzen: 1 x für 2.000 Power-User Finanzen und 1 x für 3.000 Power-User Personal sowie

optional (für zusätzliche Ausbaustufen): 2 Volumenlizenzen: 1 x für 8.500 Power-User Finanzen und 1 x für 120.000 Gelegenheits-User Personal und

- Alternative 2: 1 Unternehmenslizenz zur unbegrenzten Nutzung durch alle Mitarbeiter der BA.

Des Weiteren beinhaltet der Beschaffungsgegenstand die Pflege und den Support des Dokumentenmanagementsystems sowie ein optionales Dienstleistungskontingent in Höhe von 17.600 PS für die Erstinstallation und die technische Implementierung der fachlichen Anforderungen.

Dauer: 72 Monate
Beschreibung der Optionen: siehe Vergabeunterlagen
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Nürnberg bzw. bundesweit

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Entfällt.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Netto-Jahresumsatz in den Jahren 2019, 2020 und 2021 bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand; nachgewiesen durch Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.4) sowie Eigenerklärung und Nachweis zur Eignung (E.2 Eignungsanforderungen).

Mindeststandards:

Bei den Kriterien B1, B2 sowie B15 bis B17 müssen von möglichen 3.300 Punkten mindestens 2.000 Punkte erreicht werden (E.3 Bewertungsmatrix Eignung).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Vorhandensein ausreichender Berufserfahrung; nachgewiesen durch die durchschnittliche Gesamtanzahl der Mitarbeiter/innen in den letzten drei Jahren (2019, 2020 und 2021) sowie durch Vorlage von drei geeigneten Referenzen in Form einer Eigenerklärung zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Vordruck D.5) sowie Eigenerklärung und Nachweis zur Eignung (E.2 Eignungsanforderungen).

Mindeststandards:

Folgende A -Kriterien müssen erfüllt sein:

A3 deutsche Sprache

Einsatz einer DMS Software in deutscher Sprache und Unterstützung mittels deutschsprachigem First-Level-Support sowie abgesichertem Supportzugriff.

A4 Datenmigration

Einsatz eines Migrationsszenarios zur Datenmigration von einem Altsystem ohne Informationsverluste

A5 DSGVO

Umsetzung der DSGVO-Vorschriften innerhalb des DMS (Software, Aufbewahrungs-

und Löschregelwerke, Schnittstellen, Datenbank, etc.)

A6 Vorlagenmodul

Einsatz eines Vorlagenmoduls des DMS zur Dokumentengenerierung (mit teilweise dynamischen Dateninhalten sowohl aus dem DMS als auch dem SAP System)

A7 Barrierefreiheit

Einsatz eines DMS unter Einhaltung der BITV 2.0 Verordnungen und Verwendung von unterstützter Barrierefreiheitssoftware

A8 mobile Endgeräte

Nutzung grundlegender Funktionalitäten der DMS-Software mittels mobiler Endgeräte

A9 Qualifizierte elektronische Signatur

Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturformate (QES)

A10 Systemarchitektur

Einsatz einer skalierbaren, leistungsstarken und hochverfügbaren standortübergreifenden DMS-Installation als On-Premise oder interner Private

Cloud auf der Infrastruktur des Referenzkunden

A11 Updates

Integrationsfähigkeit der DMS-Software in die Update-Zyklen und Updatestrategie

beim Referenzkunden

A12 releasesichere Workflows

Einsatz von auftraggeberseitig entwickelten, releasesicheren Workflows bzw. Softwarekomponenten in der DMS-Software

A13 BSI-Grundschutz

Einsatz eines DMS unter Einhaltung eines sicheren Entwicklungsprozesses, Qualitäts- und Schwachstellenmanagement sowie eine Beschreibung des Umgangs mit Sicherheitsanforderungen gemäß BSI-Grundschutzverordnung

A14 Integration in eine bestehende SAP-Landschaft

Im jeweils angeführten Referenzprojekt muss sich das DMS hinsichtlich der Berechtigungen, Oberflächen, Daten, Prozesse und Workflows eng in die vorhandenen SAP-Systeme integriert haben. Der jeweilige Referenzkunde setzt zertifizierte SAP-Standardschnittstellen zur Anbindung von SAP Modulen (ECC sowie perspektivisch S4/HANA und SAP Cloud-Produkte wie Success Factors) ein.

Die Referenzprojekte müssen folgende Anforderungen abdecken:

- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 3 (deutsche Sprache),

- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 4 (Datenmigration),

- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A…

… 5 (DSGVO),

… 6 (Vorlagenmodul),

- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A…

… 7 (Barrierefreiheit),

… 8 (mobile Endgeräte),

… 9 (Qualifizierte elektronische Signatur),

- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 10 (Systemarchitektur),

- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 11 (Updates),

- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 12 (releasesichere

Workflows),

- mindestens ein Referenzprojekt erfüllt das A-Kriterium A 13 (BSI-Grundschutz) und

- mindestens zwei Referenzprojekte erfüllen das A-Kriterium A 14 (Integration in eine

bestehende SAP-Landschaft).

Zudem dürfen die Referenzen nicht älter als drei Jahre sein, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Teilnahmewettbewerbs.

Erwartet werden Projekte mit einer Laufzeit von mindestens zwölf Monaten.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: C.1: Erklärung zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Der Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründet einen Sonderfall nach § 21 Abs. 6 VgV und damit eine Vertragslaufzeit von 6 Jahren.Da nach derzeitiger Planung die Aktivitäten für die gesamtheitliche Implementierung des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis zum Ende des Jahres 2028 andauern werden, erfordert dies, die Pflege und den Support im Umfeld des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis dahin sicherzustellen, um insbesondere eine stabile Unterstützung hinsichtlich IT-Sicherheit, Betrieb, Support und Anbindung der neuen SAP Business Suiten über den gesamten Umsetzungszeitraum zu garantieren.Hierbei ist zudem relevant, dass die Dienstleistung sowie Pflege und Support von einem Auftragnehmer erbracht werden, um die Kontinuität in der Einführung, der Implementierungsphase sowie einer späteren Erstbetriebsphase zu gewährleisten. Aufgrund der Komplexität der Beschaffung wäre eine Vertragslaufzeit von unter sechs Jahren nicht zielführend und wirtschaftlich. Ein neuer Auftragnehmer müsste sich in die fachlichen Anforderungen sowie die IT-Architektur der Bundesagentur für Arbeit kurzfristig einarbeiten. Hierdurch würden zusätzliche Aufwände auf Seiten des Dienstleisters und Kosten für die Bundesagentur für Arbeit verursacht werden.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Der Gegenstand der Rahmenvereinbarung begründet einen Sonderfall nach § 21 Abs. 6 VgV und damit eine Vertragslaufzeit von 6 Jahren.

Da nach derzeitiger Planung die Aktivitäten für die gesamtheitliche Implementierung des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis zum Ende des Jahres 2028 andauern werden, erfordert dies, die Pflege und den Support im Umfeld des neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) bis dahin sicherzustellen, um insbesondere eine stabile Unterstützung hinsichtlich IT-Sicherheit, Betrieb, Support und Anbindung der neuen SAP Business Suiten über den gesamten Umsetzungszeitraum zu garantieren.

Hierbei ist zudem relevant, dass die Dienstleistung sowie Pflege und Support von einem Auftragnehmer erbracht werden, um die Kontinuität in der Einführung, der Implementierungsphase sowie einer späteren Erstbetriebsphase zu gewährleisten. Aufgrund der Komplexität der Beschaffung wäre eine Vertragslaufzeit von unter sechs Jahren nicht zielführend und wirtschaftlich. Ein neuer Auftragnehmer müsste sich in die fachlichen Anforderungen sowie die IT-Architektur der Bundesagentur für Arbeit kurzfristig einarbeiten. Hierdurch würden zusätzliche Aufwände auf Seiten des Dienstleisters und Kosten für die Bundesagentur für Arbeit verursacht werden.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-07-29 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-03-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=455740 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zudem sind mit dem Angebot folgende Vordrucke einzureichen:

- Erklärung zu zwingenden Ausschlußgründen (Vordruck D.7)

- Erklärung zu fakultativen Ausschlußgründen (Vordruck D.8)

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499-163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Nachprüfung ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, schriftlich bei der zuvor genannten Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch die Leiterin des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus
Postanschrift: Regensburger Str. 104
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90478
Telefon: +49 911-179-2882 📞
E-Mail: service-haus.einkauf-informationstechnik@arbeitsagentur.de 📧
Internetadresse: http://www.evergabe-online.de 🌏
Quelle: OJS 2022/S 085-230276 (2022-04-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesagentur für Arbeit (BA), vertreten durch den Vorstand, hier vertreten durch den Leiter des Geschäftsbereiches Einkauf im BA-Service-Haus

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 110-341327
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 085-230276
ABl. S-Ausgabe: 110

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) unterliegt dem gesetzlichen Archivierungsauftrag ihres Schriftverkehrs und benötigt im Bereich der Finanz- und Sachverwaltung für die Abwicklung ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS). Beschaffungsgegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist somit ein einheitliches Dokumentenmanagementsystem für die Bereiche "Personal und Finanzen" als On-Premise Software. Der Beschaffungsgegenstand beinhaltet die unbefristete Überlassung einer Dokumentenmanagementsystem-Standardsoftware. Aus Gründen des Datenschutzes und der flexiblen Weiterentwicklung werden zwei getrennte Installationen für die Bereiche "Finanzen und Personal" benötigt. Folgende Alternativ-Angebote sollen hierzu eingeholt werden: - Alternative 1: 2 Volumenlizenzen: 1 x für 2.000 Power-User Finanzen und 1 x für 3.000 Power-User Personal sowie optional (für zusätzliche Ausbaustufen): 2 Volumenlizenzen: 1 x für 8.500 Power-User Finanzen und 1 x für 120.000 Gelegenheits-User Personal und - Alternative 2: 1 Unternehmenslizenz zur unbegrenzten Nutzung durch alle Mitarbeiter der BA. Des Weiteren beinhaltet der Beschaffungsgegenstand die Pflege und den Support des Dokumentenmanagementsystems sowie ein optionales Dienstleistungskontingent in Höhe von 17.600 PS für die Erstinstallation und die technische Implementierung der fachlichen Anforderungen.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Preis (Gewichtung): 50,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-06-05 📅
Name: T-Systems International GmbH
Postanschrift: Am Seestern 3
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40547
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 15162425610 📞
E-Mail: florian.springub@t-systems.com 📧
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Fax: +49 911-179-908051 📠
Quelle: OJS 2023/S 110-341327 (2023-06-06)

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