e-Procurementanwendung (SaaS) für die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) AöR

Kurze Beschreibung

Implementierung, Weiterentwicklung und den Betrieb einer e-Procurementanwendung (SaaS) für die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) AöR - Ablösung von SAP SRM und SAP SUS. Mit der Vergabe wollen die Berliner Verkehrsbetriebe durch in Anspruchnahme von Software as a Service eine e-Procurementanwendung implementieren und betreiben.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Vergabe der Implementierung einer eProcurement-Plattform zur Ablösung des SAP SRM für die BVG. Die folgenden Anforderungen sollen mit der Einführung einer eProcurement Plattform erfüllt werden:
• Alle Materialien und Dienstleistungen, die wiederholt zu denselben Konditionen beschafft werden, sollen in Katalogen abgebildet werden.
• Durch das Katalogisieren von Dienstleistungen (Leistungsverzeichnisse) sollen noch deutlich mehr Beschaffungsvorgänge dezentralisiert werden; der Einkauf stellt die Plattform und die Kataloge zur Verfügung und der Fachbereich kann selbstständig beschaffen
• Für die Ersatzteil-Beschaffung von nicht bestandsgeführtem Material soll durch die Nutzung der Einkaufsplattform auf die Anlage von Materialstämmen in SAP verzichtet werden
• Mit internen Katalogen für interne Bestellungen / Abrufe soll die Einkaufsplattform genauso wie für Beschaffungen über externe Lieferantenkataloge genutzt werden
• Mobile Lösung für Genehmiger (jederzeit von unterwegs) oder der Einsatz auf Tablets / Mobiltelefonen bei den Bedarfsträgern soll ausgiebig genutzt werden
• Um den Arbeitsaufwand zu minimieren, soll eine selektivere Anforderung von Auftragbestätigungen möglich sein. Lieferanten sollen Bestellungen direkt in der eProcurement Plattform bestätigen.
• Leistungsnachweise sollen entweder digitalisiert und im System verarbeitet und freigegeben oder direkt vom Lieferanten auf der eProcurement Plattform eingespielt werden
• Das gesamte Lieferantenmanagement soll in einer eProcurement-Plattform abgebildet werden. Dies beinhaltet eine Lieferantenselbstregistrierung, das Onboarding sowie sämtliche nachgeschalteten Prozesse, u.a. die Lieferantenbewertung
• Alle Sourcing-Möglichkeiten für den zentralen Einkauf müssen in der eProcurement-Plattform verfügbar sein. Neben dem Einkauf dürfen auch die Fachbereiche eigenständig Angebote bei zuvor festgelegten Lieferanten anfragen.
• Die Nutzer sollen zu bestimmten Ereignissen automatische benachrichtigt oder auch erinnert werden, um einzelne Beschaffungsvorgänge steuern zu können

Beschreibung der Verlängerungen

Die BVG hat das Recht, diesen Vertrag einseitig zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Dieses Optionsrecht muss zu seiner Wirksamkeit von der BVG spätestens jeweils drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende durch schriftliche Mitteilung an den AN in Anspruch genommen werden.

Beschreibung der Optionen

Die BVG hat das Recht, diesen Vertrag einseitig zweimal um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Dieses Optionsrecht muss zu seiner Wirksamkeit von der BVG spätestens jeweils drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende durch schriftliche Mitteilung an den AN in Anspruch genommen werden.

Zusätzliche Informationen

Es werden die Bewerber aufgefordert, ein Angebot einzureichen, deren Teilnahmeanträge eine positive Eignung aufgezeigt haben.
Eine positive Eignung liegt vor, wenn der Bewerber
• alle Muss-Kriterien (BK=M) erfüllt hat.
Hierbei handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, das die Grundlage für eine Verhandlung mit den Bietern bildet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die Eignungsprüfung hat der Bieter/Bewerber für sich und ggf. für Nachunternehmer seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachzuweisen.
Der Nachweis der Eignung kann durch Vorlage des Formblattes "Eigenerklärung zur Eignung für EU-Vergaben (CR)" und mit Bestätigung der Eignungskirterien im Dokument "Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb_eProcurement_2.0" erfolgen.
Das Formblatt (Eigenerklärung zur Eignung für EU-Vergaben (CR)) und das Dokument "Eignungsmatrix_Teilnahmewettbewerb_eProcurement_2.0" liegen den Vergabeunterlagen bei.
Auf Verlangen des Auftraggebers sind die Eigenerklärungen durch Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen.
Für Bewerber-/Bietergemeinschaften ist die Eigenerklärung von jedem Mitglied auszufüllen, zu unterschreiben und einzureichen. Dasselbe gilt für mit dem Teilnahmeantrag oder dem Angebot benannte Nachunternehmer. Beabsichtigt der Bewerber/Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens zu verweisen (Eignungsleihe), so muss der Bewerber/Bieter eine auch für den (jeweiligen) Eignungsleihgeber eine zutreffende Eigenerklärung gemäß den Varianten 1 bis 3 für dieses Unternehmen vorlegen sowie seine tatsächliche Zugriffsmöglichkeit auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers nachweisen. Für die Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers ist das in den Vergabeunterlagen enthaltene Formular "Verpflichtungserklärung" zu verwenden.
Nach Ablauf der Frist zur Einsendung der Teilnahmeanträge wird die BVG die eingegangenen Anträge prüfen und die Eignung feststellen. Es erfolgt zunächst eine formale Prüfung (fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) sowie anschließend eine Eignungsprüfung. Für die Eignungsprüfung werden die in Kapitel 1.1.3 der Allgemeinen Verfahrenshinweise genannten Unterlagen herangezogen. Zum Nachweis der Eignung sind Referenzen vorzulegen.
- aktuelle Gesamtzahl der Mitarbeiter. Die Anzahl der Mitarbeiter muss mit Stand Dezember 2021 mind. 50 Personen betragen. Davon müssen je 10 Mitarbeiter m Bereich Projektleitung/Consulting und im Bereich Support/Helpdesk beschäftigt sein.
- Der Bieter erklärt, Mindestumsätze von durchnittschnittlich 1,6 Mio. EUR p.a. mit vergleichbaren Leistungenin den letzten drei Geschäftsjahren erzielt zu haben.(in Eigenerklärung zur Eignung einzeln auszuweisen). Für 2022 reicht ggfs. ein vorläufiger Jahresabschluss.
- Übermitteln Sie den Jahresabschluss für die letzten 3 Jahre (2019 - 2021).
- Übermitteln Sie einen aktuellen Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022
- Der Bewerber verfügt über eine Betriebshaftpflichtversicherung
oder Berufshaftpflicht in Höhe von mindestens 1,0 Mio. EUR
Diese Anforderung wird im Detail im Dokument
"Eigenerklärung
zur Eignung für EU-Vergaben" definiert und beschrieben.
Der Bewerber kann die Ablösung des SAP-SRM bzw. die Einführung und Betrieb einer eProcurement-Lösung bei mind. 3 vergleichbaren öffentlichen Auftraggebern nachweisen,davon darf sich max. ein Referenzprojekt noch in der Umsetzung (es muss ein Umsetzungsstand von mind. 50% nachgewiesen werden) befinden.
- Der Bewerber kann die Anbindung der eProcurment-Lösung an mind. 3 SAP-Kundensystemen (ECC und S/4 HANA) mit standardisierten Schnittstellen nachweisen
- Der Bewerber bestätigt, dass dieses Projekt Qualitätssicherungsmaßnahmen und Testabläufen unterliegt, die den Auftraggeber vor groben Fehlern und Fehlfunktionen in seinem System schützen.
- Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, bei denen er einen Onboardingprozess mit Selbstregistrierung und Qualifizierung sowie die Lieferantenbewertung implementiert hat, nachweisen.
- Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, bei denen er Riskmanagement-Tools wie u.a. EcoVadis, RiskMethods oder D+B an die eProcurement-Lösung integriert haben sowie Themen aus dem LkSG bereits umgesetzt hat, nachweisen.
- Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, die seine eProcurement-Mobile App umfänglich nutzen, nachweisen.
- Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, mit Einkaufsbelegen von mind. 15.000 bis 30.000 Bestellungen sowie einen eProcurement-Umsatz von mind. 100 Mio. EUR im Jahr nachweisen.
- Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, in denen er in sein System ein Single-Sign-On-System angebunden hat, nachweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Prüfung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Bewerber/der Bewerbergemeinschaft erfolgt
anhand der vorgegebenen Anforderungen der Teilnahmewettbewerbsunterlagen.
Die mit den Teilnahmeanträgen einzureichenden Unterlagen sind den Vergabeunterlagen beigefügt.
Folgende Unterlagen müssen vom Bewerber mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden:
• Teilnahmeantrag im AI-Vergabemanager; ausfüllen und abzeichnen
• Eigenerklärung zur Eignung Formblatt; ist auszufüllen und zu unterzeichnen
• Eigenerklärung_AN_Art 5k Formblatt; ist auszufüllen und zu unterzeichnen
• Übermitteln Sie einen aktuellen Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022
• Übermitteln Sie den Jahresabschluss für die letzten 3 Jahre (2019 - 2021)
• Bewertungsmatrix für Teilnahmewettbewerb: auszufüllen
• Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Formblatt: auszufüllen und zu unterzeichnen
• Formblatt Nachunternehmer Formblatt: auszufüllen Tabelle
• Formblatt Frauenförderbogen: auszufüllen und zu unterzeichnen
• Formblatt Bewerbergemeinschaftserklärung: auszufüllen und zu unterzeichnen
• Vertraulichkeitsvereinbarung: auszufüllen und zu unterzeichnen
Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Nach Registrierung und Download des AI Bietercockpits ist es den Bietern möglich, die vom AG veröffentlichten Unterlagen herunterzuladen bzw. die eigenen Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen. Der Zugang zu den Vergabeunterlagen ist eingeschränkt. Wir weisen darauf hin, dass von § 41 Abs. 4 SektVO Gebrauch gemacht wird, weil in den Unterlagen vertrauliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten sind. Die den Vergabeunterlagen beigefügte Vertraulichkeitsvereinbarung ist über das Nachrichtenportal der Vergabeplattform handschriftlich (keine Signatur) unterschrieben einzureichen. Anschließend erhalten Sie das Lastenheft, die dazugehörige Bewertungsmatrix und die Konzeptliste über das Nachrichtenportal.
Im ersten Schritt muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine grundlegende Eignung zur Ausführung der ausgelobten Leistung nachweisen. Hierzu sind die in der Vergabeplattform gestellten Fragen zu beantworten und entsprechende Unterlagen hochzuladen. Der Teilnahmeantrag ist vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen. Folgende Unterlagen müssen vom Bewerber mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden:
Teilnahmeantrag im AI-Vergabemanager
Eigenerklärung zur Eignung Formblatt
Bewertungsmatrix für Teilnahmewettbewerb (Vgl. 1.1.4 Allgmeine Verfahrenshinweise):
Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Formblatt: auszufüllen und zu unterzeichnen
Formblatt Nachunternehmer Formblatt: auszufüllen Tabelle
Formblatt Frauenförderbogen: auszufüllen und zu unterzeichnen
Formblatt Kernarbeitsnormen: auszufüllen und zu unterzeichnen
Formblatt Bewerbergemeinschaftserklärung: auszufüllen und zu unterzeichnen
Vertraulichkeitsvereinbarung: auszufüllen und zu unterzeichnen
Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2021
Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.
Die Mindestanforderungen werden im Detail in dem Excel- Dokument " Anlage 12 - Eignungsmatrix"
definiert und beschrieben. Das Nichterfüllen eines BK=A-Kriteriums führt zum Ausschluss.
Der Bewerber verfügt über eine Betriebshaftpflichtversicherung oder Berufshaftpflicht in Höhe von 1,0 Mio. EUR.
Diese Anforderung wird im Detail in der Eigenerklärung zur Eignung definiert und beschrieben.
Nach Ablauf der Frist zur Einsendung der Teilnahmeanträge wird die BVG die eingegangenen Anträge prüfen und die Eignung feststellen. Es erfolgt zunächst eine formale Prüfung (fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) sowie anschließend eine Eignungsprüfung. Für die Eignungsprüfung werden die in Kapitel 1.1.3 der Allgemeinen Verfahrenshinweise genannten Unterlagen herangezogen. Zum Nachweis der Eignung sind Referenzen vorzulegen.
Es werden die Bewerber aufgefordert, ein Angebot einzureichen, deren Teilnahmeanträge eine positive Eignung aufgezeigt haben.
Eine positive Eignung liegt vor, der Bewerber alle Muss-Kriterien (BK=A) erfüllt hat.
Hierbei handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, das die Grundlage für eine Verhandlung mit den Bietern bildet. Nach Prüfung und Auswertung der Angebote werden die 3 besten Bieter zu einem Proof of Concept eingeladen.
Wenn ein Bieter sein Angebot zurückziehen sollte oder auch aus sonstigen Gründen nicht mehr teilnimmt, rückt jeweils der nächstbestplatzierte Bieter nach.
Nach Prüfung und Auswertung des Proof of Concept werden Verhandlungen mit den 3 bestplatzierten Bietern durchgeführt.
Jeder Bieter erhält die Möglichkeit, ein verbessertes Angebot einzureichen, welches abschließend geprüft wird.
Der Auftraggeber gibt das folgende Vorgehen für die Zuschlagswertung und die folgenden Zuschlagskriterien bekannt:
Die gewichteten Bewertungskriterien zur Zuschlagserteilung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung im AI-Vergabemanager.
Für die Wertung der Angebote werden die in den Bewertungsmatrizen und der Leistungsbeschreibung zu entnehmenden Zuschlagskriterien herangezogen und gewichtet.
Über alle Kriterien wird die gewichtete Gesamtpunktzahl ermittelt. Die Qualität (Leistungspunkte, bestehend aus Punkten aus Bewertungsmatrix und Proof of Concept) zu 50% und der Preis (gem. Preisblatt) geht zu 50%, in die abschließende Bewertung ein.
Leistungspunkte
Aus der Bewertungsmatrix können maximal 243 Punkte (197 Punkte für Bewertungskriterien nach Funktionalität und Konzepten und maximal 100 Punkte aus dem Proof of Concept) erreicht werden.
Die Berechnung erfolgt gemäß der folgenden Formel:
Zunächst werden für die B-Kriterien und das PoC die Leistungspunkte wie folgt ermittelt:
 Leistungspunkte = erreichte Punktzahl / mögliche Punktzahl x 100
Die Leistungspunkte aus den B-Kriterien gehen zu 50% und die Leistungspunkte aus dem Proof of Concept zu 50% in die Gesamtpunktzahl für die Leistung ein:
 Gesamtpunktzahl Leistung = (0,5 x Leistungspunkte B-Kriterien & Konzepte) + (0,5 x Leistungspunkte Proof of Concept)
Angebotswertungspunktzahl (zuschlagsrelevant)
Der Bieter mit der höchsten Angebotswertungspunktzahl erhält den Zuschlag für sein Angebot. Kommt es zu einer gleichen Punktzahl bei zwei oder mehr Bietern erhält der Bieter mit der höheren Leistungspunktzahl (gesamt) den Zuschlag.
Die Bewertungsgrundlage (Angebotswertungskennzahl) berechnet sich wie folgt
Gesamtpunktzahl Leistung = 0,5 * Gewichtete Punkte [Bewertungskriterienpunkte] + 0,5 * Gewichtete Punkte [Proof of Concept]
Bewertungskennzahl = Gesamtpunktzahl Leistung x 1.000.000 / Angebotspreis
Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien erteilt.
Der Auftraggeber behält sich vor, erforderlichenfalls weitere Verhandlungs- und Angebotsrunden durchzuführen. Dies ist zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens jedoch ausdrücklich nicht beabsichtigt.
Der Auftraggeber behält sich ferner vor, nach pflichtgemäßem Ermessen alle Bieter diskriminierungsfrei erneut zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufzufordern (Zurückversetzung), wenn dadurch eine ansonsten erforderliche Aufhebung des Vergabeverfahrens vermieden werden kann.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.