e-Procurementanwendung (SaaS) für die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) AöR

Kurze Beschreibung

Implementierung, Weiterentwicklung und den Betrieb einer e-Procurementanwendung (SaaS) für die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) AöR - Ablösung von SAP SRM und SAP SUS. Mit der Vergabe wollen die Berliner Verkehrsbetriebe durch in Anspruchnahme von Software as a Service eine e-Procurementanwendung implementieren und betreiben.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Vergabe der Implementierung, des Betriebs und der Weiterentwicklung einer eProcurement-Plattform zur Ablösung des SAP SRM für die BVG. Die folgenden Anforderungen sollen mit der Einführung einer eProcurement Plattform erfüllt werden:
• Alle Materialien und Dienstleistungen, die wiederholt zu denselben Konditionen beschafft werden, sollen in Katalogen abgebildet werden.
• Durch das Katalogisieren von Dienstleistungen (Leistungsverzeichnisse) sollen noch deutlich mehr Beschaffungsvorgänge dezentralisiert werden; der Einkauf stellt die Plattform und die Kataloge zur Verfügung und der Fachbereich kann selbstständig beschaffen
• Für die Ersatzteil-Beschaffung von nicht bestandsgeführtem Material soll durch die Nutzung der Einkaufsplattform auf die Anlage von Materialstämmen in SAP verzichtet werden
• Mit internen Katalogen für interne Bestellungen / Abrufe soll die Einkaufsplattform genauso wie für Beschaffungen über externe Lieferantenkataloge genutzt werden
• Mobile Lösung für Genehmiger (jederzeit von unterwegs) oder der Einsatz auf Tablets / Mobiltelefonen bei den Bedarfsträgern soll ausgiebig genutzt werden
• Um den Arbeitsaufwand zu minimieren, soll eine selektivere Anforderung von Auftragbestätigungen möglich sein. Lieferanten sollen Bestellungen direkt in der eProcurement Plattform bestätigen.
• Leistungsnachweise sollen entweder digitalisiert und im System verarbeitet und freigegeben oder direkt vom Lieferanten auf der eProcurement Plattform eingespielt werden
• Das gesamte Lieferantenmanagement soll in einer eProcurement-Plattform abgebildet werden. Dies beinhaltet eine Lieferantenselbstregistrierung, das Onboarding sowie sämtliche nachgeschalteten Prozesse, u.a. die Lieferantenbewertung
• Alle Sourcing-Möglichkeiten für den zentralen Einkauf müssen in der eProcurement-Plattform verfügbar sein. Neben dem Einkauf dürfen auch die Fachbereiche eigenständig Angebote bei zuvor festgelegten Lieferanten anfragen.
• Die Nutzer sollen zu bestimmten Ereignissen automatische benachrichtigt oder auch erinnert werden, um einzelne Beschaffungsvorgänge steuern zu können

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige schriftliche Erklärung des Auftraggebers (AG) gegenüber dem Auftragnehmer (AN) einmal zweimal um 12 Monate verlängert werden. Die Verlängerung muss bis spätestens 3 Monate vor dem ursprünglichen Vertragsende schriftlich erfolgen. Der AN hat keinen Anspruch auf Verlängerung der Vertragslaufzeit. Im Falle einer nicht erfolgten Verlängerung kann er hieraus keinerlei Ansprüche (insbesondere auf Schadensersatz oder Vergütung) herleiten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehenden Angaben/Erklärungen/Nachweise sind von den Bewerbern (der Begriff Bewerber wird als Synonym auch für Bewerbergemeinschaften (BewGe) verwendet) bzw. von jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nachunternehmern (NU)/Unterauftragnehmern vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Ausländischen Bewerbern wird die
Vorlage vergleichbarer Nachweise gestattet. Soweit Eigenerklärungen verlangt werden, hat der Bewerber auf Verlangen weitere Nachweise vorzulegen.
1. Bezeichnung des Bewerberunternehmens mit Firma und Anschrift.
2. Eigenerklärungen gem. §§ 123, 124 GWB sowie - soweit anwendbar - § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG und
§ 98 c AufenthG. Eigenerklärungen gemäß § 19 Abs. 1 und Abs. 3 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) und dass keine Eintragung im Berliner Korruptionsregister vorliegt.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung.
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Angaben der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.
3. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, s. VI.3. Ziff. 5.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Eigenerklärung zum Umsatz des Bewerbers (EUR, netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten fünf drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Vergleichbare Leistungen sind hierbei das Tätigkeitsfeld gemäß III.1.3 in den letzten fünf drei Jahren. Mindestanforderung: Umsätze von durchschnittlich 1,6
Mio. EUR p.a. mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei
Geschäftsjahren
2) Eigenerklärung zur Gesamtzahl der Mitarbeiter. Die Anzahl der
Mitarbeiter muss mit Stand Dezember 2021 mind. 50 Personen
betragen. Davon müssen je 10 Mitarbeiter m Bereich
Projektleitung/Consulting und im Bereich Support/Helpdesk
beschäftigt sein.
3) Eigenerklärung zu den Umsatzzahlen der letzten drei Jahre (2019-2021).
4) Eigenerklärung über die Verfügung einer Betriebshaftpflichtversicherung
oder Berufshaftpflicht in Höhe von mindestens 1,0 Mio. EUR
5) Übermittlung einer aktuellen Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Der Bewerber kann die Ablösung des SAP-SRM bzw. die
Einführung und Betrieb einer eProcurement-Lösung bei mind. 3
vergleichbaren öffentlichen Auftraggebern nachweisen,davon
darf sich max. ein Referenzprojekt noch in der Umsetzung (es
muss ein Umsetzungsstand von mind. 50% nachgewiesen
werden) befinden.
2) Der Bewerber kann die Anbindung der eProcurment-Lösung
an mind. 3 SAP-Kundensystemen (ECC und S/4 HANA) mit
standardisierten Schnittstellen nachweisen.
3) Der Bewerber bestätigt, dass dieses Projekt
Qualitätssicherungsmaßnahmen und Testabläufen unterliegt,
die den Auftraggeber vor groben Fehlern und Fehlfunktionen in
seinem System schützen.
4) Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, bei
denen er einen Onboardingprozess mit Selbstregistrierung und
Qualifizierung sowie die Lieferantenbewertung implementiert
hat, nachweisen.
5) Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, bei
denen er Riskmanagement-Tools wie u.a. EcoVadis,
RiskMethods oder D+B an die eProcurement-Lösung integriert
haben sowie Themen aus dem LkSG bereits umgesetzt hat,
nachweisen.
6) Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, die
seine eProcurement-Mobile App umfänglich nutzen,
nachweisen.
7) Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, mit
Einkaufsbelegen von mind. 15.000 bis 30.000 Bestellungen
sowie einen eProcurement-Umsatz von mind. 100 Mio. EUR im
Jahr nachweisen.
8) Der Bewerber kann mindestens 3 Projekte/Referenzen, in
denen er in sein System ein Single-Sign-On-System
angebunden hat, nachweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung vor, die Bewerber aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren.
Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge inhaltlich prüfen. Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall zum Ausschluss.
Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom
weiteren Verfahren führen.
Im Übrigen zu Kooperationsformen: s. VI.3 Ziff. 5 und 6.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— Der Auftragnehmer hat gem. Frauenförderverordnung während des Auftrags Maßnahmen zur Frauenförderung durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung iSd Frauenförderverordnung abzugeben. Der AG stellt hierzu ebenfalls ein Formular zur Verfügung.
Darüber hinaus hat der AN die Vorgaben nach dem BerlAVG, insbesondere zum vergaberechtlichen Mindestlohn, zu berücksichtigen.
Der AG stellt hierzu ebenfalls ein Formular zur Verfügung.
— Der Auftragnehmer muss über die Laufzeit des Auftrags eine deutschsprachige, alternativ englischsprachige Projektleitung zur Verfügung stellen;
— Des Weiteren sind jegliche Kommunikation sowie alle Dokumentationen in deutscher Sprache zu erstellen, ggf. durch zertifizierte Übersetzung;
— Bsp:Die Vorschriften der in Deutschland geltenden Straßenbahn-Bau- und Betriebsordnung (BOStrab) sind einzuhalten. Die Abnahme des CBTC erfolgt nach § 62 BOStrab auf der Grundlage des geltenden Personenbeförderungsgesetzes (§§ 37, 54 PBefG) durch die Technische Aufsichtsbehörde über Straßenbahnen und U-Bahnen Berlin (TAB);
— Die Anwendung der eProcurementanwendung und die
Projektkommunikation während der Systemeinführung erfolgen
in deutscher Sprache.

1. Der AG ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und führt hier ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch. Der AG unterliegt neben dem GWB der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Aufforderung zur Angebotsabgabe bewerben. Erst eine erfolgreiche Bewerbung mit positiver Eignungsprüfung u. -bewertung durch den AG führt zur Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Den Unterlagen zur Veröffentlichung liegt eine Datei zu allgemeinen Verfahrenshinweisen (Verfahrensbrief) bzgl. dieser Vergabe bei. Die hierin enthaltenen Informationen beschreiben das Verfahren und die Besonderheiten, die zu beachten sind.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3)) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff. II.1.1)) u. des Aktenzeichens FEM2-0574-2022 zu erfolgen. Die Bewerber sollen das hierfür vom AG zur Verfügung gestellte Formular verwenden und über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform dem AG übermittelnnutzen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 14.11.2022 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3)) eingegangen sind. Mündliche o. verspätete Anfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Vergabekooperation Berlin veröffentlichen. Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.
Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1):
5. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen.
Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular vorzulegen. Zur Erfüllung von Mindestanforderungen gem, III.1.2 werden die Umsätze von Mitgliedern einer BewGe addiert und gem. III.1.3 alle Erklärungen der Mitglieder einer BewGe gesamthaft ausgewertet. BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung folgenden Inhalts abzugeben: Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf Anlagen verwiesen werden.
6. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter / Nachunternehmer / konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben/Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
7. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die Vergabeplattform gem. I.1) herunterzuladen.. Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2)) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
8. Erläuterung zum Ablauf:
Der AG verhandelt die indikativen Angebote. Der AG behält sich vor, den Bieterkreis aufgrund einer Auswertung der Angebote aufgrund der Zuschlagskriterien zu reduzieren.
Mögliche Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der Zeit vom 01.12.2022 bis 31.12.2022 statt.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die dann noch im Wettbewerb verbliebenen Bieter unter Umständen aufgefordert, ihre letzten verbindlichen Angebote abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen über alle Inhalte, insbesondere der Leistungsbeschreibung sowie des Vertragsentwurfs zu verhandeln.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden den verbliebenen Bietern mögliche Änderungen mitgeteilt und diese verbliebenen Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.
9. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z. B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).
10. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
11. Das Vergabeverfahren wird unter dem Vorbehalt der gesicherten und auskömmlichen Finanzierung durchgeführt. Die Finanzierungsmittel sind noch nicht abschließend bewilligt, worauf transparent seitens der Vergabestelle hingewiesen wird. Der AG behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben und keinen Zuschlag zu erteilen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der Antrag ist gem. § 160 GWB Abs. 3 unzulässig, wenn:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.