Einführung einer Softwarelösung für das DIGI-PRO-TRACT Projekt

Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.

Mit dem Projekt DIGI-PRO-TRACT (Digital eProcurement and Contractmanagement) verbindet die Universitätsmedizin Magdeburg (UMMD genannt) zwei essentielle Projektthemen miteinander.
Ziel des Projektes, ist die Einführung einer ganzheitlichen digitalen Softwarelösung, zur Digitalisierung der Prozesse des Beschaffungswesens für Investitionsgüter und Dienstleistungen sowie des Vertragsmanagements an der UMMD. Eine benutzerfreundliche Softwarelösung soll sich dabei einfach und unkompliziert in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen.
Zusätzlich muss sich die Softwarelösung zu 100 % in das SAP-System des Auftraggebers integrieren lassen und eine Web-Anwendung für alle Non-SAP-User bereitstehen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-12-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-10-25.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop AG

Wer?

• Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Magdeburg, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-10-25	Auftragsbekanntmachung
2023-04-06	Ergänzende Angaben
2023-06-20	Ergänzende Angaben
2023-08-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-10-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Branchenspezifisches Softwarepaket
Referenznummer: 41/2022/EU/E27
Kurze Beschreibung:

Mit dem Projekt DIGI-PRO-TRACT (Digital eProcurement and Contractmanagement) verbindet die Universitätsmedizin Magdeburg (UMMD genannt) zwei essentielle Projektthemen miteinander. Ziel des Projektes, ist die Einführung einer ganzheitlichen digitalen Softwarelösung, zur Digitalisierung der Prozesse des Beschaffungswesens für Investitionsgüter und Dienstleistungen sowie des Vertragsmanagements an der UMMD. Eine benutzerfreundliche Softwarelösung soll sich dabei einfach und unkompliziert in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen. Zusätzlich muss sich die Softwarelösung zu 100 % in das SAP-System des Auftraggebers integrieren lassen und eine Web-Anwendung für alle Non-SAP-User bereitstehen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Magdeburg, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.
Postanschrift: Leipziger Straße 44
Postleitzahl: 39120
Postort: Magdeburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.med.uni-magdeburg.de/ 🌏
E-Mail: g3.vergabestelle@med.ovgu.de 📧
Telefon: +49 391-6715152 📞
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=482678 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=482678 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-10-25 📅
Einreichungsfrist: 2022-12-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-10-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 209-594708
ABl. S-Ausgabe: 209
Zusätzliche Informationen

Zu IV.1.4) In der dritten Phase „Verhandlungsphase“ des Verhandlungsverfahrens sollen auf der Grundlage der ersten Angebote alle teilnehmenden Bieter (mind. 5 Bieter) zur Präsentation eingeladen werden. In der Präsentation sollen die Inhalte des Konzeptes plausibel und zusammenfassend vorgestellt werden und Leistungsfähigkeit (Live Demo) der Softwarelösung anhand vorgegebener Use-Case veranschaulicht werden. Die Präsentation inklusive Live-Demo soll vor Ort beim Auftraggeber am Universitätsklinikum Magdeburg erfolgen und soll maximal 135 Minuten in Anspruch nehmen. Es ist beabsichtigt, die gesamte Präsentation digital aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung dient ausschließlich den Dokumentationspflichten des Ausschreibungsverfahrens. Die präsentierenden Bieter unterzeichnen dazu eine entsprechende Einverständniserklärung. In der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, teilt die UMMD den berücksichtigten Bewerbern, einen genauen Termin für die Unternehmensvorstellung mit. Die Präsentationen finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 7-8.2023 statt. Die Bieter haben vor Beginn des jeweiligen Präsentationstermins, mind. 3 Tage vorher, die Präsentation und die Einverständniserklärung zur Aufzeichnung über das eVergabe-Portal zur Verfügung zu stellen. Anschließend nimmt der Auftraggeber eine vorläufige Bewertung (Abschichtung) auf Basis der aufgestellten Zuschlagskriterien vor, so dass zur weiteren Verhandlung bis zu drei Bieter mit den wirtschaftlichsten Angeboten eingeladen werden, an weitere zu führenden Aufklärungs- und Verhandlungsgesprächen teilzunehmen, um ihr Angebot zu optimieren.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Mit dem Projekt DIGI-PRO-TRACT (Digital eProcurement and Contractmanagement) verbindet die Universitätsmedizin Magdeburg (UMMD genannt) zwei essentielle Projektthemen miteinander.

Ziel des Projektes, ist die Einführung einer ganzheitlichen digitalen Softwarelösung, zur Digitalisierung der Prozesse des Beschaffungswesens für Investitionsgüter und Dienstleistungen sowie des Vertragsmanagements an der UMMD. Eine benutzerfreundliche Softwarelösung soll sich dabei einfach und unkompliziert in die bestehende IT-Infrastruktur einbinden lassen.

Zusätzlich muss sich die Softwarelösung zu 100 % in das SAP-System des Auftraggebers integrieren lassen und eine Web-Anwendung für alle Non-SAP-User bereitstehen.

Die Universitätsmedizin Magdeburg, bestehend aus dem Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R. und der Medizinischen Fakultät der Otto-von-Guericke Universität Magdeburg plant zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Contract- und eProcurement-Management die Einführung einer geeigneten Softwarelösung. Dadurch sollen die Geschäftsprozesse der Verwaltungen in diesen Bereichen weitestgehend digitalisiert werden. Nach einer Testphase in ausgewählten Pilotbereichen, soll die Software phasenweise in der gesamten Verwaltung der UMMD ausgerollt werden.

Dafür soll im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung eine Leistung beauftragt werden, die nachfolgende Zielsetzungen im Vordergrund beinhaltet:

1. Durchführung und Bewertung (SWOT-Analyse) einer Geschäftsprozessanalyse zur Projektvorbereitung und IST-Aufnahme der gelebten Prozesse

2. Review-Veranstaltung zur Auswertung der aufgenommenen IST-Geschäftsprozesse

3. Erstellung einer Soll-Definition der Prozesse (Blue-Print) sowie eines Lasten- und Pflichtenheftes

4. Durchführung eines Change-Managements für ggf. notwendige Prozessänderungen bei der Implementierung der Software-Lösung.

5. Implementierung notwendiger Software des Anbieters einschließlich für das Projekt notwendiger Softwareeinstellungen (Customizing) und deren Dokumentation

6. Pilotierung, Erstellung von Testszenarien für Funktions- und Integrationstest sowie die phasenweise Integration der Software

7. Erstellung von Schulungsunterlagen, Administratorenschulung, Key-User- und Anwenderschulungen

8. Erstellung der notwendigen Anwenderdokumentation auf der Basis von Geschäftsprozessen der UMMD

Zielsetzung ist vornehmlich die Einführung einer ganzheitlichen Softwarelösung, die durch medien- und prozessbruchfreie sowie digitale Prozesse (umgangssprachlich „Workflows“ genannt) zur Optimierung der gesamten Verwaltung beitragen sollen.

Für ein ganzheitliches und besseres Changemanagement wird das gesamte Projekt an der UMMD unter der Projektbezeichnung DIGI-PRO-TRACT (Digital eProcurement and Contractmanagement) geführt.

Dauer: 60 Monate
Zusätzliche Informationen:

Zu IV.1.4)

In der dritten Phase „Verhandlungsphase“ des Verhandlungsverfahrens sollen auf der Grundlage der ersten Angebote alle teilnehmenden Bieter (mind. 5 Bieter) zur Präsentation eingeladen werden. In der Präsentation sollen die Inhalte des Konzeptes plausibel und zusammenfassend vorgestellt werden und Leistungsfähigkeit (Live Demo) der Softwarelösung anhand vorgegebener Use-Case veranschaulicht werden.

Die Präsentation inklusive Live-Demo soll vor Ort beim Auftraggeber am Universitätsklinikum Magdeburg erfolgen und soll maximal 135 Minuten in Anspruch nehmen. Es ist beabsichtigt, die gesamte Präsentation digital aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung dient ausschließlich den Dokumentationspflichten des Ausschreibungsverfahrens. Die präsentierenden Bieter unterzeichnen dazu eine entsprechende Einverständniserklärung.

In der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes, teilt die UMMD den berücksichtigten Bewerbern, einen genauen Termin für die Unternehmensvorstellung mit. Die Präsentationen finden voraussichtlich in den Kalenderwochen 7-8.2023 statt.

Die Bieter haben vor Beginn des jeweiligen Präsentationstermins, mind. 3 Tage vorher, die Präsentation und die Einverständniserklärung zur Aufzeichnung über das eVergabe-Portal zur Verfügung zu stellen.

Anschließend nimmt der Auftraggeber eine vorläufige Bewertung (Abschichtung) auf Basis der aufgestellten Zuschlagskriterien vor, so dass zur weiteren Verhandlung bis zu drei Bieter mit den wirtschaftlichsten Angeboten eingeladen werden, an weitere zu führenden Aufklärungs- und Verhandlungsgesprächen teilzunehmen, um ihr Angebot zu optimieren.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Universitätsklinikum Magdeburg A.ö.R.

Leipziger Straße 44

39120 Magdeburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Auszug Handels-, Vereins- Partnerschafts- oder Genossenschaftsregisterauszug (je nach Rechtsform und Eintragungspflicht)

Gewerbean- bzw. -ummeldung, Gewerbeerlaubnis

(kein Gewerbezentralregisterauszug)

Nachweis der geforderten Berufshaftpflichtversicherung oder Erklärung, dass eine solche im Auftragsfall innerhalb von 7 Kalendertagen abgeschlossen wird.

Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherungsträger (mind. von einer Krankenkasse mit dem größten Anteil an Versicherten)

Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, falls das Finanzamt eine solche Bescheinigung ausstellt

Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft

Bewerbererklärung-EU nach EU-Vergaberichtlinie 2004/148/EG

Eigenerklärung_5k-Sanktions-VO

Bescheinigung oder Zertifikat Qualitätssicherungsverfahren (z.B. ISO 9001)

Bescheinigung oder Zertifikat Qualitätssicherungsverfahren DIN ISO…

… 27001 Informationssicherheitsmanagementsystem

… 14721 OAIS

… 50001 Energiemanagementsystem

Bescheinigung oder Zertifikat SAP-certified "Integration with SAP S/4HANA"

Bescheinigung oder Zertifikat | Siegel "Software Made in Germany" des BITMi

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eignungskriterium I Referenzen

Der Bewerber benennt mindestens drei Referenzen, über die in der Leistungsbeschreibung ausgeschriebenen Leistung (eProcurement und/oder Vertragsmanagement-Software), in den aktuell und der letzten drei Jahre ein vergleichbarer Projektumsatz getätigt wurden ist."

Abgabe von drei Referenzfragebögen von den in der Anlage B-10 genannten drei Referenzen

Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu Datenschutz und Informationssicherheit

Regelmäßige Information der Kunden zu Datenschutz- und Informationssicherheitsaspekten des angebotenen Systems

Umgehende Information der Kunden bei Schwachstellen zu Datenschutz- und Informationssicherheitsaspekten des angebotenen Systems

Der Bieter erklärt das keine schweren Verfehlungen gemäß der §§ 123, 124 GWB vorliegen.

Der Bieter erklärt die Einhaltung der Vorschriften gemäß den §§ 10, 12, 13, 17 & 18 LVG LSA

Spezielle Eignungskriterien:

"Projektleiter (operative Einbindung in das Projekt)

Es sollen mindestens eine projektverantwortliche Person sowie ein Stellvertreter benannt und bestätigt werden. Diese stehen im Falle der Auftragserteilung für die Auftragserbringung tatsächlich zur Verfügung.

Für die Personen werden mit der Angebotsabgabe aussagekräftige Personalprofile erwartet. Das Personalprofil fließt als Zuschlagskriterium in die Wertung ein.

Folgende Voraussetzungen sind mindestens zu erfüllen:

- Projekterfahrungen im Bereich der Software-Integration

- Beherrschung der deutschen Sprache, mindestens fließend in Wort und Schrift "

"Projektteam Vertragsmanagement

Um aufgrund der Komplexität des Vorhabens die Qualität und Terminsicherheit zu gewährleisten, muss das Projektteam aus mindestens 3 Mitarbeitenden - ohne Berücksichtigung des Projektleiters - bestehen."

"Projektteam eProcurement

Um aufgrund der Komplexität des Vorhabens die Qualität und Terminsicherheit zu gewährleisten, muss das Projektteam aus mindestens 2 Mitarbeitenden - ohne Berücksichtigung des Projektleiters - bestehen."

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Allgemeine Eignungskriterien

1. Eignungskriterien - Allgemeine Anforderungen 385 Punkte

2. Eignungskriterien - zwingende und fakultative Ausschlussgründe A-Kriterium

3. Eignungskriterien - Nachweise 180 Punkte

Spezielle Eigungskriterien

4. Eignungskriterien - Anforderungen an den Projektleiter A-Kriterium

5. Eignungskriterien - Anforderungen an das Projektteam Vertragsmanagement A-Kriterium

6. Eignungskriterien - Anforderungen an das Projektteam eProcurement A-Kriterium

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes werden von den teilnehmenden Bewerbern hinreichende Eignungsnachweise gefordert. Die teilnehmenden Bewerber erbringen Allgemeine- und Spezielle Eignungsnachweise, die in der Anlage B-02 Eignungskriterien ausführlich beschrieben sind.

Im Ergebnis werden bis zu fünf geeignete Bewerber, mit der höchsten Gesamtpunktzahl, zur Abgabe eines ersten Angebotes aufgefordert. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes können maximal 565 Punkte erreicht werden.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-12-19 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-04-24 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungskriterien gemäß Leistungsverzeichnis
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzeptpapier
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation inklusive Demo
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Preis (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Geschäftsbereich Zentraler Einkauf
Adresse des Käuferprofils: https://www.evergabe-online.de/search.html?8&ids=800,181#results 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=482678 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt 1., 2. und 3. Vergabekammer
Postanschrift: Ernst - Kamieth - Straße 2
Postort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 345-5141529 📞
E-Mail: vergabekammer@lvwa.sachsen-anhalt.de 📧
Fax: +49 345-5141115 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin.

Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem AG nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem AG gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Etwaige Rügen sind schriftlich über die eVergabe-Plattform anzubringen.

Quelle: OJS 2022/S 209-594708 (2022-10-25)

Ergänzende Angaben (2023-04-06)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 071-217379
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 209-594708
ABl. S-Ausgabe: 71
Quelle: OJS 2023/S 071-217379 (2023-04-06)

Ergänzende Angaben (2023-06-20)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-06-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-06-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 119-378168
ABl. S-Ausgabe: 119
Quelle: OJS 2023/S 119-378168 (2023-06-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 369 700 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-08-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 160-506809
ABl. S-Ausgabe: 160

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-07-25 📅
Name: d.velop AG
Postort: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land: Deutschland 🇩🇪
Borken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 301070.61 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2023/S 160-506809 (2023-08-17)

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