Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW)

Essener Systemhaus

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-09-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-08-09.

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

• Terminplanungs- und Produktivitätssoftwarepaket › Terminplanungssoftwarepaket

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-08-09	Auftragsbekanntmachung
2023-01-31	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-08-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 2022-22
Kurze Beschreibung: Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW)
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Terminplanungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Essener Systemhaus
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: https://www.esh-essen.de 🌏
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYYYS/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYYYS 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-08-09 📅
Einreichungsfrist: 2022-09-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-08-12 📅
Datum des Beginns: 2023-02-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 155-440621
ABl. S-Ausgabe: 155
Zusätzliche Informationen

Bieterfragen: Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 08.09.2022, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen. Angebotspräsentation: Es ist u.a. eine Angebotspräsentation zur Bewertung des Produkts vorgesehen, die ebenfalls in die Bewertung einfließen wird. Eine entsprechende Agenda und ein Zeitplan werden den Bietern rechtzeitig zur Verfügung gestellt. Die Bewertungskriterien zur Präsentation sind der Anlage "2022-22 Präsentation Agenda_Wertung" zu entnehmen. Lösungskonzept: In dem Lösungskonzept soll der Bieter die Erfüllung und Ausführung der in diesem Dokument genannten Anforderungen erläutern. Dies gilt insbesondere für das Projektvorgehen und die Projektunterstützung, sowie die Umsetzung der in Kapitel 3 und 4 geforderten Leistungsmerkmale. Vorzulegen ist eine druckbare Volltext-PDF die maximal 70 Seiten im Format DIN A4 umfassen darf (minimal Schriftgröße Arial 10). Die 70 Seiten umfassen auch ein Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis, die Texte sowie etwaige Screenshots / Abbildungen / Grafiken und Tabellen. Dieses Dokument sollte sich an der Gliederung dieser Leistungsbeschreibung orientieren. Die Abgabe eines Lösungskonzepts ist eine zwingende Anforderung. Sofern mit dem Angebot kein Lösungskonzept eingereicht wird, wird der Bieter aus dem weiterem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Der Umfang und Inhalt des Lösungskonzepts wird anhand der Bewertungsmerkmale aus der Anlage "2022-22 Lösungskonzept Bewertung" bewertet. Projektplan: Der Bieter hat einen Projekt-/Leistungsplan gemäß Kapitel 6 der Leistungsbeschreibung beizufügen. Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYYYS

Zusätzliche Informationen

Bieterfragen:

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 08.09.2022, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Angebotspräsentation:

Es ist u.a. eine Angebotspräsentation zur Bewertung des Produkts vorgesehen, die ebenfalls in die Bewertung einfließen wird. Eine entsprechende Agenda und ein Zeitplan werden den Bietern rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

Die Bewertungskriterien zur Präsentation sind der Anlage "2022-22 Präsentation Agenda_Wertung" zu entnehmen.

Lösungskonzept:

In dem Lösungskonzept soll der Bieter die Erfüllung und Ausführung der in diesem Dokument genannten Anforderungen erläutern. Dies gilt insbesondere für das Projektvorgehen und die Projektunterstützung, sowie die Umsetzung der in Kapitel 3 und 4 geforderten Leistungsmerkmale.

Vorzulegen ist eine druckbare Volltext-PDF die maximal 70 Seiten im Format DIN A4 umfassen darf (minimal Schriftgröße Arial 10). Die 70 Seiten umfassen auch ein Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis, die Texte sowie etwaige Screenshots / Abbildungen / Grafiken und Tabellen. Dieses Dokument sollte sich an der Gliederung dieser Leistungsbeschreibung orientieren.

Die Abgabe eines Lösungskonzepts ist eine zwingende Anforderung. Sofern mit dem Angebot kein Lösungskonzept eingereicht wird, wird der Bieter aus dem weiterem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Der Umfang und Inhalt des Lösungskonzepts wird anhand der Bewertungsmerkmale aus der Anlage "2022-22 Lösungskonzept Bewertung" bewertet.

Projektplan:

Der Bieter hat einen Projekt-/Leistungsplan gemäß Kapitel 6 der Leistungsbeschreibung beizufügen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYYYS

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Essener Systemhaus (ESH) als eigenbetriebsähnliche Einrichtung und IT-Dienstleister der kreisfreien Stadt Essen beabsichtigt die Einführung einer Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware (BVW) zum 01.02.2023 (Projektbeginn).

Die bislang überwiegend analog geführte Terminvergabe in den Fachbereichen soll auf eine einheitliche digitale Form umgestellt werden. Der Fokus des neuen Systems liegt darauf, die drei Ressourcen, die für einen Termin notwendig sind (Mitarbeiter*in, Kund*in und verfügbarer Platz), intelligent zusammenzuführen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 45145 Essen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Gefordert ist die unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.

Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- bestehende, aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Bereitschaft zum Abschluss im Auftragsfall

Mindeststandards:

Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten.

Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Referenzen

2. Mindestmitarbeiterzahl

3. Hauptgeschäftsfeld des Unternehmens

4. Projektleiter

Mindeststandards:

1. Referenzen:

Gefordert ist die Angabe mindestens einer Stadtverwaltung (kreisfrei oder kreisangehörig) mit mindestens 100.000 (einhunderttausend) Einwohnern, die das angebotene System an mindestens fünf verschiedenen Standorten seit mindestens 3 Jahren produktiv nutzt und hierbei mindestens 10 (zehn) Anliegenarten abgebildet hat.

Darüber hinaus wird ein Nachweis über den produktiven Einsatz der Software bei mindestens 20 (zwanzig) Kunden im öffentlich-rechtlichen Bereich, d.h. Kommunen, Kreise, Bundesländer, Länder; aber keine Krankenhäuser, Kirchen, Gewerkschaften oder andere öffentliche bzw. gemeinnützigen Einrichtungen gefordert. Von den 20 (zwanzig) Kunden müssen sich mindestens 10 (zehn) in Europa befinden.

Der Bieter muss die Terminmanagementsoftware zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieser Ausschreibung bereits mindestens vierzig Mal erfolgreich bei Kunden installiert haben.

Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular 2022-22_Referenzen zu verwenden. Sofern der Platz nicht ausreichend ist Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.

2. Mindestmitarbeiterzahl:

Das Unternehmen muss über mindestens 15 Mitarbeiter verfügen, die dauerhaft im Unternehmen im Aufgabenbereich der Terminmanagementsoftware beschäftigt sind.

3. Hauptgeschäftsfeld:

Des Weiteren ist durch Eigenerklärung anzugeben, dass das Hauptgeschäftsfeld des Unternehmens in der Entwicklung sowie Beratung und Support für Terminmanagement- und Raumverwaltungssoftware besteht und sowohl die Entwicklung, als auch Beratung und Support der Software durch das Unternehmen selbst erfolgt.

4. Projektleiter

Für den vorgesehenen Projektleiter und den vorgesehenen stellvertretenden Projektleiter ist jeweils ein Steckbrief einzureichen, der folgende Angaben umfassen:

- Name (Vor- und Nachname, nicht anonymisiert)

- Position im Unternehmen

- Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen

- Voraussichtliche Anzahl an anderen Kundenprojekten, welche der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin parallel zum Projekt bei der Stadt Essen betreuen müsste

- Berufliche Kenntnisse und Qualifikationen

(Formular Projektteam)

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen:

- Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter*innen beherrschen die

deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, dies entspricht Niveaustufe C1 -

Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-01-16 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-09-30 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Ort des Eröffnungstermins: Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYYYS/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Bieterfragen:

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 08.09.2022, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Angebotspräsentation:

Es ist u.a. eine Angebotspräsentation zur Bewertung des Produkts vorgesehen, die ebenfalls in die Bewertung einfließen wird. Eine entsprechende Agenda und ein Zeitplan werden den Bietern rechtzeitig zur Verfügung gestellt.

Die Bewertungskriterien zur Präsentation sind der Anlage "2022-22 Präsentation Agenda_Wertung" zu entnehmen.

Lösungskonzept:

In dem Lösungskonzept soll der Bieter die Erfüllung und Ausführung der in diesem Dokument genannten Anforderungen erläutern. Dies gilt insbesondere für das Projektvorgehen und die Projektunterstützung, sowie die Umsetzung der in Kapitel 3 und 4 geforderten Leistungsmerkmale.

Vorzulegen ist eine druckbare Volltext-PDF die maximal 70 Seiten im Format DIN A4 umfassen darf (minimal Schriftgröße Arial 10). Die 70 Seiten umfassen auch ein Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis, die Texte sowie etwaige Screenshots / Abbildungen / Grafiken und Tabellen. Dieses Dokument sollte sich an der Gliederung dieser Leistungsbeschreibung orientieren.

Die Abgabe eines Lösungskonzepts ist eine zwingende Anforderung. Sofern mit dem Angebot kein Lösungskonzept eingereicht wird, wird der Bieter aus dem weiterem Vergabeverfahren ausgeschlossen. Der Umfang und Inhalt des Lösungskonzepts wird anhand der Bewertungsmerkmale aus der Anlage "2022-22 Lösungskonzept Bewertung" bewertet.

Projektplan:

Der Bieter hat einen Projekt-/Leistungsplan gemäß Kapitel 6 der Leistungsbeschreibung beizufügen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYYYS

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 221-1473055 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221-1472889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2022/S 155-440621 (2022-08-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-31)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 025-073655
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 155-440621
ABl. S-Ausgabe: 25
Zusätzliche Informationen

Der öffentliche Auftraggeber teilt mit, dass er das Vergabeverfahren gem. § 63 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 VgV wegen eines schwerwiegenden Grundes aufgehoben hat. Wegen Widersprüchen in der Allgemeinen Leistungsbeschreibung waren die eingereichten Angebote nicht wertbar und nicht miteinander vergleichbar. Die Mindestanforderungen bzw. A-Kriterien sind in Reichweite und Umfang in der ALB nicht eindeutig und widerspruchsfrei von den B-Kriterien abgegrenzt worden. Überdies musste das ESH anlässlich einer Rüge feststellen, dass die Formulierung der Mindestanforderung zur Barrierefreiheit in Ziff. 3.2.2 der ALB irrtümlich auf eine alte Rechtslage Bezug genommen hat. Beide Aspekte sind wegen der Relevanz für die Angebotskalkulation von so großem Gewicht, dass ein Festhalten des ESH an dem fehlerhaften Verfahren mit Gesetz und Recht schlechterdings nicht zu vereinbaren wäre und andererseits von den Bietern erwartet werden kann, dass sie auf die Bindung des ESH an Recht und Gesetz Rücksicht nehmen. Wegen der nicht miteinander vergleichbaren Angebote wäre eine Zuschlagsentscheidung willkürlich erfolgt und hätte damit gegen das Gleichbehandlungsgebot aus § 97 Abs. 2 GWB verstoßen. Das ESH konnte das Vergabeverfahren nicht mehr in rechtmäßiger Weise fortführen oder durch Zuschlag beenden. Mildere Mittel standen angesichts der erheblichen Relevanz für den Wettbewerbs- und Gleichbehandlungsgrundsatz nicht zur Verfügung. Der öffentliche Auftraggeber wird zeitnah die Vergabeunterlagen grundlegend anpassen und das Verfahren erneut einleiten. Alle interessierten Unternehmen sind aufgerufen sich an dem neuen Vergabeverfahren zu beteiligen. Der öffentliche Auftraggeber wird zeitnahe eine EU-Bekanntmachung zum neuen Vergabeverfahren veröffentlichen. Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYW2L51BK2

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertungs-/Leistungsmatrix
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bieterpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Preis (Gewichtung): 30.00

Referenz
Zusätzliche Informationen

Angebotskalkulation von so großem Gewicht, dass ein Festhalten des ESH an dem fehlerhaften Verfahren mit Gesetz und Recht schlechterdings nicht zu vereinbaren wäre und andererseits von den Bietern erwartet

werden kann, dass sie auf die Bindung des ESH an Recht und Gesetz Rücksicht nehmen. Wegen der nicht miteinander vergleichbaren Angebote wäre eine Zuschlagsentscheidung willkürlich erfolgt und hätte damit gegen das Gleichbehandlungsgebot aus § 97 Abs. 2 GWB verstoßen. Das ESH konnte das Vergabeverfahren nicht mehr in rechtmäßiger Weise fortführen oder durch Zuschlag beenden. Mildere Mittel standen angesichts

der erheblichen Relevanz für den Wettbewerbs- und Gleichbehandlungsgrundsatz nicht zur Verfügung. Der öffentliche Auftraggeber wird zeitnah die Vergabeunterlagen grundlegend anpassen und das Verfahren

erneut einleiten. Alle interessierten Unternehmen sind aufgerufen sich an dem neuen Vergabeverfahren zu beteiligen. Der öffentliche Auftraggeber wird zeitnahe eine EU-Bekanntmachung zum neuen Vergabeverfahren

veröffentlichen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYW2L51BK2

Quelle: OJS 2023/S 025-073655 (2023-01-31)

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