Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-10-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-09-19.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)
HFD-2022-012
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Kurze Beschreibung:
“Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen”
Kurze Beschreibung
Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen
Die Hochschule Fulda plant die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-Lösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Details dazu sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (Verfahrensbrief- Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel II.1 (Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge)
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.
- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235), Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).
- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.
- Erklärung Unternehmensdaten
- Eigenerklärung Russland-Sanktionen
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers
- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
- Nachweis von qualifizieren Mitarbeitern*innen in der Projektleitung
- Nachweis von qualifizierten Mitarbeitern*innen als DMS-Experte*in
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus öffentlichem oder privatwirtschaftlichem Bereich kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen.
Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen.
Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-10-20
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2022-10-26 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen
Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt der Vergabeunterlagen über deren...”
Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen
Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Sofern die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Formulierungen, die im Widerspruch zu vergaberechtlichen Bestimmungen stehen, enthalten, hat der Bewerber / Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren.
Nach einer freiwilligen Registrierung auf www.dtvp.de als Interessent werden Anbieter über Änderungen der Vergabeunterlagen oder Antworten auf Bewerber- / Bieterfragen automatisch informiert. Eine gesonderte Mitteilung für nicht registrierte Interessenten erfolgt nicht. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen Bewerbers / Bieters, sich im Verlaufe des Vergabever- fahrens auf der Vergabeplattform eingestellte Fragen, Antworten, Ergänzungen und Änderungen zu informieren.
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 10.10.2022 und ausschließlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal zu stellen. Die Fragen werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal beantwortet und allen Bewerbern/Bietern sichtbar gemacht, unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers.
Das Einbringen eigener Vertragsbedingungen kann zum Ausschluss führen.
Es gelten ausschließlich die Vertrags- und Vergabebedingungen. Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz "DTVP" abzugeben.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYYD3
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151-12-6603📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de📧
Fax: +49 6151-12-5816 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151-12-6603📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de📧
Fax: +49 6151-12-5816 📠
Quelle: OJS 2022/S 184-518261 (2022-09-19)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-16) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 266561.79 💰
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungspräsentation
Preis (Gewichtung): 30.00
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 184-518261
Information über die Beendigung des Aufrufs zum Wettbewerb in Form einer Vorinformation
Der öffentliche Auftraggeber wird keine weiteren Aufträge auf der Grundlage der oben genannten Vorabinformation vergeben
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel: Auftragsvergabe d.velop public sector GmbH
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-03-09 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: d.velop public sector GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Emsland🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 266561.79 💰