Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) für den AOK-Bundesverband

Kurze Beschreibung

Der ausgeschriebene Auftrag betrifft die Implementierung einer Software zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten des AOK-Bundesverbandes (Dokumentenmanagementsystem-DMS). Das Gesamtsystem umfasst die Überlassung von Standardsoftware mit unbeschränkter Nutzungsdauer, deren Einrichtung, Konfiguration, ggf. Anpassung und Umsetzungsbegleitung in den Räumlichkeiten und auf Geräten der Auftraggeberin zuzüglich Wartung und Pflege. Nach Implementierung des Dokumentenmanagementsystems ist in weiteren Ausbaustaufen die Erweiterung des Nutzungsumfangs (Anzahl der Nutzer) sowie die Abbildung von Geschäftsprozessen über das DMS vorgesehen.

Beschreibung der Beschaffung

Der ausgeschriebene Auftrag betrifft die Implementierung einer Software zur Ablage und Verwaltung von Dokumenten des AOK-Bundesverbandes (Dokumentenmanagementsystem-DMS). Das Gesamtsystem umfasst die Überlassung von Standardsoftware mit unbeschränkter Nutzungsdauer, deren Einrichtung, Konfiguration und ggf. Anpassung in den Räumlichkeiten und auf Geräten der Auftraggeberin zuzüglich Wartung und Pflege. Nach Implementierung des Dokumentenmanagementsystems werden in weiteren Ausbaustufen die Nutzergruppen/Anzahl der Nutzer erweitert und Geschäftsprozesse mit entsprechenden Workflows darüber zukünftig abgebildet, insbesondere der Beschaffungsprozess. Im Rahmen der Einführung des DMS sowie der Ausbaustufen zur Abbildung von Geschäftsprozessen soll der Auftragnehmer die Auftraggeberin über den gesamten Umsetzungsprozess begleiten. Er soll sowohl Projektleitungsaufgaben übernehmen als auch Prozess- und Implementierungsberatung leisten, technische Einrichtungen, vor allem Customizing, Schnittstellenprogrammierung, Schulungen vornehmen und Dokumentation erstellen und bereitstellen. Die Leistungen der Ausbaustufen sind vertraglich als Optionen ausgestaltet. Die Laufzeit für den Systemservice für das Gesamtsystem inklusive der Erweiterung über Ausbaustufen beträgt längstens 60 Monate ab Vertragsschluss. Der Abruf der der optionalen Leistungen kann ebenfalls innerhalb der vorgenannten Laufzeit erfolgen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Liegen Teilnahmeanträge von mehr als fünf geeigneten Bewerbern vor, werden die fünf Bewerber mit der höchsten Punktzahl aufgefordert, ein Angebot abzugeben und zu Verhandlungen zugelassen.
1. Gewertet werden drei Referenzen, die Kundenumgebungen umfassen, die die angegebenen Referenzmerkmale aktuell und im beschriebenen Umfang aktiv nutzen.
Die erste DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben umfassen.
Die zweite DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld Gesundheitswesen kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben sein.
Die dritte DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld politischer Verband oder Berufsverband kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben umfassen.
Für jede der drei vorbenannten Referenzen sind Angaben zu folgenden Punkten gemacht werden:
- Referenzauftraggeber
- Kontaktdaten Referenzauftraggeber
- Art des Referenzauftraggebers
- Produktname und Version des eingerichteten und betreuten DMS-Produktes
- funktionaler Umfang/Einsatz der implementierten DMS-Lösung beim Referenzauftraggeber
- Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen im Rahmen der Einführung des Produktes und ggf. des Ausbaus von Modulen/neuen Funktionen
- Jahr der Inbetriebnahme der DMS-Lösung beim Kunden
- Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der referenzierten DMS-Anwendungsoberfläche arbeiten.
Pro Referenz können 1000 Punkte erreicht werden. Die Abstufung in der Wertung ist dabei wie folgt vorgesehen:
100%, wenn vollständige Abdeckung und damit in großem Umfang mit den Hauptleistungen dieses Auftrages vergleichbar
75%, Abdeckung mit geringen Einschränkungen
50%, Abdeckung ausreichend
25%, Abdeckung genügend
0% Abdeckung ungenügend, wenn wesentliche Angaben fehlen
2. Neben den drei zuvor beschriebenen Referenzen werden folgende Angaben gewertet, für die die Bieter insgesamt 1000 Punkte erreichen können:
- Projekt- und Implementierungserfahrung mit der/den voraussichtlich anzubietenden Produktlösung/en aus den letzten 5 Jahren (ausgehend vom Produktivstart)
- anteiliger Jahresumsatz für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die sich auf DMS-Softwarelösungen beziehen
- Anzahl Mitarbeiter ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte und -dienstleistungen zum 31.12.2021.
3. Es müssen mindestens 50 % der erreichbaren Höchstpunktzahl bei den vorgenannten Auswahlkriterien erreicht werden. Die detaillierten Kriterien und deren Bewertung ist in Anlage A4 "Auswahlmatrix TNW Eignung" dargelegt.

Beschreibung der Optionen

Nutzer-/Lizenzerweiterungen und Dienstleistungen für die Umsetzungsbegleitung (Projektbegleitung) sowie die Einrichtung von Geschäftsprozessen mittel des DMS, insbesondere den Beschaffungsprozess

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(1) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 6 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.
(2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(3) Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von "Russlandsanktionen"
Der Bewerber erklärt, dass er nicht:
a) russische(r) Staatsangehörige(r), in Russland ansässige natürliche Person oder in Russland niedergelassene juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist,
b) eine juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder
c) eine natürliche oder juristische Person, Organisation oder Einrichtung ist, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handelt,
d) Kapazitäten von Unterauftragnehmern, Lieferanten oder Unternehmen in Anspruch nimmt, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, soweit diese Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen ihrerseits unter Buchstabe a bis c fallen.
Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, soweit diese Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen ihrerseits unter Buchstabe a bis c fallen.
Weiter erklärt der Bieter, dass er den jeweiligen Auftraggeberinnen in allen Gebietslosen, in denen ihm ggf. ein Auftrag erteilt wird, unverzüglich Mitteilung machen wird,
(1) sobald und soweit einer der vorstehend unter Buchstaben a) bis d) genannten Tatbestände aufgrund einer Änderung der Umstände nach Abgabe dieser Eigenerklärung auf ihn zutrifft und/oder,
(2) sobald und soweit er zukünftig von "Russlandsanktionen", insbesondere solchen nach der VO (EU) Nr. 833/2014 (auch in zukünftigen Fassungen), betroffen sein sollte.
Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter .
Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die "Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Betriebshaftpflichtversicherung:
Der Bieter erklärt mit Einreichung seines Teilnahmeantrages, dass er bei Abschluss des Vertrages spätestens aber innerhalb von 8 Wochen nach Zuschlagserteilung der Auftraggeberin nachweist, dass er über eine Betriebshaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verfügt, welche eine Schadenshaftpflicht mit einer Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 2 Mio. EUR, 2-fach maximiert abdeckt.
Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft ist die Betriebshaftpflichtversicherung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft nachzuweisen. Diese Erklärung ist, soweit vorgesehen, datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
(2) Angabe des jeweils innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre erwirtschafteten Jahresumsatzes für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die sich auf DMS-Softwarelösungen beziehen des Bewerbers/jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft
Zu (2) und (3):
Hinweis Bietergemeinschaft
Im Falle einer Bietergemeinschaft können die Angaben zum Umsatz und zur Mitarbeiteranzahl durch die Bietergemeinschaft gemeinsam erbracht werden. Dabei sind die Erklärungen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat. Diese Erklärungen sind datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Mitglied der Bietergemeinschaft mit dem Angebot einzureichen.
Hinweis Eignungsleihe
Im Fall der Eignungsleihe sind die Angaben zum Umsatz und zur Mitarbeiteranzahl für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Diese Erklärungen sind datiert, unterschrieben und mit dem Unternehmensstempel versehen vom jeweiligen Eignungsleiher mit dem Angebot einzureichen.

Geforderte Mindeststandards zu III.1.2)
Zu (1) Betriebshaftpflichtversicherung mit der o.g. Deckungssumme
Zu (2) Erreichen der Mindestpunktzahl gem. Erläuterungen zur Bewertung unter "Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern"

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Angaben von 4 Referenzen, die Kundenumgebungen umfassen, die die angegebenen Referenzmerkmale aktuell und im beschriebenen Umfang aktiv nutzen.
Eine Referenz muss eine vom Bewerber eingerichtete und betreute DMS-Lösung, die sowohl die Dokumenten- und Aktenfunktionen, sowie die Postkorbfunktionen des DMS nutzt, umfassen und von mehr als 300 aktiven Nutzern verwendet werden.
Hierbei sind folgende Angaben zu machen:
- Bennenung Referenz
- Referenzauftraggeber
- Kontaktdaten beim Referenzauftraggeber
- Produktname und Version des eingerichteten und betreuten DMS-Produkts
- Referenz seit
- Angabe, ob die DMS-Lösung mit mehr als 300 Anwendern genutzt wird
- Angabe, ob die Anwender der Referenz die originäre DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen nutzen
- Angabe, ob die Anwender der Referenz die im DMS integrierten Postkorbfunktionen nutzen
- Angabe, ob der Bewerber für die Einrichtung der DMS-Lösung bei der genannten Referenz verantwortlich war, alle für die DMS-Einrichtung benötigten DMS-Lizenzen geliefert und alle mit der DMS-Einrichtung einhergehenden Dienstleistungen für die Referenz erbracht hat.
Eine weitere DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben umfassen.
Eine dritte DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld Gesundheitswesen kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben sein.
Eine vierte DMS-Referenz soll vorzugsweise aus dem Umfeld politischer Verband oder Berufsverband kommen und die Implementierung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung und / oder Beschaffungsvorhaben umfassen.
Zu den drei vorbenannten Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
- Referenzauftraggeber
- Kontaktdaten Referenzauftraggeber
- Art des Referenzauftraggebers
- Produktname und Version des eingerichteten und betreuten DMS-Produktes
- funktionaler Umfang/Einsatz der implementierten DMS-Lösung beim Referenzauftraggeber
- Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen im Rahmen der Einführung des Produktes und ggf. des Ausbaus von Modulen/neuen Funktionen
- Jahr der Inbetriebnahme der DMS-Lösung beim Kunden
- Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der referenzierten DMS-Anwendungsoberfläche arbeiten.
Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft können die zuvor genannten Erklärungen gemeinsam erbracht werden. Dabei sind die Erklärungen jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat.
Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe sind die zuvor genannten Erklärungen für jedes Drittunternehmen insoweit zu erbringen, wie der Gegenstand der Eignungsleihe betroffen ist. Zusätzlich sind folgende Angebotsunterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen:
- Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
- Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).
(2) Angabe der vorgesehenen Produktlösung und Begründung
(3) Beschreibung der Projekt- und Implementierungserfahrung mit der/den zuvor genannten DMS-Produkten aus den letzten 5 Jahren (ausgehend vom Produktivstart).
(4) Angabe der Anzahl der Mitarbeitenden des Bieters ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte und -dienstleistungen zum 31.12.2021.
(5) Benennung des Projektleiters, der für die Leistungserbringung vorgesehen ist.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Geforderte Mindeststandards zu III.1.3)
Zu (1) Angaben von mind. 1 Referenz, die eine vom Bewerber eingerichtete und betreute DMS-Lösung, die sowohl die Dokumenten- und Aktenfunktionen, sowie die Postkorbfunktionen des DMS nutzt, umfasst und von mehr als 300 aktiven Nutzern verwendet wird. Als Referenz sind ausschließlich solche Kundenumgebungen anzugeben, die die angegebenen Referenzmerkmale aktuell und im beschriebenen Umfang aktiv nutzen. Ist die Lösung beim Kunden noch nicht vollständig eingerichtet oder bereits durch eine Nachfolgelösung ersetzt, so ist die Referenz nicht zu benennen.
Zu (5) o.g. Benennung des Projektleiters
Zu (1) bis (4) Erreichen der Mindestpunktzahl gem. Erläuterungen zur Bewertung unter "Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern"

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Betriebshaftpflicht ist bis zum Ende dieses Vertrags aufrechterhalten, mindestens aber bis zur Verjährung der Mängelansprüche. Auf Nachfrage der Auftraggeberin wird dies durch Vorlage geeigneter Dokumente nachgewiesen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
"(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat..."
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".