Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)

Hochschule Fulda

Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-10-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-09-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-09-19 Auftragsbekanntmachung
2023-03-16 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-09-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: HFD-2022-012
Kurze Beschreibung:
Einführung eines zentralen Dokumenten Management Systems (DMS) mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Fulda 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Hochschule Fulda
Postanschrift: Leipziger Str. 123
Postleitzahl: 36037
Postort: Fulda
Kontakt
Internetadresse: http://www.hs-fulda.de 🌏
E-Mail: beschaffung@verw.hs-fulda.de 📧
Telefon: +49 661-9640-1805 📞
Fax: +49 661-9640-1849 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-19 📅
Einreichungsfrist: 2022-10-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 184-518261
ABl. S-Ausgabe: 184
Zusätzliche Informationen
Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Sofern die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Formulierungen, die im Widerspruch zu vergaberechtlichen Bestimmungen stehen, enthalten, hat der Bewerber / Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren. Nach einer freiwilligen Registrierung auf www.dtvp.de als Interessent werden Anbieter über Änderungen der Vergabeunterlagen oder Antworten auf Bewerber- / Bieterfragen automatisch informiert. Eine gesonderte Mitteilung für nicht registrierte Interessenten erfolgt nicht. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen Bewerbers / Bieters, sich im Verlaufe des Vergabever- fahrens auf der Vergabeplattform eingestellte Fragen, Antworten, Ergänzungen und Änderungen zu informieren. Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 10.10.2022 und ausschließlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal zu stellen. Die Fragen werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal beantwortet und allen Bewerbern/Bietern sichtbar gemacht, unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers. Das Einbringen eigener Vertragsbedingungen kann zum Ausschluss führen. Es gelten ausschließlich die Vertrags- und Vergabebedingungen. Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz "DTVP" abzugeben. Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb). Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYYD3
Mehr anzeigen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Hochschule Fulda plant die Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-Lösung, welche schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll.
Die DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.
Mehr anzeigen
Details dazu sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe EVB-IT Systemvertrag (unbefristet mit jährlicher Kündigungsoption)
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Hochschule Fulda Leipziger Str. 123 36037 Fulda

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular "Eigenerklärung zur Eignung in folgendem Vergabeverfahren (Formular 124 LD)" zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.
Mehr anzeigen
- Die weiteren geforderten Erklärungen und Nachweise (Erklärung der Bieter- /Arbeitsgemeinschaft (Formular234), Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formular 235), Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestlohn) sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft bzw. Nachunternehmern jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.
Mehr anzeigen
- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes (nicht älter als 3 Monate ab Datum der Bekanntmachung; Kopie ist ausreichend).
- Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht-Versicherung, Mindestdeckungssumme je Schadenfall von EUR 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert. Eine entsprechende Angabe ist außerdem in der Bewertungsmatrix (Teilnahmewettbewerb) zu machen.
- Erklärung Unternehmensdaten
- Eigenerklärung Russland-Sanktionen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Der anteilige Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen (Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig auf DMS-Projekte bezogen werden können.
Mehr anzeigen
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Teilnahmewettbewerb zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
- Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124) oder Nachweis der Präqualifikation oder EEE
- Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).
Mehr anzeigen
- Die Anzahl der Vollzeitbeschäftigten des Bewerbers, ausschließlich im Geschäftsbereich der angebotenen DMS-Lizenzprodukte. Die Höhe der Mitarbeiteranzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des DMS-Herstellers
- Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters / Bewerbers mit der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren.
- Nachweis von qualifizieren Mitarbeitern*innen in der Projektleitung
- Nachweis von qualifizierten Mitarbeitern*innen als DMS-Experte*in
Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Bewerbers wird zusätzlich anhand von Referenzen geprüft. Die Referenzen müssen aus öffentlichem oder privatwirtschaftlichem Bereich kommen, die die voraussichtlich angebotene DMS-Lösung nutzen. Ansprechpartner mit Telefonnummer wird erwartet.
Mehr anzeigen
Alle o.g. Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen.
Alle Angaben und Abfragen (in erweiterter Form) sind in der Anlage Anlage: "HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS" zwecks weiterführender Information für den Bewerber hinterlegt und auch darin auszufüllen und abzugeben.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Auftraggeberin zu erfüllenden Aufgabe. Für die Ausschluss-/Bewertungskriterien wird die zugrundeliegende Bewertungsmatrix (HS_Fulda_Teilnahmewettbewerb DMS) mit den Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb zur Verfügung gestellt.
Mehr anzeigen
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief (Verfahrensbrief- Bewerbungsbedingungen) verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel II.1 (Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge)
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-10-26 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Finanzmanagement
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDJYYD3/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bei Unklarheiten, Bewerber- / Bieterfragen
Die Bewerber / Bieter haben sich unmittelbar nach dem Download / Erhalt der Vergabeunterlagen über deren Vollständigkeit zu versichern. Sofern die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers / Bieters Unvollständigkeiten, Unklarheiten oder Formulierungen, die im Widerspruch zu vergaberechtlichen Bestimmungen stehen, enthalten, hat der Bewerber / Bieter den Auftraggeber hierüber umgehend zu informieren.
Mehr anzeigen
Nach einer freiwilligen Registrierung auf www.dtvp.de als Interessent werden Anbieter über Änderungen der Vergabeunterlagen oder Antworten auf Bewerber- / Bieterfragen automatisch informiert. Eine gesonderte Mitteilung für nicht registrierte Interessenten erfolgt nicht. Es liegt in der alleinigen Verantwortung des jeweiligen Bewerbers / Bieters, sich im Verlaufe des Vergabever- fahrens auf der Vergabeplattform eingestellte Fragen, Antworten, Ergänzungen und Änderungen zu informieren.
Mehr anzeigen
Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 10.10.2022 und ausschließlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal zu stellen. Die Fragen werden ausschließlich schriftlich über das Kommunikationsforum in diesem Portal beantwortet und allen Bewerbern/Bietern sichtbar gemacht, unter Wahrung der Anonymität des Fragestellers.
Mehr anzeigen
Das Einbringen eigener Vertragsbedingungen kann zum Ausschluss führen.
Es gelten ausschließlich die Vertrags- und Vergabebedingungen. Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz "DTVP" abzugeben.
Für Details zum Verfahren wird auf den als Anlage beigefügten Verfahrensbrief verwiesen, hier insbesondere auf Kapitel III (Teilnahmewettbewerb).
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYYD3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen bei dem RP Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstr. 1-3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151-12-6603 📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Fax: +49 6151-12-5816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Die Vergabestelle weist ausdrücklich darauf hin, dass ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2022/S 184-518261 (2022-09-19)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 266561.79 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 057-169397
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 184-518261
ABl. S-Ausgabe: 57
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDJYW1V68BAN

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungspräsentation
Preis (Gewichtung): 30.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-03-09 📅
Name: d.velop public sector GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Emsland 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 266561.79 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2023/S 057-169397 (2023-03-16)
Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕
Verwandte Suchen 🔍
Region:
Deutschland Hessen Kassel Fulda
Produkte/Dienstleistungen:
Softwarepaket und Informationssysteme Softwarepaket für Vernetzung, Internet... Vernetzungssoftwarepaket Diverses Netzsoftwarepaket Verwaltungssoftwarepaket Softwarepaket für Dokumentenerstellung,... Dokumentenerstellungssoftwarepaket Dokumentenverwaltungssoftwarepaket Dokumentenverwaltungssystem IT-Dienste: Beratung,...