Einführung eines Dokumentmanagementsystems in der Kreisverwaltung des Landkreises Oberspreewald-Lausitz

Landkreis Oberspreewald-Lausitz

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-01-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-11-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

Wer?

• Landkreis Oberspreewald-Lausitz

Wie?

Wo?

• Brandenburg › Oberspreewald-Lausitz

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-11-24	Auftragsbekanntmachung
2023-03-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 1-15-335/2022
Kurze Beschreibung:

Einführung eines Dokumentmanagementsystems in der Kreisverwaltung des Landkreises Oberspreewald-Lausitz

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Oberspreewald-Lausitz 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Oberspreewald-Lausitz
Postanschrift: Dubinaweg 1
Postleitzahl: 01968
Postort: Senftenberg
Kontakt
Internetadresse: https://www.osl-online.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@osl-online.de 📧
Telefon: +49 3573/870-1064 📞
Fax: +49 3573/870-1066 📠
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YH2YW7LQ1TFR/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YH2YW7LQ1TFR 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-11-24 📅
Einreichungsfrist: 2023-01-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-29 📅
Datum des Beginns: 2023-04-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 230-664060
ABl. S-Ausgabe: 230
Zusätzliche Informationen
Bieter sind zur Öffnung nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Landkreis Oberspreewald-Lausitz basiert die Aktenführung grundsätzlich auf Papier. Die digitale Dokumentenablage in den einzelnen Dezernaten, Ämtern und Sachgebieten ist sehr heterogen. In einigen Bereichen gibt es Softwaresysteme mit einer eigenen Dokumentenablage.In anderen Bereichen gibt es keine festgelegte Ablagestruktur. Weiterhin existieren bereits einige Fachsoftware-Lösungen, die eine Archivierungslösung aufweisen. Der LK OSL ist auf dem Weg, eine digitale Verwaltung zu werden. Dazu ist eine rein digitale und strukturierte Ablage von Informationen sowie eine medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen

notwendig. Für die strategische Ausrichtung ist es ebenso essentiell, vorhandene Fachsoftware mit eigener Archivlösung vollumfänglich zu integrieren. Das Ziel der Ausschreibung ist es eine Software zu finden, welche die unterschiedlichen Anforderungen der Ämter erfüllt. Diese sind unter anderem:

- eine standardisierte digitale Akte (dies umfasst auch Personalakten),

- eine strukturierte elektronische Dokumentenablage,

- eine digitale Abbildung von Genehmigungsprozessen sowie

- Schnittstellen zu Fachverfahren, um OZG-Forderungen zu erfüllen.

Der LK OSL strebt eine stufenweise Vollausstattung der Verwaltung mit einem DMS und einer standardisierten e-Akte an. Vorgeschaltet ist eine auf den Zeitraum von einem Jahr angelegte Pilotphase in ausgewählten Fachbereichen. Der angestrebte Pilot soll unter Beweis stellen, dass

das Produkt aus der Ausschreibung alle Rahmenbedingungen erfüllt und nach der Freigabe in den produktiven Betrieb der Verwaltung übergehen kann.

Beschreibung der Optionen:

Die Ausführungsfrist beginnt am 03.04.2023. Wie in der allgemeinen Leistungsbeschreibung beschrieben, umfasst die zu vereinbarende Lizenzierung vorerst einen Pilotbereich. Der Pilotbereich besteht aus 6 Ämtern mit insgesamt 50 Arbeitsplätzen und soll nach der Installation des Grundsystems ein Jahr geprüft werden. Nach erfolgreicher Pilotierung besteht die Option zur stufenweisen Weiterbeauftragung. Als erfolgreich ist die Pilotierung dann zu werten, wenn die in der beiliegenden Bewertungsmatrix (Anlage "1-Bewertungsmatrix) aufgeführten Anforderungen im Piloten vom Projektteam positiv nachgeprüft werden konnten. Die einjährige Pilotphase beginnt, sobald die Installation und die Grundschulung abgeschlossen sind und eine Übergabe durch den Auftragnehmer stattgefunden hat. Mit abgeschlossener Evaluation endet die beauftragte Pilotphase.

Im Rahmen der Weiterbeauftragung ist eine stufenweise, flächendeckende Einführung auf alle gegenwärtigen und zukünftigen Mitarbeiter des Landkreises sowie alle Beteiligungen, die ausgelagert Aufgaben für den Landkreis wahrnehmen, vorgesehen, diese ist Bestandteil des Angebotes.

Sollte in der Pilotstellung das DMS nicht den geforderten Anforderungen entsprechen, so wird es unter Beendigung des Servicevertrages nicht zu einem Weiterbetrieb kommen und das Produkt erneut ausgeschrieben.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Landkreis Oberspreewald-Lausitz Dubinaweg 1 01968 Senftenberg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Einzureichende Unterlagen:

- Angabe der Handelsregisternummer und des zuständigen Registergerichtes (mit dem Angebot vorzulegen): - bei Einzelunternehmen Einreichung der Gewerbeanmeldung, Handwerkskarte, o.ä.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:

- aktuell gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung der…

… Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers mit Angabe der Lohnsummen (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen)

… Sozialversicherungen (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): - mind. von der Mehrzahl der Beschäftigten

- Erklärung über Insolvenzverfahren (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

- Erklärung über Liquidation (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

- Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): - mindestens über Deckungssumme und Vertragslaufzeit

- Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): - über vergleichbare Leistungen

- Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): - nicht älter als ein Jahr

- insofern das zuständige Finanzamt eine entsprechende Bescheinigung ausstellt

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Einzureichende Unterlagen:

- Angabe Arbeitskräfte jahresdurchschnittlich (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): - innerhalb der letzten drei Jahre

- gegliedert nach Lohngruppen, mit extra ausgewiesenem Leitungspersonal

- Angabe von mind. einer Referenz/vergleichbarer Leistung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): - innerhalb der letzten 5 Jahre

- mit den im Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" genannten Angaben

- Diese Referenz ist mit mindestens 300 Lizenzen in der öffentlichen Verwaltung und einer eingeführten e-Akte als Standardakte beizubringen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-01-04 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 09:00
Ort des Eröffnungstermins: Landratsamt Senftenberg, Haus 1, Dubinaweg 1, 01968 Senftenberg
Zusätzliche Informationen: Bieter sind zur Öffnung nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YH2YW7LQ1TFR/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Beilegung der "Allgemeinen Geschäftsbedingungen" oder der Verweis auf diese, führt nicht zur Änderung der Vergabeunterlagen. Es gelten allein die Vertragsbedingungen des Auftraggebers.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YH2YW7LQ1TFR

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 230-664060 (2022-11-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 155439.45 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 063-187096
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 230-664060
ABl. S-Ausgabe: 63
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0YH2YWTE1E741

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätskriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-03-20 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
Postanschrift: Wöhlerstraße 42
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: hannover@optimal-systems.de 📧
Land: Region Hannover 🏙️
Internetadresse: http://www.optimal-systems.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 155439.45 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2023/S 063-187096 (2023-03-24)

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