Einführung eines ERP-Systems

Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft

Die Fernheizwerk Neukölln AG (FHW) beabsichtigt die Implementierung eines objektorientierten, beliebig skalierbaren, hochmodernen und in deutscher Sprache geführten ERP-Systems (Enterprise Resource Planning System), mit dem die komplette Wertschöpfungskette der FHW medienbruchfrei abgebildet und gesteuert werden kann. Es sind die beiden Kernprozesse (Fernwärmevertrieb / -Verteilung und Erzeugung) mit dem Großteil der ihnen unterliegenden Geschäftsprozesse umzusetzen. Der Nebenprozess Vermietung und Liegenschaftsverwaltung mit seinen Unterprozessen soll entsprechend der Leistungsbeschreibung im ERP- System abgebildet werden. Für weitere Geschäftsprozesse sind Schnittschnellen einzurichten. Neben der Beschaffung der Lizenzen und Implementierung des ERP-Systems ist eine Schulung der Mitarbeiter und Erbringung von Support- und Pflegeleistungen vom Leistungsumfang umfasst

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-05-18.

Wer?

• Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-05-18	Auftragsbekanntmachung
2022-09-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-05-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwareprogrammierung und -beratung
Referenznummer: 1/22
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Versorgungsunternehmen
Name des öffentlichen Auftraggebers: Fernheizwerk Neukölln Aktiengesellschaft
Postanschrift: Weigandufer 49
Postleitzahl: 12059
Postort: Berlin Neuköln
Kontakt
Internetadresse: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏
E-Mail: fhw-neukoelln@leinemann-partner.de 📧
Telefon: +49 3068890423 📞
Fax: +49 306812050 📠
URL der Dokumente: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/B4D3C80A-4ED4-4395-BDCF-F1679F1B2698 🌏
URL der Teilnahme: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/B4D3C80A-4ED4-4395-BDCF-F1679F1B2698 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-18 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 099-275420
ABl. S-Ausgabe: 99

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Fernheizwerk Neukölln AG plant die Einführung eines Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systems.

Das Ziel besteht in der effizienten Digitalisierung der in der Leistungsbeschreibung benannten Prozesse. Das ERP-System muss ein bewährtes, bis auf Objektebene ausprägbares Berechtigungssystem beinhalten. Alle Daten und Informationen müssen revisionssicher archivierbar sein. Das ERP-System muss über ein komplett integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügen, in welchem zukünftig auch Dokumente, die nicht im ERP-System generiert werden, verwaltet werden können. Das ERP-System muss über ein komplett integriertes Vertragsmanagementsystem (VMS) verfügen, in welchem zukünftig auch Verträge, die nicht im ERP-System generiert werden, verwaltet werden können.

Das ERP-System muss in der Lage sein, alle Daten und Inhalte DSGVO-konform zu verwalten. Eine Einbindung von Drittsoftware/ Partnerprodukten zur Umsetzung der gewünschten Prozesse und Funktionalitäten durch den Auftragnehmer ist möglich.

FHW wünscht aber eine möglichst hohe Anzahl von Eigensoftwarekomponenten.

Zum 01.01.2023 müssen mindestens 2 Funktionalitäten produktiv gehen: Die "Finanzbuchführung" und das "Bestellwesen". Bis zum Ende des ersten Quartals 2023 müssen die Funktionalitäten "Verbrauchsabrechnung" und die "Anlagenbuchhaltung" "live gehen". Die weiteren gewünschten, in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis aufgezeigten, Funktionalitäten sind bis zum 31.12.2023 umzusetzen. Es sind Schulung durchzuführen und Pflege- und Supportleistungen zu übernehmen. Bei Nutzung von Drittsoftware schließt der Auftraggeber einen gesonderten Support- und Pflegevertrag.

Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag hat eine Grundlaufzeit von 5 Jahren. Nach dieser Grundlaufzeit kann der Vertrag von beiden Parteien mit einer Frist von sechs (6) Monaten zum Kalenderjahresende ordentlich gekündigt werden, Kündigungsfrist für die Softwarepflege beträgt nach Ablauf der Grundlaufzeit für den Auftragnehmer zwölf (12) Monate, für den Auftraggeber sechs (6) Monate.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: in den Vergabeunterlagen aufgeführt

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die nachfolgend unter Ziff. III.1.1) bis III.1.3) aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen)

sind, soweit nicht abweichendes ausdrücklich vorgesehen ist, zwingend bis zum Ablauf der Frist für die

Teilnahmeanträge vorzulegen. Einfache Kopien sind ausreichend. Sämtliche Nachweise dürfen nicht

älter als 6 Monate sein. Unvollständige Unterlagen können bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle

zu bestimmenden Nachfrist durch die Vergabestelle nachgefordert werden. Die Vergabestelle behält

sich außerdem vor, Originale der eingereichten Kopien sowie Erläuterungen und Konkretisierungen zu

den eingereichten Unterlagen nachzufordern. Die Bewerber haben keinen Anspruch auf Nachforderung/

Nachreichung von Unterlagen. Das Fehlen eingeforderter Unterlagen, Nachweise und Informationen kann zum

Ausschluss des Bewerbers vom Verfahren führen. Dies gilt ausdrücklich auch im Falle einer Eignungsleihe

im Sinne § 47 VgV für die Eignungsleihgeber. Es müssen von allen Eignungsleihgebern die erforderlichen

Unterlagen zum Nachweis der Eignung mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden sowie die tatsächliche

Zugriffsmöglichkeit des Auftraggebers auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung

des Eignungsleihgebers nachgewiesen werden (§ 47 VgV). Im Fall der Eignungsleihe für die wirtschaftliche

und finanzielle Leistungsfähigkeit haftet auch der Eignungsleihgeber gemäß § 47 Abs. 3 VgV. Es sind folgende

Unterlagen einzureichen:

a) Handelsregisterauszug

b) Angaben zu etwaigen rechtlichen und/oder wirtschaftlichen Abhängigkeiten von anderen Unternehmen, z. B.

durch aussagekräftiges Organigramm mit allen verbundenen Unternehmen

c) Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. § 42 Abs. 1 VgV

d) Erklärung zur Einhaltung der Restriktionen gegenüber Russland

(siehe hierzu im Einzelnen Formblatt 2 und 3 des Teilnahmeantrags)

Bewerbergemeinschaften müssen die unter Ziff. III.1.1)-III.1.2) genannten Angaben und Formalitäten für jedes

Mitglied der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag vorlegen und müssen zudem mit Einreichung des

Teilnahmeantrages eine Erklärung vorlegen, in der:

— sämtliche Mitglieder der Bewerbergemeinschaft namentlich und mit Anschrift benannt sind;

— die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt wird;

— dargestellt wird, wer die Leistung der jeweiligen Leistungsbereiche im Auftragsfall tatsächlich erbringt

(Angaben zur Aufgabenteilung) und

— in der erklärt wird, dass im Auftragsfall alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften (Die Erklärung ist von allen

Mitgliedern zu unterzeichnen). Siehe im Einzelnen hierzu Formblatt 1 des Teilnahmeantrags.

Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und führen zur

Nichtberücksichtigung sämtlicher betroffener Bewerbergemeinschaften im weiteren Verfahren. Das Verbot für

Mehrfachbeteiligungen gilt nicht für Nachunternehmer. Bedient sich der Auftragnehmer bei der Erfüllung des

Auftrages und/oder zum Nachweis seiner Eignung anderer Unternehmen, müssen die unter Ziff. III.1.1)-III.1.2)

genannten Angaben und Formalitäten für jeden Nachunternehmer zusammen mit einer Verpflichtungserklärung

mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, sind die Angaben für dieses

Unternehmen entsprechend zu machen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Angaben zum Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren. Davon erwirtschafteter Umsatz mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungen (Implementierung ERP-System).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Eigenerklärung über die Anzahl der Mitarbeiter der letzten 3 Jahre (2019, 2020, 2021) mit Aufgliederung in Mitarbeiter insgesamt, Projektleiter, Teilprojektleiter, Seniorberater, Juniorberater oder vergleichbare Angaben bei anderweitige Karrierestufen.

2. Angabe und Beschreibung wenigstens eines Referenzprojekts für ein vom Bewerber erfolgreich durchgeführten, mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Vertrag zur Implementierung eines ERP-Systems im Zeitraum 2017-2022

mit folgenden Angaben:

- Bezeichnung des Projekts

- Auftragswert

- beauftragte Leistungen (Implementierung, Service, Schulung etc.) und Einsatzbereich (Branche, Fachabteilungen, Anzahl der Nutzer)

- Zeitraum der Leistungserbringung (ggf. inkl. Service und Schulung)

- Projektzeitraum für die Einführung des ERP-Systems

- Bezeichnung des Auftraggebers samt einem Ansprechpartner beim Auftraggeber mit Telefonnummer, ggf. samt Referenzschreiben

Bei Bietergemeinschaften muss die Referenz durch ein Mitglied der Gemeinschaft (d. h. nicht durch jedes

einzelne Mitglied) erbracht worden sein.

Mindeststandards:

Mindestens eine Referenz für die Erbringung von vergleichbaren Leistungen für einen Auftraggeber mit vergleichbarem Umfang und Zeitraum der Leistungserbringung.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Haftpflichtversicherung mit pauschaler Mindestdeckungssumme von wenigstens EUR 5.000.000,00

für Personen-, Sach- und Vermögensschäden bei einem, in einem Mitgliedsstaat der EU oder

eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen

Versicherungsunternehmen. Die Ersatzleistung des Versicherers muss mindestens das Zweifache der

Deckungssumme pro Jahr betragen. Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten

bleiben.

Entsprechender Versicherungsschutz ist durch Eigenerklärung gem. Bewerberformular zu bestätigen. Die

geforderte Sicherheit kann auch durch eine Eigenerklärung des Bewerbers nachgewiesen werden, mit der er

den Abschluss der geforderten Haftpflichtleistungen und Deckungsnachweise im Auftragsfall zusichert.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0025
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Nach Prüfung der Vollständigkeit und Einhaltung der Mindeststandards erfolgt die Auswahl der am besten geeigneten Bewerber anhand der eingereichten vergleichbaren Referenzen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-06-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-09-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einführung ERP-System
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität der Software
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamteindruck der Angebotspräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Kostenkriterium (Name): Anschaffungs- / Bereitstellungs- / Implementierungskosten
Kostenkriterium (Gewichtung): 20
Kostenkriterium (Name): Stundenhonorar für Berater
Kostenkriterium (Gewichtung): 5

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.deutsche-evergabe.de/dashboards/dashboard_off/B4D3C80A-4ED4-4395-BDCF-F1679F1B2698 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB
Postanschrift: Friedrichstraße 185-190
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Telefon: +49 302064190 📞
Fax: +49 30-20649021 📠
Land: Berlin 🏙️
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Zunächst findet ein Teilnahmewettbewerb statt. Sämtliche Unterlagen, die mit Ablauf der Teilnahmefrist

nach Ziff. IV.2.2) einzureichen sind, sind in dieser Bekanntmachung aufgeführt. Teilnahmeantragsformulare

stehen unter der in Ziff. I.3) benannten Internetadresse zur Verfügung. Es wird empfohlen, die vom Auftraggeber

bereitgestellten Formulare zu nutzen.

2. Die Teilnahmeanträge sind in deutscher Sprache in digitaler Form innerhalb der unter Ziffer IV.2.2)

angegebenen Teilnahmefrist an die in Ziffer 1.3) genannte Internetadresse der Deutschen eVergabe

einzureichen. Das Aktenzeichen 1/22 ist mit anzugeben.

3. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs sind die unter Ziff. III.1.1) genannten Formulare und die Entwürfe der

Ausschreibungsunterlagen digital abrufbar.

4. Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung der Teilnahmeanträge und die Teilnahme am

Vergabeverfahren findet nicht statt.

5. Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich in digitaler Form an die unter Ziffer

I.3) angegebene Internet-Adresse der Deutschen eVergabe zu richten. Die Fragen sind spätestens bis 5

Kalendertage vor dem Ablauf der Teilnahmefrist zu stellen. Sie sollen möglichst frühzeitig gestellt werden. Die

Antworten auf Fragen sind in digitaler Form aus der Datenbank der Deutschen eVergabe (gem. Ziffer I.3))

abrufbar.

6. Enthalten die Bewerberinformationen oder die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers

Unklarheiten, die eine Teilnahme erschweren oder die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der

Bewerber den Auftraggeber umgehend darauf hinzuweisen. Weiterhin hat der Bewerber den Auftraggeber auf

eventuell bestehende Widersprüche in den Vergabeunterlagen und auf Unvollständigkeit der ausgeschriebenen

Lieferungen und Leistungen unverzüglich aufmerksam zu machen. Die Hinweise sind in digitaler Form an

die unter Ziffer I.3) angegebene Internet-Adresse der Deutschen eVergabe zu richten. Antwortschreiben und

Hinweise des Auftraggebers, die Ausschreibungsunterlagen ergänzen, präzisieren oder abändern, gehen den

Ausschreibungsunterlagen vor. Die den Bewerbern bzw. Bietern im Verlauf dieses Verfahrens erteilten weiteren

Informationen (Antworten des Auftraggebers auf Fragen der Bewerber/Bieter, sonstige schriftliche Hinweise)

sind ebenso wie die Ausschreibungsunterlagen bei der Erstellung des Teilnahmeantrages und des Angebotes

zugrunde zu legen.

7. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Erklärungen und Nachweise zum Teilnahmeantrag in

entsprechender Anwendung des § 56 Abs. 2 und 3 VgV nachzufordern. Es besteht kein Anspruch der Bewerber

auf Nachforderung und kein Anspruch auf Rücksendung der Unterlagen.

8. Das detaillierte Leistungsverzeichnis wird den Bietern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs und Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung (§ 41 Abs. 4 SektVO) zur Verfügung gestellt, da das Leistungsverzeichnis vertrauliche Informationen / Betriebsgeheimnisse beinhaltet.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-90138316 📞
E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de 📧
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.

(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Quelle: OJS 2022/S 099-275420 (2022-05-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-09-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gesamtwert des Auftrags: 929 067 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postleitzahl: 22307
Postort: Berlin
Kontakt
Fax: +49 3020649092 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-09-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-10-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 191-542268
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 099-275420
ABl. S-Ausgabe: 191

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Fernheizwerk Neukölln AG plant die Einführung eines Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systems.Das Ziel besteht in der effizienten Digitalisierung der in der Leistungsbeschreibung benannten Prozesse. Das ERP-System muss ein bewährtes, bis auf Objektebene ausprägbares Berechtigungssystem beinhalten. Alle

Daten und Informationen müssen revisionssicher archivierbar sein. Das ERP-System muss über ein komplett integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügen, in welchem zukünftig auch Dokumente, die

nicht im ERP-System generiert werden, verwaltet werden können. Das ERP-System muss über ein komplett integriertes Vertragsmanagementsystem (VMS) verfügen, in welchem zukünftig auch Verträge, die nicht im ERP-System generiert werden, verwaltet werden können.Das ERP-System muss in der Lage sein, alle Daten und Inhalte DSGVO-konform zu verwalten. Eine Einbindung von Drittsoftware/ Partnerprodukten zur Umsetzung der gewünschten Prozesse und Funktionalitäten durch den Auftragnehmer ist möglich. FHW wünscht aber eine möglichst hohe Anzahl von Eigensoftwarekomponenten.Zum 01.01.2023 müssen mindestens 2 Funktionalitäten produktiv gehen: Die "Finanzbuchführung" und das "Bestellwesen". Bis zum Ende des ersten Quartals 2023 müssen die Funktionalitäten "Verbrauchsabrechnung" und die "Anlagenbuchhaltung" "live gehen". Die weiteren gewünschten, in der Leistungsbeschreibung und dem Leistungsverzeichnis aufgezeigten, Funktionalitäten sind bis zum 31.12.2023 umzusetzen. Es sind Schulung durchzuführen und Pflege- und Supportleistungen zu übernehmen. Bei Nutzung von Drittsoftware schließt der Auftraggeber einen gesonderten Support- und Pflegevertrag.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Weigandufer 49 12059 Berlin

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Einführung ERP-System

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-08-30 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Leinemann & Partner Rechtsanwälte mbB

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30-90138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Quelle: OJS 2022/S 191-542268 (2022-09-29)

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