Beschreibung der Beschaffung
Mit der Einführung eines Zentralen Outputmanagements soll die Digitalisierung der Stadtverwaltung vorangetrieben, Mitarbeiter*innen entlastet und Arbeitsabläufe optimiert werden.
Insbesondere für die Mitarbeiter*innen die mit eAkten arbeiten, soll sich durch die Nachverfolgbarkeit von Sendungen und dem Druck über die Stadtdruckerei ein durchgehender digitaler Prozess bieten, der in das DMS eingebunden werden kann.
Darüber hinaus unterstützt das ZOM folgende weitere Ziele:
- Ein einheitliches Tool für die Mitarbeiter*innen,
um verschiedene Ausgangs-/
Informationskanäle für Bürger*innen
ansprechen zu können
- Weniger IT-Kompetenz notwendig, da nur
noch ein System bedient werden muss
o Kaum Zeitverlust, da nicht zwischen den
Systemen gewechselt werden muss
o Portooptimierung und Papiereinsparung z.B.
durch die spätere Zusammenführung von
Sendungen und Auswahl der optimalen
Umschlaggröße
- Kostenersparnis durch die digitalen
Sendungsoptionen anstelle des Ausdrucks und
postalischen Versands
- Einsparung von Drucker- und Faxgeräten an
den Arbeitsplätzen
- Zeiteinsparung für die Sachbearbeiter*innen,
da das Falten, Kuvertieren und Versenden von
Post am Arbeitsplatz entfallen
- Zeitersparnis, da Briefe nicht mehr aus den
Fachbereichen in die Zentrale Poststelle im
Rathaus transportiert werden müssen, ehe der
Versand erfolgt.
- Verringerung von Postrückläufern aufgrund
von fehlerhaften Adressen durch einen
Abgleich mit einem Straßenverzeichnis im
ZOM und Vermeidung von Adressen
außerhalb des Adressfensters
- Höhere Auslastung der Stadtdruckerei
- Einführung eines fachbereichs- und
fachverfahrensübergreifenden Druckstandards
(Hardware, Software und Datenströme)
- Schaffung von Druckmöglichkeiten für die
Mitarbeiter*innen im HomeOffice
- Bessere Nachverfolgbarkeit von ausgehenden
Sendungen
o Erkennbarkeit für die Anwender*innen, wann
die Sendung tatsächlich versandt wurde
o Berechnung von Fristen
o Nachvollziehbarkeit von Fehlern bei der
Nichtzustellung von Sendungen.
Strategische Möglichkeit über eine Mandantenfähigkeit das ZOM auch für Beteiligungsunternehmen / Konzerngesellschaften einsetzen zu können.
Sämtliche Anforderungen an die ZOM-Lösung sind der beiliegenden Allgemeinen Leistungsbeschreibung (ALB) zu entnehmen.