Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM)

Essener Systemhaus

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-08-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-07-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• SET GmbH

Wer?

• Essener Systemhaus

Wie?

Wo?

• Düsseldorf › Essen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-07-08	Auftragsbekanntmachung
2022-12-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-07-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 2022-01
Kurze Beschreibung: Einführung eines Zentralen Outputmanagements (ZOM)
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket mit Druckdienstprogrammen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Essener Systemhaus
Postanschrift: Kruppstr. 82-100
Postleitzahl: 45145
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: https://www.esh-essen.de 🌏
E-Mail: einkauf@esh.essen.de 📧
URL der Dokumente: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYYYH/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYYYH 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-08 📅
Einreichungsfrist: 2022-08-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-13 📅
Datum des Beginns: 2023-01-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 133-378659
ABl. S-Ausgabe: 133
Zusätzliche Informationen

Es ist eine verifizierende vierwöchige Teststellung vorgesehen. Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 05.08.2022, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen. Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYYYH

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Mit der Einführung eines Zentralen Outputmanagements soll die Digitalisierung der Stadtverwaltung vorangetrieben, Mitarbeiter*innen entlastet und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Insbesondere für die Mitarbeiter*innen die mit eAkten arbeiten, soll sich durch die Nachverfolgbarkeit von Sendungen und dem Druck über die Stadtdruckerei ein durchgehender digitaler Prozess bieten, der in das DMS eingebunden werden kann.

Darüber hinaus unterstützt das ZOM folgende weitere Ziele:

- Ein einheitliches Tool für die Mitarbeiter*innen,

um verschiedene Ausgangs-/

Informationskanäle für Bürger*innen

ansprechen zu können

- Weniger IT-Kompetenz notwendig, da nur

noch ein System bedient werden muss

o Kaum Zeitverlust, da nicht zwischen den

Systemen gewechselt werden muss

o Portooptimierung und Papiereinsparung z.B.

durch die spätere Zusammenführung von

Sendungen und Auswahl der optimalen

Umschlaggröße

- Kostenersparnis durch die digitalen

Sendungsoptionen anstelle des Ausdrucks und

postalischen Versands

- Einsparung von Drucker- und Faxgeräten an

den Arbeitsplätzen

- Zeiteinsparung für die Sachbearbeiter*innen,

da das Falten, Kuvertieren und Versenden von

Post am Arbeitsplatz entfallen

- Zeitersparnis, da Briefe nicht mehr aus den

Fachbereichen in die Zentrale Poststelle im

Rathaus transportiert werden müssen, ehe der

Versand erfolgt.

- Verringerung von Postrückläufern aufgrund

von fehlerhaften Adressen durch einen

Abgleich mit einem Straßenverzeichnis im

ZOM und Vermeidung von Adressen

außerhalb des Adressfensters

- Höhere Auslastung der Stadtdruckerei

- Einführung eines fachbereichs- und

fachverfahrensübergreifenden Druckstandards

(Hardware, Software und Datenströme)

- Schaffung von Druckmöglichkeiten für die

Mitarbeiter*innen im HomeOffice

- Bessere Nachverfolgbarkeit von ausgehenden

Sendungen

o Erkennbarkeit für die Anwender*innen, wann

die Sendung tatsächlich versandt wurde

o Berechnung von Fristen

o Nachvollziehbarkeit von Fehlern bei der

Nichtzustellung von Sendungen.

Strategische Möglichkeit über eine Mandantenfähigkeit das ZOM auch für Beteiligungsunternehmen / Konzerngesellschaften einsetzen zu können.

Sämtliche Anforderungen an die ZOM-Lösung sind der beiliegenden Allgemeinen Leistungsbeschreibung (ALB) zu entnehmen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Essener Systemhaus Kruppstr. 82-100 45145 Essen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Gefordert ist die unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bieter seine Verpflichtung zur Zahlung von Abgaben und Steuern gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Hierfür ist das Formular Zuverlässigkeit zu verwenden, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Vergabestelle behält sich vor, vor Beauftragung eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Behörde zu verlangen.

Die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bieter bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- bestehende, aktuell gültige Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Bereitschaft zum Abschluss im Auftragsfall

Mindeststandards:

Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung. Die Haftpflichtdeckungshöhe sollte mindestens zusammen 1 Millionen EUR für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr betragen. Sofern dies nicht gegeben ist, ist vom Bieter eine Eigenerklärung vorzulegen, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung unverzüglich und noch vor Zuschlagerteilung abzuschließen und den Nachweis über einen entsprechenden Abschluss im Auftragsfalle auf Anforderung der Auftraggeberin innerhalb von 5 Kalendertagen vor-zulegen. Diese Eigenerklärung kann formlos erfolgen und ist dem Angebot beizufügen. Ihr ist außerdem die Erklärung eines Versicherers (in unbeglaubigter Kopie) beizufügen, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein "Produkthaftpflichtversicherung" beinhalten.

Die Versicherung ist über die gesamte Laufzeit des Vertrages vorzuhalten. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

- Referenzen (Formular Referenzen)

- Mitarbeiteranzahl (formlose Erklärung)

- Projekt- und Implementierungserfahrung bzgl. der angebotenen ZOM-Lösung (Formular Projektteam)

- Kerngeschäft des*r Bieters*in (formlose Erklärung)

- Qualifikationsbenennung der Mitarbeiter*innen (Formular Projektteam)

Mindeststandards:

Gefordert ist, dass Anbietende die Softwarelösung mit zentralem Druck und Kuvertierung zum Stichtag 01.07.2022 produktiv in drei Großstädten (mind. 100.000 Einwohner) in der Kommunalverwaltung einsetzt. Hinweis: Privatwirtschaftliche Unternehmen, Vereine, Kirchen, Gewerkschaften, Krankenhäuser, kommunale Gesellschaften (mit Ausnahme von IT-Rechenzentren) wie bspw. Stadtwerke, Entsorgungs- und Verkehrsbetriebe, Messegesellschaften, Flughäfen, Hafenbetriebe, Wohnungsbaugesellschaften; Rettungs- und Hilfsdienste (THW, DRK, etc.), die Bundeswehr, Polizei, Feuerwehr oder andere Organisationen werden als Referenz grds. nicht anerkannt!

Zur Darstellung der Referenzen ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formular "Referenzen" zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Angaben des Bieters bei dem jeweiligen Referenzauftraggeber vor.

Der*die Bieter*in hat eine Projekt- und Implementierungserfahrung mit der in dieser Ausschreibung angebotenen ZOM-Lösung von mindestens drei vollständigen Kalenderjahren (Formular Projektteam).

Die für das Projekt vorgesehenen Mitarbeiter*innen des*r Auftragnehmers*in, einschließlich der Projektleitung und ihrer Vertretung sind verbindlich zu benennen und ihre Qualifikation ist in geeigneter Form nachzuweisen (siehe Formular Projektteam).

Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeiter*innen beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher in Wort und Schrift, dies entspricht Niveaustufe C1 - Fachkundige Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER).

Bei der angebotenen ZOM-Lösung handelt es sich um ein Kerngeschäftsfeld des Unternehmens (formlose Erklärung).

Der Bieter hat mind. 5 Vollzeitbeschäftigte. Die Höhe der Mitarbeiterzahl gibt Auskunft über die personelle Leistungsfähigkeit des ZOM-Anbieters (formlose Erklärung).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-12-16 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-08-26 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Die Öffnung erfolgt elektronisch über den Vergabemarktplatz.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.vergabe.metropoleruhr.de/VMPSatellite/notice/CXS0YEGYYYH/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Es ist eine verifizierende vierwöchige Teststellung vorgesehen.

Technische, kaufmännische und rechtliche Fragen, die diese Ausschreibung betreffen, sind spätestens bis zum 05.08.2022, 11:00 Uhr, ausschließlich über den Vergabemarktplatz zu stellen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYYYH

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 133-378659 (2022-07-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-12-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-12-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-12-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 236-680363
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 133-378659
ABl. S-Ausgabe: 236
Zusätzliche Informationen

Der unter II.1.7 und V.2.4 angegebene Gesamtwert der Beschaffung ist fiktiv. Die tatsächlichen Werte werden nicht bekannt gegeben. Dem stehen die Gründe aus § 39 Abs. 6 VgV entgegen. Insbesondere würde eine Veröffentlichung den berechtigten geschäftlichen Interessen der Unternehmen schaden sowie den lauteren Wettbewerb zwischen den Unternehmen beeinträchtigen. Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYW8YW58EF

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Preis
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-02 📅
Name: SET GmbH
Postanschrift: Rühmkorffstr. 5
Postort: Hannover
Postleitzahl: 30163
Land: Deutschland 🇩🇪
Region Hannover 🏙️
Internetadresse: http://set.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der unter II.1.7 und V.2.4 angegebene Gesamtwert der Beschaffung ist fiktiv. Die tatsächlichen Werte werden nicht bekannt gegeben. Dem stehen die Gründe aus § 39 Abs. 6 VgV entgegen.

Insbesondere würde eine Veröffentlichung den berechtigten geschäftlichen Interessen der Unternehmen schaden sowie den lauteren Wettbewerb zwischen den Unternehmen beeinträchtigen.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YEGYW8YW58EF

Quelle: OJS 2022/S 236-680363 (2022-12-02)

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