Einführung und Betreuung eines Enterprise Agile Planning Tools Atlassian JIRA und Confluence

Beschreibung der Beschaffung

Der Vertrag soll über eine Mindestvertragslaufzeit von 2 Jahren mit der zusätzlichen Option die Vertragsdauer dreimalig um jeweils 2 Jahre zu verlängern. Der Rahmenvertrag soll jeweils maximal 1.000 Lizenzen für die Produkte JIRA,Access & Confluence (BVG weiter Einsatz) abgeschlossen werden und die Möglichkeit einer gestaffelten Abnahme von Lizenzen bieten. Somit kann eine gewisse Flexibilität gewährleistet werden, da der finale Bedarf noch nicht abgeschätzt werden kann. Darüber hinaus werden für die Einrichtung von Arbeitsbereichen, die Zuweisung von Lizenzen als auch gerne Weiterentwicklung/Ausprägung der Zusammenarbeitsumgebung Unterstützungsleistungen benötigt. Die BVG schätzt den Aufwand auf bis zu 90 PT/Jahr über die gesamte Laufzeit von 8 Jahren.

Beschreibung der Verlängerungen

1. Verlängerungsoption: 01.11.2024 - 31.10.2026 (Änderungen vorbehalten).
2. Verlängerungsoption: 01.11.2026 - 31.10.2028 (Änderungen vorbehalten).
3. Verlängerungsoption: 01.11.2028 - 31.10.2030 (Änderungen vorbehalten).

Beschreibung der Optionen

Grundlaufzeit: Jahre 1-2
Verlängerungsoption 1: Jahre 3-4
Verlängerungsoption 2: Jahre 5-6
Verlängerungsoption 3: Jahre 7-8
Erweiterter Support / Hotline für Mindestvertragslaufzeit 2 - Jahre,
innerhalb der Servicezeiten gemäß Leistungsverzeichnis

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Für die Eignungsprüfung hat der Bieter/Bewerber für sich und ggf. für Nachunternehmer seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit nachzuweisen.
Das Formblatt (Eigenerklärungen zur Eignung) liegt den Vergabeunterlagen bei.
Auf Verlangen des Auftraggebers sind die Eigenerklärungen durch Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen. Eigenerklärung:
- zum Korruptionsregister
- Angaben zur Betriebshaftpflicht-/Berufshaftpflichtversicherung
- Zur Eintragung in das Berufs-/Handelsregister
- über das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach §123, 124 GWB
- über die Zahlung von Steuern
- über die Zahlung der Beiträge an die Krankenkasse und sonstige Sozialversicherungsträger,
- zum Gewerbezentralregister
- Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft.
- dass keine schweren Verfehlungen vorliegen (Auszug gem. § 30 Abs. 5 BZRG)
- Handwerks- bzw. Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Zugehörigkeitsbescheinigung der zuständigen Industrie- und Handelskammer,
Die Erklärungen
- über Zahlung von Mindestlohn gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz(GVBl. für Berlin vom 22.07.2010, geändert mit GVBl. für Berlin vom 16.06.2012)
- über die Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz(GVBl. für Berlin vom 22.07.2010, geändert mit GVBl. für Berlin vom 16.06.2012)
- die Erklärung gemäß Frauenförderverordnung(FFV) § 1 Abs. 2
FFV
-Betriebshaftpflichtversicherung oder Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens 1.000.000,00 EUR verfügt.
sind mit dem Angebot einzureichen. Die entsprechenden Erklärungen sind den Vergabeunterlagen beigefügt.
Für Bewerber-/Bietergemeinschaften ist die Eigenerklärung von
jedem Mitglied auszufüllen, zu unterschreiben und einzureichen. Dasselbe gilt für mit dem Angebot benannte Nachunternehmer. Beabsichtigt der Bewerber/Bieter zum Nachweis seiner Eignung auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens zu verweisen (Eignungsleihe), so muss der Bewerber/Bieter eine auch für den (jeweiligen) Eignungsleihgeber eine zutreffende Eigenerklärung für dieses
Unternehmen vorlegen sowie seine tatsächliche Zugriffsmöglichkeit auf dieses Unternehmen durch Vorlage einer Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers nachweisen. Für die Verpflichtungserklärung des Eignungsleihgebers ist das in den Vergabeunterlagen enthaltene Formular "Verpflichtungserklärung" (Formblatt Eignugsleihe) zu verwenden.
Nach Ablauf der Frist zur Einsendung der Angebote wird die BVG die eingegangenen Anträge prüfen und die Eignung feststellen. Es erfolgt zunächst eine formale Prüfung (fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) sowie anschließend eine Eignungsprüfung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1.1 Mitarbeiterzahl
Benennen Sie die Gesamtzahl der Beschäftigten jeweils für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
1.2 Jahresabschluss
Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an.
1.3 Handelsregisterauskunft
Übermitteln Sie einen aktuellen Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022.
Jahresumsatz mit Atlassian Produkten
1.4 Geben Sie den Jahresumsatz für den Verkauf von Atlassian Lizenzen Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an.

1.1 Erwartet wird hierbei eine durchschnittliche Beschäftigtenzahl von jeweils mind. 50 Personen.
1.2 Erwartet wird hierbei ein durchschnittlicher Jahresumsatz von mind. 1.5 Mio. EUR.
1.3.Erwartet wird eine aktuelle Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022.
Jahresumsatz mit Atlassian Produkten
1.4 Erwartet wird hierbei ein durchschnittlicher Jahresumsatz von mind. 750.000,00 EUR.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2.1 Zertifizierung JIRA Cloud Administration
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner bereitstellen, die die Zertifizierung "Atlassian Certified Jira Cloud Administrator (ACP-120)" vorweisen können.
2.2 Zertifizierung ITIL
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner bereitstellen, die die Zertifizierung "ITIL 4 Foundation", oder höher, vorweisen können.
2.3 Zertifizierung SCRUM
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner bereitstellen, die die Zertifizierung "Certified Professional Scrum Master I (PSM I)", oder höher, vorweisen können.
2.4 Berufserfahrung Support
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner für den First-Level-Support bereitstellen, die mindestens 3 Jahre Berufserfahrung mit Atlassian Jira, Confluence und Access vorweisen können.
2.5 Berufserfahrung Solution Engineer
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner der Personalkategorie Solution Engineer bereitstellen, die mindestens 3 Jahre Berufserfahrung mit Atlassian Jira, Confluence und Access vorweisen können.
2.6 Berufserfahrung Trainer
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner der Personalkategorie "Trainer" bereitstellen, die mindestens 3 Jahre Berufserfahrung mit Atlassian Jira, Confluence und Access vorweisen können.
2.7 Berufserfahrung Entwickler
Während der Vertragslaufzeit muss der AN dem AG Ansprechpartner der Personalkategorie "Entwickler" bereitstellen, die mindestens 3 Jahre Berufserfahrung mit Atlassian Jira vorweisen können.
2.8 Referenzen Betriebsgröße
Der Bieter muss mindestens 3 Referenzen für die Weiterentwicklung & Support von JIRA und Confluence für Unternehmen mit mindestens 5.000 Mitarbeiter nachweisen.
2.9 Referenzen Schnittstelle
Unter den in Punkt 2.8 angegebenen Referenzen muss mindestens eine Referenz für die Einrichtung einer Schnittstelle zu ServiceNow oder einem vergleichbaren Produkt mittels einer RestApi oder vergleichbar erbracht werden.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

2.1 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter,welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die genannte Zertifizierung nachweisen kann.
2.2 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter,welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die genannte Zertifizierung nachweisen kann.
2.3 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter,welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die genannte Zertifizierung nachweisen kann.
2.4 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter (Support) des Systemanbietenden, welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die entsprechende Erfahrung nachweisen kann.
2.5 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter (Solution Engineer) des Systemanbietenden, welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die entsprechende Erfahrung nachweisen kann.
2.6 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter (Trainer) des Systemanbietenden, welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die entsprechende Erfahrung nachweisen kann.
2.7 Erwartet wird, dass mindestens ein Mitarbeiter (Entwickler) des Systemanbietenden, welcher während der Vertragslaufzeit dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt wird, die entsprechende Erfahrung nachweisen kann.
2.8 Erwartet wird, dass mindestens drei Referenzen für die Weiterentwicklung & Support von JIRA und Confluence für Unternehmen mit mindestens 5.000 Mitarbeiter nachgewiesen werden.
2.9 Erwartet wird, dass mindestens eine Referenz der unter 2.8 abgegebenen Referenzen, für die Einrichtung einer Schnittstelle zu ServiceNow oder einem vergleichbaren Produkt mittels einer RestApi oder vergleichbar, nachgewiesen werden kann.

Allgemeine Verfahrenshinweise zum Vergabeverfahren
"Einführung und Betreuung eines Enterprise Agile Planning Tools (Atlassian Jira und Confluence)"
1. Übersicht über den Ablauf des offenen Verfahrens mit Teststellung
Nachfolgende Bestimmungen regeln den Verfahrensablauf bis zu dem Zeitpunkt des Zuschlags.
Die Vergabe wird im Rahmen eines Offenen Verfahrens durchgeführt.
1.1 Ablaufbeschreibung
1.1.1 Mit der Veröffentlichung der Bekanntmachung beginnt das Vergabeverfahren "Einführung und Betreuung eines Enterprise Agile Planning Tools (Atlassian Jira und Confluence)" im Rahmen der Vergabeart "offenes Verfahren".
Seit dem 18. Oktober 2018 besteht für öffentliche Auftraggeber die Pflicht zur E-Vergabe, d.h. Auftraggeber dürfen seitdem Angebote und Teilnahmeanträge nur noch in elektronischer Form annehmen. Die BVG setzt hierzu den AI Vergabemanager der Administration Intelligence AG ein. Über diese Plattform wird das komplette Vergabeverfahren abgewickelt, inkl. Bieterfragen und deren Beantwortung.
Nach Registrierung und Download des AI Bietercockpits ist es den Bietern möglich, die vom AG veröffentlichten Unterlagen herunterzuladen bzw. die eigenen Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen. Entsprechend §41 Abs. 1 SektVO können die Bewerber bereits ab der Bekanntmachung sämtliche Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt unter dem unter Punkt I.3 der Bekanntmachung genannten Link abrufen.
1.1.2 Bei dem veröffentlichen Vergabeverfahren handelt es sich um ein offenes Verfahren nach entsprechender Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Das vorliegende offene Verfahren ist ein einstufiges Verfahren.
Nach Eingang der Angebote werden diese anhand der veröffentlichten Kriterien geprüft und bewertet.

1.1.3 Der Bewerber muss anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine grundlegende Eignung zur Ausführung der ausgelobten Leistung nachweisen. Hierzu sind die in den Vergabeunterlagen gestellten Fragen zu beantworten und ggf. entsprechende Unterlagen hochzuladen. Dies erfolgt vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen. Folgende Unterlagen müssen vom Bieter eingereicht werden:
• Eigenerklärung zur Eignung für EU-Vergaben: Das Formblatt mit den
Erklärungen ist auszufüllen und zu unterzeichnen. Für die geforderten
Referenzen gemäß Eignungsmatrix ist das Dokument zu vervielfältigen und für jede Referenz einzeln auszufüllen.
• Eignungsmatrix inklusive Referenzen (Vgl.1.1.4))
Erfüllung aller mit Bewertungskriterium (BK) = M (Musskriterium)
gekennzeichneten Anforderungen sind Vorrausetzung für eine positve Eignung. Gemäß Eignungsmatrix geforderte Dokumente (z.B. Zertifizierungen) sind ebenfalls einzureichen.
• Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Formblatt: auszufüllen und zu
unterzeichnen, wenn eine Eignungsleihe vorliegt
• Formblatt Nachunternehmer Formblatt: auszufüllen und zu
Unterzeichnen (falls keine Nachunternehmen für die Erfüllung des Auftragen beabsichtigt werden, muss dies explizit in der Unterlage vermerkt werden), für Nachunternehmer ist die gesonderte Version der Eigenerklärung ebenfalls auszufüllen und zu unterzeichnen
• Erklärung Bewerbergemeinschaft, auszufüllen und zu unterzeichnen, wenn eine Bewerbergemeinschaft vorliegt
• Erklärung zur Frauenförderbogen, auszufüllen und zu unterzeichnen,
(Frauenförderbogen)
• Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2022
Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.
1.1.4 Die Mindestanforderungen werden im Detail in der Eignungsmatrix definiert und beschrieben. Die Nichterfüllung eines BK=M-Kriteriums führt zum Ausschluss. Der Bewerber verfügt über eine Betriebshaftpflichtversicherung oder Berufshaftpflicht in Höhe von mindestens 1.500.000,00 EUR.
1.1.5 Referenzen des Bieters
Eignung Für die Eignungsprüfung werden die in Abbildung 1 genannten Unterlagen herangezogen. Zum Nachweis der Eignung sind u.a. die o.g., Referenzen vorzulegen. Der Bieter muss mindestens 3 Referenzen für die Weiterentwicklung & Support von JIRA und Confluence für Unternehmen mit mindestens 5.000 Mitarbeiter nachweisen. Unter den in Punkt 2.8 der Eignungsmatrix angegebenen Referenzen muss mindestens eine Referenz für die Einrichtung einer Schnittstelle zu ServiceNow oder einem vergleichbaren Produkt mittels einer RestApi oder vergleichbar erbracht werden. Die Vorlage von drei passenden Referenzen ist eine Mindestanforderung. Zu jeder Referenz muss eine Telefonnummer des zuständigen Sachbearbeiters auf Kundenseite des Bieters aufgeführt, sowie der projektverantwortliche Mitarbeiter auf Bieterseite genannt werden. Der Bieter muss seine Rolle bei dem jeweiligen Projekt detailliert darstellen.
1.1.6 Prüfung und Wertung des Angebots
Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen der Vergabeunterlagen erfüllen. Die Angebote werden hinsichtlich:
• Vollständigkeit sowie fachlicher und rechnerischer Richtigkeit
• Eignung
• der Angemessenheit des Preises sowie
• der Wirtschaftlichkeit
geprüft und bewertet.
1.1.7 Jeder Bieter darf nur ein Angebot einreichen. Hierbei handelt es sich um ein verbindliches und nicht mehr veränderbares Angebot. Berichtigungen oder Änderungen der bereits eingereichten Angebote können bis zum Ende der Angebotsfrist vorgenommen werden. Hierzu ist das bereits eingereichte Angebot über die E-Vergabeplattform zurückzuziehen und ein neues Angebot einzureichen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist darf das Angebot zurückgenommen werden.
1.1.8 Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien erteilt.
1.1.9 Der Auftraggeber behält sich ferner vor, nach pflichtgemäßem Ermessen alle Bieter diskriminierungsfrei erneut zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufzufordern (Zurückversetzung), wenn dadurch eine ansonsten erforderliche Aufhebung des Vergabeverfahrens vermieden werden kann.
2. Termine
Der Auftraggeber veröffentlicht dieses Dokument bereits bei Einleitung des Vergabeverfahrens. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, bereits an dieser Stelle verbindliche Termine mitzuteilen. Alle für die Systemanbietenden relevanten Termine werden den Systemanbietenden rechtzeitig über den AI Vergabemanager mitgeteilt. Der Auftraggeber wird hierbei angemessene Fristen für die Erstellung der Angebote festsetzen. Nachfolgende definierte Fristen geben nur den zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung bestehenden Zeitplan wieder.
• Aufforderung zur Angebotsabgabe: 26.07.2022 (Änderungen vorbehalten).
• Frist zur Abgabe des Angebotes inkl. der o.g. Unterlagen: 16.08.2022, 10:00 Uhr
• Einreichen von Bieterfragen: spätestens bis zum 15.08.2022 (Änderungen vorbehalten).
• Bindefrist: 18.11.2022 (Änderungen vorbehalten).
• Mitteilungen nach § 134 Absatz 1 GWB: voraussichtlich 07.10.2022 (Änderungen vorbehalten).
• Zuschlagserteilung: voraussichtlich 18.11.2022 (Änderungen vorbehalten).
• Vertragslaufzeit (geplant): 01.11.2022 - 31.10.2024 (Änderungen vorbehalten).
• 1. Verlängerungsoption: 01.11.2024 - 31.10.2026 (Änderungen vorbehalten).
• 2. Verlängerungsoption: 01.11.2026 - 31.10.2028 (Änderungen vorbehalten).
• 3. Verlängerungsoption: 01.11.2028 - 31.10.2030 (Änderungen vorbehalten).
Wartungszeitraum 24 Monate (geplant November 2022 bis Oktober 2024),
optional mit Verlängerung um 3x weitere 24 Monate (ggf. bis Oktober 2030).
3. Verfahrensregelungen
3.1 Konkretisierung und Änderung von Verfahrensregelungen
Das offene Verfahren wird nach den Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Sektorenverordnung (SektVo) durchgeführt.
Der Auftraggeber behält sich vor, die hier bekanntgemachten Verfahrensregelungen in transparenter und alle Bieter gleich behandelnder Weise zu konkretisieren bzw. zu ändern, wenn der Verlauf des Verfahrens dies erfordert. Derartige Maßnahmen werden den Bieter umgehend durch eine Verfahrensverfügung mitgeteilt.
3.2 Veränderungen in der Bieterstruktur
Die Bieter haben ihre Eignung für die Beauftragung nachgewiesen. Nachträgliche Veränderungen in der Bieterstruktur sind unzulässig und führen im Regelfall zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
3.3 Bieterfragen
Die Bieter können im Vorfeld zur Einreichung des Angebots Bieterfragen stellen. Die Bieterfragen können ausschließlich über das Bietercockpit des AI Vergabemanagers gestellt werden.
Die Antworten auf die Bieterfragen werden den Bietern ebenso nur über den AI Vergabemanager mitgeteilt.
Auch die Fragestellung selbst wird vom Auftraggeber auf der Vergabeplattform AI veröffentlicht. Es wird daher gebeten, die Bieterfragen so zu formulieren, dass sie keinerlei Rückschlüsse auf die Identität des Fragestellers zulassen.
Der späteste Termin für die Einreichung von Bieterfragen ist der 15.08.2022, 10:00 Uhr.
3.4 Entwurf des Vertrages
Mit den Vergabeunterlagen hat der Auftraggeber den Entwurf eines Vertrages elektronisch bereitgestellt. Dem Angebot der Bieter ist dieser bereitgestellte Vertragsentwurf unverändert zu Grunde zu legen. Eigenmächtige Änderungen des Vertragsentwurfs durch die Bieter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Sollte der Vertragsentwurf geändert werden, wird die Änderungsfassung einheitlich zur Grundlage für die verbindlichen Angebote der Bieter gemacht.
Andernfalls beziehen sich die verbindlichen Angebote auf den Vertragsentwurf, der bereits vorliegt.
3.5 Verwendung der Formblätter
Die Bieter werden verpflichtet, die vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter für die elektronische Abgabe des Angebots zu verwenden. Änderungen an den vorgedruckten Inhalten der Formblätter sind unzulässig und führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Änderungen des Bieters an seinen eigenen Eintragungen müssen eindeutig sein.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.