Entwicklung und Umsetzung einer Aktivierungskampagne für den Bayerischen Jugendring (BJR)

Bayerischer Jugendring K.d.ö.R.

Entwicklung und Umsetzung einer Aktivierungskampagne 2022/23 für Jugendarbeit inkl.
- Beteiligungskonzept für Partner
- Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-05-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-03-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Best Friend Agentur für Kommunikation GmbH

Wer?

• Bayerischer Jugendring K.d.ö.R.

Wie?

• Werbedienste › Werbekampagnen

Wo?

• Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-03-28	Auftragsbekanntmachung
2022-04-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2022-07-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-03-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbe- und Marketingdienstleistungen
Referenznummer: 2022-004-2-2-2
Kurze Beschreibung:

Entwicklung und Umsetzung einer Aktivierungskampagne 2022/23 für Jugendarbeit inkl. - Beteiligungskonzept für Partner - Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbe- und Marketingdienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Werbekampagnen 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bayerischer Jugendring K.d.ö.R.
Postanschrift: Herzog-Heinrich-Straße 7
Postleitzahl: 80336
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.bjr.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@bjr.de 📧
Telefon: +49 895145812 📞
Fax: +49 895145884 📠
URL der Dokumente: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=240446 🌏
URL der Teilnahme: https://www.staatsanzeiger-eservices.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-03-28 📅
Einreichungsfrist: 2022-05-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 065-170365
ABl. S-Ausgabe: 65
Zusätzliche Informationen

(1) Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV); (2) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet der Auftraggeber die Online-Plattform www.staatsanzeiger-eservice.de Die zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o. g. Link dort abzurufen; (3) Die Teilnahmeanträge sowie etwaige Angebote können ausschließlich elektronisch über die Online-Plattform abgegeben werden. Näheres hierzu ergibt sich aus den Hinweisen für den Teilnahmeantrag; (4) Die unter Ziffer 3.1.1) (Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind im Falle des Angebots einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die sonstigen unter Ziffer 3.1.3) (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) geforderten Eignungsnachweise können von den Mitgliedern einer Bietergemeinschaft gemeinsam erbracht werden. Die unter Ziffer 3.1.3) (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) genannten Eignungsnachweise sind dabei jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Entwicklung und Umsetzung einer Aktivierungskampagne 2022/23 für Jugendarbeit inkl.

- Beteiligungskonzept für Partner

- Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen

Geschätzter Gesamtwert: 1 375 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Der Bayerische Jugendring K.d.ö.R. (BJR) plant eine Aktivierungskampagne inkl. Mediastrategie, -planung und -einkauf sowie Beteiligungskonzept und Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen.

Ziel dieser Kampagne ist es, die Teilnahme von Kindern und Jugendlichen an den Angeboten der Jugendringe in Bayern zu erhöhen, sowie junge Menschen zu bestärken und zu motivieren, sich ehrenamtlich in der Jugendarbeit in Bayern zu engagieren.

Im Rahmen dieser Ausschreibung sucht der Auftraggeber einen Auftragnehmer, der im Kern die Leistungen einer Kreativ- und Mediaagentur erbringt.

Bezüglich der Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 375 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: optional, bei Notwendigkeit um ein Jahr

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats der Bewerber:innen/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft (nicht älter als 3 Monate vom Tag der Teilnahmefrist gerechnet). Bewerber mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.

2. Eigenerklärung, dass keiner der in §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) genannten Ausschlussgründe vorliegt. Bezüglich der weiteren Einzelheiten wird auf Anlage A2 der Vergabeunterlagen verwiesen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Nachweis Umsatzzahlen der letzten 3 Jahre
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Direkter Link zur Eigenerklärung -- siehe Link https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekEigenUrl?z_param=240446

1. Angabe der Vollbeschäftigungseinheiten der Bewerber:innen in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren sowie zum Stichtag 01.01.2022.

2. Kernteam, Ressourcen und Kompetenzen allgemein; es wir auf die Vergabeunterlagen Phase 1 Anlagen Anlage A0 verwiesen.

2.1 Es ist ein Kernteam zu benennen, welches für die Leistungserbringung vorgesehen ist und mindestens die folgenden Abteilungen einschließt: eine:n gesamtverantwortliche:n Projektmanager:in, eine:n verantwortliche:n Strategin:Strategen, eine:n verantwortliche:n Mediastrategin:Mediastrategen sowie eine:n verantwortliche:n Kreative:n

2.1.1 Kernteam / Qualifikation und Erfahrung: Für alle leitenden Kernteammitglieder sind jeweils mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Bereichen, die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbar sind, nachzuweisen.

2.1.2 Kernteam / Referenz-Projekt: Mindestens eines der genannten Kernteammitglieder soll jeweils an der Durchführung der eingereichten Referenzprojekte in der jeweils zu besetzenden Position, aus dem das Vorhandensein ihres notwendigen Fachwissens abgeleitet werden kann, nachgewiesen werden.

2.1.3 Kernteam / Zusammenarbeit: Darüber hinaus sind die Erfahrungen des Kernteams in der gemeinsamen Bearbeitung von Projekten in leitender Funktion darzustellen.

2.1.4 Kernteam / Zeitbudget: Die geplanten FTE sind darzustellen

2.2 Organisatorisch:

2.2.1 Anzahl der aktuell festangestellten Mitarbeiter (FTE) nach Fachbereichen

2.2.2 Generelle Arbeitsweise, Standardprozess, allgemeine Strukturen und Arbeitsinstrumente inkl. Qualitätsmanagement-Maßnahmen

2.3 Allgemeine Agenturkompetenzen

2.3.1 Leistungsschwerpunkte/-portfolio

2.3.2 Kundenreferenzen mit Angaben zu Aufgabenbereichen

2.3.3 Kenntnisse um den Freistaat Bayern mit Blick auf Kultur, Gesellschaft, Jugend, Medien

3. Referenzen der Bewerber:innen: Mindestanforderungen:

Es sind mindestens drei Referenzen über früher ausgeführte Leistungen nachzuweisen, die nach Art, Verwendungszweck und Umfang mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind. Bei jeder Referenz muss mindestens eine Person des für die Auftragsausführung benannten Kernteams eine leitende Funktion gehabt haben, andernfalls wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Es ist jeweils mindestens eine Referenz, mit der erbrachte Leistungen in den folgenden Kategorien nachgewiesen werden, vorzulegen, andernfalls wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen:

3.1 Referenzbeispiel 1 Strategieentwicklung und kreative Umsetzung im Rahmen einer integrierten Kampagne:

Bei dem Referenzprojekt muss es sich um die Entwicklung eines Kampagnenkonzepts handeln, welches innerhalb der letzten drei Jahre erbracht wurde, welches mit dem Ausschreibungsgegenstand hinsichtlich der Art und dem Umfang vergleichbar ist. Das bedeutet, dass es sich um eine aufmerksamkeitsstarke Kampagne handelt, die eine Aktivierung und Involvierung in relevanter Zielgruppe schaffte und integriert über mehrere Kanalarten / Mediengattungen (klassisch, digital) gespielt wurde.

Nach der Prüfung, ob die Referenz die eben genannten Mindestanforderungen erfüllt, wird sie anhand der folgenden Angaben der Bewerber:innen bewertet:

Die Ausgangssituation und Zielstellung des Referenzprojektes sind zu beschreiben. Der Prozess, welcher der Strategieentwicklung zugrunde liegt, ist darzustellen. Die konkreten Empfehlungen / Maßnahmen der Bewerber:innen aus den Zielen sind abzuleiten und zu benennen.

Anhand des Referenzprojektes ist nachzuweisen, dass eine kreative Leitidee aus der Strategie hergeleitet und konkrete Werbemittel kreativ umgesetzt wurden. Dies ist anhand von mindestens drei Beispielen, wie Online-Werbemittel, Print-, OOH-Anzeigen zu belegen.

Anhand des Referenzprojektes ist darzustellen, welche Kanalarten / Mediengattungen (mindestens zwei inkl. konkreten Beispielen) im Rahmen der Kampagne eingesetzt wurden und weshalb sie für die Ansprache und die Erreichung der Zielgruppen sinnvoll sind. Es ist zu begründen, weshalb sie gut die Zielgruppen anspricht und erreicht. Nachweis der Zielerreichung an Hand von spezifischen Messzahlen.

Zusätzlich ist nachzuweisen, dass zusätzliche Multiplikatoren zur Erzeugung organischer Reichweite (bspw. Nutzung viraler Effekte, Social Media, unabhängige PR und positive Medienberichterstattung) gewonnen werden konnten.

3.2 Referenzbeispiel 2: Fachliche Kompetenz anhand von einem Referenzbeispiel zum Aufgabenbereich Mediastrategie, -planung und -einkauf sowie Medienpartnerschaften aus den letzten 3 Jahren inkl. Hintergrund / Strategie, Konzept- und Planungsansatz, Erfolg/Ergebnis inkl. Medienpartnerschaften.

3.3 Referenzbeispiel 3 Leistungen zur Entwicklung und Umsetzung von Beteiligungskonzepten für Partner:

Ein drittes Referenzprojekt, ebenfalls innerhalb der letzten drei Jahre erbracht, muss die Entwicklung und Umsetzung eines kreativen und innovativen Beteiligungskonzeptes inkl. Ansprache und Gewinnung von möglichen (lokalen) Partnern betreffen. Nach der Prüfung, ob die Referenz die eben genannten Mindestanforderungen erfüllt, wird sie anhand der folgenden Angaben der Bewerber:innen bewertet:

Anhand des Referenzprojektes wird nachgewiesen, dass…

… das Beteiligungskonzept aus einer Strategie im Sinne der Zielstellungen abgeleitet wurde und die Auswahl der einzelnen Partner und Maßnahmen zielführend war.

… die Umsetzung des Beteiligungskonzeptes die Zielsetzung / Strategie unterstützt und dass eine Steigerung der kommunikativen Reichweite erreicht wurde. Anhand der Angaben ist der Erfolg der Partner-Maßnahmen darzustellen.

3.4 Referenzbeispiel 4 Leistungen zur Entwicklung und Umsetzung eines Ideenbaukastens für lokale Maßnahmen:

Es ist mindestens eine Referenz über ein Ableitungskonzept für Veranstaltungen aus einer bestehenden (Dach-) Kampagne darzustellen, innerhalb der letzten fünf Jahre erbracht. Bei dem Projekt muss gezeigt werden, wie bestehende Kommunikationsmaßnahmen für regionalen Veranstaltungen adaptiert werden und es muss beschrieben werden, wie die Maßnahmen inhaltlich aufeinander abgestimmt sind.

Anhand des Referenzprojektes wird nachgewiesen, dass das Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen aus einer Strategie im Sinne der Zielstellungen abgeleitet wurde und die Adaption der einzelnen Veranstaltungsmaßnahmen zielführend war.

Anhand der Angaben der Bewerber:innen wird belegt, dass die Maßnahmen der Kreativagentur und der Veranstalter im Sinne einer einheitlichen Kampagne aufeinander abgestimmt waren. Anhand der Angaben ist der Erfolg der Veranstaltungsmaßnahmen darzustellen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Laufzeit des ausgeschriebenen Agenturvertrages eine angemessene und gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall: 3.000.000,- EUR für Personen- und Sachschäden sowie 500.000,- EUR für Vermögensschäden aufrechtzuerhalten.

(2) Die Laufzeit dieses Vertrags beträgt zwei Jahre ab Vertragsbeginn. Der:die Auftragnehmer:in kann diesen Vertrag nur aus wichtigem Grund kündigen. Eine Teilkündigung ist ausgeschlossen. Der Auftraggeber kann den Vertrag aus wichtigem Grund sowie insbesondere nach § 8 VOL/B kündigen. Weitere Kündigungsgründe für den Auftraggeber sind insbesondere die Verletzung von Datenschutz- und Vertraulichkeitsregelungen sowie ein Verstoß des Auftragnehmers gegen die Regelungen zum Personal.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es werden die Angaben der Bewerber:innen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß 3.1.3) bewertet.

Die Eignungskriterien finden sich in "Anlagen Phase 1, Anlage A0 Teilnahmebedingungen".

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-05-18 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 3 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Körperschaft des öffentlichen Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle Bayerischer Jugendring K.d.ö.R.
Internetadresse: www.bjr.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.bjr.de 🌏
Dokumente URL: https://www.staatsanzeiger-eservices.de/aJs/EuBekVuUrl?z_param=240446 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

(1) Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV);

(2) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet der Auftraggeber die Online-Plattform www.staatsanzeiger-eservice.de

Die zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o. g. Link dort abzurufen;

(3) Die Teilnahmeanträge sowie etwaige Angebote können ausschließlich elektronisch über die Online-Plattform abgegeben werden.

Näheres hierzu ergibt sich aus den Hinweisen für den Teilnahmeantrag;

(4) Die unter Ziffer 3.1.1) (Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind im Falle des Angebots einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die sonstigen unter Ziffer 3.1.3) (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) geforderten Eignungsnachweise können von den Mitgliedern einer Bietergemeinschaft gemeinsam erbracht werden. Die unter Ziffer 3.1.3) (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) genannten Eignungsnachweise sind dabei jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern
Postanschrift: Vergabekammer Südbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921762411 📞
Fax: +49 8921762847 📠
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2022/S 065-170365 (2022-03-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-04-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: V2022-004-2-2-2
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 068-180956
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 065-170365
ABl. S-Ausgabe: 68

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Bayerische Jugendring K.d.ö.R. (BJR) plant eine Aktivierungskampagne inkl. Mediastrategie, -planung und -einkauf sowie Beteiligungskonzept

und Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen.

Ziel dieser Kampagne ist es, die Teilnahme von Kindern und Jugendlichen an den Angeboten der Jugendringe in Bayern zu erhöhen, sowie junge

Menschen zu bestärken und zu motivieren, sich ehrenamtlich in der Jugendarbeit in Bayern zu engagieren.

Im Rahmen dieser Ausschreibung sucht der Auftraggeber einen Auftragnehmer, der im Kern die Leistungen einer Kreativ- und Mediaagentur

erbringt.

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Fax: +49 8921762411 📠
Quelle: OJS 2022/S 068-180956 (2022-04-01)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-07-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Entwicklung und Umsetzung einerAktivierungskampagne 2022/2023 für die Jugendarbeit inkl. - Beteiligungskonzept für die Partner - Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen

Gesamtwert des Auftrags: 1 375 000 EUR 💰

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 146-418534
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 068-180956
ABl. S-Ausgabe: 146

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Entwicklung und Umsetzung einerAktivierungskampagne 2022/2023 für die Jugendarbeit inkl.

- Beteiligungskonzept für die Partner

Der Bayerische Jugendring KdöR (BJR) plant eien Aktivierungskampagne inkl. Mediastrategie, -planung und -einkauf sowie Beteiligungskonzept und Ideenbaukasten für lokale Maßnahmen.

Ziel dieser Kampgange ist es, die Teilnahme von Kindern und Jugendlichen an den Angebote der Jugendringe in Bayern zu erhöhen, sowie junge Menschen zu stärken und zu motivieren, sich ehrenamtlich in der Jugendarbeit in Bayern zu engagieren.

Im Rahmen dieser Ausschreibung sucht der Auftraggeber einen Auftragnehmer, der im Kern die Leistungen der Kreative- und Mediaagentur erbringt.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Grobkonzept mit Empfehlungen und Visualisierungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 120 mögliche Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Entwicklung und Umsetzung einer Mediastrategie und -planung sowie Durchführung des Mediaeinkaufs sowie eines Medienpartnerkonzeptes
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70 mögliche Punkte
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Ergänzendes Beteiligungskonzept für Partner - Grobkonzept mit Empfehlungen und Visualisierungen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20 mögliche Punkte
Preis (Gewichtung): Festpreis

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-07-26 📅
Name: BEST FRIEND Agentur für Kommunikation GmbH
Postanschrift: Torstraße 164
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 30400065016 📞
E-Mail: info@bestfriend.berlin 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: www.bestfriend.berlin 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 1 375 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Gem. § 134 GWG Nr. 2
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Telefon: +49 8921762847 📞
Quelle: OJS 2022/S 146-418534 (2022-07-27)

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