ERP Implementierung und Betrieb

Stadtwerke Schweinfurt GmbH

Das aktuelle ERP-Programm soll aufgrund auslaufender Verträge durch ein neues ERP-Programm abgelöst werden. Für dieses Projekt wird ein Partner für die Implementierung und der Betrieb einer modernen und zukunftsfähigen ERP-Lösung für die Stadtwerke Schweinfurt gesucht.
Die neue ERP-Lösung soll architektonisch die Basis für ein integriertes Gesamtsystem bilden und durch Integration mit marktüblichen Anwendungen der Branche ausbaufähig sein. Das neue ERP System soll dabei monolithischen Charakter haben, also möglichst viele Funktionen in einem Programm abbilden können, um die fragmentierte Systemlandschaft der Stadtwerke zu vereinfachen und Prozesse effizienter zu gestalten.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-07-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-06-14.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BTC Business Technology Consulting AG

Wer?

• Stadtwerke Schweinfurt GmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• Unterfranken › Schweinfurt, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-06-14	Auftragsbekanntmachung
2023-04-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-06-14)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadtwerke Schweinfurt GmbH
Postanschrift: Bodelschwinghstraße 1
Postort: Schweinfurt
Postleitzahl: 97421
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@stadtwerke-sw.de 📧
Region: Schweinfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️
URL: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/226876 🌏
Teilnahme-URL: https://my.vergabe.bayern.de 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://my.vergabe.bayern.de 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: ERP Implementierung und Betrieb STW_13_2022
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Kurze Beschreibung:
“Das aktuelle ERP-Programm soll aufgrund auslaufender Verträge durch ein neues ERP-Programm abgelöst werden. Für dieses Projekt wird ein Partner für die...”

1️⃣
Ort der Leistung: Schweinfurt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“Auftragsgegenstand ist der Abschluss einer Vereinbarung über die Bereitstellung, der Implementierung, dem Betrieb und der Weiterentwicklung einer...”

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand ist der Abschluss einer Vereinbarung über die Bereitstellung, der Implementierung, dem Betrieb und der Weiterentwicklung einer ERP-Lösung. Die Laufzeit des Vertrags beginnt mit dem Datum der Unterzeichnung und soll bis zum 31.12.2028 mit einer Verlängerungsoption von weiteren 24 Monaten geschlossen werden. Die Zeitplanung der STWSW sieht dazu den Kick-off des Implementierungsprojekts für den April 2023 und den Go-Live der neuen ERP-Lösung für den 1. Januar 2025 vor.
Gegenstand dieser Vergabe sind u.a. folgende Mengengerüste (Stand Mai 2022):
Anwender mit vollem Funktionsumfang: 30
Anwender mit eingeschränktem Funktionsumfang: 120
Bestellungen: ~4.000
Lieferungen: ~5.000
Aufträge: ~1.900
Eingangsrechnungen: ~14.000
Ausgangsrechnungen: ~3.450
Die Implementierung beinhaltet u.a.
- die Bereitstellung eines ERP-System inkl. den Lizenzen
- die Bereitstellung einer Plattform für das ERP-System bestehend u.a. aus Managed Servern, Speichersystemen incl. Backup sowie Datenbankinstanzen gemäß festgelegter Servicequalitäten
- die Abstimmung des Basis-Customizings, des STWSW-spezifischen Customizings, der Organisationsstrukturen und des Datenmodells,
- die Modellierung und Abbildung der Prozesse in den Bereichen Einkauf (procure-to-pay), Vertrieb (prospect-to-order), Auftragsabwicklung und Projektgeschäft (order-to-cash), Finanzbuchhaltung (account-to-report), Controlling (budget-to-report), Instandhaltung (request-to-resolution), Logistik
- Umsetzung der Anforderungen der STWSW in der neuen ERP-Lösung durch Customizing, Entwicklung und Anpassung
- die Integration in die Systemlandschaft der STWSW
- die Übernahme von Stammdaten aus dem aktuellen System

Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅
Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der zu vergebende Auftrag wird auf 48 Monate ab produktivem Betrieb (Go-Live) der ERP-Lösung geschlossen. Eine Verlängerung um weitere 24 Monate möglich.”
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Informationen über Varianten
Es werden Varianten akzeptiert ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Die vorliegend maßgeblichen Eignungskriterien und Mindestanforderungen werden in der Vorhabensbeschreibung und der Eignungsmatrix mitgeteilt. Der...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die vorliegend maßgeblichen Eignungskriterien und Mindestanforderungen werden in der Eignungsmatrix maßgeblich aufgeführt. Zur Beurteilung der...”
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Die vorliegend maßgeblichen Eignungskriterien und Mindestanforderungen werden in der Eignungsmatrix maßgeblich aufgeführt. Folgende technische und...”

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2022-07-20 14:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 6

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Zusätzliche Informationen

“1. Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens um Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu...”

1. Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens um Teilnahme am Verhandlungsverfahren zu bewerben. Der Bewerbungsbogen wird ausschließlich über den unter Ziff. I.1) bezeichneten elektronischen Projektraum zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und dem Auftraggeber erfolgt ausschließlich über den o. g. Vergabeportal. Am Auftrag interessierte Unternehmen werden daher darum gebeten, sich auf dem Vergabeportal zu registrieren und die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen des Auftraggebers zu kontrollieren.
2. Der Bewerbungsbogen enthält neben Erklärungsvordrucken zu den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben Vordrucke einer Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB und einer Erklärung nach § 19 Abs. 3 MiLoG. Weiter enthält er für den Fall der Bewerbung durch eine Bewerbergemeinschaft den Vordruck einer Bewerbergemeinschaftserklärung.
3. Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist bis zu dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin ausschließlich elektronisch in Textform über den unter Ziff. I.1) benannten Projektraum einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (d. h. nicht elektronisch) eingehen, können nicht berücksichtigt werden.
4. Im elektronischen Vergabeportal ist neben dem Bewerbungsbogen auch eine Projektbeschreibung registrierungsfrei verfügbar. Weitere Unterlagen (Aufforderung zur Angebotsabgabe, Vertragstext etc.), welche erst für die Erstellung eines Angebots benötigt werden, werden nur den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt.
5. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen sind möglichst bis spätestens 10 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist über den o.g. Vergabeportal einzureichen.
6. Bewerbergemeinschaften sind zugelassen, sofern keine wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen vorliegen. Bewerbergemeinschaften haften im Auftragsfall gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der ange-botenen Leistung. Eine Bewerbergemeinschaften hat in ihrem Teilnahmeantrag sämtliche Mitglieder der Bewerber-gemeinschaften zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Vertragsabschluss sowie die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Nach Ablauf der Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge sind Änderungen in der Zusammensetzung von Bewerbergemeinschaften nicht mehr gestattet.
7. Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren mangels eines ausreichenden Wettbewerbs einzustellen, wenn nach dem Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs weniger als 2 geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften für eine Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung stehen. Ebenso behält er sich vor, im Teilnahmewettbewerb nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerbergemeinschaften entsprechend ihrer Rangfolge bis zur Höchstzahl von 5 Verfahrensteilnehmern nachträglich, als Nachrücker am weiteren Verfahren zu beteiligen, soweit einzelne im Teilnahmewettbewerb ausgewählte Bewerber/ Bewerbergemeinschaften mitteilen, von einer Teilnahme am weiteren Verfahren absehen zu wollen.
8. Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.

Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 98153-1277 📞
Fax: +49 98153-1837 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge...”
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stadtwerke Schweinfurt GmbH
Postanschrift: Bodelschwinghstraße 1
Postort: Schweinfurt
Postleitzahl: 97421
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2022/S 116-328416 (2022-06-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-04-05)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
URL: https://www.vergabe.bayern.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.vergabe.bayern.de 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Stadtwerke Schweinfurt GmbH sind als ein Regionalversorger insbesondere für die Versorgung der Stadt Schweinfurt sowie einzelner Umlandgemeinden mit...”
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Die Stadtwerke Schweinfurt GmbH sind als ein Regionalversorger insbesondere für die Versorgung der Stadt Schweinfurt sowie einzelner Umlandgemeinden mit...”

Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 116-328416

Auftragsvergabe

1️⃣
Vertragsnummer: 2021I000113
Titel: ERP Implementierung und Betrieb
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-04-03 📅
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: BTC Business Technology Consulting AG
Postanschrift: Escherweg 5
Postort: Oldenburg
Postleitzahl: 26121
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Quelle: OJS 2023/S 070-206735 (2023-04-05)

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