Errichtung und Betrieb einer Servicestelle im gleichstellungspolitischen Arbeitsmarktprogramm GAPS

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) beabsichtigt im Wege eines Offenen Verfahrens gemäß § 119 Abs. 1 GWB die Errichtung und Betrieb einer Servicestelle
im gleichstellungspolitischen Arbeitsmarktprogramm „GAPS“ zu vergeben.
Nähere Angaben entnehmen Sie bitte den beigefügten Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Unterstützung des BMFSFJ soll für den Zeitraum vom 01.11.2022 bis zum 31.12.2025 eine Servicestelle ausgeschrieben werden, die das Aktionsprogramm umsetzt und seine Teilprojekte begleitet. Die Aufgaben der Servicestelle umfassen vor allem:
- Zusammenarbeit mit Teilprojekten des Aktionsprogramms:
a. Die Servicestelle fungiert als Schnittstellenmanagement zwischen allen Beteiligten und Ansprechpartnern/Ansprechpartnerinnen und ist die zentrale Kontaktstelle im Netzwerk des neuen Arbeitsmarktprogramms.
b. Dazu gehört die Verbreitung von Projekt(zwischen)ergebnissen sowie die Sicherung der Nachhaltigkeit von Erkenntnissen aus der Praxis, z. B. durch Veröffentlichungen auf der Webseite zum Aktionsprogramm, www.perspektivenschaffen.de.
c. Die Servicestelle arbeitet mit den geförderten (Modell-)Projekten zusammen (Projektträger/Trägerverbund, verantwortliche/r Referent/Referentin, ggfs. Projektbeirat), berät bei Förderfragen und vernetzt die Projektträger für einen gegenseitigen Austausch.
- Zusammenarbeit mit dem BMFSFJ:
a. Die Servicestelle arbeitet eng mit dem zuständigen Fachreferat zusammen. Für diesen Zweck werden monatlich Jour fixe eingerichtet. Die Jour fixe können sowohl digital als auch analog stattfinden. Die Servicestelle erstellt die Protokolle.
b. Inhaltlich wird von der Servicestelle Expertise und Zuarbeit - auch kurzfristig - zu aktuellen arbeitsmarktpolitischen Themen mit Bezug und Wirkung zur Gleichstellung von Frauen und Männern erwartet. Hierzu zählen Impulse oder Kurzvermerke für die Weiterentwicklung des Programms, für die Themen der Teilprojekte sowie für die Vernetzung (3 Impulse/Vermerke pro Jahr ab 2023).
c. Die Servicestelle unterstützt das Fachreferat bei der Beantwortung von Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern sowie parlamentarischen Anfragen als auch bei der Korrespondenz mit den Netzwerkpartnern.
d. Die Servicestelle erstellt regelmäßige Berichte für die Auftraggeberin (im Quartal, mit kurzem Aufriss über Tätigkeiten, Sachkosten und Personaleinsatz).
- Unterstützung des Steuerungskreises:
a. Die Servicestelle führt die Sitzungen des Steuerungskreises zum Aktionsprogramm durch (in der Regel zwei Sitzungen pro Jahr, maximal vier pro Jahr).
b. Dies beinhaltet Vorbereitung und Einladungsmanagement, Durchführung incl. Catering über den Hauscaterer im BMFSFJ, Protokollierung, Nachbereitung, Nachhalten der getroffenen Vereinbarungen, etc.
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit für das Programm ist die Servicestelle zuständig für
a. das Erstellen und Umsetzen eines Kommunikationskonzepts für das Arbeitsmarktprogramm und Etablierung der Präsenz in den (neuen) Medien, um die Reichweite des Programms weiter zu erhöhen
b. die redaktionelle Betreuung der Webseite zum Aktionsprogramm GAPS, www.perspektiven-schaffen.de, mit Beiträgen zu den Teilprojekten und Hintergrundinformationen zum Programm sowie allgemeinen Informationen rund um das Thema Gleichstellung am Arbeitsmarkt. Hierzu gehört auch:
c. die regelmäßige Aktualisierung der vorhandenen Beiträge und Verlinkungen sowie die Recherche nach neuen Verlinkungsmöglichkeiten und die entsprechende Umsetzung
d. die redaktionelle und inhaltliche Weiterbetreuung der Xing-Gruppe „Perspektive Wiedereinstieg: Klick Dich rein - für neue Wege“
e. die laufende Erarbeitung und Sammlung von best-practice-Beispielen zu den Themen des Arbeitsmarktprogramms für Internetauftritt und Publikationen
f. die Konzeptionierung und Umsetzung von Print- und Digitalprodukten wie Flyern, Broschüren, Anzeigen, Plakaten (2-3 Produkte pro Jahr ab 2023). Bewährte Medien und Verbreitungswege (Informationsportal, Newsletter, Messen) sowie vorhandene Informationsmaterialien des BMFSFJ und wissenschaftliche Studien sollen weiterhin genutzt und neue Kommunikationswege (Social Media etc.) ausgebaut werden.
- Durchführung/Beteiligung an Veranstaltungen:
a. Die Servicestelle präsentiert GAPS auf Kongressen, Fachtagungen/-messen und Ausstellungen (Teilnahme an 2-3 externen Veranstaltungen pro Jahr).
b. Sie organisiert virtuelle, hybride und Präsenz-Veranstaltungen durch Fachkonferenzen (eine GAPS-Fachtagung pro Jahr ab 2023).
c. Die Planung ist im Vorfeld jeweils mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise
sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein
Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten
eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für
das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 - Seite)
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bieter/ Die Bieterin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bieter/die Bieterin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise
sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein
Bieter/eine Bieterin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten
eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten
Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter/Die Bieterin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der Bieter/Die Bieterin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
d) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
e) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
f) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
g) Erfüllungsort ist Berlin, ggf. muss ein Servicebüro in Berlin eingerichtet werden.
h) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen anhand von Referenzen oder durchgeführten Projekten zum Bereich „beruflicher Wiedereinstieg, existenzsichernde Erwerbstätigkeit; haushaltsnahe und soziale Dienstleistungen; Erwerbschancen von Frauen im ländlichen Raum, geschlechtergerechte Gestaltung der digitalen Lebens- und Arbeitswelt; partnerschaftliche/gleichberechtigte Verteilung von bezahlter und unbezahlter Arbeit“
i) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen in den Grundzügen der Arbeitsmarktpolitik
j) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen zum Bereich „Genderkompetenz"
k) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen anhand von Referenzen oder durchgeführten Projekten zum Bereich „Aufbau und Pflege von Netzwerken; Kompetenz zur Einbindung von Einrichtungen aus Gesellschaft, Wirtschaft und Politik“
l) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen anhand von Referenzen oder durchgeführten Projekten im Projektmanagement, in der Steuerung von Projekten, Begleitung von Steuerungskreisen oder ähnlichen Gremien und in der Umsetzung und inhaltlichen Steuerung von Programmen
m) Nachweis von Erfahrungen und Kenntnissen von Öffentlichkeitsarbeit, insbes. Erstellen von Social-Media Kommunikationskonzepten und -materialien, redaktionelle Arbeit, Planung und Durchführung von Messen
n) Nachweis von Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Bundes- oder Landesbehörden

Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet
c. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
d. Die Abgabe der Vergabeunterlagen erfolgt grundsätzlich ohne weitere Registrierung. Eine freiwillige Registrierung ist möglich. Diese bietet den Unternehmen den Vorteil, dass sie automatisch über Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informiert werden. Unternehmen, die von der freiwilligen Registrierung keinen Gebrauch machen, müssen sich selbständig über mögliche Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen informieren. Hinsichtlich aller weiteren Aktivitäten, u. a. der Kommunikation mit der Vergabestelle, ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
e. Fragen sind bis zum 25.08.2022, 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bietern / Bieterinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
f. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf Angebotsfrist auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
g. Angebote können nur auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden. Es wird gebeten, die Unterlagen für das Angebot möglichst zusammenhängend (vorzugsweise in einer Gesamtdatei im pdf-Format) einzureichen. Auf eine digitale Signatur der Unterlagen ist zu verzichten.
h. Angebote, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
i. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
j. Mit Abgabe des Angebots unterliegen nicht berücksichtigte Bieter/Bieterinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.