Erstellung eines Online-Erhebungsinstruments und Durchführung der Erhebungen

Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.(DFG)

In bestimmten Förderprogrammen fördert die DFG Forschungsverbünde, in denen eine große Zahl Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in verschiedenen Karrierestufen miteinander kooperieren.
Die DFG erhebt jährlich zu einem festgelegten Zeitpunkt bei den Sprecherinnen und Sprechern dieser Forschungsverbünde Daten zu ihrem wissenschaftlichen Personal und der im Rahmen der Exzellenzstrategie eingerichteten Professuren. Diese Daten nutzt die DFG um zu überprüfen, ob die Ziele dieser Förderprogramme erreicht werden, und um ihrer Berichtspflicht gegenüber Bund und Ländern und der Öffentlichkeit gerecht zu werden.
Ziel der Erhebung ist, jährlich personenbezogene Informationen zum Personal der geförderten Einrichtungen und der eingerichteten Professuren zu erhalten (Bestand, Zu- und Abgänge, Aktualisierungen und Ergänzungen), die für weitere Analysen (durch die DFG und durch Dritte) zur Verfügung stehen.
Mit dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister gesucht, der ab dem Jahr 2023 die jährlichen Erhebungen technisch umsetzt und begleitet. Zentrale Aufgabe ist
- die Programmierung eines webbasierten Erhebungsinstruments, das die Erfassung von Daten der wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der geförderten Forschungsverbünde und der Professuren zulässt,
- das Hosting und die Qualitätssicherung der Datenerhebung sowie
- die Aufbereitung und Qualitätssicherung der Daten.
- Zusätzlich ist ein Reporting mit Statistiken für die teilnehmenden Verbünde zu erstellen.
Die inhaltliche Gestaltung der Erhebung, die Kommunikation mit den Erhebungsteilnehmern und die fachliche Feldbetreuung während der Erhebung werden von der DFG-Geschäftsstelle durchgeführt.
Ausführungszeitraum: Drei Jahre, Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre.
Eine Beschreibung des Vergabegegenstands und der Leistungen des Auftragnehmers befindet sich in der Leistungsbeschreibung sowie in dem Vertragsentwurf (siehe Anhänge).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-09-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-08-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-08-04 Auftragsbekanntmachung
2022-12-20 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-08-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwareprogrammierung und -beratung
Referenznummer: DFG_2022_I-IM_EU2
Kurze Beschreibung:
In bestimmten Förderprogrammen fördert die DFG Forschungsverbünde, in denen eine große Zahl Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in verschiedenen Karrierestufen miteinander kooperieren. Die DFG erhebt jährlich zu einem festgelegten Zeitpunkt bei den Sprecherinnen und Sprechern dieser Forschungsverbünde Daten zu ihrem wissenschaftlichen Personal und der im Rahmen der Exzellenzstrategie eingerichteten Professuren. Diese Daten nutzt die DFG um zu überprüfen, ob die Ziele dieser Förderprogramme erreicht werden, und um ihrer Berichtspflicht gegenüber Bund und Ländern und der Öffentlichkeit gerecht zu werden. Ziel der Erhebung ist, jährlich personenbezogene Informationen zum Personal der geförderten Einrichtungen und der eingerichteten Professuren zu erhalten (Bestand, Zu- und Abgänge, Aktualisierungen und Ergänzungen), die für weitere Analysen (durch die DFG und durch Dritte) zur Verfügung stehen. Mit dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister gesucht, der ab dem Jahr 2023 die jährlichen Erhebungen technisch umsetzt und begleitet. Zentrale Aufgabe ist - die Programmierung eines webbasierten Erhebungsinstruments, das die Erfassung von Daten der wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der geförderten Forschungsverbünde und der Professuren zulässt, - das Hosting und die Qualitätssicherung der Datenerhebung sowie - die Aufbereitung und Qualitätssicherung der Daten. - Zusätzlich ist ein Reporting mit Statistiken für die teilnehmenden Verbünde zu erstellen. Die inhaltliche Gestaltung der Erhebung, die Kommunikation mit den Erhebungsteilnehmern und die fachliche Feldbetreuung während der Erhebung werden von der DFG-Geschäftsstelle durchgeführt. Ausführungszeitraum: Drei Jahre, Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre. Eine Beschreibung des Vergabegegenstands und der Leistungen des Auftragnehmers befindet sich in der Leistungsbeschreibung sowie in dem Vertragsentwurf (siehe Anhänge).
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenerhebung und -zusammentragung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V.(DFG)
Postanschrift: Kennedyallee 40
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.dfg.de 🌏
E-Mail: vergabe@dfg.de 📧
Fax: +49 228-885713300 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=472239 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=472239 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-08-04 📅
Einreichungsfrist: 2022-09-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 152-435110
ABl. S-Ausgabe: 152

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
In bestimmten Förderprogrammen fördert die DFG Forschungsverbünde, in denen eine große Zahl Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern in verschiedenen Karrierestufen miteinander kooperieren.
Die DFG erhebt jährlich zu einem festgelegten Zeitpunkt bei den Sprecherinnen und Sprechern dieser Forschungsverbünde Daten zu ihrem wissenschaftlichen Personal und der im Rahmen der Exzellenzstrategie eingerichteten Professuren. Diese Daten nutzt die DFG um zu überprüfen, ob die Ziele dieser Förderprogramme erreicht werden, und um ihrer Berichtspflicht gegenüber Bund und Ländern und der Öffentlichkeit gerecht zu werden.
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Ziel der Erhebung ist, jährlich personenbezogene Informationen zum Personal der geförderten Einrichtungen und der eingerichteten Professuren zu erhalten (Bestand, Zu- und Abgänge, Aktualisierungen und Ergänzungen), die für weitere Analysen (durch die DFG und durch Dritte) zur Verfügung stehen.
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Mit dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister gesucht, der ab dem Jahr 2023 die jährlichen Erhebungen technisch umsetzt und begleitet. Zentrale Aufgabe ist
- die Programmierung eines webbasierten Erhebungsinstruments, das die Erfassung von Daten der wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der geförderten Forschungsverbünde und der Professuren zulässt,
- das Hosting und die Qualitätssicherung der Datenerhebung sowie
- die Aufbereitung und Qualitätssicherung der Daten.
- Zusätzlich ist ein Reporting mit Statistiken für die teilnehmenden Verbünde zu erstellen.
Die inhaltliche Gestaltung der Erhebung, die Kommunikation mit den Erhebungsteilnehmern und die fachliche Feldbetreuung während der Erhebung werden von der DFG-Geschäftsstelle durchgeführt.
Ausführungszeitraum: Drei Jahre, Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre.
Eine Beschreibung des Vergabegegenstands und der Leistungen des Auftragnehmers befindet sich in der Leistungsbeschreibung sowie in dem Vertragsentwurf (siehe Anhänge).
Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerungsoption um weitere zwei Jahre.
Beschreibung der Optionen:
1. Zusätzliche Datenaufbereitungen des Vorbelegungsdatensatzes und des Erhebungsdatensatzes.
2. Technischer und administrativer Support während der Datenerhebungsphase.
3. Änderung der Zahl der Erhebungsteilnehmer.
4. Fragebogenanpassungen.
5. Tabellenband zu Forschenden (Excel-, CSV-Format) ca. 25 Tabellen
6. Eigene Erfassungsmaske zu Stellen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussgründe zu §§ 123, 124 GWB
2. Eigenerklärung Nichtvorliegen der Ausschlussvoraussetzungen gem. § 19 Abs. 1 MiLoG
3. Unternehmensdarstellung/Erklärung über die Unternehmensstruktur, insb. die organisatorische Gliederung, das Leistungsspektrum sowie personelle Kapazitäten, max. zwei DIN A4 Seiten.
Die Beschreibung des Unternehmensprofils soll beinhalten:
- Auftraggeber und deren Branchen
- Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers und seinen Umsatz für Dienstleistungen jeweils in den letzten drei Geschäftsjahren, die
- ihren Fokus auf der Erhebung von Daten als Schwerpunkt haben,
- ihren Fokus auf Datenmanagement/Datenaufbereitung haben.
- Mitarbeiterstruktur des Unternehmens (Anzahl der Mitarbeiter insgesamt, Anzahl der Projektleiter, Anzahl der mit der Erhebung von Befragungsdaten befassten Mitarbeiter, Anzahl der Mitarbeiter mit einschlägiger IT-Kompetenz wie Entwickler und Datenanalysten).
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
4. Erklärung darüber, dass der Bewerber spätestens bei Beginn der Leistung über eine Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung verfügt (unter Angabe der Deckungssummen).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
5. Vorlage geeigneter Referenzen
Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Veröffentlichung der Bekanntmachung erbrachten wesentlichen Leistungen mit Angabe
- der Befragungs- bzw. Erhebungsmethode,
- Umfang der befragten Zielgruppe,
- der beauftragten und über die eigentliche Erhebung hinausgehenden Auswertungen oder Reportings
- Dauer des Erhebungszeitraums,
- Wiederholungs- oder Erstbefragung,
- des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie
- des Kunden.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass auch Referenzen berücksichtigt werden können, die mehr als drei Jahre zurückliegen. Geeignet ist eine Referenz, wenn die Leistung zumindest in Teilen mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist.
Eines der genannten Referenzprojekte ist ausführlich zu beschreiben (max. 2 DIN A4-Seiten).
6. Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Die Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung / des Projektmanagements (max. 1 DIN A4-Seite) soll beinhalten:
- Beschreibung des im Entwicklungsprozess eingesetzten Vorgehensmodells
- Vorgehen zur Sicherstellung des Projekterfolges und Einbeziehung des Auftraggeber in der Entwicklungsphase und den Projektdurchführungsphasen
- Eingesetzte Projektmanagement- und Qualitätssicherungsmaßnahmen.
7. Eigenerklärung zur DSGVO-konformen Durchführung des Projektes und Hosting der Erhebung (Erfüllung der Anforderungen an die Auftragsverarbeitung):
a. Orte der Datenverarbeitung
Die Orte der Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter genügen den Anforderungen der DSGVO. Bei Datenverarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist ein ausreichendes Schutzniveau unter Berücksichtigung der Grundsätze nach Art. 44 ff. DSGVO sichergestellt und nachweisbar, vgl. im Dokument Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1) die Anlage 3 (Orte der Datenverarbeitung beim Auftragsverarbeiter)
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b. Konzept zur Datensicherheit
Es ist eine Auswahl an geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus unter Berücksichtigung des Standes der Technik getroffen (Gemäß Art. 32 DSGVO), vgl. im Dokument Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1) die Anlage 5 (technisch-organisatorische Maßnahmen).
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c. Ggf. Nennung der weiteren Auftragsverarbeiter
Beides gilt auch für gegebenenfalls weitere in den Auftrag einbezogene Auftragsverarbeiter, vgl. hierzu im Dokument Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang C1) die Anlage 6 (weitere Auftragsverarbeiter).
Die genannten Anlagen sind in Phase 2 mit dem Angebot einzureichen.
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 Abs. 3 EU-DSGVO wird auf Grundlage des beiliegenden Entwurfs (Anhang C1) mit dem Unternehmen geschlossen, das den Zuschlag erhält.
Mindeststandards:
Zu 5.:
Der Bewerber hat mind. drei geeignete Referenzen einzureichen.
- Mind. zwei dieser Referenzen weisen seine Erfahrung…
… mit der Entwicklung und Umsetzung von Online-Erhebungsinstrumenten, inklusive Supportleistungen nach.
… im Bereich Daten-management, insbesondere auch mit relationalen Datenbanken, Datenmigration und in der Datenaufbereitung nach.
- Mind. eine dieser Referenzen hat ein Volumen > 50.000 EUR (brutto) per anno.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Begründung für die Rahmenvereinbarung:
Die Erstellung des Online-Erhebungsinstrumentes inklusive der dazu notwendigen Abstimmungen zwischen DFG und Auftragnehmer sowie die ausführlichen Testungen durch DFG-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine hohe Einstiegsinvestition. Daher ist eine Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung von max. 5 Jahren vorgesehen.
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Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Die Erstellung des Online-Erhebungsinstrumentes inklusive der dazu notwendigen Abstimmungen zwischen DFG und Auftragnehmer sowie die ausführlichen Testungen durch DFG-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine hohe Einstiegsinvestition. Daher ist eine Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung von max. 5 Jahren vorgesehen.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-09-12 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-12-19 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Durchführungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikation des Schlüsselpersonals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): kaufmännische und rechtliche Rahmenbedingungen (Vertragsgestaltung)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Preis (Gewichtung): 50

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: e.V.
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=472239 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: https://www.bundeskartellamt.de/DE/Vergaberecht/vergaberecht_node.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
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Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).
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Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.
Quelle: OJS 2022/S 152-435110 (2022-08-04)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-12-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 237589.50 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-12-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-12-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 248-715573
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 152-435110
ABl. S-Ausgabe: 248

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-01 📅
Name: Information Factory Deutschland GmbH
Postort: Nürnberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 237589.50 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2022/S 248-715573 (2022-12-20)
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