Erstellungs- und Implementierungsleistungen für ein Vergabemanagementsystem für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn (VOEK 162-22)

Titel

Erstellungs- und Implementierungsleistungen für ein Vergabemanagementsystem für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn (VOEK 162-22)
VOEK 162-22

Kurze Beschreibung

Erstellungs- und Implementierungsleistungen für eine Standardvergabemanagementsoftware nebst (SAP-)Schnittstellenrealisierung, Pflege- und weitere Serviceleistungen in drei möglichen Ausprägungen bzw. Ausbaustufen
Meilenstein 1: Vergabemanagement DEZENTRAL
Optional Meilenstein 2: Vergabemanagement ZENTAL
Optional Meilenstein 3: Dokumente wie bspw. Leistungsbeschreibungen mit Daten angebundener Systeme über Schnittstelle(n) befüllen

Beschreibung der Beschaffung

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Beschäftigten mit digitalen Lösungen bei Ihrer Arbeit bestmöglich zu unterstützen. Hierzu wurde eine digitale Roadmap erstellt, bei der die Unterstützung der Vergabeprozesse, die sowohl dezentral durch die bedarfsmeldenden Stellen als auch zentral durch den Einkauf verantwortet werden, als eine der bedeutenden Säulen der Beschaffung identifiziert wurde.
Die Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sowie freiberuflichen Leistungen werden bei der BImA ab einen Auftragswert von 25.000,01 € (UVgO)/ 10.000,01 € (VOB/A) zentral durch die Vergabeabteilung mit Sitz in Bonn und Berlin/Dresden, bis 25.000 € (UVgO)/ 10.000 € (VOB/A) sowie im Falle von durch die Vergabeabteilung genehmigten Ausnahmetatbeständen durch die jeweiligen Fachbereiche dezentral, an allen Standorten der BImA, durchgeführt.
Für die Unterstützung der Vergabeverfahren nutzt die Auftraggeberin bisher keine Software. Zur Veröffentlichung bzw. Kommunikation mit den Bietern aller Vergabeverfahren nutzt die BImA die E-Vergabe-Plattform des Bundes. Das betrifft Verfahren im Oberschwellen- (offene, nicht offene Verfahren, usw.) sowie Unterschwellenbereich (Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit (oder ohne) Teilnahmewettbewerb, usw.).
Leistungsverzeichnisse (GAEB-Dateien) im Baubereich werden von der Software RIB iTWO geliefert.
Die Auftraggeberin hat deshalb ein Projekt zur Beschaffung einer Vergabemanagementsoftware zur dauerhaften Nutzung als On-Premise-Lösung initiiert. Es ist beabsichtigt, ein geeignetes Standard-Vergabemanagementsystem zu beschaffen und einzuführen. Maßgebliche Ziele sind die rechtskonforme (EU, Bundesgesetze) Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen.
Die Vergabemanagementsoftware soll zunächst für die dezentrale Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen, sowie für freiberufliche Leistungen (Auftragswert bis 25.000 € (UVgO)/ 10.000 € (VOB/A)) inklusive Ausnahmetatbestände (insbesondere Alleinstellung, Dringlichkeit) genutzt werden; »Vergabemanagement DEZENTRAL«. Im weiteren Verlauf soll auch der zentrale Einkauf der Auftraggeberin für die zentrale Vergabe national und EU-weit zu vergebender Bedarfe mit der Software arbeiten (Option); »Vergabemanagement ZENTRAL«.
Zur Umsetzung der oben beschriebenen Zielsetzung beabsichtigt die Auftraggeberin eine Standard-Vergabemanagementsoftware zu beschaffen und einzuführen (inklusive begleitender Leistungen für Customizing, Implementierungsunterstützung, SAP-Anbindung/Schnittstellenrealisierung, Schulungen, Pflege, Support), um Vergabeverfahren rechtskonform durchzuführen.
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- Art der ausgeschriebenen Leistung:
Erstellungs- und Implementierungsleistungen für eine Standardvergabemanagementsoftware, nebst (SAP-) Schnittstellenrealisierung, Pflege- und weitere Serviceleistungen in drei möglichen Ausprägungen bzw. Ausbaustufen:
Meilenstein 1: Vergabemanagement DEZENTRAL
Optional:
Meilenstein 2: Vergabemanagement ZENTRAL
Optional:
Meilenstein 3: Dokumente, wie beispielsweise Leistungsbeschreibungen, mit Daten angebundener Systeme über Schnittstelle(n) befüllen
- Orte der Leistungserbringung
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Ellerstraße 56, 53119 Bonn
Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Berliner Straße 135, 14467 Potsdam
Die Leistungserbringung ist, nach vorheriger Absprache mit der Auftraggeberin, auch teilweise „Remote“ möglich.
- Zeitraum der Leistungserbringung
Meilenstein 1:
A. initiale Erstellungsleistungen:
Leistungsbeginn: ca. 14 Tage nach der Zuschlagserteilung für eine geplante Dauer von 24 Wochen (= 6 Sprints á 4 Wochen).
Leistungsende: mit erfolgter Gesamtabnahme Meilenstein 1
B. Pflege- und Serviceleistungen, Weiterentwicklung und Anpassung, sowie Leistungen auf Abruf (bspw. weitere Schulungen):
Leistungsbeginn: mit dem Tag nach der Gesamtabnahme von Meilenstein 1
Leistungsende: unbefristet bzw. Pflegeleistung geht in Meilenstein 2 über
Meilenstein 2:
Meilenstein 2 ist eine optionale Leistung, für die, aufgrund der hohen Bedeutung für die Auftraggeberin, bereits in der Angebotsphase dieses Vergabeverfahrens durch die Bieter ein Auftragsdurchführungskonzept zu erstellen ist
A. initiale Erstellungsleistungen
Leistungsbeginn: nach erfolgter Gesamtabnahme Meilenstein 1 für eine geplante Dauer von 14 Wochen (= 3,5 Sprints á 4 Wochen).
Leistungsende: mit erfolgter Gesamtabnahme Meilenstein 2
B. Pflege- und Serviceleistungen, Weiterentwicklung und Anpassung, sowie Leistungen auf Abruf (bspw. weitere Schulungen):
Leistungsbeginn: mit dem Tag nach der Gesamtabnahme von Meilenstein 2
Leistungsende: unbefristet bzw. Pflegeleistung geht in Meilenstein 3 über
Meilenstein 3:
Meilenstein 3 ist ebenfalls eine optionale Leistung. Ein möglicher Leistungsbeginn ist noch nicht geplant. Im Auftragsfall hätten Pflege- und Serviceleistungen, Weiterentwicklung und Anpassung, sowie Leistungen auf Abruf (bspw. weitere Schulungen) ein unbefristetes Leistungsende.
Näheres regeln die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen.

Beschreibung der Verlängerungen

Eine Kündigung des Vertrages ist ordentlich mit einer Frist von neun Monaten zum Monatsende frühestens zum Ablauf einer Pflegedauer von mindestens 48 Monaten (Mindestvertragsdauer) möglich. Die Vertragslaufzeit ist ebenso wie die Pflegedauer unbefristet.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt nach folgendem Schema:
Es sind Eignungskriterien definiert, die mit einer Punktezahl gewichtet sind und die hinsichtlich des jeweiligen Erfüllungsgrades bewertet werden. Die Angaben hierzu sind vom Teilnehmer in der Anlage B-03 "Bewerberauskunft Eignungskriterien" bei den Ziffern 4 bis 8 vorzunehmen. Die Punktevergabe erfolgt anhand der beigefügten Eignungsmatrix (Anlage A-03). Aus den Multiplikatoren der Bewertungs- und Gewichtungspunkte werden Eignungspunkte errechnet. Insgesamt sind maximal 600 Eignungspunkte erreichbar. Für die Erfüllung der Eignungsanforderungen für dieses Vorhaben wird von den Bewerbern das Erreichen einer Mindesteignung von insgesamt 300 Eignungspunkten (entspricht 50 %) gefordert.
Sollten mehr als drei Bewerber die geforderten Eignungsanforderungen erfüllen, wird eine Rangfolge, gemäß den jeweiligen erreichten Eignungspunkten, unter diesen geeigneten Bewerbern ermittelt, und es werden die drei rangfolgenbesten zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Für den Fall einer eventuellen Punktgleichheit unter mehr als drei Rangfolgenbesten entscheidet das Losverfahren für die Festlegung der Rangfolge.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Die Vergabemanagementsoftware muss die Bekanntmachung auf verschiedenen Plattformen wie mindestens TED-SIMAP, service.bund.de, Submissionsanzeiger, Amtliches Ausschreibungsblatt unterstützen.
- Die Vergabemanagementsoftware muss für Bewerbende/ Bietende kostenfrei nutzbar sein (Schnittstelle und Plattform).
- Die Vergabemanagementsoftware muss entsprechend § 4 BGG für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und im Sinne der DIN EN ISO 9241 nutzbar sein. Dies erfordert entsprechend § 3 Abs. 1 BITV 2.0, dass sie wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust ist. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig. Die jeweils aktuellen gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit müssen über die gesamte Vertragslaufzeit erfüllt werden, also auch bei Weiterentwicklungen und Versionswechseln im Rahmen der Wartung und Pflege des VMS.
- Zur Anbindung der Vergabemanagementsoftware an das ERP-System der Auftraggeberin muss der Auftragnehmer eine von SAP zertifizierte Schnittstelle zur Verfügung stellen Die Entwicklung/ Einrichtung der Schnittstellen gehört zum Auftragsumfang dazu. Die Software des Auftragnehmers muss mit dem SAP Add-On Installation Tool installierbar und kompatibel mit S/4 HANA 2021 sein. Alle Softwarebestandteile der Schnittstelle müssen sich in einem eigenen Namensraum befinden. Hinsichtlich der Schnittstellenkommunikation wird die Nutzung von Web-Services vorgeschrieben.
- Die Vergabemanagementsoftware muss in der Lage sein ein Aktenzeichen gemäß Aktenplan der BImA mitzuführen und die zu einem Aktenzeichen zugehörigen Dokumente in der eAkte (openText) strukturiert ablegen und bei Bedarf aufrufen zu können.
- Die Vergabemanagementsoftware muss eine Verbindung mit Microsoft Active Directory zur automatischen Synchronisierung von Benutzerdaten und deren organisatorischer Eigenschaften aus dem org. manager 2.0 der BImA unterstützen.

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs haben die Bewerber zum Nachweis ihrer Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen sind grundsätzlich der als Anlage B-03 beigefügte Vordruck „Bewerberauskunft mit Eigenerklärungen“ und der als Anlage B-03-1 beigefügte Vordruck „Ergänzende Bewerberauskunft“ zu verwenden.
Sollte zum Nachweis der Eignung gem. § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwendet werden, ergeht hiermit an die Bewerber die Aufforderung, den als Anlage B-03 beigefügten Vordruck „Bewerberauskunft mit Eigenerklärungen“ zusätzlich auszufüllen und zusammen mit den geforderten Nachweisen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.
Liegen bei den Unternehmen Ausschlussgründe gemäß § 42 Abs. 1 Vergabeverordnung (VgV) i.V.m. §§ 123, 124 GWB vor, wird das Unternehmen nicht vom Verfahren ausgeschlossen, sofern der Bewerber nachweist, dass zureichende Maßnahmen der Selbstreinigung gemäß § 125 GWB ergriffen worden sind.
Werden Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, z.B. eine Eigenerklärung zu mindestens zwei vergleichbaren Referenzen, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Können die Bewerber aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Unternehmens und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.
Sollten der Bewerber kein inländischer Bewerber sein genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden.
Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Die Bewerber haben zum Nachweis, dass sie die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags von der Auftraggeberin festgelegten Eignungskriterien erfüllen, und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck "Bewerberauskunft mit Eigenerklärungen zum Vergabeverfahren“ (Anlage B-03) und den ausgefüllten Vordruck "Ergänzende Bewerberauskunft mit Eigenerklärungen zu einem etwaigen Bezug des Bewerbers zu Russland“ (Anlage B-03-1) zusammen mit dem Anschreiben (Anlage B-01) einzureichen.
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- Noch zu Ziffer III.1.2): Zur wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit wird in der Zusammenschau mit der Bewerberauskunft (Anlage B-03) nochmals auf folgenden geforderten Mindeststandard hingewiesen:
Die Umsatzerlöse bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsart müssen im Mittel der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre 2019 bis 2021 mindestens 3 Mio. € netto betragen.
- Noch zu Ziffer III.1.3): Zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit wird in der Zusammenschau mit der Bewerberauskunft (Anlage B-03) nochmals auf folgende geforderte Mindeststandards hingewiesen:
1. Die Anzahl der Beschäftigten bezogen auf die ausgeschriebene Leistungsart muss jeweils mindestens bei zehn liegen bzw. gelegen haben. Darüber hinaus müssen Angaben zur Beschäftigtenzahl bezüglich der geforderten fachlichen Mindestqualifikation, die im Zeitpunkt des Projetstarts dem Unternehmen zur Verfügung stehen, wie in den Vergabeunterlagen angegeben gemacht werden.
Fachliche Mindestqualifikation:
- Projektleitung
* Qualifikation: Studium Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Ausbildung; SAP-Erfahrung; Erfahrung im agilen Projektmanagement (Scrum) bevorzugt in der Rolle Projektleitung
* Berufserfahrung: mind. 3 Jahre Projekt- und Implementierungserfahrung in der Rolle Projektleitung bei der Einführung von VMS Software mit Schnittstellenanbindung oder vergleichbar
- Development Lead
* Qualifikation: Studium im MINT-Bereich bevorzugt Wirtschaftsinformatik, Informatik, Fachinformatik bzw. IT-Technik oder eine vergleichbare Ausbildung; SAP-Erfahrung; Erfahrung im agilen Projektmanagement (Scrum) bevorzugt in der Rolle Development Lead
* Berufserfahrung: mind. 3 Jahre Projekt-, Entwicklungs- und Implementierungserfahrung in der technischen Leitung bei der Einführung von VMS Software mit Schnittstellenanbindung (insbesondere SAP)
- Entwickler*in
* Qualifikation: Wirtschaftsinformatik, Informatik, Fachinformatik bzw. IT-Technik oder eine vergleichbare Ausbildung; SAP-Erfahrung ibs. SAP-Modul MM und Schnittstellen (optimal: SAP-Beraterzertifizierung)
* Berufserfahrung: mind. 3 Jahre VMS-Entwicklungs-und Implementierungserfahrung inklusive:
x Schnittstellen und Skriptentwicklung (Schwerpunkt VMS-SAP-Anbindung)
x VMS-Customizing
Entwicklung von Workflows auf Basis von Organisationsdaten (Stellenzeichen o.ä.)
2. Die Referenzprojekte haben mindestens die Lieferung, Einführung, Customizing bzw. (Weiter-)Entwicklung und Pflege/Support einer marktverfügbaren Vergabemanagement-Standardsoftware (VMS Software) als selbst erbrachte Leistungen zum Leistungsgegenstand. Dabei sind mindestens 100 Personentage (Eigenanteil) je Projekt durch den Bewerber selber erbracht worden. Die eingeführte VMW-Software umfasst mindestens 50 Nutzende (Einkauf/Vergabestelle).
Mindestens ein Referenzprojekt wurde für einen Öffentlichen Auftraggeber (bevorzugt Bundesbehörde) erbracht.
Mindestens ein Referenzprojekt umfasst die Realisierung einer produktiven SAP-Schnittstelle zwischen VMS und SAP S/4 HANA.
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Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge:
Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Teilnahmeanträge in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus.
Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bewerber nicht.
Teilnahmeanträge, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 i.V.m. Abs. 3 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.
Die Bewertung der Teilnahmeanträge erfolgt nach dem unter Ziffer II.2.9) dargestellten Schema.
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Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind unter Verwendung des beigefügten Formblatts „FB Frage-Antwort“ ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden.
Fragen zu den Vergabeunterlagen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 13.10.2022 12:00 Uhr bei der e-Vergabe-Plattform eingehen.
Die Auftraggeberin wird den Teilnehmern rechtzeitig angeforderte Auskünfte erteilen, soweit aus der Fragestellung die Relevanz für die Erstellung der Teilnahmeanträge ersichtlich ist. Solche Auskünfte werden den Teilnehmern in anonymisierter Form mitgeteilt.
Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
Die Teilnehmer haben sich zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Bewerbung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Teilnehmer werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Teilnahmeantrages führen.
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Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten, deren Klärung für die Abgabe eines Teilnahmeantrages wesentlich sind, z. B., weil die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bewerber gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bewerber die Auftraggeberin unverzüglich und vor Ende der Abgabefrist des Teilnahmeantrages in Textform darauf hinzuweisen.
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Ortsbesichtigungen werden nicht angeboten.
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Bei technischen Fragen zur Verwendung der e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899-610-1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr, Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).