EU-Vergabe Marketing Attribution Lösung (MAL) als SaaS

Kurze Beschreibung

Die DB Systel GmbH (nachfolgend auch Auftraggeber oder AG genannt) als zentraler IT Provider und Digitalisierungspartner des DB-Konzerns strebt im Sinne der Operationalisierung der konzernweiten MarTech-Strategie die Aufnahme einer Marketing Attributions Lösung (MAL) in die sogenannte „MarTech Toolbox“ an. Die Erweiterung des Portfolios erfolgt in enger Abstimmung mit Konzernmarketing/-kommunikation, um weitere Konzerngesellschaften der Deutschen Bahn AG als Kunden des AGs mit Leistungen/Services dieser Art versorgen zu können.

Beschreibung der Beschaffung

Die Marketing Einheiten und das Konzernmarketing als zentrale Einheit des DB Konzerns möchten durch den Einsatz einer Multichannel-Attribution die Reichweite und Effizienz im digitalen Marketing auf bahn.de, karriere.deutschebahn.com, db.jobs und weiteren digitalen Medien in Bezug auf die Media-Budget-Planung steigern. Über eine Multichannel Attribution Lösung soll jeder einzelne Kontaktpunkt eines Nutzers / einer Nutzerin mit der Bahn - die sogenannte Customer bzw. Candidate Journey - möglichst ganzheitlich erfasst und auf Kampagnenebene analysierbar gemacht werden.
Im Rahmen dieser EU-Vergabe soll der wirtschaftlichste Anbieter einer Multichannel-Attribution ermittelt werden, die eine den Anforderungen der Bahn-Fachabteilungen entsprechende Lösung zur Verfügung stellen können, mit deren Hilfe eine optimierte Media-Budget-Planung auf einer einheitlichen Datenbasis erfolgen kann.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden maximal 5 der zu Erbringung der Leistung geeigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert. Hinsichtlich der Bewertung der Teilnahmeanträge zur Auswahl unter mehr als fünf geeigneten Bewerbern erfolgt eine Bewertung des qualitativen und quantitativen Erfüllungsgrades des jeweiligen Kriteriums (siehe auch Ziffern III.1.1. bis einschl. III.1.3). Hierbei werden Ausschluss- und Bewertungskriterien eingesetzt. Bewerber, die Ausschlusskriterien (Mindestanforderungen) nicht erfüllen, werden nicht weiter berücksichtigt. Für Bewertungskriterien ist jeweils angegeben, anhand welcher Maßstäbe prozentuale Ziele erreicht werden können (0%= K.O., 33%, 66% oder 100%) und mit welchem Gewichtungsfaktor die je Kriterium erreichten Prozentsätze in die Gesamtwertung eingehen. Als geeignet werden nur Bewerber angesehen, die einen Mindestscore von 25% der Gesamtwertung erreichen. Die genaue Ausgestaltung der einzelnen Wertungskriterien sowie die jeweiligen zu erzielenden Prozentziele sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen. Die geeigneten Bewerber mit dem besten, zweitbesten, drittbesten Ergebnis usw. werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Zusätzliche Informationen

Für die Teilnahme an dieser Ausschreibung erhalt der Bewerber als vertraulich gekennzeichnete Informationen (Anhang 5 zur Anlage 1 zu C2 – Domainliste Deutsche Bahn) des Auftraggebers erst nach Übersendung der unterzeichneten Vertraulichkeitserklärung (Anhang B6) und nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs den ausgewählten, geeigneten und zuverlässigen Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-19 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
1. Erklärungen
1) Erklärung, dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
2) Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
3) Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.
4) Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist.
5) Erklärung, dass das Unternehmen auf keiner Sanktionsliste aufgrund einer EU-Verordnung oder aufgrund sonstiger anwendbarer nationaler, europäischer oder internationaler Embargo- und Außenwirtschaftsvorschriften geführt wird und keinen sonstigen wirtschaftlichen Sanktionsmaßnahmen unterliegt
6) Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt- sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat
7) Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat.
8) Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention
9) Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde.
10) Erklärung zu §§122-124 GWB
11) Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens
12) Erklärung zu schweren Verfehlungen
13) Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen
14) Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner
15) Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn
16) Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen
Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1-16 mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab. Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
17) Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate
18) Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages
19) Die Vertraulichkeitserklärung (Anlage B6) wurde vollständig ausgefüllt und unterzeichnet dem Teilnahmeantrag beigefügt

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Bei dem nachfolgenden Eignungsnachweis Nr. 20 handelt es sich um eine zwingende Anforderung.
Gibt der Bieter das geforderte Dokument gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
20) Abgabe des vollständig ausgefüllten Dokuments Lieferantenselbstauskunft“

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

21) Referenzen Marketing Attributionstool (als SaaS-Lösung)
K.O. und Bewertungskriterium (4 Bewertungsstufen, Gewichtung 40%)
Es muss mindestens Bewertungsstufe 3 erreicht werden, andernfalls erfolgt K.O.
Der Teilnehmer beweist seine Leistungsfähigkeit in einem anspruchsvollen und komplexen Leistungsumfeld anhand von 3 Referenzen der vergangenen 2 Jahre zu folgendem Thema dar:
"Bereitstellung eines Marketing Attributionstools (als SaaS-Lösung) / eines SaaS-Services für einen Kunden in einem mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt / bzw. Leistungsumfang".
Davon müssen mind. 2 Referenzen in der EU abgewickelt worden sein. Mindestens bei einer der beiden Referenzen wäre ein Fall aus der Personalgewinnung zu nennen.
Inhaltliche Mindest-Anforderungen an Referenz(en):
- Leistungszeitraum, d. h. produktiver Einsatz des Marketing Attributionstools (als SaaS-Lösung) beim Kunden, beträgt mindestens 12 Monate
Folgende Angaben muss die Darstellung je Referenz beinhalten:
- Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land (Anonymisierung des Kunden möglich)
- Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts (unterstützte Anwendungsfälle, eingesetzte Kerneigenschaften) / Nutzungsweise des Marketingattributionstools SaaS-Lösung beim Kunden
- Darstellung der Komplexität / Schwierigkeit der erbrachten Leistungen / Umfang
- Zielstellung des Kunden beim Einsatz des Marketingattributionstools SaaS-Lösung und Angaben zur Zielerreichung und der Fehlerrate
- Laufzeit der Referenz
Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des Bewertungsschemas je Referenz.
Die Gesamtbewertung dieses Kriteriums ergibt sich durch die Addition der Bewertung der eingereichten Referenzen und Division durch 3 [(Referenz1 + Referenz2 + Referenz3) / 3 = Bewertung Kriterium].
Als Minimum ist die Bewertungsstufe 3 von 4 zu erreichen, hierbei gilt:
Die Referenzen besitzen eine ausreichende Relevanz und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand (siehe Bewerbungsbedingungen Kapitel 1 und Leistungsbeschreibung).
Die Darstellungen der erbrachten Referenz-Leistung belegen in Summe eine teilweise tiefgreifende, ausreichende Fachkunde / Leistungsfähigkeit in einem teilweise anspruchsvollen und komplexen Leistungsumfeld.
22) Unternehmens-Standardprozessmodell für Wartung und Weiterentwicklung des Marketing Attributionstools (als SaaS-Lösung)
K.O. und Bewertungskriterium (4 Bewertungsstufen, Gewichtung 30%)
Es muss mindestens Bewertungsstufe 3 erreicht werden, andernfalls erfolgt K.O.
Der Bieter verfügt über ein Standard-Prozessmodell zur Wartung und Weiterentwicklung im Unternehmen und hat die Fähigkeit, regelmäßige Update- und Patchzyklen durchgehend effizient umzusetzen und diese über eine durchgehend effiziente Standard-Vorgehensweise bereitzustellen.
Dargestellt werden insbesondere auf folgende Aspekte ein:
- Übliche Update- / Patchzyklen und übliche Vorgehensweise zur Bereitstellung von Updates / Patches
- Häufigkeit und Vorlaufzeit von Versionswechseln und Releasewechseln
- Prozess zur fortlaufenden (fachlichen) Weiterentwicklung der Marketing Attributionstool (als SaaS-Lösung) und geplante Innovationen
- Grundsätzliche Vorgehensweise dazu, wie Sie einem Kunden ermöglichen, auch "Alt"-Versionen Ihrer Marketingattributionstools (als SaaS-Lösung) weiterhin erfolgreich zu nutzen.
- Reaktion auf Änderungen an den angeschlossenen Schnittstellen (bsp. Social Media Kanälen , Vermarkter, Web Analytics) zu oder Features in Kanälen und Vorgehen zur Implementierung dieser Änderungen in die eigene SaaS Lösung.
Als Minimum ist die Bewertungsstufe 3 von 4 zu erreichen, hierbei gilt:
Die Darstellung lässt darauf schließen, dass der Bewerber in der Lage ist, die Leistungen im Ausschreibungsgegenstand in Bezug auf Wartung und Weiterentwicklung teilweise aus einem etablierten Prozessmodell heraus zu erbringen.
23) Standard-Portfolio Support, Training und Dokumentation
K.O. und Bewertungskriterium (4 Bewertungsstufen, Gewichtung 20%)
Es muss mindestens Bewertungsstufe 3 erreicht werden, andernfalls erfolgt K.O.
Bitte stellen Sie zunächst in einer Übersicht Ihr Standard-Portfolio im Bereich Support und Training zur Marketing Attributions Tools/Lösung dar.
Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:
- Prozesse im Bereich Support inkl. Angabe der möglichen Supportzeiten und Supportsprachen
- Trainings- / Schulungsangebot (Sprachen, in denen Schulungen angeboten werden, auch Angabe, ob Schulungen onsite beim Kunden möglich sind und welche anderen Schulungsangebote vorhanden sind, z.B. Online“ oder „Web-based“ Trainings)
- Unternehmensprozesse zur Erstellung, Dokumentation und Aktualisierung der Benutzerhilfen
Als Minimum ist die Bewertungsstufe 3 von 4 zu erreichen, hierbei gilt:
Der Bewerber verfügt über ein teilweise umfassendes Standard-Portfolio im Bereich Support und Training.
Trainings- und Schulungsangebote, sind dazu geeignet, einen Kunden teilweise zur Nutzung des Marketingattributionstools (als SaaS-Lösung) zu befähigen. Die Supportsprache ist mindestens Englisch oder Deutsch. Die Sprache für Trainings-/Schulungsangebot ist mindestens Deutsch.
24) Qualitätsmanagement
K.O. und Bewertungskriterium (3 Bewertungsstufen, Gewichtung 10%)
Es muss mindestens Bewertungsstufe 2 erreicht werden, andernfalls erfolgt K.O.
Verfügen Sie über ein Qualitätsmanagement gemäß DIN ISO 9001 oder vergleichbar? Bitte belegen Sie dies - falls möglich - durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder beschreiben Sie dies alternativ in seinen wesentlichen Grundsätzen.
Als Minimum ist die Bewertungsstufe 2 von 3 zu erreichen, hierbei gilt:
Beschreibung eines Qualitätsmanagement angelehnt an ISO 9001 oder vergleichbar ist vorhanden. Es ist kein Zertifikat vorhanden.
25) Datenschutz
K.O.-Kriterium
Es muss der vom Bieter ausgefüllte Anhang B12 – Antwortvorlage EK25 (Datenschutz) vorgelegt werden, andernfalls erfolgt K.O.
Bitte weisen Sie die folgenden Aspekte im Hinblick auf die allgemeine Beurteilung / Einschätzung Ihrer Datenschutzmanagementsystem/-organisation unter Verwendung der den Vergabeunterlagen beiliegenden und referenzierten Antwortvorlage nach:
- Nachweis Datenschutzstandards / Datensicherheitskonzept (Datenschutz-Compliance),
- Benennung und Nachweis des Datenschutzbeauftragten (DSB),
- Nachweis Vertraulichkeitsverpflichtung / Verpflichtung auf das Datengeheimnis / Verpflichtung zum Datenschutz
Bitte erläutern Sie Ihre Maßnahmen, die eine Konformität zur DSGVO und EU Privacy Richtlinien/Shield sicherstellen.
Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen, wie Sie im Falle eines Datentransfers außerhalb der EU ein gleichwertiges Datenschutzniveau erreichen.

1) Die Vergabe läuft über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Dort finden Sie sämtliche Dokumente. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags und eventuell eines Angebots ist die Registrierung unter Angabe der Vergabenummer (Hinweis auf EU –Vergabe) im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG notwendig.
Für technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG steht die Bieterhotline (+49 8002658638) Mo.-Fr. in der Zeit von 8 bis 16 Uhr zur Verfügung.
2) Soweit der Bewerber bzgl. einzelner Bereiche, für die er ggf. im späteren Verlauf ein Angebot abgeben möchte, nicht über die dazu erforderliche Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde verfügt, kann er sich gemäß § 47 Abs. 1SektVO auf andere Unternehmen berufen. Bewerber, die sich zum Nachweis ihrer Eignung gem. § 47 Abs. 1 SektVO auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (Nachunternehmer) stützen, müssen diese Drittunternehmen im Teilnahmeantrag verbindlich benennen und durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens nachweisen, dass ihnen im Falle der Zuschlagserteilung die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens eine Aktualisierung der Verpflichtungserklärungen zu verlangen.
Der Auftraggeber überprüft auch bei den benannten Drittunternehmen, ob Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und behält sich vor, die Vorlage von weiteren Eignungsnachweisen zu fordern.
Für Nachunternehmer, die nicht zum Eignungsnachweis nach §. 47 Abs. 1SektVO benannt wurden, gilt folgendes:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens die Vorlage von Eignungsnachweisen für diese Nachunternehmer zu fordern.
Im Falle eines Austauschs solcher Nachunternehmer behält sich der AG eine erneute Prüfung der Eignung vor.
3) Der Bewerber ist zur vertraulichen Behandlung der gesamten Vergabeunterlagen verpflichtet und hat seine Mitarbeiter sowie sonstige mit der Prüfung / Bearbeitung der Vergabeunterlagen betraute Dritte entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
4) Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Epidemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen.
Hinweis des Auftraggebers:
Angebote müssen weiterhin den Vergabeunterlagen entsprechen. Von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote oder Angebote mit Vorbehalten, z.B. bei Terminen, müssen ausgeschlossen werden. Von entsprechenden Erklärungen bitten wir daher abzusehen.
5) Der Auftraggeber behält sich vor, strukturierte Angebotsverhandlungen (virtuelle Verhandlungsverfahren) durchzuführen. Die Vergabestelle wird dem Bieterkreis hierzu rechtzeitig nähere Informationen zur Verfügung stellen. Grundsätzliche Informationen zum Ablauf strukturierter Angebotsverhandlungen können darüber hinaus dem Basiskommunikationspapier (Anhang B7) entnommen werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.