Fortentwicklung eines Konzeptes zur Gestaltung des Thüringer Gemeinschaftsstandes einschließlich Realisierung auf der Internationalen Grünen Woche (IGW) in Berlin für die Jahre 2023 bis 2026

Titel

Fortentwicklung eines Konzeptes zur Gestaltung des Thüringer Gemeinschaftsstandes einschließlich Realisierung auf der Internationalen Grünen Woche (IGW) in Berlin für die Jahre 2023 bis 2026
7453/40-4-29803/2022

Kurze Beschreibung

Der Freistaat Thüringen beabsichtigt als Auftraggeber die Fortschreibung eines vollumfänglichen Gestaltungskonzeptes des Thüringer Gemeinschaftsstandes auf der im Januar in Berlin stattfindenden Internationalen Grünen Woche (IGW) an einen Auftragnehmer in Form einer vierjährigen Rahmenvereinbarung gemäß § 21 Vergabeverordnung (VgV) zu vergeben. Hierzu wird ein offenes Verfahren gemäß § 119 III GWB i.V.m. § 15 VgV durchgeführt. Messebauleistungen bleiben hiervon unberührt.
Der Freistaat Thüringen präsentiert sich seit 1991 auf der IGW. Die Thüringer Ausstellungsfläche bildet mit seiner Gemeinschaftspräsentation ein bei den Messebesuchern beliebtes Schaufenster nach Thüringen. Am Thüringer Gemeinschaftsstand stellen sich ca. 35 Unternehmen der Landwirtschafts- und Ernährungsbranche ihre Erzeugnisse vor. 10 Städte und Landkreise werben für ihre Region und den ländlichen, naturnahen Tourismus und geben dem Freistaat Thüringen Gelegenheit, auf Beispiele für eine gelungene ländliche Entwicklung hinzuweisen. Auch Verbände und Vereine stellen wichtige Partner bei der Gesamtpräsentation dar. Der Präsentation soll aus einem Guss erfolgen und die Elemente sind gestalterisch aufeinander abzustimmen und mit einer nachhaltigen Messebauweise zu kombinieren.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Leistungsphasen nach Nr. 8 a - c) und e) der Vergabe- und Vertragsunterlagen sind in den Örtlichkeiten der Agentur bzw. in durch den AG bestimmten Orten durchzuführen. Die Leistungserbringung der Leistungsphase „Messe“ hat in der Auf- und Abbauphase sowie am ersten Messetag der jeweils stattfindenden IGW im Januar auf der Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin zu erfolgen.

Beschreibung der Beschaffung

Vierjährige Rahmenvereinbarung: Zentrale Aufgabe ist die Fortentwicklung eines Konzeptes zur Gestaltung des Thüringer Gemeinschaftsstandes und dessen Realisierung auf der Internationalen Grünen Woche (IGW) im Januar in den Jahren 2023 bis 2026 in Berlin. Das Grundkonzept ist bereits vorhanden und soll als Grundlage für die Fortentwicklung genutzt werden, mit Ausnahme des Schwerpunkt-Bereichs, welcher sich im Eingangsbereich befindet und aus den beigefügten Anlagen entnommen werden kann. Dieser ist vom Auftragnehmer neu zu gestalten. Im Mittelpunkt dieser Schwerpunkt-Präsentation steht zur IGW 2023 der Landkreis Weimarer Land in Thüringen. Die Stände der Aussteller sind gestalterisch individuell anzupassen. Zur Gestaltungsleistung zählen hierbei u.a. auch die Detailplanung und die technische Feinplanung (individuelle Besprechungstermine, Bedarfsermittlung technischer Austattung, planerische Integration dieser technischen Mittel, Rückwandgestaltung mit Druckentwürfen etc.). Der Auftrag zur Gestaltung aller Gestaltungsobjekte beinhaltet insbesondere auch die grafische Gestaltung der Oberflächen sämtlicher für Besucher sichtbarer Flächen. Zudem gestaltet und liefert der Auftragnehmer messetypische Kleinartikel an den Auftraggeber. Zur zentralen Aufgabe gehört die Lieferung des konzeptionellen und maßstabsgerechten Generalentwurf inklusive der vollständigen und detaillierten Grundrissplanung für den gesamten Gemeinschaftsstand inkl. aller Ausstellungselemente unter Beachtungder örtlichen Gegebenheiten zur Vorlage an die Messebaufirma zur Umsetzung. Lieferung eines Modells zur Visualisierung - vorzugsweise in 3 D Format. Verteidigung und Abstimmung der Planungsunterlagen mit den Auftraggeber und den Ausstellern. Teilnahme an Besprechungen. Der Auftrag ist in Leistungsphasen gegliedert und kann den Vergabeunterlagen entnommen werden.
Unter anderen sind folgende wichtige Unterlagen dem Angebot beizufügen und dienen als Grundlage für die Fortentwicklung des Konzeptes:
Vorschläge zur optischen Hervorhebung „Regionaler Wertschöpfungsketten in der Land- und Ernährungswirtschaft“
Darstellung und Beschreibung einer konzeptionellen nachhaltigen Standpräsentation des 1896 qm großen Gemeinschaftsstandes Thüringen, d. h. die Messebaufirma muss in der Lage sein, mit der durch die Gestaltungsagentur entwickelte Standplanung ein Standkonzept mit einem hinterlegten Nachhaltigkeitskonzept (z. B. nachhaltige Systembauweise, Bau von wiederverwendbaren Elemente, energiesparende Beleuchtung, möglichst vollständiges Recycling, Ideenvorschläge zur Nachnutzung im Hinblick auf Einsparpotentiale wie Großflächenformate z.B. Banner, Bodenbeläge) zu realisieren
Entwicklung einer mehrjährig nutzbaren Mittelpunkt Gestaltung der ca. 80 qm große Präsentationfläche im Zentrum des Eingangsbereichs der Halle 20, die durch individuelle Gestaltungselemente optisch jährlich eingesetzt und angepasst werden kann sowie dessen gestalterische Darstellung des vorgesehenen Messeauftritts (z. B. Grafiken und Bilder oder 3 D Visualisierungen, Erklärungstexte etc.), wiederverwendbare Bauelemente sind zwingend einzubauen, welche für künftige Präsentationen erneut zum Einsatz kommen sollen; diese sind gesondert zu beschreiben (Verwendung von Baustoffen etc.); Ideen für themenbezogenen Mitmachaktionen sind in die Präsentation zu integrieren

Zusätzliche Informationen

1 Los, da die messebauliche Umsetzung in einer gesonderten Ausschreibung erfolgt.
Zudem soll die Gemeinschaftspräsentation aus einem Guss erfolgen und eine
gestalterische Verbindung mit dem Schwerpunkt-Bereich entstehen. Der
Auftragnehmer hat die Möglichkeit sich an Unterauftragnehmern zu bedienen.
Die Zahlung der Vergütung erfolgt im Rahmen der Vergabe- und Vertragsordnung für
Leistungen Teil B (VOL/B). Nach Erstellung der Feinkonzeptplanung für die
Messebaufirma wird eine Abschlagszahlung in Höhe von 25 % des
Gesamtauftragsvolumens fällig. Eine weitere Abschlagszahlung in Höhe von ca. 20 % des
Gesamtauftragsvolumens ist im gesondert in Schriftform herzustellenden Einvernehmen
zwischen AG und AN zulässig.