Gebäudereinigungsleistungen (Unterhalts- und Glasreinigungsleistungen) für das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Freital, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Direktion Erfurt - VOEK 054-22

Titel

Gebäudereinigungsleistungen (Unterhalts- und Glasreinigungsleistungen) für das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik Freital, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Direktion Erfurt - VOEK 054-22
VOEK 054-22

Kurze Beschreibung

Es werden Unterhaltsreinigungsleistungen und Glasreinigungsleistungen in je einem Los vergeben.
Leistungsort ist 01705 Freital. Es handelt sich um ein Büro- und Verwaltungsgebäude, das sich zurzeit noch im Umbau bzw. einer grundhaften Sanierung befindet. Seitens des AN ist deshalb auf entsprechende Schutzkleidung, besonders das Schuhwerk betreffend, zu achten.
Die zu reinigenden Räume werden u.a. als Büro-, Verwaltungs-, Sitzungs- und Schulungs-, Sozial-, Sanitär-, Abstell- , Server-, Keller/Boden- und Archivräume genutzt. Hinzu kommt die Reinigung zweier Aufzüge und eines Aufzugsmaschinenraumes.
Einige Leistungen in den Raumgruppen F-J sind nach separater Beauftragung durchzuführen.
Die Unterhaltsreinigung beinhaltet eine jährliche Intensivreinigung nach Beauftragung.
Der Auftragnehmer (AN) übernimmt die Bestückung mit Verbrauchsmaterialien. Die Materialien werden durch den Nutzer der Objekte zur Verfügung gestellt.
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Die Glasreinigung umfasst neben der Reinigung von Glas-, Fensterflächen und Fensterbänken auch die Reinigung von Dachschrägenfenstern, Glastüren und Oberlichtern sowie Außenjalousien.
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In beiden Losen sind unplanmäßige zusätzliche Leistungen in gewissem Umfang zu verpreisen.
Die Reinigung muss je nach Turnus Montag bis Donnerstag im Zeitraum von 07:00 Uhr bis 16:00 Uhr und am Freitag von 07:00 Uhr bis 14:00 Uhr stattfinden.
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Der AN setzt einen qualifizierten Objektleiter ein, der nicht mit operativen Reinigungsleistungen betraut ist. Die Kosten für den Objektleiter sind in die Angebotspreise einzukalkulieren.
Der AN stellt die für eine gründliche und fachgerechte Reinigung erforderlichen Arbeitskräfte und das für eine ordnungsgemäße Kontrolle erforderliche Aufsichtspersonal.
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Der AN verpflichtet sich zur Erfüllung der Aufgaben in der Unterhaltsreinigung nur Personen einzusetzen, die eine abgeschlossenen Sicherheitsüberprüfung nach §9 SÜG besitzen. Für die Glasreinigung ist eine einfache Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 SÜG (sog. Ü1) ausreichend. Bei der Ausführung der Glasreinigungsleistungen wird das Personal ständig durch Mitarbeiter des BSI begleitet.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer hat alle für die Reinigungsobjekte geltenden allgemeinen und spezifischen Unfallverhütungs- und Sicherheitsvorschriften zu beachten.
Die Leistungen sind nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen unter Einhaltung der für das Gebäudereiniger-Handwerk gültigen Bestimmungen, behördlichen Auflagen und Bestimmungen, den jeweils gültigen allgemeinen anerkannten Regeln und dem Stand der Technik und Wissenschaft, Arbeitsmedizin und Hygiene, sonstigen gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen, den Herstellerangaben und unter Beachtung der Besonderheiten der Objekte durchzuführen.
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Vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgt eine schriftliche Benennung sämtlicher Reinigungskräfte, die für den ständigen und auch den vertretungsweisen Einsatz in den Objekten vorgesehen sind. Gleiches gilt für das Aufsichtspersonal. Personaländerungen sind der Auftraggeberin und dem jeweiligen Verantwortlichen des Nutzers der Liegenschaft umgehend schriftlich mitzuteilen. Unangemeldetem Personal ist der Zutritt zu den Objekten ausdrücklich untersagt.
Der Auftragnehmer hat durch organisatorische Maßnahmen (Gestellung von Ersatzkräften) sicherzustellen, dass die Reinigung durch Personalausfälle infolge Krankheit, Urlaub usw. nicht beeinträchtigt wird.
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Alle beschriebenen Aufgaben und Leistungen innerhalb der dem Objektleiter übertragenen Liegenschaft sind von diesem eigenverantwortlich zu koordinieren und zu überwachen. Er hat die Abläufe eigeninitiativ und aktiv zu steuern und ist für die störungsfreie Objektbewirtschaftung nach den jeweiligen Erfordernissen verantwortlich. Zu den wesentlichen Aufgaben und Anforderungen gehören u. a.:
- Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
- monatliche Rundgänge zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung,
- Ansprechpartner der Auftraggeberin und des Nutzers,
- Verantwortlichkeit für die ständige Qualitätssicherung,
- Führen monatlicher Gespräche zur Bestätigung der vertragsgemäßen Durchführung der Reinigungsleistungen mit dem jeweiligen Verantwortlichen der Auftraggeberin und bzw. oder des Nutzers der Liegenschaften,
- Bindeglied zwischen den Verantwortlichen der Auftraggeberin sowie des Nutzers der Liegenschaft und den ausführenden Servicekräften des Auftragnehmers,
- Gewährleistung der permanenten, ordnungsgemäßen Leistungserbringung und Vertragserfüllung,
- ständige Erreichbarkeit des Objektleiters bzw. seines Stellvertreters,
- Erarbeiten von Dienstanweisungen, Personaleinsatz-/Schichtplänen,
- Prüfen der Leistungsnachweise, Berichte, Prüfbücher etc. bezüglich des ordnungsgemäßen Eintrags, der Vollständigkeit und der Übereinstimmung mit der durchgeführten Maßnahme,
- Erfassung, Bearbeitung und Erledigung von Mängel- und Schadensmeldungen (inkl. Rücklauf zur Auftraggeberin),
- Begleiten von Einweisungen, Abnahmen und Übergaben,
- Sicherstellen der Einhaltung von Hausordnungen und Umweltschutzrichtlinien (Emissionen)
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Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die Reinigungsarbeiten in den zu reinigenden Räumen:
- nur fachkundige, zuverlässige Arbeitskräfte einzusetzen,
- zu einem Einsatz von Arbeitskräften, die zu einer mündlichen Verständigung in deutscher Sprache fähig sind,
- die für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträge und alle zum Schutz der Arbeitskräfte erlassenen Vorschriften, besonders die Vorschriften des Jugendarbeitsschutzes, einzuhalten.
Die Auftraggeberin sowie Beauftragte des Nutzers sind berechtigt, das Personal auf Zuverlässigkeit zu überprüfen und nach ihrer Ansicht unzuverlässige Reinigungskräfte abzulehnen.
Der Auftragnehmer hat vor der erstmaligen Leistungserbringung für sein Reinigungspersonal Revierpläne mit Zeitangaben zu erstellen und der Auftraggeberin zur Genehmigung vorzulegen. Bei den durchzuführenden Reinigungsleistungen muss zur Gewährleistung einer Überprüfbarkeit für die Auftraggeberin deutlich erkennbar sein, wann die jeweilige Tätigkeit ausgeführt wird. Zudem ist von dem Auftragnehmer vor der erstmaligen Leistungserbringung ein Hygieneplan zu erstellen sowie laufend anzupassen.
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Die Leistungen umfassen Unterhalts- und Intensivreinigungsleistungen auf 4.911,47 qm Grundfläche mit einer gleichen Jahresreinigungsfläche für die Intensivreinigung (nach Beauftragung). Die Jahresgesamtreinigungsfläche für die Unterhaltsreinigung beträgt 352.690,62 qm.
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Die Leistungserbringung erfolgt in den Raumgruppen:
Raumgruppe A: Büro- und Verwaltungsräume, Kopierräume; (Bodenbeschaffenheit: Teppich, Linoleum)
Raumgruppe B: Sitzungs- und Schulungsräume; (Bodenbeschaffenheit: Teppich, Kunststein)
Raumgruppe C: Sozialräume und Teeküchen; (Bodenbeschaffenheit: Linoleum)
Raumgruppe D: Sanitärräume; (Bodenbeschaffenheit: Fliesen)
Raumgruppe E: Eingangszonen und -hallen; (Bodenbeschaffenheit: Kunststein, Linoleum)
Raumgruppe F: täglichgenutzte Verkehrswege; (Bodenbeschaffenheit: Kunststein,Teppich, Linoleum)
Raumgruppe G: nicht täglich genutzte Verkehrsflächen; (Bodenbeschaffenheit: Kunststein)
Raumgruppe H: Büroneben-, Abstell- und Serverräume; (Bodenbeschaffenheit: Linoleum, Stein)
Raumgruppe I: Archive-, Boden- und Kellerräume; (Bodenbeschaffenheit: Beton)
Raumgruppe J: Aufzüge; (Bodenbeschaffenheit: Estrich, Linoleum)
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mit folgenden m² Grundfläche und Reinigungsintervallen:
Raumgruppe A: 2.401,90 (Teppich) und 123,20 (Linoleum) - jeweils W1 (einmal pro Woche)
Raumgruppe B: 56,05 (Teppich), 70,54 (Kunststein) und 175,12 (Teppich) - jeweils W1
Raumgruppe C: 107,95 (Linoleum) - W5 (fünfmal pro Woche)
Raumgruppe D: 202,11 (Fliesen) - W5 und 5,11 (Fliesen) - W1
Raumgruppe E: 8,65 (Kunststein) und 6,72 (Linoleum)- jeweils W1
Raumgruppe F: 318,41 (Kunststein), 193,42 (Teppich), 575,53 (Linoleum) - jeweils W1, und 10,87 (Linoleum) - W1 nach Beauftragung
Raumgruppe G: 6,76 (Kunststein) - W1 nach Beauftragung
Raumgruppe H: 262,52 (Linoleum) - W1, 204,06 (Linoleum) und 51,46 (Stein) - W1 nach Beauftragung
Raumgruppe I: 169,70 (Beton) - W1 nach Beauftragung
Raumgruppe J: 8,34 (Estrich)- W1 nach Beauftragung und 6,05 (Linoleum)- W1
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Für ungeplant zu erbringende Leistungen sind zusätzlich 20 h Unterhaltsreinigung jährlich zu erwarten.
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Für die Reinigungsleistungen der einzelnen Raumgruppen sind folgende maximale Richtleistungen / Std. /Reinigungkraft einzuhalten:
Raumgruppe A: 180 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe B: 160 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe C: 80 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe D: 90 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe E: 250 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe F: 250 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe G: 250 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe H: 280 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe I: 280 qm/Std./Reinigungskraft
Raumgruppe J: 80 qm/Std./Reinigungskraft
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Angebote, die höhere Richtleistungen als diese maximalen enthalten, werden von der Wertung ausgeschlossen.
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Es ist davon auszugehen, dass der Abfall bereits durch die Gebäudenutzer fraktioniert wird und durch den Auftragnehmer nur zu der ausgewiesenen Sammelstelle (z. B. Container) zu verbringen ist. Eine nachträgliche Sortierung ist nicht Bestandteil des Leistungsumfangs.
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Detaillierte Angaben zur Ausführung der Leistungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Das Vertragsverhältnis wird zunächst für die Dauer von 4 Jahren bis zum 31.12.2026 abgeschlossen. Es verlängert sich, sofern nicht die Auftraggeberin mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich widerspricht, jeweils um ein weiteres Jahr. Die entsprechende Widerspruchsfrist für den Auftragnehmer beträgt 9 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Das verlängerte Vertragsverhältnis kann von der Auftraggeberin mit einer Frist von drei Monaten jeweils zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt 6 Jahre (bis 31.12.2028).

Beschreibung der Beschaffung

Glasreinigungsleistungen auf 1.188,38 qm Grundfläche (einseitig gemessen, beidseitig zu reinigen) und mit einer 4.481,68 qm umfassenden Jahresgesamtreinigungsfläche (einseitig gemessen, beidseitig zu reinigen).
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Für ungeplant zu erbringende Leistungen sind 10 h Glasreinigung jährlich zusätzlich möglich.
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Die Leistungserbringung erfolgt in den Kategorien:
a) Glas- und Fensterflächen (Kastenfenster), beidseitige Reinigung inkl. Rahmen, Falze , Beschläge und Fensterbänke innen und außen, raum- und witterungsseitig
b) Dachschrägenfenster, beidseitige Reinigung inkl. Rahmen, Falze , Beschläge
c) Glastüren (inkl. Oberlichter) und -wände, beidseitige Reinigung inkl. Rahmen, Falze und Beschläge
d) Oberlichter (z.Bsp. über Holztüren), beidseitige Reinigung inkl. Rahmen, Falze und Beschläge
e) Außenjalousien, beiseitig reinigen, inkl. aller Bauteile.
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Die zu reinigenden Grund- und Gesamtflächen (einseitig gemessen, beidseitig zu reinigen) betragen:
a) 452,62 m² und 1.810,48 m² (Turnus J4 - 4 Reinigungen im Jahr)
b) 10,52 m² und 42,08 m² (Turnus J4)
c) 145,45 m² und 1.745,40 m² (Turnus M12 - Reinigung monatlich)
d) 101,31 m² und 405,25 m² (Turnus J4)
e) 478,48 m² und 478,48 (Turnus J1- 1 Reinigung im Jahr).
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Der Auftragnehmer hat alle für die Reinigungsobjekte geltenden allgemeinen und spezifischen Unfallverhütungs- und Sicherheitsvorschriften zu beachten.
Die Leistungen sind nach wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Erfordernissen unter Einhaltung der für das Gebäudereiniger-Handwerk gültigen Bestimmungen, behördlichen Auflagen und Bestimmungen, den jeweils gültigen allgemeinen anerkannten Regeln und dem Stand der Technik und Wissenschaft, Arbeitsmedizin und Hygiene, sonstigen gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnissen, den Herstellerangaben und unter Beachtung der Besonderheiten der Objekte durchzuführen.
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Vor Aufnahme der Beschäftigung erfolgt eine schriftliche Benennung sämtlicher Reinigungskräfte, die für den ständigen und auch den vertretungsweisen Einsatz in den Objekten vorgesehen sind. Gleiches gilt für das Aufsichtspersonal. Personaländerungen sind der Auftraggeberin und dem jeweiligen Verantwortlichen des Nutzers der Liegenschaft umgehend schriftlich mitzuteilen. Unangemeldetem Personal ist der Zutritt zu den Objekten ausdrücklich untersagt.
Der Auftragnehmer hat durch organisatorische Maßnahmen (Gestellung von Ersatzkräften) sicherzustellen, dass die Reinigung durch Personalausfälle infolge Krankheit, Urlaub usw. nicht beeinträchtigt wird.
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Alle beschriebenen Aufgaben und Leistungen innerhalb der dem Objektleiter übertragenen Liegenschaft sind von diesem eigenverantwortlich zu koordinieren und zu überwachen. Er hat die Abläufe eigeninitiativ und aktiv zu steuern und ist für die störungsfreie Objektbewirtschaftung nach den jeweiligen Erfordernissen verantwortlich. Zu den wesentlichen Aufgaben und Anforderungen gehören u. a.:
- Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
- monatliche Rundgänge zur Überprüfung der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung,
- Ansprechpartner der Auftraggeberin und des Nutzers,
- Verantwortlichkeit für die ständige Qualitätssicherung,
- Führen monatlicher Gespräche zur Bestätigung der vertragsgemäßen Durchführung der Reinigungsleistungen mit dem jeweiligen Verantwortlichen der Auftraggeberin und bzw. oder des Nutzers der Liegenschaften,
- Bindeglied zwischen den Verantwortlichen der Auftraggeberin sowie des Nutzers der Liegenschaft und den ausführenden Servicekräften des Auftragnehmers,
- Gewährleistung der permanenten, ordnungsgemäßen Leistungserbringung und Vertragserfüllung,
- ständige Erreichbarkeit des Objektleiters bzw. seines Stellvertreters,
- Erarbeiten von Dienstanweisungen, Personaleinsatz-/Schichtplänen,
- Prüfen der Leistungsnachweise, Berichte, Prüfbücher etc. bezüglich des ordnungsgemäßen Eintrags, der Vollständigkeit und der Übereinstimmung mit der durchgeführten Maßnahme,
- Erfassung, Bearbeitung und Erledigung von Mängel- und Schadensmeldungen (inkl. Rücklauf zur Auftraggeberin),
- Begleiten von Einweisungen, Abnahmen und Übergaben,
- Sicherstellen der Einhaltung von Hausordnungen und Umweltschutzrichtlinien (Emissionen).
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Der Auftragnehmer verpflichtet sich, für die Reinigungsarbeiten in den zu reinigenden Räumen:
- nur fachkundige, zuverlässige Arbeitskräfte einzusetzen,
- zu einem Einsatz von Arbeitskräften, die zu einer mündlichen Verständigung in deutscher Sprache fähig sind,
- die für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträge und alle zum Schutz der Arbeitskräfte erlassenen Vorschriften, besonders die Vorschriften des Jugendarbeitsschutzes, einzuhalten.
Die Auftraggeberin sowie Beauftragte des Nutzers sind berechtigt, das Personal auf Zuverlässigkeit zu überprüfen und nach ihrer Ansicht unzuverlässige Reinigungskräfte abzulehnen.
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Detaillierte Angaben zur Ausführung der Leistungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Das Vertragsverhältnis wird zunächst für die Dauer von 4 Jahren bis zum 31.12.2026 abgeschlossen. Es verlängert sich, sofern nicht die Auftraggeberin mit einer Frist von 6 Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit schriftlich widerspricht, jeweils um ein weiteres Jahr. Die entsprechende Widerspruchsfrist für den Auftragnehmer beträgt 9 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Das verlängerte Vertragsverhältnis kann von der Auftraggeberin mit einer Frist von 3 Monaten jeweils zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt 6 Jahre (bis 31.12.2028).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

In der "Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" (Anhang B-03) sind anzugeben:
1. Angebotsabgabe als Einzelbieter oder Bietergemeinschaft
2.1. Angaben zum Unternehmen (Name, Sitz, Postanschrift, Rechtsform, Gegenstand des Unternehmens, Nummer der Eintragung in einem öffentlichen Register oder Geschäftsnummer der Genehmigungsbehörde, Registergericht oder Genehmigungsbehörde, Umsatzsteuer-ID, gesetzliche/r Vertreter/in, Ansprechperson, Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse, ggf. zuständige Niederlassung bzw. Standort)
2.2. Zusätzliche Angaben, sofern das Unternehmen ein Einzelunternehmen oder ein Freiberufler ist (Angaben zur Inhaberin / zum Inhaber bzw. zu dem nach Satzung oder Gesetz Vertretungsberechtigten):
Vorname, Name, ggf. abweichender Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit
3. Eigenerklärung zu zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB
- Eigenerklärung nach § 123 Abs. 1 GWB über Straftaten und Ordnungswidrigkeiten
- Eigenerklärung nach § 123 Abs. 4 Nr. 1 GWB über die ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben und von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung) für die Arbeitnehmer an die zuständigen Krankenkassen bzw. für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft sowie an die zuständige Berufsgenossenschaft
- Eigenerklärung nach § 124 Abs. 1 Nr. 2 GWB, dass über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde, dass sich das Unternehmen nicht in der Liquidation befindet bzw. seine Tätigkeit eingestellt hat
- Eigenerklärung zu weiteren fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 Abs. 1 GWB
- Eigenerklärung nach § 124 Abs. 2 GWB zu Verstößen gegen weitere Gesetze; Verstöße gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), das Aufenthaltsgesetz (AufenthG), das Mindestlohngesetz (MiLoG) und das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)
- Eigenerklärung zu Gründen für den Nichtausschluss und zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 Abs. 2 GWB
- Eigenerklärung, den Verpflichtungen gemäß § 123 Abs. 4 S.1 GWB oder gemäß § 123 Abs. 4 S. 2 GWB nachgekommen zu sein
Mit Abgabe der Erklärungen verpflichtet sich der Bieter, die ggf. Änderungen seiner Verhältnisse nach Abgabe der Erklärungen noch im laufenden Vergabeverfahren und vor Zuschlag bekannt zu geben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

In der "Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" (Anlage B-03) sind anzugeben:
4. Eigenerklärungen zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Die Betriebshaftpflichtversicherung hat mindestens folgende Deckungssummen (bei mindestens zweifacher Maximierung je Versicherungsjahr) pro Schadensfall aufzuweisen: Personenschäden 2 Mio. €, Sachschäden 2 Mio. €, Vermögensschäden 500.000 € und Schlüsselschäden 250.000 € (nur Los1). Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung die vorgenannten Deckungssummen derzeit nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, so ist der Bieter verpflichtet, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend zu erhöhen bzw. abzuschließen.
5. Eigenerklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens (netto) sowie zum Umsatz (netto) bezüglich der ausgeschriebenen Leistungsarten (Unterhalts- bzw. Glasreinigung), jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

In der "Bieterauskunft mit Eigenerklärungen" (Anlage B-03) sind weiterhin anzugeben:
6. Eigenerklärung zur Leistungserbringung:
- Eigenerklärung, dass das Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistung beschäftigt und dem Unternehmen spätestens bei Leistungsbeginn auch die notwendigen Maschinen, Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stehen, um die ausgeschriebene Leistung sachgerecht und unter Einhaltung notwendiger Sicherheitsbestimmungen ausführen zu können
- Eigenerklärung betreffend Sicherheitsüberprüfung
a) dass zur Leistungserbringung nur Beschäftigte eingesetzt werden, die erfolgreich sicherheitsüberprüft sind (Ü 2) - erweiterte Sicherheitsüberprüfung gem. § 9 SÜG- für die Unterhaltsreinigung und (Ü 1) - einfache Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 SÜG für die Glasreinigung.
b) dass für die zur Leistungserbringung einzusetzenden Beschäftigten, die bereits erfolgreich sicherheitsüberprüft sind (Ü 2 für Unterhaltsreinigung, Ü 1 für Glasreinigung) die entsprechenden Nachweise innerhalb einer Woche nach Zuschlagserteilung vorgelegt werden.
c) dass hinsichtlich der zur Leistungserbringung einzusetzenden Beschäftigten, die noch nicht sicherheitsüberprüft sind, unmittelbar nach Zuschlagserteilung für eine kurzfristige Beibringung der für die Sicherheitsüberprüfung (Ü 2 für Unterhaltsreinigung, Ü 1 für Glasreinigung) notwendigen Angaben und Auskünfte Sorge getragen wird.
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7. Leistungsbezogene Angaben zum Unternehmen
Seit wann ist das Unternehmen in der ausgeschriebenen Leistungsart (UHR und Glasreinigung) tätig?
- Beschäftigtenzahl des gesamten Unternehmens
- Anzahl der Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebenen Leistungsarten
- Anzahl der geringfügig Beschäftigten, bezogen auf die ausgeschriebenen Leistungsarten
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8. Eigenerklärung zum Qualitätsmanagement:
Eigenerklärung zum praktizierten Qualitätsmanagement, insbesondere Angaben zur Dokumentation von Reinigungsleistungen, beispielsweise durch Angabe einer ISO-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ff oder nach 14001 ff bzw. Vorlage einer gleichwertigen Bescheinigung unter Begründung der Gleichwertigkeit.
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9. Referenzen
Eigenerklärung zu mindestens 3 vergleichbaren Referenzen pro Leistungsart (Unterhaltsreinigung und/oder Glasreinigung) von mindestens zwei verschiedenen Referenzgebern aus dem Zeitraum der letzten drei Jahre mit Angabe von: Art des Referenzobjektes, Ausführungsort (Anschrift) des Referenzobjektes, jährlicher Leistungsumfang in qm, optional bearbeitete Grundfläche in qm, Leistungszeitraum, Leistungsart, Name des Empfängers der Leistung, dem die Leistung unmittelbar zugute kommt, und Ansprechperson mit Telefonnummer .
Vergleichbar sind Referenzen, deren Gegenstand dem Ausschreibungsgegenstand zumindest nahekommt. Die Referenzen müssen im technischen oder organisatorischen Bereich einen gleich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad aufweisen und einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die ausgeschriebene Leistung ermöglichen. Erreicht die umfangreichste der drei genannten Referenzen nicht 75% des ausgeschriebenen Leistungsvolumens oder erreicht mindestens eine der beiden weiteren Referenzen nicht 50% des ausgeschriebenen Volumens, wird der Bieter aufgefordert, die Vergleichbarkeit näher zu erläutern.
Bei der Abgabe eines Angebotes für mehrere Lose kann dieselbe Referenz für mehrere Lose benannt werden. Die Anforderungen an den Leistungsumfang erhöhen sich dadurch nicht.
Der Bieter ist verpflichtet, die als Referenzgeber genannten Ansprechpersonen vor Angebotsabgabe auf die Datenschutzerklärung der Auftraggeberin unter http://www.bundesimmobilien.de/datenschutz hinzuweisen.
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10. Bietergemeinschaften sind bereits bei Angebotsabgabe verpflichtet, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie Art und Umfang des Leistungsteils des jeweiligen Mitglieds zu benennen. Bietergemeinschaften müssen sich verpflichten, im Falle der Auftragserteilung die Vertragsleistung mit den namentlich benannten weiteren Mitgliedern der Bietergemeinschaft als Arbeitsgemeinschaft auszuführen und für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten gesamtschuldnerisch zu haften. Für diese Angaben ist die Bietergemeinschaftserklärung (Anlage B-05) zu verwenden und mit dem Angebot einzureichen.
Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Anlage B-03) mit Eigenerklärungen, wie darin benannt, vorzulegen. Vom bevollmächtigten Vertreter der Bietergemeinschaft ist hingegen eine vollumfänglich ausgefüllte „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ mit Angebot einzureichen.
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11. Eigenerklärung zu Unterauftragnehmerleistungen: Beschreibung der Teilleistungen mit Umfang, für die der Einsatz von Unterauftragnehmern geplant ist. Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die zur Auftragsdurchführung vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen und Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer vorzulegen (Anlage B-06). Der Bieter hat dann für jeden der zu beauftragenden Unterauftragnehmer die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Anlage B-03) mit dort benannten Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen.
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12.Bezeichnung der Eignungskriterien, auf die sich die Eignungsleihe bezieht, und der Mittel und Kapazitäten, die von dritter Seite zur Verfügung gestellt werden. Erst auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin ist der Bieter verpflichtet, die Unternehmen zu benennen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden sollen, und Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen (Anlage B-06). Der Bieter hat für jedes Unternehmen, auf dessen Kapazitäten zurückgegriffen werden soll, die „Bieterauskunft mit Eigenerklärungen“ (Anlage B-03) die dort benannten Angaben und ggf. weitere Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Ausführungsbedingungen i.S.d. § 128 Abs. 2 GWB:
1. Das eingesetzte Personal des Auftragnehmers (AN) einschließlich der genehmigten Nachunternehmer muss grundsätzlich über eine Sicherheitsüberprüfung nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz- SÜG verfügen. Erforderlich ist eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung gem. § 9 SÜG (sog. Ü2 für die Unterhaltsreinigung. Für die Glasreinigung ist eine einfache Sicherheitsüberprüfung gem. § 8 SÜG (sog. Ü1) ausreichend. Bei der Ausführung der Glasreinigungsleistungen wird das Personal ständig durch Mitarbeiter des BSI begleitet. Die Durchführung der Sicherheitsüberprüfungen (SÜ) erfolgt in der Zuständigkeit der Auftraggeberin (AG) und ist für den AN kostenlos. Eine Abweichung hiervon ist nur möglich, sofern sich der AN bereits in der Geheimschutzbetreuung der Wirtschaft im Zuständigkeitsbereich des BMWi befindet. Der AN verpflichtet sich, nach Aufforderung durch die AG die einzusetzenden Personen zu benennen, welche bereit sind, sich einer SÜ zu unterziehen bzw. für die die SÜ bereits von einer anderen öffentlichen Stelle oder vom BMWi durchgeführt worden sind. Das gilt auch bei Nachmeldungen für zusätzlich einzusetzendes Personal.
Der Stabsbereich Geheimschutz der AG übersendet dem Personalkoordinator des AN die für die Durchführung der SÜ erforderlichen Unterlagen.
Im Rahmen der SÜ ist die AG berechtigt, Personal ohne Angabe von Gründen abzulehnen.
Personal, welches den von der AG vorgegebenen Kriterien nicht entspricht oder welches durch Unzuverlässigkeit oder durch Fehlverhalten auffällt, kann von der AG ohne weitere Begründung abgelehnt werden.
Nur sicherheitsüberprüftes Personal erhält Zugang zu den Liegenschaften. Ersatzpersonal ist frühzeitig anzumelden, so dass die SÜ rechtzeitig erfolgen können. Der Zeitbedarf für die Durchführung der SÜ kann bis sechs Monaten dauern.
Die SÜ von Beschäftigten mit einem Auslandsbezug kann, je nach Einzelfall, mitunter unmöglich sein. Daher birgt die Anmeldung dieser Beschäftigten für die SÜ die Möglichkeit der Ablehnung mangels Überprüfbarkeit und damit für den AN das Risiko, dass die vorgesehenen Beschäftigten ggf. nicht eingesetzt werden können.
Es ist stets eine ausreichende Personenanzahl mit der Sicherheitsstufe vorzuhalten.
2. Der AN hat das Reinigungspersonal zur Verschwiegenheit zu verpflichten und von diesem vor dem erstmaligen Arbeitseinsatz entsprechende schriftliche Erklärung zu verlangen.
Diese Erklärung ist jährlich zu wiederholen. Der AN hat der AG auf Verlangen Kopien dieser schriftlichen Erklärungen zu überlassen.
Der AN hat die Verschwiegenheit seiner Arbeitnehmer sicherzustellen.
3. Auftragsausführung entsprechend der Definitionen des Bundesinnungsverbandes des Gebäudereiniger-Handwerkes
4. Die zur Reinigung eingesetzten Maschinen, Geräte und Gegenstände müssen dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Elektrische Reinigungsgeräte müssen den VDE/GS-Zeichen oder gleichwertig entsprechen und sich einschließlich Zubehör in einem ordnungsgemäßen und betriebssicheren Zustand befinden (Los 1+2).
5. Die zum Einsatz kommenden Reinigungsmittel und -techniken müssen dem neuesten Stand in Bezug auf Umweltverträglichkeit und Entsorgungsmöglichkeit entsprechen. Es sind nur unschädliche, keine Gefahrstoffe im Sinne der Gefahrstoffverordnung enthaltende, umweltfreundliche und insbesondere formaldehydfreie Materialien und Reinigungsmittel zu verwenden. Für die eingesetzten Produkte sind der AG die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter für gefährliche Stoffe und Zubereitungen gemäß Verordnung (EG) Nr.1907/2006 (REACH) ehemals Richtlinie 91/155 EWG vorzulegen (Los 1+2).
6. Einhaltung der angebotenen max. Richtleistungen für Unterhaltsreinigung.

Eine Ortsbesichtigung ist freiwillig und im Zeitraum vom 21.03.2022 bis 24.03.2022 nach Absprache möglich. Die Besichtigungstermine müssen bis spätestens 5 Tage vorher vereinbart werden. Die Ansprechpartnerin dafür ist der Anlage Bewerbungsbedingungen (Anlage A-01) zu entnehmen. Die Zuweisung eines Termins erfolgt in der Reihenfolge des Eingangs der Anmeldungen. Nur von der Auftraggeberin bestätigte Termine werden durchgeführt. Die Vertreter des Teilnehmers müssen bei der Ortsbesichtigung ein gültiges amtliches Ausweisdokument mit sich führen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden im Termin zur Ortsbesichtigung nicht beantwortet.
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Zum wechselseitigen Schutz vor Ansteckung mit dem Corona-Virus ist bei allen Ortsbesichtigungen zwingend der 3G-Nachweis erforderlich und unter den Teilnehmern ein Mindestabstand von 1,5 Metern zu wahren. Bei Innenbesichtigungen ist zwingend von allen Teilnehmern eine Mund-Nase-Bedeckung zu tragen. Zudem muss entsprechender Auskunftsbogen vor Ort ausgefüllt werden. Bei Teilnahme an Außenbesichtigungen werden die Teilnehmer um das Tragen einer Mund-Nase-Bedeckung gebeten. Gelten zum Zeitpunkt der Besichtigung strengere Vorgaben, sind diese zu beachten. Der Teilnehmer wird dann bei der Terminvereinbarung zur Besichtigung entsprechend informiert. Aufgrund der aktuellen Gesundheitslage und der damit verbundenen Einschränkungen kann die Möglichkeit der freiwilligen Ortsbesichtigung kurzfristig für alle Teilnehmer entfallen.
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Mit Angebot sind folgende vollständig ausgefüllte Unterlagen einzureichen:
- Angebotsschreiben (Anlage B-01)
- Bieterauskunft mit Eigenerklärungen (Anlage B-03)
- Preisblatt je angebotenen Loses (Anlage B-02)
- Vordruck „Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes“ (Anlage B-04)
- Ggf. Vordruck „Bietergemeinschaftserklärung“ (Anlage B-05)
- Formblatt "Reinigungs-DL Pandemiekosten" (Anlage B-09), soweit zutreffend
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Auf Anforderung der Vergabestelle sind einzureichen:
- die Bieterauskünfte mit Eigenerklärungen der Bietergemeinschaftsmitglieder (Anlage B-03)
- die Erklärungen und Verpflichtungserklärungen von Unterauftragnehmern bzw. Unternehmen, die einer Eignungsleihe zustimmen (Anlage B-06) und die entsprechend ausgefüllte Bieterauskunft mit Eigenerklärung (Anlage B-03) für Unterauftragnehmer und Eignungsleiher
- Kopie der Betriebs-Haftpflichtversicherung
- Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate) oder Nachweis der Registrierung in der Handwerkskammer oder gleichwertig (Gleichwertigkeit ist zu erläutern)
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Kann ein Bieter aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen. Bei ausländischen Bietern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Werden solche Bescheinigungen in dem betreffenden Land nicht ausgestellt, können sie durch eine Versicherung an Eides statt ersetzt werden. In Staaten, in denen es keine Versicherung an Eides statt gibt, kann diese durch eine förmliche Erklärung ersetzt werden. Nicht in deutscher Sprache verfassten Dokumenten ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
Der Nachweis der Eignung/des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch Präqualifikation erbracht werden.
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In den Preisblättern müssen alle Preise und sonstigen geforderten Angaben und Erklärungen enthalten sein. Fehlende oder unzutreffende Preisangaben oder Änderungen und Ergänzungen führen grundsätzlich zum Ausschluss des Angebots.
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Vorgaben aus dem Mindestlohn- bzw. Arbeitnehmerentsendegesetz und Vorgaben aus für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen sind zwingend bei der Angebotskalkulation zu berücksichtigen. Ist das nicht der Fall, wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.
Der der Angebotskalkulation zugrunde gelegte Tariflohn ist im Vordruck „Kalkulation des Stundenverrechnungssatzes“ (Anlag B-04) einzutragen.
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Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe wesentlich sind, z. B., weil sie die Preisermittlung beeinflussen oder die Vergabeunterlagen unvollständig bzw. nicht für alle Bieter gleichermaßen verständlich sind, so hat der Bieter die Auftraggeberin unverzüglich und vor Angebotsabgabe in Textform darauf hinzuweisen.
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Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.
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Zuschlagskriterien sind bei der Unterhaltsreinigung
a) der Angebotspreis und b) die Summe der Anzahl der jährlichen Reinigungsstunden(UHR und Intensivreinigung) mit der Gewichtung a)70 % bzw. b)30 %.
Als Angebotspreis gilt die Summe der jährlichen Gesamtnettopreise der Reinigungsbereiche in der Unterhaltsreinigung sowie eventueller Zusatz- und Bedarfsleistungen laut Preisblatt. Das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis erhält die maximal mögliche Punktzahl (700 Punkte). Die anderen Angebote erhalten nach Maßgabe der folgenden Formel entsprechend weniger Punkte: Punktzahl (zu bewertendes Angebot) = maximale Punktzahl x (niedrigster Angebotspreis / zu bewertender Angebotspreis).
Als angebotene Reinigungsstunden wird die Summe der jährlichen Reinigungsstunden für UHR und Intensivreinigung der Raumgruppen laut Preisblatt gewertet. Das Angebot mit den meisten angebotenen Reinigungsstunden erhält die maximal mögliche Punktzahl (300 Punkte). Die anderen Angebote erhalten nach Maßgabe der folgenden Formel entsprechend weniger Punkte:
Punktzahl (zu bewertendes Angebot) = maximale Punktzahl x (zu bewertende angebotene Anzahl an Reinigungsstunden / höchste angebotene Anzahl an Reinigungsstunden).
Die Gesamtpunktzahl der zu wertenden Angebote ergibt sich aus der Addition der Punktzahlen für Angebotspreis und angebotene Reinigungsstunden. Die Gewichtung der einzelnen Raumgruppen innerhalb des Zuschlagskriteriums entspricht den jährlichen Reinigungsflächenanteilen, wie sie sich auf dem Preisblatt darstellen. Das Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl ist das wirtschaftlichste Angebot.
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Zuschlagskriterium ist bei der Glasreinigung der Angebotspreis. Als Angebotspreis wird die Summe der jährlichen Gesamtnettopreise der Reinigungsbereiche sowie etwaiger Zusatzleistungen laut Preisblatt gewertet.
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Bei Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Unterauftragnehmer, Eignungsleihe) sind diesen Unternehmen die Informationsquelle zur Datenschutzerklärung der Auftraggeberin „www.bundesimmobilien.de/datenschutz“ vor Angebotsabgabe durch den Bieter zu übermitteln. In gleicher Weise sind die Ansprechpersonen der Referenzgeber vom Bieter vorab zu informieren.
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Es gelangen nur vollständige und fristgerecht eingegangene Angebote in die Wertung. Die Nachforderung, Vervollständigung oder Korrektur von Unterlagen, Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und Nachweisen richtet sich nach dem § 56 VgV. Hierbei setzt die Auftraggeberin eine angemessene Frist von mindestens drei Werktagen und übt ihr Ermessen unter Beachtung des Gleichbehandlungsgrundsatzes aus. Einen Anspruch auf Nachforderung haben die Bieter nicht.
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Angebote, die eines der Ausschlusskriterien des § 57 Abs. 1 VgV erfüllen, werden nicht gewertet.
An dieser Stelle wird noch einmal auf die Einhaltung der vorgegebenen maximalen Richtleistungen bei der Unterhaltsreinigung und auf die Tatsache hingewiesen, dass bei Überschreitung dieser max. Richtwerte das Angebot von der Wertung ausgeschlossen wird.
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Die Auftraggeberin prüft die Auskömmlichkeit der Angebote gem. § 60 VgV und verlangt vom Bieter Aufklärung, wenn der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig sind. Vom Bieter sind in den Vergabeunterlagen geforderte Angaben zur ggf. tariflichen Bindung und Produktivlohn bzw. Stundenverrechnungssatz, die für eine erste Prüfung herangezogen werden. Bei weiterem Aufklärungsbedarf fordert die Auftraggeberin den Bieter unter Setzung einer angemessenen Frist von mindestens drei Werktagen auf, die Auskömmlichkeit des Angebots eingehend zu erläutern.
Wenn der Bieter die Zweifel an der Auskömmlichkeit nicht oder nicht fristgerecht ausräumt, darf sein Angebot ausgeschlossen werden.
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Fragen zu den Vergabeunterlagen sind nur über die e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) einzureichen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
Fragen zu den Vergabeunterlagen werden beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 29.03.2022, 12:00 Uhr, bei der e-Vergabe-Plattform (www.evergabe-online.de) eingehen. Die Bieter haben sich zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im Rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Bieter werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann zum Ausschluss des Angebotes führen.
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Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk:
Telefon: +49 (0) 22899 - 610 - 1234
E-Mail: ticket@bescha.bund.de
Geschäftszeiten:
Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr
Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Regelungen der §§ 155 ff. GWB. Insbesondere ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten: Verstöße gegen das Vergaberecht, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen hervorgehen, müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist gemäß Ziffer IV.2.2) gerügt werden. Der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens muss innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingereicht werden (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).