Geschäftsstelle Umsetzung der Inklusiven Kinder- und Jugendhilfe - Prozessorganisation der Umsetzungsbegleitung

Kurze Beschreibung

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) beabsichtigt, im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV die Geschäftsstelle Umsetzung der Inklusiven Kinder- und Jugendhilfe - Prozessorganisation der Umsetzungsbegleitung zu vergeben.
Nähere Angaben entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Auftragsgegenstand
Auftragsgegenstand ist die Einrichtung und Betreibung einer Geschäftsstelle zur organisatorischen Unterstützung des Gesamtprozesses der Umsetzung der Inklusiven Lösung in der Kinder- und Jugendhilfe.
Der einzurichtenden Geschäftsstelle „Umsetzung inklusive Kinder- und Jugendhilfe“ kommen die drei Hauptaufgaben
- Gesamtprozessorganisation und -koordination (1.) und
- Durchführung von Beteiligungsformaten (2.)
- Dokumentation des Prozesses/Bündelung der wissenschaftlichen Erkenntnisse des Prozesses (3.)
Dies bedeutet insbesondere die Koordinierung sämtlicher am Prozess beteiligter Vorhaben und Akteure (u. a. Organisation des AG-Prozesses, Bündelung/Abstimmung sämtlicher gewonnener Erkenntnisse) sowie die Konzeption und Umsetzung bzw. Durchführung von Beteiligungsformaten für die Zielgruppen Öffentlichkeit, Fachöffentlichkeit, betroffene Verwaltungsstrukturen und Expertinnen und Experten in eigener Sache.
Daneben ist die Dokumention des Prozesses (3.) eine wichtige Aufgabe der Geschäftsstelle. Dies umfasst die Aufbereitung der Ergebnisse für Entwurfsfassungen zu Berichten der Bundesregierung, hierfür auch die Bündelung der wissenschaftlichen Erkenntnisse des Prozesses.
Die nachfolgende detaillierte Übersicht bildet die inhaltlichen und organisatorischen Aufgaben ab, die von der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer zwingend vorzusehen und umzusetzen sowie entsprechend finanziell über Module zu budgetieren sind.
1. Gesamtprozessorganisation und -koordination
Der Geschäftsstelle wird in enger Abstimmung mit der Auftraggeberin die Organisation und Koordination des vom BMFSFJ gesteuerten Gesamtprozesses zur Umsetzung der inklusiven Kinder- und Jugendhilfe obliegen.
Hauptaufgaben in diesem Kontext sind:
- Koordination aller am Prozess beteiligten Akteure und ihrer jeweiligen Inhalte aus den drei Bereichen Forschung, Beteiligung der Fachöffentlichkeit und Beteiligung der Expertinnen und Experten in eigener Sache.
- Projektmanagment:
- Im ganz erheblichen Umfang Koordinierung der o. g. Bereiche und sämtlicher Vorhaben/Projekte im Bereich „Beteiligung der Fachöffentlichkeit“ und Bereich „Forschung“
- Insbesondere technische Unterstützung im Bereich „Beteiligung der Expertinnen und Experten in eigener Sache“
- Bündelung der Inhalte / Erkenntnisse aller Prozesse des Gesamtvorhabens; Schaffung/Gewährleistung des Wissenstransfers hinsichtlich aller Prozesse des Gesamtvorhabens
- Kontaktstelle/Ansprechpartner/-in für alle externen Fragen, insbesondere organisatorischer Art, nebst Beantwortung in Abstimmung mit der Auftraggeberin.
- Veranstaltungsmanagement, Dialogprozess einschließlich der Entwicklung von Formatideen für Veranstaltungen, insbesondere auch in hybrider oder digitaler Form
- Organisation der gesamten Arbeitsgruppen- und Unterarbeitsgruppenprozesse
- Auftragsvergabe von Expertisen
2. Entwicklung und Durchführung von Beteiligungsformaten/Onlinekonsultationen
Als zweite Hauptaufgabe wird der Geschäftsstelle die Entwicklung und Durchführung von Beteiligungsformaten im Rahmen des Dialogprozesses zur Umsetzung der inklusiven Kinder- und Jugendhilfe obliegen.
Hauptaufgaben in diesem Kontext sind:
- Beteiligung und Information der Öffentlichkeit und Sicherstellung des Wissenstransfers - hierzu soll insbesondere ein Webportal entwickelt, errichtet und gepflegt werden.
- Entwicklung von geeigneten Beteiligungsformaten für die unterschiedlichen Zielgruppen Öffentlichkeit, Fachöffentlichkeit, betroffene Verwaltungsstrukturen und die Expertinnen und Experten in eigener Sache
- Insb: Online-Befragungen unter Einbeziehung von Kindern, Jugendlichen, jungen Volljährigen, Eltern und Pflegeeltern
- Durchführung der entwickelten Beteiligungsformate (ca. 2 Runden pro Adressatenkreis)
- Auswertung und Aufbereitung der im Beteiligtenprozess gewonnenen Erkenntnisse
- Integration wissenschaftlicher Expertinnen und Experten
3. Dokumentation
- Bündelung der wissenschaftlichen Erkenntnisse aus den verschiedenen Prozessen/Vorhaben/Studien
- Aufbereitung des Prozesses und seiner Ergebnisse nebst Dokumentation für Berichte für Ende 2023 und Ende 2025
- Aufbereitung/Dokumentation einer Konferenz in 11/2023

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewertung der Eignung der Bewerber/Bewerberinnen erfolgt anhand der im Bewertungsraster genannten Kriterien. Die Angaben der Bewerber/Bewerberinnen werden differenziert bewertet und eine Rangfolge der Teilnahmeanträge ermittelt. Das Bewertungsraster ist den zum Download bereitgestellten Unterlagen beigefügt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für
das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Kurze Darstellung des sich bewerbenden Unternehmens/ der sich bewerbenden Institution (max. eine DIN A4 Seite)
b) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
c) Eigenerklärungen zu §§ 123, 124 GWB. Der Bewerber/ Die Bewerberin hat nachzuweisen, dass auf ihn/sie keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe zutreffen. Hierzu ist mit dem Angebot eine Eigenerklärung zu den §§ 123, 124 GWB vorzulegen, die u.a. beinhaltet, dass der Bewerber/die Bewerberin sich nicht in einem Insolvenzverfahren oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seinen/ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage „Eigenerklärung_123_124“ ist hierfür zu nutzen.
d) Aktuelle Gewerbezentralregisterauskunft bzw. Eigenerklärung, dass nachweislich die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen. Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellte Anlage Eigenerklärung „MiLoG“ kann genutzt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bewerbergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein Bewerber/eine Bewerberin zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers beruft, hat er/sie die unter Punkt a) geforderten
Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung bzw. Eigenerklärung, dass im Zuschlagsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/Die Bewerberin hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen
walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der Bewerber/Die Bewerberin hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er/sie an Unterauftragnehmer/innen übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen.
b) Angabe bei Bewerbergemeinschaften, welches Mitglied welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
d) Übersicht in Form einer Liste über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
e) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden
f) Angaben zur beruflichen Qualifikation der Projektleitung (Werdegang, Berufserfahrung, Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf die in der Leistungsbeschreibung geforderten Anforderungen)
g) Angaben zu Referenzprojekten der Projektleitung
h) Angaben zur beruflichen Qualifikation der stellvertretenden Projektleitung (Werdegang, Berufserfahrung, Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf die in der Leistungsbeschreibung geforderten Anforderungen)
i) Angaben zu Referenzprojekten der weiteren vorgesehenen Mitarbeiter/innen
j) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen
k) Anzeige der technischen Voraussetzungen zur Realisierung eines im Wesentlichen (jedoch nicht ausschließlich) onlinebasierten Beteiligungsprozesses
l) Nachweis, dass Know-how aus dem Bereich „öffentliches Vergabewesen“ vorhanden ist

a. Dieses Vergabeverfahren wird ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes durchgeführt.
b. Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung, eventuelle Präsentation und Verhandlungsrunden werden nicht erstattet.
c. Der Auftraggeber behält sich die Durchführung einer Verhandlungsrunde vor. Das erste Angebot ist verbindlich.
d. Es wird sich die Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote vorbehalten.
e. Es wird darauf hingewiesen, dass zunächst ein Teilnahmeantrag (Anlage der zur Verfügung gestellten Unterlagen) unter Beifügung der unter den Punkten III.1.1 bis III.1.3 der Bekanntmachung geforderten Nachweise und Erklärungen zu stellen ist.
f. Ergänzende Unterlagen können unter der in Punkt I.3 genannten URL heruntergeladen werden.
g. Fragen sind bis zum 31.03.2022 12:00 Uhr ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Fragen und Antworten werden allen Bewerbern/Bewerberinnen in anonymisierter Form auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes zur Verfügung gestellt.
h. Eventuelle weitere Informationen, z. B. Änderungen/Ergänzungen an den Vergabeunterlagen, Bieterfragen und Antworten, werden schnellstmöglich, spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes eingestellt.
i. Die Bewerber/Bewerberinnen sind verpflichtet, sich regelmäßig zu informieren, ob die Vergabeunterlagen aktualisiert worden sind.
j. Teilnahmeanträge können ausschließlich auf der e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) abgegeben werden.
k. Teilnahmeanträge, die auf dem Post- bzw. Botenweg, per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
l. Die Geltendmachung eigener Allgemeiner Geschäftsbedingungen durch den Bewerber / die Bewerberin bzw. den Bieter / die Bieterin führen zum Ausschluss.
m. Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerberinnen den Bestimmungen des § 62 VgV.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 2 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 S. 3 GWB müssen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, An den Gelenkbogenhallen 2-6, 50679 Köln gerügt werden.
Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamts für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
Nach § 135 Abs. 2 GWB endet die Frist, mit der die Unwirksamkeit eines Vertrages in einem Nachprüfungsverfahren geltend gemacht werden kann, 30 Kalendertage nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss. Im Falle der Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union endet die Frist 30 Kalendertage nach dieser Veröffentlichung.