Beschreibung der Beschaffung
1. Vorbereitende Arbeiten/ Situationsanalyse und Entscheider-Befragung
- Durchführung einer Entscheider-Befragung unter Nutzung etablierter Anbieter und Dienstleister mit zu definierenden Kriterien
- Erarbeitung einer Situationsanalyse auf Basis vorliegender Daten der beteiligten Landkreise der WRL, der Entscheider-Befragung sowie übergreifende Strategiepapiere
2. Aufstellung und Fortschreibung Marketing- und Kommunikationskonzept für den Aktionsraum
a) Strategische Bausteine:
- Basierend auf dem ermittelten Handlungsbedarf der Situationsanalyse Entwicklung einer Kommunikationsstrategie mit einem darauf aufsetzenden neuen Kommunikationskonzept inkl. Kernbotschaften und (argumentativen) Kerninhalten
- Ausarbeitung der Kampagne hinsichtlich Kernthemen, Zielgruppen, urbaner / ländlicher Raum zur Schärfung der Rolle der Region in ihrer Bedeutung für die Entwicklung
- umsetzungsreife Untersetzung des Kommunikationskonzeptes überregional und regional
- Entwicklung einer Kreativlösung (Kampagnendesign/-slogan) als optisches Erscheinungsbild mit dem Ziel einen hohen Wiedererkennungswert zu erreichen und möglichst viele Akteure einzubinden, um dadurch Allianzen zur Stärkung des Standortes zu generieren und diesen gemeinsam bundesweit und international zu vermarkten.
- Abstimmung mit den Projektpartnern / der Lenkungsgruppe
b) Umsetzungsbausteine:
- Ausarbeitung von Vorschlägen für die Kampagnenorganisation / Inhaltsbündelung (Webseite, Datenportal, etc.)
- Darstellung der geplanten Kommunikationsmaßnahmen und Kommunikationswege für die verschiedenen Zielgruppen inkl. Begründung für die Kampagne
- Spezifizierung der Beteiligungserfordernisse auf den Ebenen Politik, Wirtschaft, Bürger (unter besonderer Berücksichtigung der Jugendlichen) und Verwaltung; Formulierung geeigneter Beteiligungsformate mit Fokus auf Ergebniserlangung
- Aufstellung eines detaillierten Kampagnenplans i.V.m. einem Zeit- und Budgetplan
- Kommunikationsplan Auftraggeber, Informationsfluss und -weiterleitung aus der Kampagne
- Empfehlung und Erarbeitung eines Servicepakets für Kampagnen - Partner und Sponsoren
c) Qualitätssicherung und Evaluation:
- Etablierung eines Qualitätssicherungsprozederes für die Teilmaßnahmen der Kampagne
- Jour Fixe Plan mit Auftraggeber und Stakeholdern
- Erarbeitung eines Mess- und Bewertungsverfahrens zur Evaluation der Einzelmaßnahmen sowie der Gesamtkampagne
- Medienbeobachtung und Auswertung der Kampagnenerfolge mittels festgelegter Indikatoren
3. Umsetzungsmanagement
Der Auftragnehmer übernimmt für die Dauer der Kampagne das Projektmanagement und ist inhaltlich und organisatorisch für die Kampagnenumsetzung verantwortlich. Dabei sind die Erfordernisse der Qualitätssicherung und Beteiligung permanent zu berücksichtigen und bei Notwendigkeit rechtzeitig Justierungen vorzunehmen, um den Erfolg der Kampagne zu sichern.
Das Umsetzungsmanagement beinhaltet u.a. folgende wesentliche Elemente:
- Justierung des jährlichen Kampagnen- und Mediaplans
- Vorbereitung und Durchführung von Marketing-Maßnahmen zielgruppenspezifisch für Öffentlichkeit, Politik und Fachpublikum; Konzeption und Durchführung der Kampagneninhalte
- Entwicklung und Pflege Online-Portal und CMS von Kampagnenwebseiten und Social-Media-Kanälen etc.
- Planung und Umsetzung der Kommunikation vor Ort zur Information, Motivation und Vernetzung aller Akteure
- Aufstellen eines Krisenkommunikationsplans und ggf. Führung der Krisenkommunikation
- Weiterleitung des Kampagnenrücklaufs / Anfragen an die zuständigen Stellen in der Verwaltung
- Vertragsmanagement Dritte (Vergaben, Rechnungsprüfung, Mängelmanagement)
4. Umsetzung
Der Auftragnehmer setzt die zuvor erarbeiteten Kampagnenbausteine im Namen und Auftrag der Wirtschaftsregion Lausitz GmbH um. Bei der Vergabe der Dienstleistungen sind jeweils mindestens 3 Angebote einzuholen und ein Vergabevorschlag auszuarbeiten. Der Zuschlag ist erst nach Freigabe durch den Auftraggeber zu erteilen. Der Auftragnehmer rechnet die Leistungen gegenüber dem Auftraggeber "open book" ab, d.h. er erhält nach Vergabe der Leistungen und deren Umsetzung eine prozentuale Vergütung auf die nachgewiesenen Kosten (Rechnungen Dritter). Der Auftraggeber behält sich vor, Vergaben auch selbst abzuwickeln, insbesondere wenn es das Finanzierungsmodel erfordert.
Die Sachleistungen sind aus dem Marketing- und Kommunikationskonzept abgeleitet; werden jährlich budgetiert und entsprechend dem jährlichen Kampagnenplan abgewickelt. Das jährlich festgelegte Budget darf nicht überschritten werden und beinhaltet auch den Nachunternehmerzuschlag des Auftragnehmers sowie die Kosten für das Umsetzungsmanagement.