Implementierung und Betrieb einer Mitarbeiter-App

Beschreibung der Beschaffung

Implementierung und Betrieb einer Mitarbeiter-App
Vertragslaufzeit: 2 Jahre
zzgl. 3 Verlängerungsoptionen (zweimal 2 weitere Jahre und einmal 1 weiteres Jahr)
Optionsziehungsfrist: 3 Monate

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollte die Eignungsprüfung ergeben, dass mehr als 5 Bewerber die Eignungsanforderungen (gem. Ziffer III.1.1 bis III.1.3) erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebotes aufzufordernden Bieter beschränken. Die Beschränkung der Zahl der Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf Grundlage der zum Nachweis der Eignung gemachten Angaben gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3) der Auftragsbekanntmachung.
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Die gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3) erbetenen Angaben werden hierzu einer inhaltlich qualitativen Wertung unterzogen.
Die im folgenden benannten zu bewertenden Punkte 2.1 - 2.2 sind Kann-Kriterien. Für diese beträgt die maximal erreichbare Punktzahl 40. Die Bewertung ist in den Kriterien beschrieben. Die maximal 5 Bewerber mit den höchsten erreichten Punktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
Bei Punktegleichstand auf dem letzten zu berücksichtigenden Platz verbleiben alle Bewerber auf diesem Platz in der Wertung und werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
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Zudem müssen alle Vertragsdokumente / Angebote vom Bieter in deutscher Sprache erstellt werden. Die weiteren Einzelheiten sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
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2.1) Die eingereichten Referenzinstallationen gem. Kennung 1.5 der Eignungsanforderungen umfassen mehr als 8.000 Nutzer.
(In Kennung 1.5 sind Referenz-Installationen - Mitarbeiter-App oder vergleichbar - nachzuweisen, welche mit News-Feed-Charakter sowie Kommentar- und Chatfunktion ausgestattet sind.)
Bewertung:
5 Punkte werden vergeben, wenn min. 1 Referenz für > 8.000 Nutzer und min. 1 Referenz für > 10.000 Nutzer skaliert ist; 10 Punkte werden vergeben, wenn min. 2 Referenzen für > 12.000 Nutzer skaliert sind.
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2.2) Der Bewerber hat Erfahrung in der Migration von Nutzerdaten im großen Umfang mit mindestens 8.000 Nutzern sowie App-Inhalten und weist dies formlos mit nachprüfbaren Referenzangaben nach.
Bewertung:
5 Punkte werden vergeben, wenn der Bewerber bereits eine Migration von Nutzerdaten sowie App-Inhalten durchgeführt hat und die App noch in Betrieb ist; 10 Punkte werden vergeben, wenn der Bewerber bereits zwei oder mehr Migrationen von Nutzerdaten sowie App-Inhalten durchgeführt hat und die Apps noch in Betrieb sind.

Beschreibung der Optionen

Verlängerungsoption 1: 2 weitere Jahre
Verlängerungsoption 2: 2 weitere Jahre
Verlängerungsoption 3: 1 weiteres Jahr
Leistungsbezogene Optionen:
O1: Anpassungen und Weiterentwicklungen gem. ID014, 015 und 016 im Kapitel 2.1 der Leistungsbeschreibung
O2: "Schwarzes Brett"-Funktion gem. Kapitel 2.2.8 der Leistungsbeschreibung
O3: Anbindung der Störungsmeldung an das BVG-Ticket-System gem. Kapitel 4.2.2 der Leistungsbeschreibung
O4: Erweiterte Servicezeiten gem. Kapitel 4.3.2 der Leistungsbeschreibung

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehenden Angaben/Erklärungen/Nachweise sind von den Bewerbern (der Begriff Bewerber wird als Synonym auch für Bewerbergemeinschaften verwendet) bzw. von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nachunternehmern (NU)/ Unterauftragnehmern und Eignungsleihgebern vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Ausländischen Bewerbern wird die Vorlage vergleichbarer Nachweise gestattet. Soweit Eigenerklärungen verlangt werden, hat der Bewerber auf Verlangen weitere Nachweise vorzulegen.
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1. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen des Unternehmens.
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2. Eigenerklärung, dass bei Vertragsabschluss für die Zeit der Leistungserbringung und Gewährleistung eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherung besteht.
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3. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt.
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4. Eigenerklärung, dass alle Personen, die vom Bewerber und später vom Bieter mit der Bearbeitung des Teilnahmeantrags und später des Angebotes betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen des BDSG beachten und dass die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung aller an einer Angebotserstellung beteiligten Mitarbeiter (unabhängig von der Unternehmenszugehörigkeit) auf das Datengeheimnis im Falle der Aufforderung zu einer Angebotserstellung vor Übergabe der vom Auftraggeber übersandten Vergabeunterlagen an die Mitarbeiter erfolgt und dem Auftraggeber auf Verlangen nachgewiesen wird.
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5. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) nicht vorliegen.
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6. Eigenerklärung des Bieters, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht vorliegen.
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7. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen.
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8. Eigenerklärung, dass keine Eintragung im Wettbewerbsregister gemäß Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) vorliegt.
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9. Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022
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Hinweise: Für die Angaben ist grundsätzlich das Formblatt "Eigenerklärungen zur Eignung" zu verwenden und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Referenz-Installationen (Mitarbeiter-App oder vergleichbar) nach, welche mit News-Feed-Charakter sowie Kommentar- und Chatfunktion ausgestattet sind.
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b) Der Bewerber gibt die aktuelle Zahl der fest angestellten Mitarbeiter an.
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c) Der Bewerber weist eine aktuelle Zertifizierung für die IT-Sicherheit nach ISO 27001 oder vergleichbar nach.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

zu Punkt a)
- Es sind min. 3 Referenzen nachzuweisen.
- Die referenzierten Leistungen müssen mindestens in den letzten 2 Jahren (durchgehend) im aktiven Betrieb (kein Pilot) gewesen sein.
- Die referenzierten Leistungen müssen jeweils für mindestens 8.000 Nutzer skaliert sein.
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zu Punkt b)
- Der Bewerber beschäftigt mindestens 20 festangestellte Mitarbeiter.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die Eignungsprüfung der fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge erfolgt anhand den in Ziffern III.1.1 bis III.1.3 beschriebenen Eignungsanforderungen. Die hierfür erforderlichen Angaben bzw. Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Für die Angaben stellt der AG die bereits benannten Formblätter zur Verfügung.
Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung vor, die Bieter aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen.
Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und fristgerecht eingegangenen Unterlagen inhaltlich prüfen. Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall zum Ausschluss.
Für weitere Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Der Auftragnehmer muss über die Laufzeit des Auftrags eine deutschsprachige Projektleitung zur Verfügung stellen.
- Des Weiteren sind jegliche Kommunikation sowie alle Dokumentationen in deutscher Sprache zu erstellen.
- Der Auftragnehmer hat gem. Frauenförderverordnung während des Auftrags Maßnahmen zur Frauenförderung durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung abzugeben. Der AG stellt hierzu ebenfalls ein Formular zur Verfügung.
- Vorgaben des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) vom 22. April 2020 sind einzuhalten. Der AG wird entsprechende Verpflichtungen des AN zur Einhaltung der Vorgaben des BerlAVG in den Vertrag aufnehmen.
- Sämtliche im Rahmen der Eignungsprüfung geforderten Zertifikate müssen während der gesamten Laufzeit gültig sein und ggf. erneuert werden.

Die ZWEITE BESCHRÄNKUNG des Bieterkreises erfolgt nach Abgabe der ersten Angebote:
Nach Bewertung des Preises sowie der Qualitätskriterien "A-Kriterien", "B-Kriterien" und "Konzepte" der ersten eingereichten Angebote gemäß der Anlage "Bewertungsmatrix", Reiter "Gesamtbewertung" - jedoch ohne den Bewertungsanteil für den Proof of Concept - ergibt sich eine erste Rangfolge auf Basis der errechneten Gesamtpunktzahl.
Nur die 3 Bieter mit der höchsten erreichten Gesamtpunktzahl werden zunächst weiter berücksichtigt, zum Proof of Concept und anschließend zu den Verhandlungen eingeladen und nach den Verhandlungen aufgefordert, ein endgültiges Angebot abzugeben.
Bei Punktgleichstand verbleiben nur die 3 Bieter in der Wertung, welche bzgl. dem wertungsrelevanten Angebotspreis (inkl. aller Optionen und angebotenen Nachlässe) am günstigsten sind.
Die übrigen Bieter scheiden allerdings nicht endgültig aus dem Verfahren aus: scheidet einer der zum Verhandlungsverfahren zugelassenen Bieter endgültig aus dem Verfahren aus, behält sich die BVG vor, den nächstplatzierten Bieter zu den weiteren Verhandlungen und zuvor zum zu bewertenden Proof of Concept einzuladen. In diesem Fall wird das Verfahren mit dem betroffenen Bieter fortgesetzt; dieser hat jedoch keinen Anspruch auf Wiederholung etwaig versäumter Verfahrensschritte, d.h. er steigt in den aktuellen Verfahrensstand ein. Eine Verpflichtung des Bieters zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren besteht jedoch nicht.
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ZUSCHLAGSERTEILUNG:
Nach Eingang der finalen Angebote werden diese anhand der Zuschlagskriterien abschließend bewertet. Die Zuschlagskriterien sind folgendermaßen gewichtet:
- Preis (Gewichtung: 40%)
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- Qualitätskriterien (Gewichtung: 60%).
Die Qualität ist untergliedert in:
- A-Kriterien (zwingend zu erfüllen, ohne Gewichtung)
- B-Kriterien (Gewichtung: 30 %)
- Konzepte (Gewichtung: 10 %)
- Proof of Concept (Gewichtung: 20 %)
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Die Summe der erreichten und gewichteten Punkte aller Zuschlagskriterien werden zu einer Gesamtpunktzahl aufsummiert. Die Gesamtpunktzahlen aller Bieter ergeben eine Rangfolge. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktegleichheit erhält der Bieter mit dem günstigsten Angebotspreis (inkl. aller Optionen und Nachlässe) den Zuschlag.
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WEITERE ANGABEN
1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs.1 Nr. 1 GWB und unterliegt darüber hinaus dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
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2. Durch diese Bekanntmachung wird derTeilnahmewettbewerb (TNW) eröffnet, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am wettbewerblichen Dialog bewerben können - mit dieser Auftragsbekanntmachung wird noch kein Angebot von den Teilnehmern abgefordert. Den Unterlagen zur
Veröffentlichung liegt eine Datei zu "Allgemeinen Verfahrenshinweisen" (Verfahrensbrief) bzgl. dieser Vergabe bei. Die hierin enthaltenen Informationen beschreiben das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs und die Besonderheiten, die zu beachten sind.
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3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlichunter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff. II.1.1) u. des Aktenzeichens FEM2-0483-2022 zu erfolgen. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zu 3 Wertagen vor Abgabefrist der Angebote, an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind. Es besteht kein Anspruch auf Beantwortung später gestellter Fragen. Mündliche Anfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die
Formulare) u. beantwortete Bieterfragen sowie sonstige Klarstellungen, die das
Vergabeverfahren betreffen, auf der Vergabeplattform (vgl. Ziff.I.3) veröffentlichen.
Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Sofern der Bewerber/BewGe eine einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) einreichen möchte, muss er/sie sicherstellen, dass die EEE sämtliche zuvor genannten Angaben/Erklärungen/Nachweise enthält. Die EEE muss nicht verwendet werden, wenn der Teilnahmeantrag einschließlich der Anlagen ausgefüllt eingereicht wird.
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4. Mit der Benennung von Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.
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5. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt dervorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
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6. Das Vergabeverfahren wird unter dem Vorbehalt der gesicherten und auskömmlichen Finanzierung durchgeführt. Die Finanzierungsmittel sind noch nicht abschließend bewilligt, worauf transparent seitens der Vergabestelle hingewiesen wird. Der AG behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben und keinen Zuschlag zu erteilen, soweit die Finanzierung nicht bewilligt wird.
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Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1):
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7. Sofern eine Bewerbung als Bewerbergemeinschaft (BewGe) erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen. Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) geforderten Angaben /Erklärungen sind bei der Bewerbung einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular zu machen bzw. abzugeben. Die Angaben zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit (III.1.2) sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (III..1.3) werden jedoch von allen Mitgliedern der BewG kumuliert bewertet. BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung abzugeben, dass die Bildung der BewGe keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von jedem Mitglied der BewGe zu erläutern, inwiefern für das jeweilige Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt für diese Erklärung ein Formblatt zur Verfügung.
Es kann auf Anlagen verwiesen werden.
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8. Beabsichtigt der Bewerber, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Kapazitäten andere Unternehmen (Dritter /Nachunternehmer /konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so können die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) betreffenden Angaben unter Einbeziehung der Ressourcen dieser anderen Unternehmen (Eignungsleihgeber) im Umfang der Eignungsleihe gemacht machen. Dabei ist auszuweisen, welche Ressourcen sich auf den bzw. die Eignungsleihgeber beziehen. Zusätzlich hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung
der betroffenen Eignungsleihgeber vorzulegen, dass dem Bewerber/der BewGe die erforderlichen Mittel vom Eignungsleihgeber tatsächlich zur Verfügung gestellt werden im Auftragsfall. Von jedem Eignungsleihgeber sind darüber hinaus die geforderten Angaben bzw. Erklärungen gemäß Ziffer III.1.1) gefordert.
Macht ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft von der Möglichkeit der Eignungsleihe Gebrauch, verlangt der AG schließlich für den Auftragsfall eine gemeinsame Haftung des Bewerbers/Bieters und des jeweiligen Eignungsleihgebers entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe. Mit dem Teilnahmeantrag wird eine entsprechende Erklärung des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft sowie der betroffenen Eignungsleihgeber verlangt.
Für den Fall der Eignungsleihe im Hinblick auf vorzulegende
Nachweise/Angaben/Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen), hat der Eignungsleihgeber zudem ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Unterauftragnehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
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9. Der Auftraggeber stellt für die Erstellung der
Teilnahmeanträge Formulare zur Verfügung. Diese können über die Vergabeplattform gem. I.1 heruntergeladen werden und sind für die Teilnahmeanträge zu verwenden. Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich.
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10. Erläuterung zum Ablauf des Verhandlungsverfahrens: sieheVerfahrensbrief.
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11. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z.B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.