Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
- Mitarbeiterzahlt: Der Bieter/die Bietergemeinschaft muss in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (ab 2018) mindestens eine durchschnittliche Mitarbeiterzahl von 30 technisch qualifizierten Mitarbeitern nachweisen (Aushilfskräfte, Praktikanten, Werkstudenten sind nicht mitzuzählen) (Formblatt A5 Eigenerklärung zu Gesamtumsatz und Mitarbeiterzahl).
- Referenzen: Referenzen des Bieters, die Erfahrungen und Fachkenntnisse in den folgenden Bereichen belegen:
Vergleichbare Referenzen über die Implementierung sowie Wartung, Pflege und Support von Software zum Vertragsmanagement (bestehend aus Vorlagenmanagement, Vertragserstellung und Vertragscontrolling & Archivierung) als Software as a Service (SaaS). Unter Implementierung wird die individuelle Anpassung an die Kundenbedürfnisse verstanden.
Es sind mindestens 3 Referenzen nachzuweisen. Es muss mindestens ein durchgehender Servicezeitraum (Wartung, Pflege, Support) von 12 Monaten nach dem 01.01.2018 erbracht worden sein.
Eine Referenz gilt nur dann als vergleichbar, wenn der Referenzauftrag eine Mindestnutzerzahl von 100 Nutzern und einer Vertragsanzahl von mindestens 1.000 Verträgen p.a. umfasst.
Die Referenzen sind mittels Formblatt A7 Eigenerklärung Referenzen einzureichen.
Funktionale Anforderungen VV: Vorlagentypen, Workflowbasierte Vorlagenerstellung und -verwaltung, Zentrale Bibliothek für Vertragsvorlagen, Abbildung von Hierarchien in der Vorlagenbibliothek, Metadaten individuell je Vorlagentyp definierbar, Regeln auf Metadatenebene, Editor Funktionalität, Upload von Inhalten, Vorlagen-Versions Management, Verknüpfung von Vertragsvorlagen, Periodischer Review von Vorlagen, Import von Vertragsvorlagen, Export von Vertragsvorlagen.
Funktionale Anforderungen VE: Systemgenerierte obligatorische Metadaten, Eindeutige Vertragsnummern, Eingabe obligatorischer und optionaler Metadaten, Vertragserstellung auf der Basis von Fremdverträgen, Abbildung unterschiedlicher Vertragsarten, Abhängigkeiten Verpflichtungen, Import Formate - Word, PDF, Excel, Export von Vertragsentwürfen, Duplizieren von Bestandsverträgen, Upload von Inhalten, Abhängigkeiten, Editor Funktionalität, Parallele Bearbeitung, Nachvollziehbarkeit Änderungen, Vergleich und Wiederherstellung, Vertragsstatus, Mitarbeiter und Zeitstempel bei Änderungen, Versionierung, Interne Kollaboration & Kommentierung, Elektronische Signatur, Versand von E-Mails aus dem System, Workflow zur Vertragserstellung, Bedingungen für den Workflow, Benachrichtigung Task-Management und Bearbeitungs-fristen, SAP Schnittstelle, Integration Microsoft Outlook, Integration Microsoft Word.
Funktionale Anforderungen VW: Systemseitig generierte (obligatorische) Metadaten, Aktualisierung von Metadaten, Volltextsuche, Filterung der Suchergebnisse, Auswertung auf Basis von Metadaten, Berichterstattungsfunktion, Dashboard Funktionalität, Export von Auswertungen, Zentrale Vertragsdatenbank mit revisionssicherer Ablage, Individuelle Ablage einzelner Dokumente, Versionskontrolle/Versionierung, Archivierungs-/Löschfristen, Benachrichtigungen per Mail und im System, Regelbasierte systemseitige Benachrichtigungen, Pflege von Verpflichtungen.
Nichtfunktionale Anforderungen: Löschfristen, Archivierung.
Berechtigungskonzept: Nutzer-Accounts, Basis Zugriffs-/Funktionsberechtigungen, Rollen-/ Gruppenbasiertes Berechtigungskonzept, Rollendefinition Vertrags- /Vorlagentyp, Organisatorisch, Administrator-Rolle, Trennung von Berechtigungs- und funktional-fachlichen Administratoren, Stellvertreter*innen Funktionalität.