IT-Dienstleistung für die Impfbetriebe der hessischen kommunalen Gebietskörperschaften einschließlich der vorzuhaltenden Testumgebung

Beschreibung der Beschaffung

IT-Dienstleistungen zur Unterstützung der Impfbetriebe für die hessischen kommunalen Gebietskörperschaften sowie der beim Hessischen Ministerium für Soziales und Integration (HMSI) installierten Testinfrastruktur:
• Vor-Ort-Administratoren zur temporären Unterstützung der Vor-Ort eingesetzten IT-Fachkräfte in den Impfbetrieben und Betrieb und Pflege der Testinfrastruktur des HMSI / • Betrieb eines Callcenters inklusive Ticketsystem / • Lager und Logistik: Betrieb eines betriebsbereiten Lagers mit Personal, Wareneingang, Lagerhaltung, Warenausgang, Versand und Transport von Material, Reporting / • Umsetzung eines Serviceprozesses zur Bereitstellung von Ersatzgeräten und Gewährleistung mit den Hardware-Lieferanten /• Einsatzplanung- und Koordination des eingesetzten Personals /• Management-, Qualitäts- und Fulfilment-Berichtswesen sowie Teilnahme an den Governance-Telefonschalten sowie Telefonschalten auf operativer Ebene /• Dokumentation der geleisteten Dienste in aussagefähiger, detaillierter sowie nachvollziehbarer Form / • Einarbeitung / Übernahme vom bisherigen Dienstleister.
Leistungen im Einzelnen: 1. Vor-Ort-Unterstützung lokal pro Impfbetrieb inkl. Testinfrastruktur des HMSI: • Durchgängige Vor-Ort-Unterstützung der IT-Infrastruktur in den Impfbetrieben der hessischen kommunalen Gebietskörperschaften an 7 Tagen / Woche (inklusive Feiertage) innerhalb der Öffnungszeiten (inklusive Reduktionsoptionen).
• Tätigkeiten: o Unterstützung beim Support der (IT-)Infrastruktur/ o Betrieb der Applikationen auf den IT-Systemen in Zusammenarbeit mit der Firma Jupitec GmbH/
o Vor-Ort-Administratoren (u.a. Einrichten, Administrieren, Warten) zur temporären Unterstützung der hessenweit Vor-Ort eingesetzten IT-Fachkräfte/ o Windows Administration (aktuell: Windows 10)/ o Hardwareaufrüstungen und Inbetriebnahmen
o Gewährleistung eines sicheren, störungsfreien Betriebs der IT-Systeme des Impfbetriebs vor Ort (nicht für den Bereich der Verwaltungsarbeitsplätze), was auch ein Update der Windows-Systeme (Server und Clients) einschließt inklusive Endpoint Protection/ o Unterstützung bei Ad-hoc-Impfvorhaben/ o Regelmäßige sowie bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene/ o Unterstützung einer Stilllegung, Umzug oder Abbau eines Impfbetriebs/o Dokumentation und Zurverfügungstellung bestehender sowie künftiger Prozesse in Abstimmung mit dem Bedarfsträger/o Dokumentation geleisteter Dienste in aussagefähiger, detaillierter sowie nachvollziehbarer Form (1 mal pro Quartal nach wechselnden Anforderungen des Auftraggebers)/
o Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und Betriebssicherheit sowie der Softwareaktualisierung der vom HMSI unterhaltenen Testinfrastruktur (stationäre und mobile Clients) zur Sicherstellung des jeweiligen Softwarestandes, der denen der Impfbetriebe entspricht.
o Tätigkeiten:  Administration und Wartung/  Einspielen neuer Patches/  Regelmäßige sowie bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene /  Proaktives Informieren über nicht erkannte nicht umgesetzte Maßnahmen zur Betriebssicherheit.
Kompetenzprofil: • Fachinformatiker/in oder vergleichbare Qualifikation / • Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen / • Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation Medical Office mit entsprechender Zertifizierung/Schulung (mind. für 15 Mitarbeiter) > 3 Monate /• Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation ImpfDocCE > 3 Monate/ • Projekt-Erfahrung in den Betriebsabläufen medizinischer Einrichtungen oder von Impfbetrieben > 3 Monate / • Flexibler zeitlicher (Servicezeiten) sowie flexibler lokaler Einsatz in den aktuell 28 hessischen Impfzentren inklusive deren angeschlossenen Impfstellen (stationär/mobil) sowie der Testinfrastruktur des HMSI/ • Hohes Verantwortungsbewusstsein / • Einverständnis zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG und Bereitstellung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen durch den Auftragnehmer.
2. Betrieb des Call-Centers:
Leistungen: • Durchgängiger Betrieb eines Callcenters (Hotline) inkl. Zurverfügungstellung und Einsatz eines Ticket-Systems (Beschreibung nachfolgend) und inklusive externer Nutzung durch das HMSI und Gewährleister des 2nd-Level-Supports. Dies ist derzeit (nicht abschließend) die Firma Jupitec GmbH./ • Auswertung des Ticket-Systems (untergliedert nach 1st-/2nd-Level-Lösungsquoten; periodisch und auf Anfrage)
• Sicherstellung der Erreichbarkeit für die Impfbetriebe während der Öffnungszeiten sowie für die HMSI-Ansprechpartner der Testinfrastruktur während der Dienstzeiten
• Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene.
Kompetenzprofil: • Beherrschung der deutschen Sprache gemäß Level C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) /• Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen sowie im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDocCE in Bezug auf den Einsatz bei einer technischen Hotline > 3 Monate / • Erfahrungen in kundenorientierten Serviceeinrichtungen; insbesondere ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten.
Anforderungen an das Ticket-System: • Einsatz von "Request Tracker" in der jeweils aktuellen, deutschsprachigen Version/ • Ein Systemwechsel muss jederzeit möglich sein.
3. Betrieb eines Hardware-Lagers:
Leistungen: • Lager und Logistik: Betrieb eines betriebsbereiten Lagers mit Personal, Wareneingang, Lagerhaltung, Warenausgang, Versand und Transport von Material, Reporting (Lagerspiegel, Lagerbewegungen, aktueller Lagerstand: 2-3 x wöchentlich, bei Bedarf täglich) / • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene.
Kompetenzprofil: • Für die Lagerhaltung ist eine qualifizierte Personalressource mit
o mindestens 6 Monaten Erfahrung im Bereich Logistik, /o gültigem Staplerführerschein,
o guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift, auch unter Berücksichtigung der Leistung aus Ziffer 4.4 (Serviceprozess) einzusetzen. / • Einverständnis zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG und Bereitstellung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen durch den Auftragnehmer.
Mindestanforderungen an das Lager: • Vorhalten einer Lagerkapazität für mindestens 5.000 Items mit mindestens 300 verfügbaren Euro-Palettenstellplätzen/ • Das Lager muss je nach Leistungsabruf zu den dort definierten Servicezeiten zur Verfügung stehen und zugänglich sein (s.a. die beispielhaft genannten 'Zeitvarianten 1 und 2' in Ziffer 1). Die Einrichtung einer Rufbereitschaft ist erforderlich, um Anforderungen, die während der Öffnungszeiten der Impfbetriebe kurzfristig und unerwartet entstehen, unmittelbar bedienen zu können./ • Auslieferungen müssen kurzfristig von Montag bis Freitag zwischen 08 Uhr und 17 Uhr durchgängig erfolgen können. Auslieferungen müssen darüber hinaus über eine Rufbereitschaft von Montag bis Sonntag (inkl. Feiertagen) in Anlehnung an die Öffnungszeiten der Impfbetriebe möglich sein. / • Das Lager darf nicht weiter als 60 Minuten PKW-Fahrtzeit (Berechnung Google maps) von Wiesbaden als zentralem Ort der Koordinierung der Leistungserfüllung entfernt sein.
Aufwandsbezogene Lieferkosten: • Die Auslieferungen erfolgen nach Bedarf in den Impfbetrieben und vorrangig mit Kurierfahrten durch dafür bereitzustellende Fahrzeuge, um unmittelbar entstehende Bedarfe in den Impfbetrieben unverzüglich abdecken zu können. / • Es ist zu gewährleisten, dass jeder Impfbetrieb mittels Kurierfahrt innerhalb der Öffnungszeiten täglich zu erreichen ist. Die Vergütung der Kurierlieferungen erfolgt aufwandsbezogen nach gefahrenen Kilometern (monatliche Rechnungsstellung mit geeignetem Fahrtennachweis). / • Versendungen mit Paketdiensteistern erfolgen nur ausnahmsweise, sofern kein unmittelbarer Bedarf besteht. Das Paket muss spätestens am nächsten Werktag (Montag bis Samstag) im Impfbetrieb ankommen.
4. Serviceprozess Ersatzgeräte aus Lager und Gewährleistung:
Leistungen: • Entgegennahme von themenbezogenen Tickets eines Impfbetriebs, Entsendung eines Ersatzgeräts durch das Lager / • Entgegennahme defekter Geräte, gebündelte Rücksendung an den jeweiligen Systemlieferanten der Hardware (Vertragspartner des Auftraggebers) zur Prüfung der Gewährleistung, Entgegennahme möglicher Austauschgeräte vom Systemlieferanten ins Lager im Gewährleistungsfall./ • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene.
5. Einsatzplanung und -koordination:
Leistungen: • Die Dispatcher/Koordinatoren müssen während der Betriebszeiten der Impfbetriebe erreichbar sein. / • Steuerung des Personaleinsatzes, erforderlichenfalls für Personalersatz bzw. zusätzlich benötigtes Personal / • Schulung / Einarbeitung vor Tätigkeitsaufnahme / • Koordination der organisatorischen, logistischen und kaufmännischen Abwicklung (Tätigkeitsnachweise etc.) / • Fortlaufende Abstimmung mit dem Bedarfsträger /• Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene / • Wegen der Bedeutung und Kritikalität der Impfaktivitäten insgesamt sowie einer sicherzustellenden unterbrechungs- und störungsfreien Abwicklung der Impfprozesse (von der Anmeldung/Terminzuweisung bis zur Dokumentation der Impfungen), ist die Erbringung der Dienstleistungen aus einer Hand zwingend.
Kompetenzprofil: • Mindestens 6 Monate Erfahrung in vergleicherbarer verantwortungsvoller Funktion mit den Schwerpunkten: o Fachkenntnisse und operative Erfahrung in dezentralen heterogenen IT-Infrastrukturen, o Fachkenntnisse und operative Erfahrung im IT-Support der Applikatio-nen Medical Office und ImpfDocCE/ o Fachkenntnisse und operative Erfahrung in der dezentralen Personaleinsatzsteuerung/ o Kenntnisse und operative Erfahrung administrativer kaufmännischer Abwicklungsprozesse
• Technisches Studium oder Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
6. Managementleistungen
7. Einarbeitung/Übernahme vom bisherigen Dienstleister.
Weitere Ausführungen: Dokument"Leistungsbeschreibung".

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen können bis zu einem Höchstwert von 107.592.000,00 Euro (netto) abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter legt eine Zusage vor (Datei "Zusage_HPV"), dass er für den Fall des Zuschlags eine Haftpflichtversicherung für die Dauer der Vertragslaufzeit abschließen wird bzw. - falls bereits vorhanden - eine solche besteht. Die Deckungssummen müssen pro Schadensfall mindestens:
für Personenschäden 2.000.000 €
für Sachschäden 2.000.000 €
für Vermögensschäden 2.500.000 €
betragen. Insgesamt sind jedoch 6 Mio. EUR pro Schadensart für die Laufzeit des Vertrages ausreichend.
Bei Bietergemeinschaften ist nur die Zusage bzw. der Nachweis eines Mitglieds zwingend erforderlich.
(Datei "Zusage HPV" auf der Vergabeplattform).
Der Bieter sichert zu, dass sein jährlicher Umsatz in 2021 über 50 Mio Euro betragen hat. (Datei "Eigenerklärung Mindestumsatz" auf der Vergabeplattform).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen:
Darstellung von mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist'), die nach Art und Umfang den folgenden Kriterien entspricht:
• Im Rahmen des Referenzprojekts wurden die Software
o Medical Office (1a) sowie
o ImpfDocCE (1b) als gemeinsam genutzte Applikationen verwendet
• Mindestdauer des Referenzprojekts 12 Monate.
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.
Eigenerklärung:
Zur Erfüllung der in der Leistungsbeschreibung unter Ziffer 4 beschriebenen Leistungen bestätigt der Bieter hiermit, dass dieser
• über ein Personal in Summe von mindestens 100 Personen für die nachstehenden Leistungen verfügt, welches sofort zum Tag der Zuschlagserteilung einsetzbar ist und welches dem jeweiligen Qualifikationsprofil der Leistungen
o Vor-Ort-Unterstützung sowie Betrieb und Pflege der Testinfrastruktur des HMSI (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1.2)
o Betrieb des Call-Centers (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.2.2)
vollumfänglich entspricht;
• sicherstellt, dass er neben dem einzusetzenden Personal für die Leistungen
o Vor-Ort-Unterstützung lokal pro Impfstelle sowie Betrieb und Pflege der Testinfrastruktur des HMSI (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1)
o Betrieb des Call-Centers (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.2)
o Betrieb eines Hardware-Lagers (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.3)
o Serviceprozess Ersatzgeräte aus Lager und Gewährleistung (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.4)
o Einsatzplanung und -koordination (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.5)
über eine ausreichend bemessene Anzahl jeweils gleichartig qualifizierter Personen verfügt, die den Ausfall einer Personalressource jederzeit kompensieren können.
Der Bieter reicht neben dieser Bestätigung für das nachstehende Kompetenzprofil 5 Mitarbeiterprofile ein für die Leistungen:
o Vor-Ort-Unterstützung sowie Betrieb und Pflege der Testinfrastruktur des HMSI (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1.2; Dokument "Mitarbeiter-profil_Vor-Ort")
sowie pro nachstehendem Kompetenzprofil 2 Mitarbeiterprofile für die Leistungen:
o Betrieb des Call-Centers (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.2.2; Dokument "Mitarbeiterprofil_Call-Center")
o Betrieb eines Hardware-Lagers (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.3.2; Dokument "Mitarbeiterprofil_Hardware-Lager")
o Einsatzplanung und -koordination (Leistungsbeschreibung Ziffer 4.5.2; Dokument "Mitarbeiterprofil_Einsatzplanungkoordination").
Der Bieter sichert zu, dass alle kommunalen Gebietskörperschaften des Landes Hessen sowie die den Impfbetrieb in Hessen in Zukunft übernehmende Behörden in den abzuschließenden Vertrag vollumfänglich eintreten können.
Der Bieter bestätigt, dass er über eine Lagerkapazität für mindestens 5000 Items (Ziff. 4.3.3 der Leistungsbeschreibung) verfügt mit mindestens 300 verfügbaren Euro-Palettenstellplätzen.
(Datei "Eigenerklärung"; Dateien "Mitarbeiterprofil_Vor-Ort"; "Mitarbeiterprofil_Call-Center"; "Mitarbeiterprofil_Hardware-Lager"; "Mitarbeiterprofil_Einsatzplanung-koordination").

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verplichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 12. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternhmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist an dieser Stelle bereits darauf hin, dass für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter, Mitglieder einer Bietergemeinschaft sowie die von ihm im Vergabeverfahren gemeldeten Unterauftragnehmer eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der Informationsstelle nach § 17 Abs. 4 HVTG bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vorgenommen wird. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister angefordert.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB")
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer die jeweilige Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
Eigenerklärung Artikel 5k EU-Verordnung 833/2014
Der Bieter hat zusätzlich die Eigenerklärung zum Artikel 5k der EU-Verordnung 833/2014 ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen. Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Erklärung in der entsprechenden Form einzureichen.
(Datei "Eigenerklaerung Artikel 5k EU-Verordnung 833-2014")
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug auf den Preis (Zuschlagskriterium = 100% Preis). Entscheidend ist hier die Gesamtangebotssumme (brutto), die sich aus den Summen der entsprechenden Positionen im Preisblatt (Datei "Preisblatt") ergibt. Werden mehrere Angebote mit dem gleichen Preis abgegeben, entscheidet das Los über den Zuschlag.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Text

Vor-Ort-Unterstützung pro Impfbetrieb inkl. Testinfrastruktur des HMSI/ Kompetenzprofil: "(...) Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation MedicalOffice mit entsprechender Zertifizierung/Schulung (mind.für 15 Mitarbeiter) > 3 Monate/- Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation ImdDocCE > 3 Monate (...)"

Text

Vor-Ort-Unterstützung pro Impfbetrieb inkl. Testinfrastruktur des HMSI/ Kompetenzprofil:" (...) Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation Medical Office mit entsprechender Zertifizierung/Schulung (mind. für 15 Mitarbeiter) /- Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation ImpfDoc (...)"

Text

Betrieb des Call-Centers/ Kompetenzprofil: "(...) /- Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen sowie im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDocCE in Bezug auf den Einsatz bei einer technischen Hotline > 3 Monate (...)"

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Betrieb des Call-Centers/ Kompetenzprofil: "(...) /- Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen sowie im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDoc in Bezug auf den Einsatz bei einer technischen Hotline (...)"

Text

Einsatzplanung und -koordination/ Kompetenzprofil:" (...) Fachkenntnisse und operative Erfahrung im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDocCE (...)"

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Einsatzplanung und -koordination/ Kompetenzprofil:" (...) Fachkenntnisse und operative Erfahrung im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDoc (...)"

Text

"Darstellung von mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist'), die nach Art und Umfang den folgenden Kriterien entspricht:• Im Rahmen des Referenzprojekts wurden die Softwareo Medical Office (1a) sowieo ImpfDocCE (1b) als gemeinsam genutzte Applikationen verwendet• Mindestdauer des Referenzprojekts 12 Monate."

Text

"Darstellung von mindestens 1 Referenz aus den letzten 3 Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist'), die nach Art und Umfang den folgenden Kriterien entspricht:• Im Rahmen des Referenzprojekts wurden die Softwareo Medical Office (1a) sowieo ImpfDoc (1b) als gemeinsam genutzte Applikationen verwendet• Mindestdauer des Referenzprojekts 12 Monate."

Beschreibung der Beschaffung

IT-Dienstleistungen zur Unterstützung der Impfbetriebe für die hessischen kommunalen Gebietskörperschaften sowie der beim Hessischen Ministerium für Soziales und Integration (HMSI) installierten Testinfrastruktur: • Vor-Ort-Administratoren zur temporären Unterstützung der Vor-Ort eingesetzten IT-Fachkräfte in den Impfbetrieben und Betrieb und Pflege der Testinfrastruktur des HMSI / • Betrieb eines Callcenters inklusive Ticketsystem / • Lager und Logistik: Betrieb eines betriebsbereiten Lagers mit Personal, Wareneingang, Lagerhaltung, Warenausgang, Versand und Transport von Material, Reporting / • Umsetzung eines Serviceprozesses zur Bereitstellung von Ersatzgeräten und Gewährleistung mit den Hardware-Lieferanten /• Einsatzplanung- und Koordination des eingesetzten Personals /• Management-, Qualitäts- und Fulfilment-Berichtswesen sowie Teilnahme an den Governance-Telefonschalten sowie Telefonschalten auf operativer Ebene /• Dokumentation der geleisteten Dienste in aussagefähiger, detaillierter sowie nachvollziehbarer Form / • Einarbeitung / Übernahme vom bisherigen Dienstleister. Leistungen im Einzelnen: 1. Vor-Ort-Unterstützung lokal pro Impfbetrieb inkl. Testinfrastruktur des HMSI: • Durchgängige Vor-Ort-Unterstützung der IT-Infrastruktur in den Impfbetrieben der hessischen kommunalen Gebietskörperschaften an 7 Tagen / Woche (inklusive Feiertage) innerhalb der Öffnungszeiten (inklusive Reduktionsoptionen). • Tätigkeiten: o Unterstützung beim Support der (IT-)Infrastruktur/ o Betrieb der Applikationen auf den IT-Systemen in Zusammenarbeit mit der Firma Jupitec GmbH/ o Vor-Ort-Administratoren (u.a. Einrichten, Administrieren, Warten) zur temporären Unterstützung der hessenweit Vor-Ort eingesetzten IT-Fachkräfte/ o Windows Administration (aktuell: Windows 10)/ o Hardwareaufrüstungen und Inbetriebnahmen o Gewährleistung eines sicheren, störungsfreien Betriebs der IT-Systeme des Impfbetriebs vor Ort (nicht für den Bereich der Verwaltungsarbeitsplätze), was auch ein Update der Windows-Systeme (Server und Clients) einschließt inklusive Endpoint Protection/ o Unterstützung bei Ad-hoc-Impfvorhaben/ o Regelmäßige sowie bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene/ o Unterstützung einer Stilllegung, Umzug oder Abbau eines Impfbetriebs/o Dokumentation und Zurverfügungstellung bestehender sowie künftiger Prozesse in Abstimmung mit dem Bedarfsträger/o Dokumentation geleisteter Dienste in aussagefähiger, detaillierter sowie nachvollziehbarer Form (1 mal pro Quartal nach wechselnden Anforderungen des Auftraggebers)/ o Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und Betriebssicherheit sowie der Softwareaktualisierung der vom HMSI unterhaltenen Testinfrastruktur (stationäre und mobile Clients) zur Sicherstellung des jeweiligen Softwarestandes, der denen der Impfbetriebe entspricht. o Tätigkeiten:  Administration und Wartung/  Einspielen neuer Patches/  Regelmäßige sowie bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene /  Proaktives Informieren über nicht erkannte nicht umgesetzte Maßnahmen zur Betriebssicherheit. Kompetenzprofil: • Fachinformatiker/in oder vergleichbare Qualifikation / • Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen / • Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation Medical Office mit entsprechender Zertifizierung/Schulung (mind. für 15 Mitarbeiter) /• Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation ImpfDoc/ • Projekt-Erfahrung in den Betriebsabläufen medizinischer Einrichtungen oder von Impfbetrieben > 3 Monate / • Flexibler zeitlicher (Servicezeiten) sowie flexibler lokaler Einsatz in den aktuell 28 hessischen Impfzentren inklusive deren angeschlossenen Impfstellen (stationär/mobil) sowie der Testinfrastruktur des HMSI/ • Hohes Verantwortungsbewusstsein / • Einverständnis zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG und Bereitstellung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen durch den Auftragnehmer. 2. Betrieb des Call-Centers: Leistungen: • Durchgängiger Betrieb eines Callcenters (Hotline) inkl. Zurverfügungstellung und Einsatz eines Ticket-Systems (Beschreibung nachfolgend) und inklusive externer Nutzung durch das HMSI und Gewährleister des 2nd-Level-Supports. Dies ist derzeit (nicht abschließend) die Firma Jupitec GmbH./ • Auswertung des Ticket-Systems (untergliedert nach 1st-/2nd-Level-Lösungsquoten; periodisch und auf Anfrage) • Sicherstellung der Erreichbarkeit für die Impfbetriebe während der Öffnungszeiten sowie für die HMSI-Ansprechpartner der Testinfrastruktur während der Dienstzeiten • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene. Kompetenzprofil: • Beherrschung der deutschen Sprache gemäß Level C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) /• Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen sowie im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDoc in Bezug auf den Einsatz bei einer technischen Hotline/ • Erfahrungen in kundenorientierten Serviceeinrichtungen; insbesondere ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten. Anforderungen an das Ticket-System: • Einsatz von "Request Tracker" in der jeweils aktuellen, deutschsprachigen Version/ • Ein Systemwechsel muss jederzeit möglich sein. 3. Betrieb eines Hardware-Lagers: Leistungen: • Lager und Logistik: Betrieb eines betriebsbereiten Lagers mit Personal, Wareneingang, Lagerhaltung, Warenausgang, Versand und Transport von Material, Reporting (Lagerspiegel, Lagerbewegungen, aktueller Lagerstand: 2-3 x wöchentlich, bei Bedarf täglich) / • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene. Kompetenzprofil: • Für die Lagerhaltung ist eine qualifizierte Personalressource mit o mindestens 6 Monaten Erfahrung im Bereich Logistik, /o gültigem Staplerführerschein, o guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift, auch unter Berücksichtigung der Leistung aus Ziffer 4.4 (Serviceprozess) einzusetzen. / • Einverständnis zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG und Bereitstellung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen durch den Auftragnehmer. Mindestanforderungen an das Lager: • Vorhalten einer Lagerkapazität für mindestens 5.000 Items mit mindestens 300 verfügbaren Euro-Palettenstellplätzen/ • Das Lager muss je nach Leistungsabruf zu den dort definierten Servicezeiten zur Verfügung stehen und zugänglich sein (s.a. die beispielhaft genannten 'Zeitvarianten 1 und 2' in Ziffer 1). Die Einrichtung einer Rufbereitschaft ist erforderlich, um Anforderungen, die während der Öffnungszeiten der Impfbetriebe kurzfristig und unerwartet entstehen, unmittelbar bedienen zu können./ • Auslieferungen müssen kurzfristig von Montag bis Freitag zwischen 08 Uhr und 17 Uhr durchgängig erfolgen können. Auslieferungen müssen darüber hinaus über eine Rufbereitschaft von Montag bis Sonntag (inkl. Feiertagen) in Anlehnung an die Öffnungszeiten der Impfbetriebe möglich sein. / • Das Lager darf nicht weiter als 60 Minuten PKW-Fahrtzeit (Berechnung Google maps) von Wiesbaden als zentralem Ort der Koordinierung der Leistungserfüllung entfernt sein. Aufwandsbezogene Lieferkosten: • Die Auslieferungen erfolgen nach Bedarf in den Impfbetrieben und vorrangig mit Kurierfahrten durch dafür bereitzustellende Fahrzeuge, um unmittelbar entstehende Bedarfe in den Impfbetrieben unverzüglich abdecken zu können. / • Es ist zu gewährleisten, dass jeder Impfbetrieb mittels Kurierfahrt innerhalb der Öffnungszeiten täglich zu erreichen ist. Die Vergütung der Kurierlieferungen erfolgt aufwandsbezogen nach gefahrenen Kilometern (monatliche Rechnungsstellung mit geeignetem Fahrtennachweis). / • Versendungen mit Paketdiensteistern erfolgen nur ausnahmsweise, sofern kein unmittelbarer Bedarf besteht. Das Paket muss spätestens am nächsten Werktag (Montag bis Samstag) im Impfbetrieb ankommen. 4. Serviceprozess Ersatzgeräte aus Lager und Gewährleistung: Leistungen: • Entgegennahme von themenbezogenen Tickets eines Impfbetriebs, Entsendung eines Ersatzgeräts durch das Lager / • Entgegennahme defekter Geräte, gebündelte Rücksendung an den jeweiligen Systemlieferanten der Hardware (Vertragspartner des Auftraggebers) zur Prüfung der Gewährleistung, Entgegennahme möglicher Austauschgeräte vom Systemlieferanten ins Lager im Gewährleistungsfall./ • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene. 5. Einsatzplanung und -koordination: Leistungen: • Die Dispatcher/Koordinatoren müssen während der Betriebszeiten der Impfbetriebe erreichbar sein. / • Steuerung des Personaleinsatzes, erforderlichenfalls für Personalersatz bzw. zusätzlich benötigtes Personal / • Schulung / Einarbeitung vor Tätigkeitsaufnahme / • Koordination der organisatorischen, logistischen und kaufmännischen Abwicklung (Tätigkeitsnachweise etc.) / • Fortlaufende Abstimmung mit dem Bedarfsträger /• Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene / • Wegen der Bedeutung und Kritikalität der Impfaktivitäten insgesamt sowie einer sicherzustellenden unterbrechungs- und störungsfreien Abwicklung der Impfprozesse (von der Anmeldung/Terminzuweisung bis zur Dokumentation der Impfungen), ist die Erbringung der Dienstleistungen aus einer Hand zwingend. Kompetenzprofil: • Mindestens 6 Monate Erfahrung in vergleicherbarer verantwortungsvoller Funktion mit den Schwerpunkten: o Fachkenntnisse und operative Erfahrung in dezentralen heterogenen IT-Infrastrukturen, o Fachkenntnisse und operative Erfahrung im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDoc/ o Fachkenntnisse und operative Erfahrung in der dezentralen Personaleinsatzsteuerung/ o Kenntnisse und operative Erfahrung administrativer kaufmännischer Abwicklungsprozesse • Technisches Studium oder Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung 6. Managementleistungen 7. Einarbeitung/Übernahme vom bisherigen Dienstleister. Weitere Ausführungen: Dokument"Leistungsbeschreibung".