IT-Dienstleistung für die Impfbetriebe der hessischen kommunalen Gebietskörperschaften einschließlich der vorzuhaltenden Testumgebung

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verplichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 12. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternhmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Kurze Beschreibung

IT-Dienstleistungen zur Unterstützung der Impfbetriebe für die hessischen kommunalen Gebietskörperschaften sowie der beim Hessischen Ministerium für Soziales und Integration (HMSI) installierten Testinfrastruktur: • Vor-Ort-Administratoren zur temporären Unterstützung der Vor-Ort eingesetzten IT-Fachkräfte in den Impfbetrieben und Betrieb und Pflege der Testinfrastruktur des HMSI / • Betrieb eines Callcenters inklusive Ticketsystem / • Lager und Logistik: Betrieb eines betriebsbereiten Lagers mit Personal, Wareneingang, Lagerhaltung, Warenausgang, Versand und Transport von Material, Reporting / • Umsetzung eines Serviceprozesses zur Bereitstellung von Ersatzgeräten und Gewährleistung mit den Hardware-Lieferanten /• Einsatzplanung- und Koordination des eingesetzten Personals /• Management-, Qualitäts- und Fulfilment-Berichtswesen sowie Teilnahme an den Governance-Telefonschalten sowie Telefonschalten auf operativer Ebene /• Dokumentation der geleisteten Dienste in aussagefähiger, detaillierter sowie nachvollziehbarer Form / • Einarbeitung / Übernahme vom bisherigen Dienstleister. Leistungen im Einzelnen: 1. Vor-Ort-Unterstützung lokal pro Impfbetrieb inkl. Testinfrastruktur des HMSI: • Durchgängige Vor-Ort-Unterstützung der IT-Infrastruktur in den Impfbetrieben der hessischen kommunalen Gebietskörperschaften an 7 Tagen / Woche (inklusive Feiertage) innerhalb der Öffnungszeiten (inklusive Reduktionsoptionen). • Tätigkeiten: o Unterstützung beim Support der (IT-)Infrastruktur/ o Betrieb der Applikationen auf den IT-Systemen in Zusammenarbeit mit der Firma Jupitec GmbH/ o Vor-Ort-Administratoren (u.a. Einrichten, Administrieren, Warten) zur temporären Unterstützung der hessenweit Vor-Ort eingesetzten IT-Fachkräfte/ o Windows Administration (aktuell: Windows 10)/ o Hardwareaufrüstungen und Inbetriebnahmen o Gewährleistung eines sicheren, störungsfreien Betriebs der IT-Systeme des Impfbetriebs vor Ort (nicht für den Bereich der Verwaltungsarbeitsplätze), was auch ein Update der Windows-Systeme (Server und Clients) einschließt inklusive Endpoint Protection/ o Unterstützung bei Ad-hoc-Impfvorhaben/ o Regelmäßige sowie bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene/ o Unterstützung einer Stilllegung, Umzug oder Abbau eines Impfbetriebs/o Dokumentation und Zurverfügungstellung bestehender sowie künftiger Prozesse in Abstimmung mit dem Bedarfsträger/o Dokumentation geleisteter Dienste in aussagefähiger, detaillierter sowie nachvollziehbarer Form (1 mal pro Quartal nach wechselnden Anforderungen des Auftraggebers)/ o Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und Betriebssicherheit sowie der Softwareaktualisierung der vom HMSI unterhaltenen Testinfrastruktur (stationäre und mobile Clients) zur Sicherstellung des jeweiligen Softwarestandes, der denen der Impfbetriebe entspricht. o Tätigkeiten:  Administration und Wartung/  Einspielen neuer Patches/  Regelmäßige sowie bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene /  Proaktives Informieren über nicht erkannte nicht umgesetzte Maßnahmen zur Betriebssicherheit. Kompetenzprofil: • Fachinformatiker/in oder vergleichbare Qualifikation / • Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen / • Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation Medical Office mit entsprechender Zertifizierung/Schulung (mind. für 15 Mitarbeiter) /• Projekt-Erfahrung im IT-Support der Applikation ImpfDoc/ • Projekt-Erfahrung in den Betriebsabläufen medizinischer Einrichtungen oder von Impfbetrieben > 3 Monate / • Flexibler zeitlicher (Servicezeiten) sowie flexibler lokaler Einsatz in den aktuell 28 hessischen Impfzentren inklusive deren angeschlossenen Impfstellen (stationär/mobil) sowie der Testinfrastruktur des HMSI/ • Hohes Verantwortungsbewusstsein / • Einverständnis zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG und Bereitstellung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen durch den Auftragnehmer. 2. Betrieb des Call-Centers: Leistungen: • Durchgängiger Betrieb eines Callcenters (Hotline) inkl. Zurverfügungstellung und Einsatz eines Ticket-Systems (Beschreibung nachfolgend) und inklusive externer Nutzung durch das HMSI und Gewährleister des 2nd-Level-Supports. Dies ist derzeit (nicht abschließend) die Firma Jupitec GmbH./ • Auswertung des Ticket-Systems (untergliedert nach 1st-/2nd-Level-Lösungsquoten; periodisch und auf Anfrage) • Sicherstellung der Erreichbarkeit für die Impfbetriebe während der Öffnungszeiten sowie für die HMSI-Ansprechpartner der Testinfrastruktur während der Dienstzeiten • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene. Kompetenzprofil: • Beherrschung der deutschen Sprache gemäß Level C2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) /• Projekt-Erfahrung mit IT-Infrastrukturen sowie im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDoc in Bezug auf den Einsatz bei einer technischen Hotline/ • Erfahrungen in kundenorientierten Serviceeinrichtungen; insbesondere ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten. Anforderungen an das Ticket-System: • Einsatz von "Request Tracker" in der jeweils aktuellen, deutschsprachigen Version/ • Ein Systemwechsel muss jederzeit möglich sein. 3. Betrieb eines Hardware-Lagers: Leistungen: • Lager und Logistik: Betrieb eines betriebsbereiten Lagers mit Personal, Wareneingang, Lagerhaltung, Warenausgang, Versand und Transport von Material, Reporting (Lagerspiegel, Lagerbewegungen, aktueller Lagerstand: 2-3 x wöchentlich, bei Bedarf täglich) / • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene. Kompetenzprofil: • Für die Lagerhaltung ist eine qualifizierte Personalressource mit o mindestens 6 Monaten Erfahrung im Bereich Logistik, /o gültigem Staplerführerschein, o guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift, auch unter Berücksichtigung der Leistung aus Ziffer 4.4 (Serviceprozess) einzusetzen. / • Einverständnis zur Durchführung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG und Bereitstellung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen durch den Auftragnehmer. Mindestanforderungen an das Lager: • Vorhalten einer Lagerkapazität für mindestens 5.000 Items mit mindestens 300 verfügbaren Euro-Palettenstellplätzen/ • Das Lager muss je nach Leistungsabruf zu den dort definierten Servicezeiten zur Verfügung stehen und zugänglich sein (s.a. die beispielhaft genannten 'Zeitvarianten 1 und 2' in Ziffer 1). Die Einrichtung einer Rufbereitschaft ist erforderlich, um Anforderungen, die während der Öffnungszeiten der Impfbetriebe kurzfristig und unerwartet entstehen, unmittelbar bedienen zu können./ • Auslieferungen müssen kurzfristig von Montag bis Freitag zwischen 08 Uhr und 17 Uhr durchgängig erfolgen können. Auslieferungen müssen darüber hinaus über eine Rufbereitschaft von Montag bis Sonntag (inkl. Feiertagen) in Anlehnung an die Öffnungszeiten der Impfbetriebe möglich sein. / • Das Lager darf nicht weiter als 60 Minuten PKW-Fahrtzeit (Berechnung Google maps) von Wiesbaden als zentralem Ort der Koordinierung der Leistungserfüllung entfernt sein. Aufwandsbezogene Lieferkosten: • Die Auslieferungen erfolgen nach Bedarf in den Impfbetrieben und vorrangig mit Kurierfahrten durch dafür bereitzustellende Fahrzeuge, um unmittelbar entstehende Bedarfe in den Impfbetrieben unverzüglich abdecken zu können. / • Es ist zu gewährleisten, dass jeder Impfbetrieb mittels Kurierfahrt innerhalb der Öffnungszeiten täglich zu erreichen ist. Die Vergütung der Kurierlieferungen erfolgt aufwandsbezogen nach gefahrenen Kilometern (monatliche Rechnungsstellung mit geeignetem Fahrtennachweis). / • Versendungen mit Paketdiensteistern erfolgen nur ausnahmsweise, sofern kein unmittelbarer Bedarf besteht. Das Paket muss spätestens am nächsten Werktag (Montag bis Samstag) im Impfbetrieb ankommen. 4. Serviceprozess Ersatzgeräte aus Lager und Gewährleistung: Leistungen: • Entgegennahme von themenbezogenen Tickets eines Impfbetriebs, Entsendung eines Ersatzgeräts durch das Lager / • Entgegennahme defekter Geräte, gebündelte Rücksendung an den jeweiligen Systemlieferanten der Hardware (Vertragspartner des Auftraggebers) zur Prüfung der Gewährleistung, Entgegennahme möglicher Austauschgeräte vom Systemlieferanten ins Lager im Gewährleistungsfall./ • Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene. 5. Einsatzplanung und -koordination: Leistungen: • Die Dispatcher/Koordinatoren müssen während der Betriebszeiten der Impfbetriebe erreichbar sein. / • Steuerung des Personaleinsatzes, erforderlichenfalls für Personalersatz bzw. zusätzlich benötigtes Personal / • Schulung / Einarbeitung vor Tätigkeitsaufnahme / • Koordination der organisatorischen, logistischen und kaufmännischen Abwicklung (Tätigkeitsnachweise etc.) / • Fortlaufende Abstimmung mit dem Bedarfsträger /• Bedarfsabhängige Teilnahme an Telefonschalten auf operativer und/oder Managementebene / • Wegen der Bedeutung und Kritikalität der Impfaktivitäten insgesamt sowie einer sicherzustellenden unterbrechungs- und störungsfreien Abwicklung der Impfprozesse (von der Anmeldung/Terminzuweisung bis zur Dokumentation der Impfungen), ist die Erbringung der Dienstleistungen aus einer Hand zwingend. Kompetenzprofil: • Mindestens 6 Monate Erfahrung in vergleicherbarer verantwortungsvoller Funktion mit den Schwerpunkten: o Fachkenntnisse und operative Erfahrung in dezentralen heterogenen IT-Infrastrukturen, o Fachkenntnisse und operative Erfahrung im IT-Support der Applikationen Medical Office und ImpfDoc/ o Fachkenntnisse und operative Erfahrung in der dezentralen Personaleinsatzsteuerung/ o Kenntnisse und operative Erfahrung administrativer kaufmännischer Abwicklungsprozesse • Technisches Studium oder Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung 6. Managementleistungen 7. Einarbeitung/Übernahme vom bisherigen Dienstleister. Weitere Ausführungen: Dokument"Leistungsbeschreibung".