Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der des Vergabeverfahrens ist Lieferung, Einführung einer neuen Fachsoftware für die Abwicklung der Prozesse und Leistungen aus dem SGB II sowie Service und Wartung für einen Zeitraum von fünf Jahren.
Die von den Bietern angebotene SGB II-Anwendung muss die Möglichkeit bieten, mit der in der Verwaltung des Main-Kinzig-Kreises als Standardlösung vorgegebenen digitalen Akte D3 des Unternehmens dvelop bidirektional zusammenzuarbeiten.
Für die Bieter besteht alternativ die Möglichkeit, eine in die SGB II-Anwendung integrierte e-Akte anzubieten. Diese muss nachfolgenden Anforderungen genügen:
(1) Die integrierte elektronische Akte muss ein vollständiges Dokumentenverzeichnis sein. Das bedeutet, dass alle Dokumente, ohne Ausnahme, in der elektronischen Akte revisionssicher abgelegt sein müssen. Dabei muss die integrierte eAkte die Möglichkeit bieten, alle unterschiedlichen Dokumententypen zu speichern. Nach der Einführung Akte muss eine komplett papierlose Bearbeitung erfolgen können. Die Dokumente müssen aus der Fachanwendung heraus parallel durch den An-wender geöffnet werden können. Notizen zu Dokumenten müssen ebenfalls digital erstellt werden können.
(2) Die angebotene Lösung bietet einen elektronischen Postkorb für die Bearbeitung von eingegangenen und auch intern erzeugten Dokumenten.
(3) Die Postkorbfunktion kann durch administrative Funktionen über eine grafische Anwendungsoberfläche konfiguriert werden.
(4) Der Anwender kann einen Vorgang auf Wiedervorlage zu einem individuell definier-ten Termin legen. Beim Erreichen des Wiedervorlagetermins wird der Anwender systemseitig automatisch benachrichtigt.
(5) Elektronische Postkörbe können als Team- oder Gruppenpostkörbe definiert wer-den. Dort eingestellte Vorgänge können von allen dem Team/der Gruppe zugeord-neten Mitarbeiter*innen gesehen und zur Bearbeitung ausgewählt werden.
(6) Die angebotene Anwendung hat eine Vertretungsfunktion zur Bearbeitung von elektronischen Postkörben. Vertreter*innen können auf alle Vorgänge der zu vertre-tenden Personen zugreifen und diese bearbeiten. Diese Vertretungen können ad-ministrativ zentral definiert und aktiviert/deaktiviert werden.
(7) Die eAkte kann durch administrative Funktionen über eine grafische Anwendungsoberfläche in seiner Struktur mit entsprechenden Registern als Vorlage definiert werden. Es können mehrere unterschiedliche eAkten-Strukturen definiert werden. Die Registerstruktur kann jederzeit auch geändert werden. Alle neuen eAkten werden automatisch mit der aktuell dafür definierten Struktur erzeugt.
(8) Die in einer eAkte innerhalb der Register abgelegten Dokumente müssen nach Dokumententypen, (z.B. Mietvertrag oder Gehaltsnachweis) klassifiziert werden können, um bspw. auch gezielte Suchen oder Filterungen nach Dokumententypen zu ermöglichen. Für die Strukturierung von Dokumenten innerhalb einer eAkte können durch administrative Funktionen über eine Anwendungsoberfläche verschiedenen Dokumenttypen definiert werden. Die Dokumenttypen können jederzeit auch geändert oder erweitert werden. Bei einer Ablage muss einer der aktuell definierten Do-kumenttypen zur Klassifizierung ausgewählt werden.
(9) Es muss möglich sein den Zugriff auf bestimmte Teile einer Akte, einzelne Dokumenttypen oder einzelne Dokumente einzuschränken. Das betrifft Leserechte, Bearbeitungsrechte etc.
(10) Per E-Mail eingehende Dokumente müssen direkt in der eAkte abgelegt werden können. Dabei muss auch eine Indizierung der Dokumente mit den für die jeweilige eAkte definierten Ordnungsbegriffen wie bspw. Aktenzeichen, Dokumententyp möglich sein.
(11) Dokumente, die in Papierform vorliegen, müssen im Stapelverfahren gescannt und im PDF-Format zur elektronischen Sachbearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumente müssen durch aufgebrachte Barcodes oder entsprechende Trennblätter voneinander getrennt werden können. Auf KCA-erzeugten (Rückläufer-)Dokumenten vorhandene DMC- oder QR-Codes müssen erkannt und die darin enthaltenen Informationen für eine automatisierte Indizierung genutzt werden können.
(12) Jedes Dokument muss nach dem Scannen für die weitere Bearbeitung indiziert werden. Dabei müssen Indexwerte wie das Aktenzeichen, der Dokumententyp und ggf. weitere eingegeben werden, um Dokumente eindeutig einem Vorgang und damit einer eAkte zugewiesen zu können. Die angebotene integrierte eAkte bietet eine in die Erfassung von Papierdokumenten integrierte Indizierung von Dokumenten. Die zu erfassenden Indexwerte können über administrative Funktionen konfiguriert werden.
(13) Die angebotene integrierte eAkte bietet eine integrierte Funktion zur Ablage von KCA-intern erzeugten ausgehenden Schreiben in der jeweiligen eAkte mit automatischer Indizierung. Die ausgehenden Schreiben werden im PDF/A-Format abgelegt.
(14) Die angebotene integrierte eAkte bietet die Möglichkeit zur Darstellung der in einer Akte vorhandenen Dokumente in Form von Trefferlisten oder Sichten mit Sortierung der Dokumente nach allen vorhandenen Klassifizierungsmerkmalen.
(15) Es muss die Möglichkeit geben, ausgewählte Dokumente oder eine komplette Akte mit automatischer Seitennummerierung in ein PDF-Dokument zu drucken, welches dann dritten Personen elektronisch oder ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden kann.
Die vom Bieter angebotene e-Akte muss zudem Gegenstand einer Mindestreferenz sein, vgl. Ziffer III.1.3.
Bei Bietern, die keine den Anforderungen der Vergabestelle entsprechende integrierte e-Akte anbieten, werden die Kosten der Einführung von D3 bei der zusätzlich zum angebotenen Preis des Bieters bei der preislichen Bewertung berücksichtigt. Einzelheiten hierzu sind im Bewerbermemorandum dargestellt.
Die Mindestanforderungen an die Fachsoftware sind dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen (gekennzeichnet als "Vorgabe" oder "Ausschluss").
Die Einführung der neuen Fachsoftware muss bis spätestens 30. Juni 2024 abgeschlossen sein.