Konzepterstellung, Umsetzung und Betreuung für Filme und Newsclips

Kurze Beschreibung

Konzepterstellung, Umsetzung und Betreuung von:
- "Markets Germany" einer monatlich erscheinenden, moderierten, etwa fünfminütigen News-Sendung in englischer Sprache und
- Branchen- und Imagefilmen (Filmlänge und zu vertonende Sprachen sind variabel)

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Vergabe ist die Beauftragung einer Marktteilnehmerin (Auftragnehmerin, folgend AN), die die Konzeptionierung und Produktion des englischsprachigen Newsformats "Markets Germany" und von Kurzfilmen (wie beispielsweise Branchen- und Imagefilme) sowie eventuell anfallender Zusatzleistungen (wie beispielsweise Schulungen) im Auftrag von GTAI (Auftraggeberin, folgend AG) übernimmt.

Beschreibung der Verlängerungen

Dieser Rahmenvertrag beginnt mit Zuschlagserteilung. Er hat eine Vertragslaufzeit von mindestens 24 Monaten und verlängert sich danach einmalig um 24 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird. Der Rahmenvertrag hat eine Höchstlaufzeit von 4 Jahren und bedarf nach Ablauf der 4 Jahre keiner Kündigung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Eignungsprüfung:
Es wird, anhand der Eignungskriterien ermittelt, ob die Bewerber nach den vorgelegten Erklärungen und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheinen, die hier zu vergebene Leistung ordnungsgemäß zu erbringen.
Bewertung der Eignungskriterien:
Siehe unter Punkt III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit.
Bewerberreduzierung:
Zum Verhandlungsverfahren werden max. 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zugelassen. Die Auswahl erfolgt anhand der Eignungsbewertungsmatrix (Bekanntmachung, Fragebogen zur Eignung). Die Bewerber mit jeweils der höchsten Punktzahl werden dann zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Dazu werden den ausgewählten Bewerber die entsprechenden Unterlagen erhalten. Maximal können 269 Punkte erreicht werden. Bei punktgleichen Bewerbern auf Platz 5 entscheidet das Los.
Die Abstufung der Bewerberzahl erfolgt anhand folgender Bewertungskriterien:
- Referenzen für den Teilnahmewettbewerb Nr.1 und Nr. 2 (max. 20 Punkte):
Für den Teilnahmewettbewerb sind weitere Referenzen vorzulegen. Diese unterliegen nur der Wertung, sofern sie folgende Mindestanforderungen erfüllen:
- Filmproduktion
- Ausrichtung auf eine der GTAI-Zielgruppen (Trade, Investment, regional
economic/business promotion)
- Branchen- bzw. Image- bzw. Wirtschaftsfilme
Hierbei können gleichwohl Referenzen vorgelegt werden, die länger als fünf Jahre
zurückliegen.
Pro vorgelegter, wertbarer und den Kriterien entsprechender Referenz werden 10 Punkte vergeben. Bewertungsmatrix:
- 0 Punkte = 0 Referenzen
- 10 Punkte = 1 Referenz
- Arbeitsprobe (Studioproduktion) (max. 200 Punkte):
Im Zusammenhang mit den Unternehmensreferenzen reicht der Bewerber je Referenz die dazugehörige Arbeitsprobe ein. Dies gilt sowohl für die Mindestreferenzen, als auch die Referenzen für den Teilnahmewettbewerb.
Es können maximal 40 Punkte je Arbeitsprobe erreicht werden. Der Bewertungsmaßstab ergibt sich aus den folgenden vier Punkten:
1. Anmutung des Studios
2. Sprachstil der Moderation
3. Einsatz von Off-Mazen, Einspielern
4. Grafische Elemente
Pro Bewertungspunkt gilt folgendes Bewertungsschema:
- 10 Punkte (sehr gut)
- 8-9 Punkte (gut)
- 7-5 Punkte (befriedigend)
- 4-3 Punkte (ausreichend)
- 2-1 Punkte (mangelhaft)
Pro eingereichte Arbeitsprobe gilt folgendes Bewertungsschema:
- 40 Punkte (sehr gut)
- 32-36 Punkte (gut)
- 28-20 Punkte (befriedigend)
- 16-12 Punkte (ausreichend)
- 8-4 Punkte (mangelhaft)
- Berufserfahrung des Kernteams (max. 49 Punkte):
Das Kernteam besteht aus folgenden Personen:
- Projektleiter:in
- Stv. Projektleiter:in
- Regisseur:in
- Redakteur:in (deutsch)
- Redakteur:in (englisch)
- Kameramann/Kamerafrau
- Cutter:in
Jedes einzelne Mitglied des Kernteams wird anhand seiner Berufserfahrung bewertet. Der Bewertungsmaßstab ergibt sich aus folgender Matrix:
> 3 < = 4 Jahre Berufserfahrung: 1 Punkt
> 4 < = 5 Jahre Berufserfahrung: 2 Punkte
> 5 < = 6 Jahre Berufserfahrung: 3 Punkte
> 6 < = 7 Jahre Berufserfahrung: 4 Punkte
> 7 < = 8 Jahre Berufserfahrung: 5 Punkte
> 8 < = 9 Jahre Berufserfahrung: 6 Punkte
> 9 < = 10 Jahre Berufserfahrung: 7 Punkte

Zusätzliche Informationen

Information für die Angebotsphase
Zum Verhandlungsverfahren werden max. 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zugelassen. Die Auswahl erfolgt anhand der Eignungsbewertungsmatrix (Bekanntmachung, Fragebogen zur Eignung). Die Bewerber mit jeweils der höchsten Punktzahl werden dann zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Dazu werden den ausgewählten Bewerber die entsprechenden Unterlagen erhalten.
Für die in Form einer Vorleistung zu erarbeitenden Konzepte und Muster im Sinne der ausgeschriebenen Leistungen wird bei entsprechender Angebotsabgabe eine einmalige Vergütung von 10.000,-- € inkl. MwSt. gezahlt. Diese Pauschale wird nach der Teilnahme am Pitch gezahlt und beinhaltet alle Kosten und Aufwendungen der Agentur wie z.B. Arbeitszeiten, Recherchekosten, mögliche Reisekosten und Spesen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Sämtliche Angaben zu den Eignungskriterien sind in folgender elektronisch zu bearbeitender Datei (mittels AI Bietercockpit) zu tätigen: "Fragebogen zur Eignungsprüfung.aidf"
1) Nachweis über Eintragungen in das Gewerbezentralregister
- Bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer (vor der Zuschlagserteilung wird eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung angefordert)
2) Nachweis über die Eintragung in das Berufsregister / Handelsregister
- Nachweis eines aktuellen Auszugs aus dem Handelsregister, welcher max. 12 Monate alt sein darf. Ansonsten ist ein geeigneter Nachweis der Gewerbeanmeldung beizulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Sämtliche Angaben zu den Eignungskriterien sind in folgender elektronisch zu bearbeitender Datei (mittels AI Bietercockpit) zu tätigen: "Fragebogen zur Eignungsprüfung.aidf"
1) Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen:
- Personenschäden iHv 2.000.000,00 €
- Sach- und Vermögensschäden iHv 1.000.000,00

Es muss eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen bei Vertragsschluss bestehen:
- Personenschäden iHv 2.000.000,00 €
- Sach- und Vermögensschäden iHv 1.000.000,00 €
Die Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversicherer oder Kreditinstitut abgeschlossen worden sein, bzw. ist zu bestätigen, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Falle der Auftragserteilung entsprechend erhöht werden kann. Diese muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachgewiesen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Sämtliche Angaben zu den Eignungskriterien sind in folgender elektronisch zu bearbeitender Datei (mittels AI Bietercockpit) zu tätigen: "Fragebogen zur Eignungsprüfung.aidf"
1) Bietergemeinschaft (falls einschlägig)
2) Nachunternehmer / Eignungsleihe (falls einschlägig)
3) Sprachniveau Kernteam
- Das Kernteam muss in deutscher Sprache mindestens ein Sprachniveau nach dem europäischen Referenzrahmen von C1 haben.
4) Mindestanforderung an das Kernteam
- Jedes Mitglied des Kernteams muss mindestens 3 Jahre Berufserfahrung vorweisen können.
5) Berufserfahrung des Kernteams
- Berufserfahrung in Jahren des/der Projektleiter:in
- Berufserfahrung in Jahren des/der stv. Projektleiter:in
- Berufserfahrung in Jahren des/der Regisseur:in
- Berufserfahrung in Jahren des/der Redakteur:in (deutsch)
- Berufserfahrung in Jahren des/der Redakteur:in (englisch)
- Berufserfahrung in Jahren des/der Kameramann/Kamerafrau
- Berufserfahrung in Jahren des/der Cutter:in
6) Mindestreferenzen
Anzugeben sind drei aussagekräftige Referenzen aus den letzten fünf Jahren
(seit 2017)
7) Referenzen für Teilnahmewettbewerb - Nr. 1 und Nr. 2
Für den Teilnahmewettbewerb sind weitere Referenzen vorzulegen. Hierbei können gleichwohl Referenzen vorgelegt werden, die länger als fünf Jahre
zurückliegen (vor 2017).
8) Arbeitsprobe (Studioproduktion)
Es werden Arbeitsproben für alle eingereichten Referenzen gefordert. Die Arbeitsproben sind somit für alle drei Mindestreferenzen und die max. zwei weiteren eingereichten Referenzen für den Teilnahmewettbewerb einzureichen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Sprachniveau Kernteam:
- Das Kernteam muss in deutscher Sprache mindestens ein Sprachniveau nach dem europäischen Referenzrahmen von C1 haben. Zum Kernteam gehören folgende Personen:
- Projektleiter:in
- stv. Projektleiter:in
- Regisseur:in
- Redakteur:in (deutsch)
- Redakteur:in (englisch)
- Kameramann/Kamerafrau
- Cutter:in
Mindestanforderung an das Kernteam:
- Jedes Mitglied des Kernteams (Auflistung s.o) muss mindestens drei Jahre Berufserfahrung vorweisen können.
Berufserfahrung des Kernteams:
- Jedes Mitglied des Kernteams (Auflistung s.o) muss über drei Jahre Berufserfahrung nachweisen können, um bewertet werden zu können. Es wird jedes weitere Jahr an Berufserfahrung gewertet. (Maximal können 7 Punkte pro Person vergeben werden.)
Mindestreferenzen:
- Anzugeben sind drei aussagekräftige Referenzen aus den letzten fünf Jahren
(seit 2017), die in Ihrer Art und Umfang mit der hier zu vergebenen Leistung
vergleichbar sind. Eine der Referenzen muss sich zwingend auf eine Studioproduktion inklusive Green-Box und Moderation beziehen. Vergleichbar ist die Leistung, wenn die angegebenen Referenzaufträge die Anforderungen, insbesondere:
- an eine Filmproduktion
- an die Ausrichtung auf eine der GTAI-Zielgruppen (Trade, Investment, regional
economic/business promotion)
- an Branchen- bzw. Image- bzw. Wirtschaftsfilme erfüllen.
Referenzen für Teilnahmewettbewerb - Nr. 1 und Nr. 2:
- Für den Teilnahmewettbewerb sind weitere Referenzen vorzulegen (max. 2 Stück). Diese unterliegen nur der Wertung (max. 10 Punkte pro Referenz), sofern sie folgende Mindestanforderungen erfüllen:
- Filmproduktion
- Ausrichtung auf eine der GTAI-Zielgruppen (Trade, Investment, regional
economic/business promotion)
- Branchen- bzw. Image- bzw. Wirtschaftsfilme
Hierbei können gleichwohl Referenzen vorgelegt werden, die länger als fünf Jahre
zurückliegen. Pro vorgelegter, wertbarer und den Kriterien entsprechender Referenz werden 10 Punkte vergeben.
- 0 Punkte = 0 Referenzen
- 10 Punkte = 1 Referenz
Arbeitsprobe (Studioproduktion):
- Es werden Arbeitsproben für alle eingereichten Referenzen gefordert. Die Arbeitsproben sind somit für alle drei Mindestreferenzen und die max. zwei weiteren eingereichten Referenzen für den Teilnahmewettbewerb abzugeben. (Je Arbeitsprobe sind max. 40 Punkte zu erreichen)
Jede Arbeitsprobe wird nach folgenden Kriterien bewertet:
- Anmutung des Studios
- Sprachstil der Moderation
- Einsatz von Off-Mazen, Einspielern
- Grafische Elemente

Vorgaben für "Markets Germany": Die Abrechnung erfolgt nach dem im Angebot vereinbarten Festpreis. Dieser darf den Betrag von 13.300,00 € (Preis inklusive Mehrwertsteuer) nicht überschreiten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf folgende gesetzliche Regelung wird hingewiesen (§ 160 Absatz 3 GWB):
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem
Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.