Konzeption, Gestaltung und Implementierung eines neuen Intranets (Relaunch) auf Basis von Sharepoint Online

BAHN-BKK

Ausgeschrieben wird der Relaunch des Intranets/Wissensmanagementportals auf Basis von Sharepoint Online. Die Leistung unterteilt sich in folgende Komponenten:
- Konzeption, Gestaltung und Implementierung des neuen Intranets
- Übernahme des Projektmanagements und der Projektorganisation
- Durchführung von Schulungen
- Übernahme von Supporttätigkeiten
Es soll ein EVB-IT-Systemvertrag abgeschlossen werden. Dieser sieht eine Dauer von einem Jahr bis zur Betriebsbereitschaftserklärung vor. Der daran anschließende Systemservice (Service/Wartung und Support/Weiterentwicklung) wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-05-23.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• HanseVision GmbH

Wer?

• BAHN-BKK

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-05-23	Auftragsbekanntmachung
2022-06-21	Ergänzende Angaben
2022-12-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-05-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird der Relaunch des Intranets/Wissensmanagementportals auf Basis von Sharepoint Online. Die Leistung unterteilt sich in folgende Komponenten: - Konzeption, Gestaltung und Implementierung des neuen Intranets - Übernahme des Projektmanagements und der Projektorganisation - Durchführung von Schulungen - Übernahme von Supporttätigkeiten Es soll ein EVB-IT-Systemvertrag abgeschlossen werden. Dieser sieht eine Dauer von einem Jahr bis zur Betriebsbereitschaftserklärung vor. Der daran anschließende Systemservice (Service/Wartung und Support/Weiterentwicklung) wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bahn-bkk
Postanschrift: Franklinstr. 54
Postleitzahl: 60486
Postort: Frankfurt/Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.bahn-bkk.de 🌏
E-Mail: heike.steinert@bahn-bkk.de 📧
Telefon: +49 69/77078176 📞
Fax: +49 69/7707885176 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E95215918 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E95215918 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-23 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 102-284859
ABl. S-Ausgabe: 102
Zusätzliche Informationen

Zur Prüfung der Zuverlässigkeit werden folgende Unterlagen abgefordert: - Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit - Formular wird gestellt. - Antikorruptionsklausel - Formular wird gestellt. Ferner wird zu Einhaltung der Russlandsanktionen eine Eigenerklärung abgefordert - Formular wird gestellt. Das Ausschreibungsverfahren wird ausschließlich und vollständig über das Vergabeportal subreport-Elvis abgebildet. Die Bekanntmachung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation zwischen Bietern und ausschreibender Stelle, die Einreichung der Angebote sowie die Erteilung des Zuschlags bzw. die Unterrichtung der Bewerber und Bieter erfolgen nur über das Portal. Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung sowie wichtige Aufklärungen werden allen Bietern textlich über die Vergabeplattform mitgeteilt. Eine Registrierung von Bieterseite auf subreport-elvis ist Voraussetzung für den Erhalt der Angaben. Bei Fragen zur Plattform Subreport-ELVIS können Sie sich an Herrn Jedecke von Subreport wenden: Tel. +49 (0) 221-98 578-45 oder Mail: ralf.jedecke@subreport.de

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Ausgeschrieben wird der Relaunch des Intranets/Wissensmanagementportals auf Basis von Sharepoint Online. Die Leistung unterteilt sich in folgende Komponenten:

- Konzeption, Gestaltung und Implementierung des neuen Intranets

- Übernahme des Projektmanagements und der Projektorganisation

- Durchführung von Schulungen

- Übernahme von Supporttätigkeiten

Es soll ein EVB-IT-Systemvertrag abgeschlossen werden. Dieser sieht eine Dauer von einem Jahr bis zur Betriebsbereitschaftserklärung vor. Der daran anschließende Systemservice (Service/Wartung und Support/Weiterentwicklung) wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen.

Geschätzter Gesamtwert: 279 500 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Das Intranet dient primär den Mitarbeitenden (1.160 Nutzer) als Arbeitshilfe und Wissensquelle für ihre tägliche Arbeit, die von vielen rechtlichen Rahmenbedingungen geprägt ist. Es unterstützt sie dabei, bei jedem einzelnen Kundenkontakt das hohe Service-Niveau der BAHN-BKK zu gewährleisten.

Das neue Intranet/Wissensportal soll perspektivisch Teil eines Microsoft365-basierten Arbeitsplatzes werden.

Das neue Portal ist mit Sharepoint Online zu realisieren. Die Ergänzung weiterer Cloud-Anwendungen, insbesondere Microsoft Teams und One Drive zur Einrichtung eines vollwertigen digitalen Arbeitsplatzes, ist ausdrücklich nicht Gegenstand des zu vergebenden Auftrags.

Die BAHN-BKK geht davon aus, dass das Projekt innerhalb maximal eines Jahres nach Zuschlag realisiert ist, zuzüglich einer anschließenden Hypercare-Phase von vier Monaten. Der anschließende Systemservice wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen.

Das Datenvolumen des Sharepoints bzw. der genutzten Site Collection beläuft sich aktuell auf ca. 72GB.

Die Soll-Informationsarchitektur umfasst die inhaltliche Struktur, Verschlagwortung von Inhalten, Zugriffsberechtigungen (Rollen & Rechte), definierte Profilfelder, Seitenstruktur (Templates) und die generelle Navigation.

Vom Anbieter wird erwartet, die Anforderungen der BAHN-BKK mit den im Standard erhältlichen Funktionalitäten in Microsoft Sharepoint in einer funktionsfähigen Konfiguration abzubilden bzw. einzurichten.

Leistungen im Projekt sind:

- Projektmanagement und -organisation

- Testmanagement inkl. Hypercare nach Go Live

- Entwicklung und Umsetzung der Sollstruktur inkl. Anforderungsaufnahme und –bewertung sowie Design

- Installation und Grundkonfiguration

- Entwicklung und Implementierung Exit-Strategie

- Migration der Altdaten

- Entwicklung und Implementierung Monitoring und Erfolgsmessung

- Prüfung von Optimierungsmöglichkeiten der Arbeitsprozesse / Workflows

- Prüfung des Einsatzes eines Raumbuchungstools

- Entwicklung und Implementierung Governance und Redaktionsleitfaden inkl. Betriebs- und Redaktionsmodell

- Change Management: Entwicklung eines Kommunikationskonzepts

- Change Management: Konzipierung und Durchführung von Schulungen

- Dokumentation

- Service und Support im Betrieb

Geschätzter Wert ohne MwSt: 279 500 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Dauer zur Betriebsbereitschaftserklärung = 1 Jahr, anschließender Systemservice = Dauer unbefristet

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Projekttätigkeiten, in die die Mitarbeitenden der BAHN-BKK involviert sind, insbesondere im Zusammenhang mit Kick-off, Workshops zur Anforderungsaufnahme und Schulungen, finden in ihren Räumlichkeiten oder bei Bedarf digital statt.

Der Erfüllungsort für die anschließenden Supporttätigkeiten hängt von den Tätigkeiten und dem Standort des Dienstleisters ab.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden - Der nachzuweisende Versicherungsschutz muss für Vermögensschäden mindestens 2,5 Mio. € pro Jahr betragen. Alternativ dazu ist die Bereitschaftserklärung eines Versicherungsgebers vorzulegen, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen.

Diese muss auch Verletzungen datenschutzrechtlicher Bestimmungen mit umfassen und sollte das mit Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung einhergehende Risiko des Auftragnehmers mit abdecken.

2. Informationen zum Unternehmen - Hierfür wird ein Formular zur Verfügung gestellt. Folgende Informationen sind anzugeben:

- Name des Unternehmens,

- Rechtsform,

- Hauptsitz der Gesellschaft,

- Gründung des Unternehmens am,

- Anzahl der Mitarbeiter,

- Jahresumsatz der Jahre 2019 – 2021,

- Jährlicher Umsatz im Bereich vergleichbarer Projekte (Sharepoint- bzw. M365-Projekte inkl. Wartung/Service) in den Jahren 2019 bis 2021,

- Anzahl Gesamtinstallationen mit Sharepoint in den Jahren 2019 bis heute

- Angabe der Unternehmen, bei denen Gesamtinstallationen vorgenommen wurden

- Angabe zu KMU

3. Sollte der Bieter zusammen mit anderen Unternehmen in Form einer Bewerbergemeinschaft ein Angebot abgeben, so ist dies über bekannt zu geben. Dafür wird ein Formular bereit gestellt.

4. Sollte der Bieter nicht sämtliche Leistungen eigenständig erbringen können, sind die voraussichtlich einzuschaltenden Unterauftragsnehmer bereits mit der Abgabe des Teilnahmeantrags unter Angabe der durch den Unterauftragnehmer zu erbringenden Leistungen bekannt zu geben. Dafür wird ein Formular bereit gestellt.

Mindeststandards:

1. Der nachzuweisende Versicherungsschutz muss für Vermögensschäden mindestens 2,5 Mio. € pro Jahr betragen.

2. Jährlicher Umsatz im Bereich vergleichbarer Projekte (Sharepoint- bzw. M365-Projekte inkl. Wartung/Service): In den Jahren 2019 bis 2021 muss in jedem Jahr ein Mindestumsatz in Höhe von 250.000 € erzielt worden sein.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Vorlage einer ausgefüllten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung - Dafür wird ein Formular bereit gestellt.

2. Unternehmensreferenzen - Dafür wird ein Formular bereit gestellt. Es sind 3 Referenzen aus den Jahren 2019 – 2021, die inhaltlich und im zeitlichen Umfang vergleichbar sind. Zu jeder Referenz sind folgende Informationen anzugeben:

- Name des Unternehmens

- Kunde seit (Vertragsjahr)

- Auftragsvolumen

- Angabe, um welche Anwendung es sich beim Projekt gehandelt hat

- Welche dieser Punkte waren Bestandteil des Auftrags?

o Design und Integration einer neuen Intranet-Struktur o Governance o Installation und Grundkonfiguration o Migration o Change Management o Support/Service o Projektmanagement o Weitere Tätigkeiten 3. Soweit vorhanden sind Zertifikate nach ISO 9001:2015 und ISO 27001 vorzulegen.

Mindeststandards: Es sind drei Referenzen anzugeben.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 7
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

- Anteil Umsatz für vergleichbare Projekte am Gesamtumsatz - 25%

- ISO-Zertifizierung ISO 9001:2015 bzw. ISO 27001 - 5%

- Unternehmensreferenzen - 60%

- Anzahl Gesamtinstallationen mit Sharepoint in den Jahren 2019 - 2021 - 10 %

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:30
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-07-06 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-01-05 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzeptbewertung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Branchenerfahrung der Mitarbeiter
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Mitarbeiterreferenzen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 25%
Preis (Gewichtung): 40%

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.bahn-bkk.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E95215918 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zur Prüfung der Zuverlässigkeit werden folgende Unterlagen abgefordert:

- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit - Formular wird gestellt.

- Antikorruptionsklausel - Formular wird gestellt.

Ferner wird zu Einhaltung der Russlandsanktionen eine Eigenerklärung abgefordert - Formular wird gestellt.

Das Ausschreibungsverfahren wird ausschließlich und vollständig über das Vergabeportal subreport-Elvis abgebildet. Die Bekanntmachung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation zwischen Bietern und ausschreibender Stelle, die Einreichung der Angebote sowie die Erteilung des Zuschlags bzw. die Unterrichtung der Bewerber und Bieter erfolgen nur über das Portal.

Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung sowie wichtige Aufklärungen werden allen Bietern textlich über die Vergabeplattform mitgeteilt. Eine Registrierung von Bieterseite auf subreport-elvis ist Voraussetzung für den Erhalt der Angaben.

Bei Fragen zur Plattform Subreport-ELVIS können Sie sich an Herrn Jedecke von Subreport wenden:

Tel. +49 (0) 221-98 578-45 oder Mail: ralf.jedecke@subreport.de

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Quelle: OJS 2022/S 102-284859 (2022-05-23)

Ergänzende Angaben (2022-06-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 120-341656
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 102-284859
ABl. S-Ausgabe: 120
Quelle: OJS 2022/S 120-341656 (2022-06-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-12-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 340 600 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-12-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-12-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 249-727597
ABl. S-Ausgabe: 249

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-19 📅
Name: HanseVision GmbH
Postort: Hamburg
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 340 600 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5
Quelle: OJS 2022/S 249-727597 (2022-12-22)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Computer-Backup-Dienste und Katalogkonvertierung
Computernetze
Computerrevision und -prüfung (2)
Computerunterstützung und -beratung (4)
Datendienste (13)
Datenverarbeitungsdienste (3)
Hardwareberatung (1)
Internetdienste (5)
Softwareprogrammierung und -beratung (>20)