Konzeption und Umsetzung BESTIVAL 2023

Kurze Beschreibung

Pandemiebedingt musste der Tourismus und die Veranstaltungswirtschaft in Berlin stark zurückgefahren werden. Um Zeichen des Neustarts sowohl in der Tourismusbranche als auch in der Veranstaltungsbranche zu setzen, planen wir eine Veranstaltung für Partner:innen und Kunden:innen; das BESTIVAL. Die Umsetzung der Aktion ist abhängig von der geopolitischen Situation sowie Handlungsspielraum hinsichtlich etwaiger Hygieneauflagen. Sollten die Rahmenbedingungen sich im Projektverlauf maßgeblich verändern, entscheidet die Auftraggeberin über eine Konzeptanpassung oder Absage der Veranstaltung.
Wir wollen ein Treffen der gesamten MICE- & Tourismus-Branche (ca. 800 - 850 Gesamt-Teilnehmende, in Abhängigkeit der Pandemieentwicklung) schaffen. Die Teilnehmenden setzen sich aus den verschieden Anbietern des MICE- und Tourismusmarktes zusammen; ca. 300 MICE Kunden:innen (Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände), ca. 300 Travel Trade Kunden:innen (Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen), ca. 50 Media Vertreter:innen (Fach- und Tagespresse, Journalisten, Blogger, Influencer) sowie ca. 200 Berliner Anbieter:innen & Stakeholder (Hotels, Eventlocations, MICE Service Provider, Touristische Leistungsträger, Wissenschaft).
Durch die breite Mischung des Publikums, die Reduzierung auf das Wesentliche bei den Vorträgen und einem erlebnisreichen Rahmenprogramm bestehend aus verschiedenen Beiträgen aus der Berliner Musik- und Kunstszene, wollen wir der Veranstaltung einen erlebnisschaffenden Festivalcharakter geben. Gleichzeitig soll sie für unsere Partner eine Plattform darstellen, auf der sie durch initiierte und zufällige Kontakte zu potentiellen Kunden geschäftliche Chancen anbahnen können.
Die Kommunikation sowie Wort- und Bildsprache grenzen sich von "üblichen Business-Veranstaltungen" auffällig ab und setzt die Kommunikation der Veranstaltung von 2021 & 2022 fort und etabliert so die Marke BESTIVAL in der MICE- und Tourismusbranche. Dabei sollen folgende Botschaften transportiert werden:
- Noch stets: Berlin ist (wieder) bereit für (Business) Reisende und Veranstaltungen
- Neu: Berlin setzt ein Ausrufezeichen mit einem einzigartigen Format
- Zusammenhalt der Branche "Wir für Berlin!" und "Berlin verbindet"
- Berlin ist der Standort für moderne Veranstaltungskonzepte und präsentiert sich mit kreativen und innovativen Formaten
- Berlin erfindet sich als stetig und bietet einzigartige Reiseerlebnisse
| Ziele der Veranstaltung
Mit der Veranstaltung soll Berlin als führende und innovative Destination für die Tourismus- und MICE-Branche gestärkt werden. Darüber hinaus soll die Veranstaltung als Leuchtturmveranstaltung innerhalb der Stadt, in Deutschland und international wahrgenommen werden, die alle Akteure des Tourismus und der Veranstaltungswirtschaft zusammenführt und zu einem unverzichtbaren Teil des Berliner Veranstaltungskalenders werden lässt.
Um die Bedeutung der Veranstaltung für Berlin zu verstärken, richtet sich das Programm und die Gestaltung an ein breites Spektrum an Teilnehmenden:
- MICE:
o Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände
o Anbieter:innen der MICE-Branche in Berlin
- Travel Trade:
o Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen
- Media:
o Fach- und Tagespresse
o Journalisten, Blogger, Influencer
- Berliner Stakeholder:
o Hotels
o Eventlocations
o MICE Service Provider
o Touristische Leistungsträger
o Stadt- und Bezirkspolitik
o Wissenschaft
o Berliner Cluster
Zusätzlich soll die Veranstaltung eine Plattform sein für Berliner Leistungsträger (siehe Stakeholder) des Tourismus- und der MICE-Branchen, um Kunden zu treffen und Leads zu generieren und somit auch einen wirtschaftlichen Teil zum Aufschwung nach der Pandemie beitragen. Ferner werden voraussichtlich auch andere Destinationen und Leistungsträger außerhalb Berlins zu einem Beteiligungsentgelt die Veranstaltung ergänzen.

Beschreibung der Beschaffung

Konzept der Veranstaltung
Bei den Veranstaltungen sind unterschiedliche Eventformate Bestandteile der Gestaltung der Gesamtveranstaltung (Main Event, individuelle Post Events, zielgruppenspezifische geführte Touren). Der Veranstaltungszeitraum ist über drei aufeinander folgende Tage, voraussichtlich vom 5. bis 7. Juli 2023. Der Veranstaltungsort für den Hauptveranstaltungstag am 06. Juli ist eine Kombination aus mehreren Veranstaltungsorten, die zusammen das Festivalerlebnis erzeugen. Der Termin ist durch den Auftraggeber in ausgewählten Locations bereits optioniert und muss nicht durch die Auftragnehmer abgefragt werden.
Der Ablauf der Veranstaltung gestaltet sich wie folgt (Änderungen vorbehalten):
Vortag Abend (05. Juli 2023):
- Welcome Reception am Vortag des Hauptveranstaltungstages für bis zu 300 teilnehmende Gäste, die bereits angereist sind
Hauptveranstaltungstag Vormittag (06. Juli 2023):
- Eröffnung der Veranstaltung mit allen Teilnehmenden
- Anschließend Bühnenprogramm auf themenspezifischen Bühnen
Hauptveranstaltungstag Nachmittag (06. Juli 2023):
- Weiterführendes Programm
- Ergänzende parallel stattfindende zielgruppenspezifische Angebote, zum Beispiel:
o Vorträge, Keynotes, Diskussionen in unterschiedlichen und kreativen Veranstaltungsformaten
o Workshops (max. a 30 Personen)
o Speeddating und/oder andere Networking Möglichkeiten sowie interaktive Tätigkeiten
- Begleitender Marktplatz (Ausstellungsort für Ideen, Best Practices und Partner)
- Festival-Activities (Erlebnisse, Kunst, Musik)
Hauptveranstaltungstag Abend (06. Juli 2023):
- Abendveranstaltung in lockerer Atmosphäre mit allen Teilnehmenden, inkl. Musik und Rahmenprogramm
- Networking Möglichkeiten
2. Veranstaltungstag ganztägig (07. Juli 2023):
Am zweiten Veranstaltungstag hat jeder Teilnehmende der Veranstaltung die Möglichkeit individuell sein Programm zusammenzustellen. Über eine Online-Plattform haben alle Akteure aus Berlin die Möglichkeit, eine kleinere Veranstaltung im Sinne der Eigenpräsentation vorzustellen. Diese sollten für gewöhnlich nicht länger als eine Stunde dauern und die Eigenvorstellung mit einem Incentive für die Teilnehmenden verbinden und so zum Festivalcharakter beitragen. Die Teilnehmenden können je nach Interesse aus den Angeboten wählen. Die Gäste bewegen sich dabei individuell durch die Stadt. Wir bieten die Berlin WelcomeCard zur Nutzung des ÖPNVs an. Ergänzend dazu werden auch zielgruppenspezifische Touren, wie z.B. Hotel- und Location-Touren oder Touren zu den Themen Food, Nachhaltigkeit und Kultur angeboten. Die Anmeldung für diese Touren soll ebenfalls über die Online-Plattform möglich sein.
- Am Vormittag und Nachmittag je 5 unterschiedliche und organisierte Entdeckungstouren mit je 20 - 30 Teilnehmenden
- Am Vormittag und Nachmittag je 4 klassische Location-, Hotel- und Site Inspection Touren mit je 20 - 30 Teilnehmenden
- Bis zu 50 unterschiedliche Partnerevents (Organisation erfolgt durch die jeweiligen Partner)
- 1 zentraler Anlauf- / Sammelpunkt für alle Teilnehmenden
2. Veranstaltungstag Abend (07. Juli 2023):
Am Abend wird das Konzept weiterverfolgt und als "Lange Nacht der Hotels" fortgesetzt. Die Teilnehmenden haben dabei mit dem beim Einlass vergebenen Armband Zugang zu den Bars der teilnehmenden Hotels. Alle teilnehmenden Hotels und deren Angebot sind auf der Online-Plattform zu integrieren.
Alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit ihren Aufenthalt zu verlängern und individuell Termine bei interessanten Leistungsträgern zu vereinbaren. Dieses Angebot wird einzeln zwischen den Hotels/Leistungsträgern und Teilnehmenden vereinbart.
| Leistungen der Agentur
- Projektmanagement
- Location
- Set / Bühnendesign / Ausstattung / Networking Areas
- Technik
- Catering
- Besondere Hinweise zu einzelnen Veranstaltungsbestandteilen
- Teilnehmermanagement
- Kommunikationsmanagement
- Dokumentation, Grafikarbeiten und PR
- Meetings

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag wird für den Zeitraum ab Zuschlagserteilung bis zum 31.12.2023 abgeschlossen.
Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Leistungszeitraum einmalig um ein Jahr, längstens bis zum 31.12.2024, zu verlängern (Verlängerungsoptionen). Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes, mithin bis zum 31.10.2023.
Im Falle einer Verlängerung des Vertrags gelten die Vereinbarungen im Preisblatt und in den Vergabeunterlagen entsprechend fort.

Zusätzliche Informationen

Option nach § 132 GWB
Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses anzutragen.
Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen."

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, während der gesamten Vertragsdauer eine Betriebs- oder
Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 3.000.000,00 für Personen- und Sachschäden pro Versicherungsfall zu unterhalten. Sollte sich im Laufe der Organisation und Koordination der Veranstaltung herausstellen, dass diese Deckungssumme als nicht ausreichend erachtet wird, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für die Veranstaltung abzuschließen. Die zusätzlichen Kosten wird die Auftraggeberin tragen. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin das Bestehen der Versicherung auf Verlangen unverzüglich nachzuweisen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Der Auftragnehmer und die zuständige Projektleitung haben Erfahrung im Umgang mit der Organisation mindestens einer dezentralen Veranstaltung von mind. 500 Teilnehmern, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurde, nachzuweisen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)