Konzeption und Umsetzung BESTIVAL 2023

Kurze Beschreibung

Pandemiebedingt musste der Tourismus und die Veranstaltungswirtschaft in Berlin stark zurückgefahren werden. Um Zeichen des Neustarts sowohl in der Tourismusbranche als auch in der Veranstaltungsbranche zu setzen, planen wir eine Veranstaltung für Partner:innen und Kunden:innen; das BESTIVAL. Die Umsetzung der Aktion ist abhängig von der geopolitischen Situation sowie Handlungsspielraum hinsichtlich etwaiger Hygieneauflagen. Sollten die Rahmenbedingungen sich im Projektverlauf maßgeblich verändern, entscheidet die Auftraggeberin über eine Konzeptanpassung oder Absage der Veranstaltung.

Wir wollen ein Treffen der gesamten MICE- & Tourismus-Branche (ca. 800 - 850 Gesamt-Teilnehmende, in Abhängigkeit der Pandemieentwicklung) schaffen. Die Teilnehmenden setzen sich aus den verschieden Anbietern des MICE- und Tourismusmarktes zusammen; ca. 300 MICE Kunden:innen (Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände), ca. 300 Travel Trade Kunden:innen (Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen), ca. 50 Media Vertreter:innen (Fach- und Tagespresse, Journalisten, Blogger, Influencer) sowie ca. 200 Berliner Anbieter:innen & Stakeholder (Hotels, Eventlocations, MICE Service Provider, Touristische Leistungsträger, Wissenschaft).

Durch die breite Mischung des Publikums, die Reduzierung auf das Wesentliche bei den Vorträgen und einem erlebnisreichen Rahmenprogramm bestehend aus verschiedenen Beiträgen aus der Berliner Musik- und Kunstszene, wollen wir der Veranstaltung einen erlebnisschaffenden Festivalcharakter geben. Gleichzeitig soll sie für unsere Partner eine Plattform darstellen, auf der sie durch initiierte und zufällige Kontakte zu potentiellen Kunden geschäftliche Chancen anbahnen können.

Die Kommunikation sowie Wort- und Bildsprache grenzen sich von "üblichen Business-Veranstaltungen" auffällig ab und setzt die Kommunikation der Veranstaltung von 2021 & 2022 fort und etabliert so die Marke BESTIVAL in der MICE- und Tourismusbranche. Dabei sollen folgende Botschaften transportiert werden:

- Noch stets: Berlin ist (wieder) bereit für (Business) Reisende und Veranstaltungen

- Neu: Berlin setzt ein Ausrufezeichen mit einem einzigartigen Format

- Zusammenhalt der Branche "Wir für Berlin!" und "Berlin verbindet"

- Berlin ist der Standort für moderne Veranstaltungskonzepte und präsentiert sich mit kreativen und innovativen Formaten

- Berlin erfindet sich als stetig und bietet einzigartige Reiseerlebnisse

| Ziele der Veranstaltung

Mit der Veranstaltung soll Berlin als führende und innovative Destination für die Tourismus- und MICE-Branche gestärkt werden. Darüber hinaus soll die Veranstaltung als Leuchtturmveranstaltung innerhalb der Stadt, in Deutschland und international wahrgenommen werden, die alle Akteure des Tourismus und der Veranstaltungswirtschaft zusammenführt und zu einem unverzichtbaren Teil des Berliner Veranstaltungskalenders werden lässt.

Um die Bedeutung der Veranstaltung für Berlin zu verstärken, richtet sich das Programm und die Gestaltung an ein breites Spektrum an Teilnehmenden:

- MICE:

o Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände

o Anbieter:innen der MICE-Branche in Berlin

- Travel Trade:

o Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen

- Media:

o Fach- und Tagespresse

o Journalisten, Blogger, Influencer

- Berliner Stakeholder:

o Hotels

o Eventlocations

o MICE Service Provider

o Touristische Leistungsträger

o Stadt- und Bezirkspolitik

o Wissenschaft

o Berliner Cluster

Zusätzlich soll die Veranstaltung eine Plattform sein für Berliner Leistungsträger (siehe Stakeholder) des Tourismus- und der MICE-Branchen, um Kunden zu treffen und Leads zu generieren und somit auch einen wirtschaftlichen Teil zum Aufschwung nach der Pandemie beitragen. Ferner werden voraussichtlich auch andere Destinationen und Leistungsträger außerhalb Berlins zu einem Beteiligungsentgelt die Veranstaltung ergänzen.

Zusätzliche Informationen

Option nach § 132 GWB

Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses anzutragen.

Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen."

Kurze Beschreibung

Pandemiebedingt musste der Tourismus und die Veranstaltungswirtschaft in Berlin stark zurückgefahren werden. Um Zeichen des Neustarts sowohl in der Tourismusbranche als auch in der Veranstaltungsbranche zu setzen, planen wir eine Veranstaltung für Partner:innen und Kunden:innen; das BESTIVAL. Die Umsetzung der Aktion ist abhängig von der geopolitischen Situation sowie Handlungsspielraum hinsichtlich etwaiger Hygieneauflagen. Sollten die Rahmenbedingungen sich im Projektverlauf maßgeblich verändern, entscheidet die Auftraggeberin über eine Konzeptanpassung oder Absage der Veranstaltung.

Kurze Beschreibung

Wir wollen ein Treffen der gesamten MICE- & Tourismus-Branche (ca. 800 - 850 Gesamt-Teilnehmende, in Abhängigkeit der Pandemieentwicklung) schaffen. Die Teilnehmenden setzen sich aus den verschieden Anbietern des MICE- und Tourismusmarktes zusammen; ca. 300 MICE Kunden:innen (Veranstaltungsplanende in Corporates, Agenturen und Verbände), ca. 300 Travel Trade Kunden:innen (Reiseveranstaltende und Reisebüros, Incoming Agenturen), ca. 50 Media Vertreter:innen (Fach- und Tagespresse, Journalisten, Blogger, Influencer) sowie ca. 200 Berliner Anbieter:innen & Stakeholder (Hotels, Eventlocations, MICE Service Provider, Touristische Leistungsträger, Wissenschaft).

Kurze Beschreibung

Bei den Veranstaltungen sind unterschiedliche Eventformate Bestandteile der Gestaltung der Gesamtveranstaltung (Main Event, individuelle Post Events, zielgruppenspezifische geführte Touren). Der Veranstaltungszeitraum ist über drei aufeinander folgende Tage, voraussichtlich vom 5. bis 7. Juli 2023. Der Veranstaltungsort für den Hauptveranstaltungstag am 06. Juli ist eine Kombination aus mehreren Veranstaltungsorten, die zusammen das Festivalerlebnis erzeugen. Der Termin ist durch den Auftraggeber in ausgewählten Locations bereits optioniert und muss nicht durch die Auftragnehmer abgefragt werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, den Leistungszeitraum einmalig um ein Jahr, längstens bis zum 31.12.2024, zu verlängern (Verlängerungsoptionen). Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes, mithin bis zum 31.10.2023.

Zusätzliche Informationen

Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses anzutragen.

Mindeststandards

Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 3.000.000,00 für Personen- und Sachschäden pro Versicherungsfall zu unterhalten. Sollte sich im Laufe der Organisation und Koordination der Veranstaltung herausstellen, dass diese Deckungssumme als nicht ausreichend erachtet wird, so ist der Auftragnehmer verpflichtet, eine Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für die Veranstaltung abzuschließen. Die zusätzlichen Kosten wird die Auftraggeberin tragen. Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin das Bestehen der Versicherung auf Verlangen unverzüglich nachzuweisen.

Mindeststandards

Der Auftragnehmer und die zuständige Projektleitung haben Erfahrung im Umgang mit der Organisation mindestens einer dezentralen Veranstaltung von mind. 500 Teilnehmern, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurde, nachzuweisen.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)