Kreative Konzeption, Entwicklung und Durchführung der bundesweiten Recruiting-Kampagne "Pflege" für das Universitätsklinikum Heidelberg

Beschreibung der Beschaffung

Um für das UKHD qualifiziertes Pflegepersonal zu gewinnen, beabsichtigt das UKHD 2023 den Launch einer innovativen, differenzierenden und mutig konzipierten Pflegekampagne (crossmedial). Der Schwerpunkt der Kampagne liegt vorrangig in der Personalgewinnung, gleichzeitig aber auch in der langfristigen Bindung des bestehenden Pflegepersonals (Verhinderung von Abwanderung). Die Kampagne sollte ganzheitlich gedacht und an die Zielgruppe mit dem passenden Kommunikationsstil und über geeignete Kommunikationskanäle vermittelt werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber behält sich eine Verlängerung der Kampagne über die avisierte Laufzeit von 24 Monaten ohne die Durchführung eines erneuten Vergabeverfahrens hinaus vor.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Begrenzung der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, anhand nachfolgender Eignungskriterien:
Eignungskriterium A:
3 Referenzen über vergleichbare Tätigkeiten/Recruiting-Kampagnen, die jeweils die folgenden Eigenschaften aufweisen:
- Leistungserbringung jeweils innerhalb der vergangenen 3 Jahre
- Mindestlaufzeit von jeweils einem Jahr
Mind. eine der 3 eingereichten Referenzen hat dabei den Fokus auf der Personalgewinnung (MINDESTKRITERIUM).
Ausführliche, relevante und nachvollziehbare Referenz-Darstellung mit folgenden Bestandteilen:
- Aufgabenbeschreibung
- Herausforderungen
- Zielsetzung
- Strategische Herangehensweise
- Zeitplan
- Umsetzung
- Einschätzung des Erfolges anhand verschiedener KPIs, z. B. ROI,
Conversions/Kosten pro Conversions
- Angabe des Budgets des Projekts
Berechnung zur anteiligen Gewichtung von Eignungskriterium A:
Punktevergabe je Referenz:
20 Punkte: Darstellung ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend.
15 Punkte: Darstellung ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.
10 Punkte: Darstellung ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung.
5 Punkte: Darstellung ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen.
2 Punkte: Darstellung ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen.
0 Punkte: Darstellung ist nicht erfolgt.
Maximal erreichbare Punkte je Referenz: 20 Punkte. Maximal erreichbare Punkte in Eignungskriterium A: 60 Punkte.
MINDESTKRITERIUM in Eignungskriterium A:
Mind. eine der 3 eingereichten Referenzen hat den Fokus auf der Personalgewinnung.
Wird dieses MINDESTKRITERIUM nicht erfüllt, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt.
Eignungskriterium B:
Beschreibung von Qualifikation und Berufserfahrung der im Zuschlagsfalle einzusetzenden Projektleitung samt Vertretung und des Projektteams
- Benennung eines Projektleiters/einer Projektleiterin sowie Vertretung
- Detaillierte Qualifikationsprofile des Projektleiters/der Projektleiterin, Vertretung und der Projektmitarbeitenden
Berechnung zur anteiligen Gewichtung von Eignungskriterium B:
40 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend.
30 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.
20 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung.
10 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen.
5 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen.
0 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist nicht erfolgt.
Maximal erreichbare Punkte in Eignungskriterium B: 40 Punkte.
Der Auftraggeber wird mind. drei Bewerber, die aufgrund ihrer Eignungsnachweise nach Auswertung der Eignungskriterien den höchsten "Punktwert Eignung" (Summe aus erreichten Punkten in Eignungskriterium A und Eignungskriterium B) erreicht und gleichzeitig die Vorgaben von Eignungskriterium C und Eignungskriterium D erfüllt haben, zu einer Angebotsabgabe auffordern.
Der Auftraggeber behält sich im Rahmen seines Ermessens vor, auch mehr als drei Bewerber zu einer Angebotseinreichung aufzufordern. Ein Anspruch eines Bewerbers auf dieses Vorgehen besteht nicht.

Zusätzliche Informationen

Vor dem Hintergrund des für diesen Auftragsgegenstand freigegebenen Budgets berücksichtigt der Auftraggeber im Verlauf des Vergabeverfahrens ausschließlich Angebote, die eine Gesamtsumme von 415.000 EUR (inkl. MwSt.) nicht überschreiten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angabe über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft
Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576:
Eigenerklärung
(von allen Bewerbern / Bietern / allen Mitgliedern von Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften)
Die nachfolgende Erklärung gebe/n ich/wir verbindlich ab (ggf. zugleich in Vertretung für die lt. Teilnahmeantrag / Angebot Vertretenen auch für diese):
1. Der / die Bewerber / Bieter gehört / gehören nicht zu den
in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren,
genannten Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,
a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/Bieters in Russland,
b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%,
c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft.
2. Die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, gehören ebenfalls nicht zu dem in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift.
3. Es wird bestätigt und sichergestellt, dass auch während der Vertragslaufzeit keine als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen eingesetzt werden, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt.
Bei Bewerbergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft separat abzugeben.
Folgende Eigenerklärung:
"Wir erklären,
dass keiner unserer leitenden Mitarbeiter nachweislich eine schwere Verfehlung begangen hat, die unsere Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt, insbesondere ist keiner unserer leitenden Mitarbeiter in den letzten 2 Jahren gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt worden."

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eignungskriterium C:
Höhe des Gesamt-Jahresumsatzes des Bewerbers
Angabe über die letzten 5 1/2 Geschäftsjahre;
Gesamt-Jahresumsatz von mind. jew. 600.000 EUR brutto in den Geschäftsjahren 2017 bis 2019 (MINDESTKRITERIUM);
rein informative Angabe des Gesamt-Jahresumsatzes in den Geschäftsjahren 2020 und 2021 und des 1. Halbjahres von 2022 aufgrund deren Einordnung als pandemiegeprägte Geschäftsjahre.
Eignungskriterium D:
Anzahl Mitarbeitende des Bewerbers
Angabe über die letzten 5 Geschäftsjahre;
mind. jew. 10 festangestellte Mitarbeitende in den Geschäftsjahren 2017 bis 2021 (MINDESTKRITERIUM);
im Falle von Bewerbergemeinschaften: mind. jew.5 festangestellte Mitarbeitende je Mitglied der Bewerbergemeinschaft in den Geschäftsjahren 2017 bis 2021 (MINDESTKRITERIUM).
Folgende Eigenerklärungen:
"Wir erklären, dass über das Vermögen unseres Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist und das Unternehmen sich auch nicht in Liquidation befindet."
"Wir erklären, dass wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen zur Zahlung der Sozialabgaben und Steuern ordnungsgemäß nachkommen."
Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt:
Ich erkläre/Wir erklären, dass
meinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgelt
bezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2
MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat
der EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführt
wird.
- ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmen
eine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiteren
Nachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese dann
dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n);
oder von einem von mir/uns beauftragen Nachunternehmen eine schriftliche Versicherung geben lasse/lassen,
dass dieses den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern
ausführt und diese Versicherung dem öffentlichen Auftraggeber vorlege(n);
- ich mich verpflichte/wir uns verpflichten sicherzustellen, dass die Nachunternehmen und Verleihunternehmen
die Verpflichtungen nach den §§ 3 und 4 LTMG erfüllen, wenn sie nicht in einem anderen Mitgliedstaat ansässig
sind und den Auftrag ausschließlich im Ausland mit dort tätigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern
ausführen.
Ich bin mir/Wir sind uns bewusst, dass
- mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen
verpflichtet sind, dem öffentlichen Auftraggeber die Einhaltung der Verpflichtung aus dieser Erklärung auf
dessen Verlangen jederzeit nachzuweisen,
- mein/unser Unternehmen sowie die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen
vollständige und prüffähige Unterlagen im vorstehenden Sinne über die eingesetzten Beschäftigten
bereitzuhalten haben,
- zur Einhaltung der Verpflichtungen aus dieser Erklärung zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und meinem/
unserem Unternehmen eine Vertragsstrafe für jeden schuldhaften Verstoß vereinbart wird,
- bei einem nachweislich schuldhaften Verstoß meines/unseres Unternehmens sowie der von mir/uns
beauftragten Nachunternehmen und Verleihunternehmen gegen die
Verpflichtungen aus dieser Erklärung den Ausschluss meines/unseres Unternehmens und die von mir/uns
beauftragten
Nachunternehmen und Verleihunternehmen von diesem Vergabeverfahren zur Folge hat, mein/unser
Unternehmen oder die von mir/uns beauftragten Nachunternehmen
und Verleihunternehmen vom öffentlichen Auftraggeber für die Dauer von bis zu drei Jahren von Vergaben
des öffentlichen Auftraggebers ausgeschlossen werden kann/können, der öffentliche Auftraggeber nach Vertragsschluss zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt ist und dass ich/wir dem öffentlichen Auftraggeber den
durch die Kündigung entstandenen Schaden zu ersetzen habe/haben.
Bei Bewerbergemeinschaften: Die Erklärung ist von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft separat abzugeben.

MINDESTKRITERIUM in Eignungskriterium C:
Gesamt-Jahresumsatz von mind. jew. 600.000 EUR brutto in den Geschäftsjahren 2017 bis 2019;
Wird dieses MINDESTKRITERIUM nicht erfüllt, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt.
MINDESTKRITERIUM in Eignungskriterium D:
mind. jew. 10 festangestellte Mitarbeitende in den Geschäftsjahren 2017 bis 2021;
im Falle von Bewerbergemeinschaften: mind. jew.5 festangestellte Mitarbeitende je Mitglied der Bewerbergemeinschaft in den Geschäftsjahren 2017 bis 2021.
Wird dieses MINDESTKRITERIUM nicht erfüllt, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eignungskriterium A:
3 Referenzen über vergleichbare Tätigkeiten/Recruiting-Kampagnen, die jeweils die folgenden Eigenschaften aufweisen:
- Leistungserbringung jeweils innerhalb der vergangenen 3 Jahre
- Mindestlaufzeit von jeweils einem Jahr
Mind. eine der 3 eingereichten Referenzen hat dabei den Fokus auf der Personalgewinnung (MINDESTKRITERIUM).
Ausführliche, relevante und nachvollziehbare Referenz-Darstellung mit folgenden Bestandteilen:
- Aufgabenbeschreibung
- Herausforderungen
- Zielsetzung
- Strategische Herangehensweise
- Zeitplan
- Umsetzung
- Einschätzung des Erfolges anhand verschiedener KPIs, z. B. ROI,
Conversions/Kosten pro Conversions
- Angabe des Budgets des Projekts
Berechnung zur anteiligen Gewichtung von Eignungskriterium A:
Punktevergabe je Referenz:
20 Punkte: Darstellung ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend.
15 Punkte: Darstellung ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.
10 Punkte: Darstellung ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung.
5 Punkte:Darstellung ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen.
2 Punkte: Darstellung ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen.
0 Punkte: Darstellung ist nicht erfolgt.
Maximal erreichbare Punkte je Referenz: 20 Punkte. Maximal erreichbare Punkte in Eignungskriterium A: 60 Punkte.
Eignungskriterium B:
Beschreibung von Qualifikation und Berufserfahrung der im Zuschlagsfalle einzusetzenden Projektleitung samt Vertretung und des Projektteams
- Benennung eines Projektleiters/einer Projektleiterin sowie Vertretung
- Detaillierte Qualifikationsprofile des Projektleiters/der Projektleiterin, Vertretung und der Projektmitarbeitenden
Berechnung zur anteiligen Gewichtung von Eignungskriterium B:
40 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung vollumfänglich zufriedenstellend.
30 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung zufriedenstellend.
20 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die Auftragsausführung in Ordnung.
10 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur beschränkt angemessen.
5 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist beinahe überhaupt nicht erfolgt, inhaltlich für die Auftragsausführung nicht angemessen.
0 Punkte: Darstellung der Qualifikation und Berufserfahrung von Projektleitung und Vertretung sowie des Projektteams ist nicht erfolgt.
Maximal erreichbare Punkte in Eignungskriterium B: 40 Punkte.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

MINDESTKRITERIUM in Eignungskriterium A:
Mind. eine der 3 eingereichten Referenzen hat den Fokus auf der Personalgewinnung.
Wird dieses MINDESTKRITERIUM nicht erfüllt, wird der Teilnahmeantrag nicht berücksichtigt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erlangten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteilten
Auftrags verwendet werden.

Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.
Der Auftraggeber behält sich weiterhin das Recht vor, den Auftrag nicht zu vergeben, wenn alle eingegangenen Angebote den Höchstbetrag von EUR 415.000 (inkl. MwSt.) überschreiten. Schadensersatzansprüche von Bieterseite sind ausgeschlossen.
Bekanntmachungs-ID: CXRAYY6YDDR

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichendes Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.