Labor-Informations- und Management-System (LIMS) für eine Biobank

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)

Der DZD e.V. ist ein nationaler Verbund, der Experten auf dem Gebiet der Diabetesforschung bündelt. Um dem Fortschritt im Bereich der 'Omics-Analysen' und dem Fokus auf die individualisierte Medizin gerecht zu werden, baut das DZD eine nationale Biobank auf, in der Bioproben von Studienteilnehmern der DZD klinischen Studien gelagert und verwaltet werden und die DZD-Wissenschaftlern Proben für ihre Forschung zur Verfügung stellt.
Hierfür ist die Einrichtung eines Labor-Informations-Management-Systems (LIMS) zur Probenverwaltung erforderlich, mit welchem Bioprobendaten aus allen DZD-Standorten trotz unterschiedlicher lokaler IT -Infrastrukturen zentral verknüpft und verwaltet werden können. Dies ist unerlässlich für eine lückenlose IT¬ basierte Dokumentation zur Qualitätssicherung der Proben von der Probennahme, über den Transport und Lagerung bis zur Aushändigung an DZD Wissenschaftler. Ein weiteres langfristiges Ziel ist zudem die Zusammenführung von Datensätzen derselben Person mittels 'Record Linkage'.
Das Projekt umfasst den Neuaufbau eines zentralen DZD LIMS für die DZD Biobank. Kernaufgaben der Biobank sind die Qualitätssicherung der gesammelten Proben und assoziierter Daten, als auch deren Verfügbarmachung für Forschungsvorhaben.
Die Probenlagerung erfolgt in der Helmholtz Munich Biobank, welche den Lagerbestand mit der Software CentraXX (Kairos GmbH) verwaltet.
Durch den Ausbau der Biobankaktivitäten am DZD sollen zukünftig Bioproben zentral gesammelt und verwaltet werden. Hierdurch steigt die Komplexität der Biobankprozesse und Datenerfassung, sodass ein LIMS als digitale, zentralisierte Lösung zwingend notwendig wird.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-09-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-08-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Bitcare GmbH

Wer?

• Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)

Wie?

• Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Softwarepaket für Analyse-, Wissenschafts-, Mathematik- oder Prognosezwecke

Wo?

• Oberbayern › München, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-08-29	Auftragsbekanntmachung
2023-01-31	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-08-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Analyse-, Wissenschafts-, Mathematik- oder Prognosezwecke
Referenznummer: VgV_2022-044
Kurze Beschreibung:

Der DZD e.V. ist ein nationaler Verbund, der Experten auf dem Gebiet der Diabetesforschung bündelt. Um dem Fortschritt im Bereich der 'Omics-Analysen' und dem Fokus auf die individualisierte Medizin gerecht zu werden, baut das DZD eine nationale Biobank auf, in der Bioproben von Studienteilnehmern der DZD klinischen Studien gelagert und verwaltet werden und die DZD-Wissenschaftlern Proben für ihre Forschung zur Verfügung stellt. Hierfür ist die Einrichtung eines Labor-Informations-Management-Systems (LIMS) zur Probenverwaltung erforderlich, mit welchem Bioprobendaten aus allen DZD-Standorten trotz unterschiedlicher lokaler IT -Infrastrukturen zentral verknüpft und verwaltet werden können. Dies ist unerlässlich für eine lückenlose IT¬ basierte Dokumentation zur Qualitätssicherung der Proben von der Probennahme, über den Transport und Lagerung bis zur Aushändigung an DZD Wissenschaftler. Ein weiteres langfristiges Ziel ist zudem die Zusammenführung von Datensätzen derselben Person mittels 'Record Linkage'. Das Projekt umfasst den Neuaufbau eines zentralen DZD LIMS für die DZD Biobank. Kernaufgaben der Biobank sind die Qualitätssicherung der gesammelten Proben und assoziierter Daten, als auch deren Verfügbarmachung für Forschungsvorhaben. Die Probenlagerung erfolgt in der Helmholtz Munich Biobank, welche den Lagerbestand mit der Software CentraXX (Kairos GmbH) verwaltet. Durch den Ausbau der Biobankaktivitäten am DZD sollen zukünftig Bioproben zentral gesammelt und verwaltet werden. Hierdurch steigt die Komplexität der Biobankprozesse und Datenerfassung, sodass ein LIMS als digitale, zentralisierte Lösung zwingend notwendig wird.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Analyse-, Wissenschafts-, Mathematik- oder Prognosezwecke 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: München, Landkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Postanschrift: Ingolstädter Landstrasse 1
Postleitzahl: 85764
Postort: Neuherberg
Kontakt
Internetadresse: http://www.helmholtz-muenchen.de 🌏
E-Mail: bianca.klossek@helmholtz-muenchen.de 📧
Telefon: +49 8931872727 📞
Fax: +49 8931873327 📠
URL der Dokumente: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1827e3bf63f-c624342a62c918 🌏
URL der Teilnahme: http://www.tender24.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-08-29 📅
Einreichungsfrist: 2022-09-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-09-02 📅
Datum des Beginns: 2023-02-01 📅
Datum des Endes: 2027-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 169-476146
ABl. S-Ausgabe: 169
Zusätzliche Informationen

Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Bewertung). Sollten sich zwei oder mehrere Bewerber auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bieter komplett zur Verhandlung eingeladen. Folgende Termine sind für die Verhandlungen vorgesehen: 13.12.2022, 14.12.2022 und 15.12.2022. Bitte merken Sie sich diese Termine vor!

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Hierfür ist die Einrichtung eines Labor-Informations-Management-Systems (LIMS) zur Probenverwaltung erforderlich, mit welchem Bioprobendaten aus allen DZD-Standorten trotz unterschiedlicher lokaler IT -Infrastrukturen zentral verknüpft und verwaltet werden können. Dies ist unerlässlich für eine lückenlose IT¬ basierte Dokumentation zur Qualitätssicherung der Proben von der Probennahme, über den Transport und Lagerung bis zur Aushändigung an DZD Wissenschaftler. Ein weiteres langfristiges Ziel ist zudem die Zusammenführung von Datensätzen derselben Person mittels 'Record Linkage'.

Das Projekt umfasst den Neuaufbau eines zentralen DZD LIMS für die DZD Biobank. Kernaufgaben der Biobank sind die Qualitätssicherung der gesammelten Proben und assoziierter Daten, als auch deren Verfügbarmachung für Forschungsvorhaben.

Die Probenlagerung erfolgt in der Helmholtz Munich Biobank, welche den Lagerbestand mit der Software CentraXX (Kairos GmbH) verwaltet.

Durch den Ausbau der Biobankaktivitäten am DZD sollen zukünftig Bioproben zentral gesammelt und verwaltet werden. Hierdurch steigt die Komplexität der Biobankprozesse und Datenerfassung, sodass ein LIMS als digitale, zentralisierte Lösung zwingend notwendig wird.

1 LIMS-Software inkl. Projektmanagement & Implementierung, Schulung sowie Wartung & Service

Beschreibung der Verlängerungen:

Die Laufzeit dieses Vertrages beträgt 48 Monate ab 01.02.2023 mit der viermaligen Option des Auftraggebers, den Vertrag um jeweils 12 Monate zu verlängern. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um 1 Jahr, wenn dieser vom Auftraggeber nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Vertragslauf-zeit gekündigt wird. Der Vertrag endet in jedem Fall am 31.01.2031 ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Zusätzliche Informationen:

14.12.2022 und 15.12.2022. Bitte merken Sie sich diese Termine vor!

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Helmholtz Zentrum München

Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)

Einkauf/Vergabestelle

Ingolstädter Landstr. 1

85764 Neuherberg - Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Haftpflichtversicherung: Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögens-schäden mit einer Deckungssumme von pauschal 5 Mio. Euro je Versicherungsfall. 2-fach maximiert je Versicherungsjahr.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Unternehmensdarstellung: Die Darstellung soll das Leistungs- und Produktspektrum des Bewerbers bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen (Softwareprogrammierung und Service) sowie eine Kurzbeschreibung beinhalten und folgende Punkte umfassen: Name des Unternehmens; Geschäftsführer; Geschäftssitz; Gesellschaftsform; Gründungsdatum; Geschäftsfokus; Angaben zu Struktur und Organisation; Anzahl der aktuell bedienten LIMS-Kundeninstallationen; Anzahl der Mitarbeiter in Vollzeitäquivalenten im Bereich LIMS; Angaben zum Konzept der Kundenbetreuung.

Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Qualitätsmanagementsystem: Nachweis eines vorhandenen Qualitätsmanagementsystems.

Referenzen LIMS-Anbieter: Mind. 1 Referenz (entweder zu Projekten aus akademischen Forschungseinrichtung ODER aus Forschungsverbünden mit akademischen Partnern ODER in öffentlicher Trägerschaft) über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand in den letzten 5 Jahren im akademischen Bereich. Bei allen Referenzen ist auf folgende Punkte näher einzugehen: Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich); Ansprechpartner (Telefon, E-Mail, Funktion); Art der Leistung; Volumen; Zeitraum.

Die Referenz(en) ist/sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Mitarbeiterprofil Projektleiter: Die Angaben zum Projektleiter müssen bezogen auf die beschriebene Leistung jeweils folgende Angaben umfassen: Name; Ausbildung und beruflicher Werdegang; Berufserfahrung in der Projektleiterrolle: mind. 4 Jahre Erfahrung in der Projektleitung zur Einführung von Labor-Informationsmanagement Systemen in der medizinischen Forschung oder verwandten Gebieten; Fachkunde im Umgang mit biologischen/medizinischen Daten; Deutsch verhandlungssicher in Wort und Schrift; Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Das Mitarbeiterprofil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

Formblatt AVV und TOM

Formblatt Eignung

Formblatt Scientology

Formblatt Artikel 5k

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-10-13 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-02-28 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DE 129521671
Kontakt
Kontaktperson: Abteilung Einkauf und Materialwirtschaft
Internetadresse: www.helmholtz-muenchen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1827e3bf63f-c624342a62c918 🌏
URL der Teilnahme: www.tender24.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die Zahlung erfolgt nach Vorlage einer spezifizierten Rechnung innerhalb von 30 Tagen netto.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Quelle: OJS 2022/S 169-476146 (2022-08-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-31)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 025-067582
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 169-476146
ABl. S-Ausgabe: 25

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-31 📅
Name: Bitcare GmbH
Postanschrift: Corneliusstr. 30
Postort: München
Postleitzahl: 80469
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8927780104 📞
E-Mail: mail@bitcare.de 📧
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit:

 der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auf-traggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

 Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

 Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

 mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 S. 2 GWB bleibt unberührt.

Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewer-bung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlags-entscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter kommt es nicht an.

Quelle: OJS 2023/S 025-067582 (2023-01-31)

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