Lagerung und Aufgabe zum Versand von Informationsangeboten der VBG

Kurze Beschreibung

Die VBG hat die Aufgabe, den bei ihr versicherten Unternehmen Informationen zum Versicherungsschutz und zur Mitgliedschaft sowie zum Thema Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zur Verfügung zu stellen. Die Lagerung und die Aufgabe zum Versand des gesamten Informationsangebots der VBG soll durch einen Dienstleister erbracht werden und folgende Punkte beinhalten:
- Lagerlogistik
- Bereitstellung eines Warenwirtschaftssystems
- Berichterstattung
- Kommissionierung / Konfektionierung
- Aufgabe zum Versand
- Entsorgung
Der Auftrag ist gem. § 118 Abs. 1 und 2 GWB geschützten Werkstätten (Behindertenwerkstätten) vorbehalten.

Beschreibung der Beschaffung

Die VBG hat die Aufgabe, den bei ihr versicherten Unternehmen Informationen zum Versicherungsschutz und zur Mitgliedschaft sowie zum Thema Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz zur Verfügung zu stellen. Die Lagerung und die Aufgabe zum Versand des gesamten Informationsangebots der VBG soll durch einen Dienstleister erbracht werden und folgende Punkte beinhalten:
- Lagerlogistik
- Bereitstellung eines Warenwirtschaftssystems
- Berichterstattung
- Kommissionierung / Konfektionierung
- Aufgabe zum Versand
- Entsorgung
Der Auftrag ist gem. § 118 Abs. 1 und 2 GWB geschützten Werkstätten (Behindertenwerkstätten) vorbehalten.
In der "Übersicht einzulagernde Produkte" (Anlage 1) sind die derzeit im Bestand der VBG vorhandenen Informationsangebote aufgeführt. Diese werden über folgende Kanäle bestellt:
- Von Mitgliedsunternehmen über das Medien-Center unter www.vbg.de, selten auch per Fax
- Von den Bezirksverwaltungen, den Akademien oder der Hauptverwaltung der VBG per E-Mail, selten auch per Fax ("Standorte der VBG", siehe Anlage 2)
Übernahme des Bestandes der Informationsmedien der VBG im Juni 2022 in das Lager des Auftragnehmers (AN) aus dem derzeitigen Lager in Bonn inklusive
- Übernahme und Transport inkl. Speditionskosten der konfektionierten Produkte
- Auspacken und Sortieren
- Dokumentieren des entgegengenommenen Bestandes, ggf. Beschädigungen melden
- Fachgerechte Einlagerung der Medien (vor Beschädigung und Diebstahl geschützt)
- Erstellen einer Artikeldatenbank inklusive folgender Daten:
o VBG-Artikelnummer (wird von der VBG nach Zuschlagserteilung bekannt gegeben)
o Titel des Artikels, dem Original entsprechend
o Produktbetreuende Person (wird von der VBG nach Zuschlagserteilung bekannt gegeben)
Lagervolumen: ca. 500 bis 600 Artikel
Menge je Artikel: zwischen 100 bis 30.000 Exemplare
Der AN haftet für die Unversehrtheit der Informationsmedien.
Notwendige Lagerfläche: Ca. 500 EURO-Paletten - EN 13698-1 entsprechend (unverbindlicher Erfahrungswert und keine Vorgabe).
Erfahrungswerten entsprechend werden folgende Mengen erwartet (Anzahl entsprechend der Vertragslaufzeit inkl. Verlängerung - 4 Jahre):
- Mailings/individuelle Versandaktionen (Art der Konfektionierung entsprechend dem Artikel, überwiegend Briefsendungen): bis zu 38 Aktionen (1 bis 10 Aktionen pro Jahr mit einem Umfang von 5 bis 20.000 Adressen)
- Briefsendungen/Versandtaschen Format DIN C4: 21.100
- Briefsendungen/Versandtaschen Format DIN C5: 3.900
- Kleines Paket 1 kg bis 5 kg: 14.500
- Paket 5 kg bis 20 kg: 5.400
- Posterverpackung 610mm x 105mm x 105mm: 1.950
- Posterverpackung 440mm x 105mm x 105mm: 960
- Posterverpackung 936mm x 154mm x 154mm: 190
- Größere Bestellungen mit mehreren Paketen auf Paletten (mit gleichem und mit verschiedenem Inhalt): 290
Es werden keine Mindestmengen garantiert.
Immer wiederkehrend, einmal im Quartal, werden zwei bestimmte Artikel, die Zeitschrift "VBG-Spezial ÖPNV" und "VBG-Spezial Glas & Keramik", an einen bestimmten Adressatenkreis innerhalb von 14 Tagen versandt.
Eckdaten zu diesem Versand:
- Ca. 23.500 Exemplare pro Quartal
- Ca. 7.000 Adressaten gesamt
- Versandart: Einzelversand (ca. 6.300 Aufträge pro Quartal) und Mehrfachversand bis zu 2.000 Exemplaren pro Adressat
Telefonische Erreichbarkeit während einer Mindest-Service-Zeit von Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr wird wie folgt erwartet:
- Zentral verantwortliche Ansprechperson bzw. Vertretung
- Technischer Support
Nähere Informationen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Leistung wird im Zeitraum vom 01.07.2022 für drei Jahre, bis zum 30.06.2025, vergeben. Es ist eine Verlängerungsoption für ein weiteres Jahr, bis längstens zum 30.04.2026 möglich.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einzureichende Unterlagen:
- Berufs- oder Handelsregisterauszug (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter / das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als drei Monate ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU mit zu diesem Leistungsgegenstand üblichen Deckungssummen. Der Versicherungs-schutz bleibt über die gesamte der Laufzeit des Vertrages bestehen.
Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen.
Der Versicherungsschutz ist nachzuweisen.
- Erklärung zur Zahlung von Tarif- oder Mindestlohn (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft bestätigt, dass seine Mit-arbeitenden mindestens nach Tarif- oder Mindestlohn entlohnt werden.
- Erklärung Interessenkonflikt (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt, dass im Falle der Zuschlagserteilung während der Ausführung des öffentlichen Auftrags keine die Unabhängigkeit gefährdende Geschäftsbeziehung zur Verwaltungs-Berufsgenossenschaft besteht und / bzw. insbesondere kein Interessenkonflikt zu erwarten ist.
- Angaben zur wirtschaftlichen Verknüpfung (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft ist:
. Einzelunternehmer ohne jede gesellschaftsrechtliche Verflechtung mit anderen Unternehmen und ohne Beteiligung an anderen Unternehmen
. Konzernunternehmen
. in anderer Weise mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verknüpft
Im Falle der Konzernzugehörigkeit oder einer sonstigen wirtschaftlichen Verknüpfung mit an-deren Unternehmen macht der Bieter/das geschäftsführende Mitglieder der Bietergemeinschaft hierzu in einer Anlage aussagekräftige Angaben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Nachweis Qualitätsmanagementsystem (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem nach der DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar ein.
- Nachweis der Eigenschaft als Werkstatt für Behinderte (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft weist die Eigenschaft als Werkstatt für Behinderte durch eine durch die Bundesanstalt für Arbeit ausgesprochene An-erkennung nach.
- Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschut (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht eine Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz ein.
- Referenzen (mit dem Angebot vorzulegen): Der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft weist geeignete Referenzen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens drei Jahren erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen, mit folgenden Angaben nach:
. Kurze Beschreibung der Leistung
. Angabe des Werts
. Angabe des Erbringungszeitpunkts
. Angabe des öffentlichen oder privaten Referenzgebers
Mit der Angabe der Referenzen stimmt der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft der Nachfrage beim Referenzgeber zu.
Die Angaben zu den eingereichten Referenzen werden jeweils auf dem anhängenden Formblatt zum Dokument "Eignungskriterien" gemacht.

Das Vergabeverfahren (VV) wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgendem URL erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an VV sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform ist für Bieter vollständig kostenfrei.
Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum VV (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten).
Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Angebote sind ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keine Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:
. Microsoft Internet Explorer/Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version;
. Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version;
. Google Chrome in der jeweils aktuellen Version;
. Apple Safari ab Version 5.
Für die Abgabe elektronischer Angebote wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des VV für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich.
Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an VV auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann.
Die Informationen über die eigentlichen VV werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum VV von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.
Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote/Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote auf Seiten der Vergabestelle sicher.
Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe/das zulässige Signaturniveau: qualifizierte elektronische/fortgeschrittene elektronische Signatur/Textform (nach § 126b BGB). Im Fall der elektronischen Textform genügt die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens und die Benennung Ihres Unternehmens, für das Sie den Teilnahmeantrag/das Angebot abgeben.
Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeit Stempel dokumentiert.
Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/.
Die Kommunikation zwischen der AG und den Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform möglich.
Der Auftrag ist gem. § 118 Abs. 1 und 2 GWB geschützten Werkstätten vorbehalten.
Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen).
Wertung der Angebote: Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt.
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Folgende weitere Angaben/Vergabeunterlagen sind als Bedingung für die Auftragsausführung mit dem Angenbot einzureichen:
- Angaben zum Unternehmen (Ansprechperson/Stellvertretung)
- Preisblatt
- Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
- Verpflichtung auf das Daten- u. Sozialgeheimnis zum Vertragsschluss
- Bersondere Vertragsbedingungen Pandemie
- Eignungskriterien
- Erklärung Ausschlussgründe
- Angebotsformblatt
- Vertrag
Folgende sonstige Unterlagen sind ggf. mit dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen:
- Ggf. Bietergemeinschaftserklärung,
- Ggf. Erklärung Unterauftragnehmer,
- Ggf. Erklärung Eignungsleihe,
- Ggf. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer,
- Ggf. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe.
Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDYHKQ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
§ 134, Informations- und Wartepflicht,
§ 135, Unwirksamkeit,
§ 160, Einleitung, Antrag.