Lieferung einer Ticketsoftware für das Mehrspartenhaus der Städtische Bühnen Frankfurt am Main GmbH

Beschreibung der Beschaffung

Lieferung einer Ticket-Software für das Mehrspartenhaus Städtische Bühnen Frankfurt
Die Städtischen Bühnen Frankfurt (SBF) sind der größte kommunale Theaterbetrieb in Deutschland. Sie wurden 2004 in die Rechtsform einer GmbH überführt (alleiniger Gesellschafter ist die Stadt Frankfurt am Main) und bestehen aus zwei künstlerischen Sparten: der Oper Frankfurt und dem Schauspiel Frankfurt.
Der Kartenverkauf für die Sparten und andere Veranstalter (z. B. DresdenFrankfurtDanceCompany) wird über verschiedene Vertriebswege gesteuert, u. a. sind dies ein eigenes Callcenter, Vorverkaufskassen im Theater und Web-Shops. Der Verkauf der Karten ist über eine entsprechend den Bedürfnissen der SBF angepasste Ticketsoftware sicherzustellen.
Diese Software sollte über folgende nicht abschließend dargestellte Standards verfügen:
• Kartenreservierung bzw. -verkauf gegen direkte Zahlung und Rechnung
• Kartenbuchungen aus dem Saalplan und im Bestplatzverfahren
• Bezahlung des Auftrags mit folgenden Zahlungsmitteln: in bar, EC-Karte, PayPal, Paylink, Kreditkarten, Systemgutscheine, Geschenkgutscheine, per Überweisung, über das Kundenkonto des Kunden
• Buchung und Druck von Geschenkgutscheinen mit individuell steuerbarem Drucklayout
• Druck von Eintrittskarten mit individuell steuerbarem Drucklayout
• Mobile Ticketing / Einbindung ÖPNV (Kombiticket) über Schnittstellenfunktion
• Lückenloser Verlauf automatisierter Kassiererabrechnungen
• Fiskalkasse für die genutzte Verkaufssoftware
• Ca. 50 unterschiedliche Fest-Abonnements der Oper und des Schauspiel Frankfurt sowie verschiedene Wahlabonnements mit ca. 12.000 Abonnementplätzen sind abzubilden
• Für den Kunden kann ein Kundenkonto eingerichtet werden. Über dieses Kundenkonto werden alle Buchungs- und Zahlungsvorgänge des Kunden abgebildet. Der Kunde kann Einzahlungen auf das Kundenkonto leisten und über das Kundenkonto seine Aufträge bezahlen.
• Artikelverwaltung mit Steuerung des Verkaufs von Büchern, CD, DVD und sonstigen Merchandiseprodukten
• Der Verkauf von Karten, Gutscheinen und Artikeln in einem Auftrag ist möglich
• Rechnungskauf ist möglich. Mahnungen/Zahlungserinnerungen können aus dem System erstellt werden.
• Saalplaneditor zur Erstellung von Saalplänen für die verschiedenen Spielstätten zur Nutzung im Ticketsystem. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF.
• Layouteditor zur Erstellung aller genutzten Ausdrucke wie Karten, Gutscheine Rechnungen, Ausweise, sonstige Schreiben. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF.
• Die Zugriffsrechte auf die Software, einzelne Module oder bestimmte Funktionalitäten sind von diesbezüglich autorisierten Mitarbeiterinnen der SBF administrierbar.
• Auswertungsmöglichkeiten bezüglich der Vorstellungen (endgültig und im Vorverkauf), Besucher- und Einnahmestatistiken, Abonnementstatistiken (z.B. Auswertung der Aboplätze nach Serien, Ermäßigungen, Preisen, Spielstätten)
• CRM-Modul bzw. die Möglichkeit zur Erstellung von Auswertungen zur Analyse des Kaufverhaltens der Kunden, der Kundenstruktur, der Vertriebswege
• Tantiemenabrechnung auf der Grundlage der jeweils gültigen Regelsammlung des Deutschen Bühnenvereins
• Gebührenabrechnungen nach Zeiträumen, Gebührenarten, Veranstaltern
• Zahlungsmittelauswertungen
• Exportmöglichkeit für die Daten aus Auswertungen in gängige Text- Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme
• Import- und Exportschnittstellen zur Finanzbuchhaltung, dem Internet, zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs (EC, Kreditkarten, PayPal, Paylink, Lastschrift), zur Abwicklung von Überweisungen (Bankdaten)
• Steuerung der Zugangskontrolle zu den Veranstaltungen unter Verwendung bereits vorhandener Scanner
Weitere Leistungen:
• Der Anbieter stellt ein Rechenzentrum zur Verfügung. Die Datenbank liegt auf den Servern des Rechenzentrums, dieses übernimmt das Operating incl. Datensicherung
• Supportleistungen stellen die störungsfreie Nutzung des Ticketsystems sicher, insbesondere zu den Betriebszeiten Montag bis Samstag von 8:00 bis 18:00 Uhr, außerhalb dieser Zeiten ist ein telefonischer Support (alle Wochentage incl. Sonn- und Feiertage) von 10:00 bis 20:00 zu gewährleisten
• Einrichtung von zwei Webshops für Oper und Schauspiel Frankfurt zum Verkauf von Karten, Abonnements, Gutscheinen und Artikeln. Verlinkung von den Homepages der Oper und des Schauspiel Frankfurt zum jeweiligen Webshop
Um die geforderten individuellen Konfigurationen und die über die Vertragslaufzeit zu erwarteten Leistungsanpassungen uneingeschränkt vornehmen zu können, muss der Anbieter die Software selbst programmieren (Direktanbieter) oder aber mit dem Angebot eine rechtsverbindliche Bestätigung einreichen, in der der Softwarehersteller dem Bieter gegenüber uneingeschränkte Verfügungs- und Abänderungsrechte an der Software einräumt. Sofern das Angebot dies nicht beinhaltet, führt dies zum zwingenden Ausschluss.
Die Regelungen und Maßnahmen zum Datenschutz entsprechen der aktuellen DS-GVO.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Vorlage eines Auszugs aus dem Handelsregister (nicht älter als 6 Monate, Kopie ausreichend)
2) Erklärung, dass keine Ausschlusskriterien gem. 123, 124 GWB vorliegen

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Erklärung zum Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren, mind. 1,4 Mio. EUR pro Jahr
2) Betriebshaftpflicht zur abdeckung von Vermögensschäden, die insbesondere auch aus Betriebsunterbrechungen herrühren, mit einer Deckungssumme von mindestens 2 Mio. EUR

1) Erklärung zum Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren, mind. 1,4 Mio. EUR pro Jahr
2) Betriebshaftpflicht zur abdeckung von Vermögensschäden, die insbesondere auch aus Betriebsunterbrechungen herrühren, mit einer Deckungssumme von mindestens 2 Mio. EUR

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Referenzen zu vergleichbaren Leistungen unter Angabe von
a) Auftraggeber
b) Leistungsumfang
c) Ticketvolumen p.A.
d) Leistungszeitraum
2)Anzahl der Mitarbeiter (in Vollzeitstellen) in der Softwareentwicklung für das angebotene Produkt in den letzten drei Geschäftsjahren
Durchnittlich 8 bis 10 = 2 Punkte
Durchschnittlich 11 bis 13 = 4 Punkte
Durchschnittlich 14 und mehr = 6 Punkte
Die erreichten Punkte in den drei Kategorien werden aufaddiert und die drei Teilnehmer mit den höchsten Punkten zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.
3)Anzahl der Mitarbeiter (in Vollzeitstellen) im Support für das angebotene Produkt in den letzten drei Geschäftsjahren.
Durchnittlich 8 bis 10 = 2 Punkte
Durchschnittlich 11 bis 13 = 4 Punkte
Durchschnittlich 14 und mehr = 6 Punkte
Die erreichten Punkte in den drei Kategorien werden aufaddiert und die drei Teilnehmer mit den höchsten Punkten zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Jeweils mindestens 5 Referenzprojekte
Zu 1) (a) Bereitstellung von Ticketing Software für ein Mehrspartenhaus mit mindestens 100.000 Besuchern pro Jahr im Theaterbereich, bei dem der Verkauf auch über einen Webshop des Anbieters erfolgt
Zu 1) (b) Bereitstellung von Ticketing Software für ein Mehrspartenhaus mit mindestens 100.000 Besuchern pro Jahr im Theaterbereich, bei dem der Verkauf auch über ein Netz von Vorverkaufsstellen erfolgt
Es ist zulässig, dass durch ein Referenzprojekt beide Voraussetzungen abgedeckt werden.
Zu 2) Durchschnittlich mindestens 8
Zu 3) Durchschnittlich mindestens 8

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

Beschreibung der Beschaffung

Lieferung einer Ticket-Software für das Mehrspartenhaus Städtische Bühnen Frankfurt Die Städtischen Bühnen Frankfurt (SBF) sind der größte kommunale Theaterbetrieb in Deutschland. Sie wurden 2004 in die Rechtsform einer GmbH überführt (alleiniger Gesellschafter ist die Stadt Frankfurt am Main) und bestehen aus zwei künstlerischen Sparten: der Oper Frankfurt und dem Schauspiel Frankfurt. Der Kartenverkauf für die Sparten und andere Veranstalter (z. B. DresdenFrankfurtDanceCompany) wird über verschiedene Vertriebswege gesteuert, u. a. sind dies ein eigenes Callcenter, Vorverkaufskassen im Theater und Web-Shops. Der Verkauf der Karten ist über eine entsprechend den Bedürfnissen der SBF angepasste Ticketsoftware sicherzustellen. Diese Software sollte über folgende nicht abschließend dargestellte Standards verfügen: • Kartenreservierung bzw. -verkauf gegen direkte Zahlung und Rechnung • Kartenbuchungen aus dem Saalplan und im Bestplatzverfahren • Bezahlung des Auftrags mit folgenden Zahlungsmitteln: in bar, EC-Karte, PayPal, Paylink, Kreditkarten, Systemgutscheine, Geschenkgutscheine, per Überweisung, über das Kundenkonto des Kunden • Buchung und Druck von Geschenkgutscheinen mit individuell steuerbarem Drucklayout • Druck von Eintrittskarten mit individuell steuerbarem Drucklayout • Mobile Ticketing / Einbindung ÖPNV (Kombiticket) über Schnittstellenfunktion • Lückenloser Verlauf automatisierter Kassiererabrechnungen • Fiskalkasse für die genutzte Verkaufssoftware • Ca. 50 unterschiedliche Fest-Abonnements der Oper und des Schauspiel Frankfurt sowie verschiedene Wahlabonnements mit ca. 12.000 Abonnementplätzen sind abzubilden • Für den Kunden kann ein Kundenkonto eingerichtet werden. Über dieses Kundenkonto werden alle Buchungs- und Zahlungsvorgänge des Kunden abgebildet. Der Kunde kann Einzahlungen auf das Kundenkonto leisten und über das Kundenkonto seine Aufträge bezahlen. • Artikelverwaltung mit Steuerung des Verkaufs von Büchern, CD, DVD und sonstigen Merchandiseprodukten • Der Verkauf von Karten, Gutscheinen und Artikeln in einem Auftrag ist möglich • Rechnungskauf ist möglich. Mahnungen/Zahlungserinnerungen können aus dem System erstellt werden. • Saalplaneditor zur Erstellung von Saalplänen für die verschiedenen Spielstätten zur Nutzung im Ticketsystem. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF. • Layouteditor zur Erstellung aller genutzten Ausdrucke wie Karten, Gutscheine Rechnungen, Ausweise, sonstige Schreiben. Die Erstellung erfolgt durch MitarbeiterInnen der SBF. • Die Zugriffsrechte auf die Software, einzelne Module oder bestimmte Funktionalitäten sind von diesbezüglich autorisierten Mitarbeiterinnen der SBF administrierbar. • Auswertungsmöglichkeiten bezüglich der Vorstellungen (endgültig und im Vorverkauf), Besucher- und Einnahmestatistiken, Abonnementstatistiken (z.B. Auswertung der Aboplätze nach Serien, Ermäßigungen, Preisen, Spielstätten) • CRM-Modul bzw. die Möglichkeit zur Erstellung von Auswertungen zur Analyse des Kaufverhaltens der Kunden, der Kundenstruktur, der Vertriebswege • Tantiemenabrechnung auf der Grundlage der jeweils gültigen Regelsammlung des Deutschen Bühnenvereins • Gebührenabrechnungen nach Zeiträumen, Gebührenarten, Veranstaltern • Zahlungsmittelauswertungen • Exportmöglichkeit für die Daten aus Auswertungen in gängige Text- Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme • Import- und Exportschnittstellen zur Finanzbuchhaltung, dem Internet, zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs (EC, Kreditkarten, PayPal, Paylink, Lastschrift), zur Abwicklung von Überweisungen (Bankdaten) • Steuerung der Zugangskontrolle zu den Veranstaltungen unter Verwendung bereits vorhandener Scanner Weitere Leistungen: • Der Anbieter stellt ein Rechenzentrum zur Verfügung. Die Datenbank liegt auf den Servern des Rechenzentrums, dieses übernimmt das Operating incl. Datensicherung • Supportleistungen stellen die störungsfreie Nutzung des Ticketsystems sicher, insbesondere zu den Betriebszeiten Montag bis Samstag von 8:00 bis 18:00 Uhr, außerhalb dieser Zeiten ist ein telefonischer Support (alle Wochentage incl. Sonn- und Feiertage) von 10:00 bis 20:00 zu gewährleisten • Einrichtung von zwei Webshops für Oper und Schauspiel Frankfurt zum Verkauf von Karten, Abonnements, Gutscheinen und Artikeln. Verlinkung von den Homepages der Oper und des Schauspiel Frankfurt zum jeweiligen Webshop Um die geforderten individuellen Konfigurationen und die über die Vertragslaufzeit zu erwarteten Leistungsanpassungen uneingeschränkt vornehmen zu können, muss der Anbieter die Software selbst programmieren (Direktanbieter) oder aber mit dem Angebot eine rechtsverbindliche Bestätigung einreichen, in der der Softwarehersteller dem Bieter gegenüber uneingeschränkte Verfügungs- und Abänderungsrechte an der Software einräumt. Sofern das Angebot dies nicht beinhaltet, führt dies zum zwingenden Ausschluss. Die Regelungen und Maßnahmen zum Datenschutz entsprechen der aktuellen DS-GVO.