Lieferung eines Zollabwicklungsmoduls für 24 Hochschulen

Kurze Beschreibung

Im Zuge einer landesweiten Digitalisierungsoffensive stellt das Land Fördermittel für die Digitalisierung der Mitgliedshochschulen in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft der Digitalen Hochschule NRW bereit. Die Förderungen erstrecken sich dabei ausschließlich auf hochschulübergreifende Kooperationsvorhaben. Eines dieser hochschulübergreifenden Kooperationsvorhaben "Zollabwicklung NRW - zaw-nrw" dient dazu, die Zusammenarbeit der Hochschulen bei der Einführung, der Pflege und dem Betrieb einer elektronischen Zollabwicklung zu organisieren und die Einhaltung von import- und exportrelevanten Gesetzmäßigkeiten, v.a. von außenwirtschaftsrechtlichen Beschränkungen, sicherzustellen. Die Einführung einer Zollabwicklungssoftware soll eine qualitative Verbesserung zollordnungsgemäßer Organisationsprozesse elektronisch unterstützen und gewährleisten. Über diese Software soll künftig die Export- und Importabwicklung zentral erfolgen und die Einhaltung von export- und importrelevanten Gesetzmäßigkeiten sichergestellt werden. Auch soll die Sanktions- und Terrorlistenprüfung sowie die Dual-Use-Prüfung einfacher und automatisiert gesteuert und deren Einhaltung gewährleistet werden. Mittels Beschaffung und Implementierung einer zertifizierten Zollabwicklungssoftware soll die Zollvorgangsbearbeitung der beteiligten Hochschulen zukünftig über eine Anbindung an das jeweilige Enterprise-Resource-Planning System (MACH bzw. SAP) und weiterer Systeme digital realisiert werden. Die Zollsoftware ermöglicht die elektronische Zollsachbearbeitung in Eigenregie über eine direkte Schnittstelle an das vom deutschen Zoll betriebene IT-Verfahren ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System). Die Zollsoftware soll in Zukunft bei der Ermittlung der zollrelevanten Daten als auch bei der Prüfung der Sanktionslisten unterstützen und so einen höheren Grad an Prozesssicherheit schaffen. Weiterhin soll im Rahmen der Implementierung der Zollsoftware eine verbesserte Grundlage für zukünftige Zollprüfung geschaffen werden. Um eine nachträgliche Prüfung der Zollverwaltungen zu ermöglichen, haben alle steuerlich und außenwirtschaftsrechtlich relevanten Unterlagen entsprechend archiviert zu sein und müssen zeitnah den Prüfern*innen vorgelegt werden können. Aus diesem Grunde soll zukünftig die Revisions- und Prüfungsfestigkeit der Prozesse der beteiligten Universitäten durch die Implementierung einer Zollsoftware und die damit verbundene Archivierung relevanter Unterlagen nachweislich verbessert werden.
Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Leistungsverzeichnis und der Leistungsbeschreibung.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Konsortium des Kooperationsvorhabens zaw.nrw vertreten durch die Uni-Bonn Regina-Pacis-Weg 3 53113 Bonn 24 Hochschulen in NRW
siehe hierzu das Leistungsverzeichnis

Beschreibung der Beschaffung

Die Softwarelösung soll über das Rechenzentrum des Anwendungsdienstleisters (Application Service Provider- ASP) administriert werden. Der ASP garantiert die gesamte Administration, wie Datensicherung, das Einspielen von Patches und die technische Benutzerbetreuung zur Anwendung der Software und stellt diese sicher. Der ASP wird als Host fungieren, welcher die Hochschulen als "Clients" und deren technische Anforderungen individuell berücksichtigt. Im Anschluss führt der ASP in Absprache mit den IT-Verantwortlichen je Hochschule die technische Implementierung durch. Schulungen und bedarfsgerechte Erfahrungsaustausche sollen in Absprache und Abstimmung mit dem ASP durch das Zollservicezentrum organisiert werden, ebenso technische Workshops, diese schwerpunktmäßig in der Einführungsphase und für die Implementierung der Zollabwicklungssoftware. Bei Softwareproblemen werden Lösungsmöglichkeiten seitens des ASP im Austausch mit dem Zollservicezentrum und im Anschluss mit den Anwendern kommuniziert, koordiniert und deren Behebung sichergestellt. Stammdaten (Abwicklungsmodelle, weitere Geschäftspartner etc.) werden von den Hochschulen in Eigenregie verantwortet und angelegt.
Die technische Einrichtung und der technische Betrieb der Zollsoftware der 24 Mandanten soll über das Rechenzentrum des Anwendungsdienstleisters (Application Service Provider- ASP) bzw. Software-as-a-Service (SaaS) administriert werden. D.h. der ASP kümmert sich um die gesamte Administration, wie Datensicherung, das Einspielen von Patches und die technische Benutzerbetreuung zur Anwendung der Software. Bei Bedarf einzelner Hochschulen kann der technische Betrieb optional via Hosting durch die Hochschulen eigenständig erfolgen. Alle Hochschulen haben bestätigt, die Software in Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter in Eigenleistung zeitnah zu implementieren.
Alle in Frage kommenden ASP müssen Ihre Server in Deutschland beherbergen. Die Projektleistung ist in Deutschland zu erbringen. Die Umsetzung der Programmieranforderungen kann weitestgehend "Remote" erfolgen. Die Projektsprache ist grundsätzlich deutsch. Sofern Daten (z.B. Zolltarifnummern) benötigt werden, sollen diese im Rahmen des Projekts gemeinsam ermittelt werden. Die datenschutzrechtliche Sicherheit muss seitens des ASP nachweislich und zertifiziert sichergestellt werden. Bei den zu verwertenden Daten handelt es sich zumindest zum Teil um personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzgesetzes. Die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen sind zu beachten. D.h. es wird der Nachweis gefordert, dass den gesetzlichen Vorschriften der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz in seiner jeweiligen Fassung entsprochen wird (siehe Zertifikate).
- Lizenznutzung
o Gewährleistung mind. 3 Jahre nach Abschluss der Implementierung
- Service-Level-Agreements (SLA´s)
o Garantie Support für mindestens 3 Jahre inkl. Upgrades und Updates
o Telefonischer und elektronischer Support - Erreichbarkeit wochentags mind. zwischen 9-15 Uhr, ggf. via Remoteverfahren.
o Kurzfristige technische Implementierung
o Direkter Ansprechpartner*in
o Ausführliche Kostenauflistung SLA´s
- Leistungsgewährleistung
o Upgrades sind ohne Mehrkosten innerhalb der ersten drei Jahren gewährleistet
2. ERP, Schnittstellen und technische Verknüpfungsmöglichkeiten
- Referenzen für SAP & MACH (alle gängigen Versionen - siehe Anhang)
4. Leistungsmodul - Sanktionslistenprüfung
5. Zollabfertigungsmodul Export / Import - Übergreifend
6. Leistungsmodul - Export (Erstellung eines ABD´S und INF2) - Spezifisch
7. Leistungsmodul - Import / Einfuhrabfertigung (Erstellung von Importanmeldungen und T1 Verfahren) - Spezifisch
8. Schulungen
9. Zertifikate
- ATLAS-zertifizierte Zollsoftware
- DSGVO
- ERP-Zertifizierung
o Erfahrungen und Referenzen mit SAP & MACH
- Zertifiziertes Archiv (Dokumentenmanagementsystem - DMS)
- AEO Zertifikat
- ISO 9001 (wesentlich für IT-Programme)
10. Datenschutz
- Datenschutzkonzept
11. Bedienerfreundlichkeit
12. Formularcenter
- Verlinkung zu allen online abrufbaren Zollformularen je Vorgang
13. Dokumentation & Reporting
- Anwenderorientiertes Benutzerhandbuch über alle Benutzerfunktionen in deutscher Sprache
- Schnittstellenbeschreibung aller Schnittstellen
genaueres entnehmen Sie bitte dem Leistungsverzeichnis

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 6 EG VOL/A - und sonstige behördliche Vorschriften - Formulare 513, 521, 522,
Der Bewerber befindet sich nicht auf den Boykottlisten (Haddex-Liste) zur Bekämpfung des Terrorismus gem. EU-Verordnung 2580/2001 und 881/2002.
Eigenerklärung VO 2022-833 - Erklärung zum Ukrainekrieg
Der Auftraggeber wird auf der Grundlage von europäischen Verordnungen eine Abfrage hinsichtlich Embargomaßnahmen veranlassen. Sollten Embargotatbestände der Verordnungen bereits vor Zuschlagserteilung erfüllt sein, ist im Falle einer Zuschlagserteilung der Vertrag von vornherein nichtig und gilt als nicht geschlossen. Erfüllt der Auftragnehmer erst nach Vertragsschluss einen Embargotatbestand, ist der Auftraggeber berechtigt, fristlos vom Vertrag zurückzutreten. Erfüllt der Auftragnehmer einen Embargotatbestand, stehen diesem keinerlei Zahlungsansprüche gegen den Auftraggeber zu.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

11.5
- Unternehmensdarstellung einschl. Beschreibung der wesentlichen Geschäftsfelder und des Leistungsspektrums sowie Beschreibung der Struktur und Organisationsform des Unternehmens (max. 2 Seiten).
- Auszug aus dem Handelsregister
- Darstellung wirtschaftlicher Verknüpfungen mit anderen Unternehmen, sofern diese existieren.
- Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen und Sachschäden bei einem in der EU zugelassenen Versicherungsunternehmen
- Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt
- Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialversicherungsträger
- Sofern der Bieter sich der Leistungen von Nachunternehmern bedienen möchte, müssen die genannten Dokumente für jeden Nachunternehmer beigefügt werden.
11.6 In einer Anlage ist der kumulierte Jahresumsatz der Jahre 2021, 2020 und 2019, angegeben.
11.7 In einer Anlage ist die Anzahl Ihres Fachpersonals (Vollzeitäquivalent) in der EU nach Tätigkeit in Entwicklung, Support, und Fachvertrieb (kaufmännisch/ vertraglich), die die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift beherrschen, angeben.
12. Betriebshaftpflichtversicherung
12.1 Beigefügt ist eine Bestätigung des Versicherers über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung, die versicherten Schadensarten und die vereinbarte Deckungssumme.
13. Nachauftragnehmer
13.1 In einem detaillierten und plausiblen Anhang ist die Einbindung sämtlicher Nachauftragnehmer (prozentualer Anteil) sowie deren Beiträge zur Erfüllung des Auftrags dargestellt. Begründen Sie die Notwendigkeit der Einbeziehung der Nachauftragnehmer.
14. Referenzen
14.1 Es besteht Referenz für mindestens ein Projekt an einer deutschen Universität, Fachhochschule oder einer Zusammenarbeit mit deutschen Forschungs- oder Hochschuleinrichtungen bzw. Institutionen des öffentlichen Dienstes.

Die Vergabeunterlagen stehen nur unter
http://www.evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/welcome.do
kostenlos zur Verfügung.
Fremdfirmen Richtlinie der Universität Bonn
Die Fremdfirmenrichtlinie ist Vertragsbestandteil bei Rechtsgeschäften und ist auf der Internetseite der Universität Bonn, unter:
www.fremdfirmen.uni-bonn.de
einzusehen.
Parkraumbewirtschaftung der Universität Bonn
Zum 01.10.2015 wurde die entgeltpflichtige Parkraumbewirtschaftung für alle Liegenschaften der Universität Bonn im Stadtgebiet Bonn eingeführt. Nähere Informationen erhalten Sie über den folgenden Link:www.prbab.uni-bonn.de
Der Auftraggeber wird auf der Grundlage von europäischen Verordnungen eine Abfrage hinsichtlich
Embargomaßnahmen veranlassen. Sollten Embargotatbestände der Verordnungen bereits vor Zuschlagserteilung
erfüllt sein, ist im Falle einer Zuschlagserteilung der Vertrag von vornherein nichtig und gilt als nicht geschlossen.
Erfüllt der Auftragnehmer erst nach Vertragsschluss einen Embargotatbestand, ist der Auftraggeber berechtigt,
fristlos vom Vertrag zurückzutreten. Erfüllt der Auftragnehmer einen Embargotatbestand, stehen diesem keinerlei
Zahlungsansprüche gegen den Auftraggeber zu."
Bekanntmachungs-ID: CXPNY5EDF5F