Lieferung, Einrichtung und Support einer TR-RESISCAN-fähigen Scanlösung als Scan as a Service Plattform für Kunden der BITBW

Kurze Beschreibung

Gegenstand ist die Erstellung eines Gesamtsystems (Scanlösung), einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer auf Grundlage eines Werkvertrages und Systemservice sowie die Weiterentwicklung des Gesamtsystems.
Die Einzelheiten zu den gewünschten Leistungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung).
Das aufgeführte Mengengerüst für die benötigten Lizenzen für die Scansoftware beruht auf Schätzwerten und ist nicht bindend.
Die getroffenen Annahmen beruhen auf einer Analyse der BITBW auf Basis der Ist-Situation in der Landesverwaltung Baden-Württemberg.
Folgendes Mengengerüst wird angenommen:
Mengenart Anzahl
Anzahl der monatlich eingesetzten Scanarbeitsplätze 40 bis 75 Plätze.
Die zu erwartende Menge an Scangut kann von Behörde zu Behörde variieren. Im Regelfall wird von den angegebenen Zahlen ausgegangen. Weniger als 500 bis 1.500 Blatt Papier (beidseitig) pro Tag.
Das geschätzte Mengengerüst betrachtet gesammelt die BITBW und deren Kunden.
Eine Mindestabnahme wird nicht vereinbart. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung, auch nicht für den geschätzten Lizenzbedarf. Die gemachten Angaben stellen das in Aussicht angenommene Auftragsvolumen dar und sind weder als Mindestabnahmemengen noch als Obergrenze zu verstehen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

IT Baden-Württemberg Krailenshalden Str. 44 70469 Stuttgart Die Leistungen sind grundsätzlich an alle Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung Baden-Württemberg zu erbringen.
Die Auftraggeberin kann bestimmen, dass Lieferleistungen durch den Auftragnehmer auch bei anderen Dienststellen und Einrichtungen des Landes Baden-Württemberg bzw. bei anderen Bezugsberechtigten erbracht werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst zwei Jahre (Mindestvertragslaufzeit).
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin erfolgt. Für den zweiten optionalen Verlängerungszeitraum gilt selbiges.
Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze von 1.008.403,36 EUR netto; 1.200.000,00 EUR brutto (inkl. optionaler Leistungen).

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst zwei Jahre (Mindestvertragslaufzeit).
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. (A)
Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt.
- Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A)
- Eigenerklärung, dass keine Verstöße der in § 124 GWB aufgezählten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. (A)
Wir erklären, dass es sich bei dem Bieter nicht um
a) russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder
c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a oder b genannten Organisationen handelt.
Des Weiteren wird bestätigt, dass das Vorgenannte auch nicht auf Unterauftragnehmer/Nachunternehmer, Lieferanten oder Unternehmen deren Leistung zur Vertragserfüllung in Anspruch genommen wird, zutrifft. Dies gilt, soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unterauftragnehmer/Nachunternehmer, Lieferanten oder Unternehmen deren Leistung zur Vertragserfüllung in Anspruch genommen wird, entfallen. (A)
Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police. (A)
- Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt. (A)
- Eigenerklärung, dass über der Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A)
- Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (A)
- Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird. (A)
- Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A)
- Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A)
- Weitere Anforderungen ergeben sich aus den Allgemeinen Angaben und dem Angebotsblatt Unternehmen. (A)
Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Wir sichern zu, dass der Auftraggeberin immer die/der aktuelle Ansprechpartner/in für die Vertragsabwicklung bekanntgegeben wird. (A)
- Nachweis von 2 Projektreferenzen der letzten 36 Monate, die der Bieter als verantwortliches Unternehmen mit Bezug zur einer Software erbracht hat.
Die Referenz muss in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein und aus der Öffentlichen Verwaltung stammen. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigt: (A)
- Datenschutzgesetz des Bundes, des Landes (LDSG BW)
und DS-GVO
- Eigenerklärung, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO) bezüglich im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A)
- Eigenerklärung, dass der Bieter (inklusive etwaiger Unterauftragsnehmer) keine personenbezogenen Daten (inkl. Diagnose- oder Telemetriedaten) für eigene Zwecke verarbeiten. (A)
-Wird eine Drittlandübermittlung von personenbezogenen Daten durch den Bieter nicht ausgeschlossen, sind die Anforderungen des Kapitels V der DS-GVO zu berücksichtigten und nachfolgendes mit Angebotsabgabe zur Verfügung zu stellen: (A)
- Angabe unter welchen Bedingungen des Kapitels V der DS-GVO die Drittlandübermittlung erfolgen soll. Falls sich der Bieter auf die neuen Standarddatenschutzklauseln* stützt, Übermittlung des Musters der Kommission, welches für den Abschluss verwendet werden soll, inklusive:
o Angabe, welche personenbezogenen Daten inkl. Diagnose-/Telemetrie-/Metadaten in welches Drittland übermittelt werden sollen (Kategorien personenbezogener Daten nebst Arten der personenbezogenen Daten, Zweck).
o Angabe der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nebst Sitz, Funktion und welche personenbezogene Daten diese verarbeiten.
o Angabe der vertraglichen, technischen und organisatorischen Maßnahmen, die ergriffen werden, um eine datenschutzkonforme Drittlandübermittlung und Verarbeitung zu gewährleisten (z. B. Pseudonymisierung, ausreichende Verschlüsselung).
o Die durch den Bieter durchgeführte Drittlandübermittlungs-Folgenabschätzung (Transfer Impact Assessment).
o Angabe, wie die Auftraggeberin bei Zugriffen oder Anträgen auf Offenlegung an den Auftragsverarbeiter (oder einen seiner Unterauftragsverarbeiter), durch Behörden eines Drittlandes auf personenbezogene Daten, unterrichtet wird (Informationskanal, z. B. per E-Mail). (A)
-Eigenerklärung, dass die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigen werden: (A)
- Standards und Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, insbesondere der Standards 200-2 und 200-3 im Rahmen der Erstellung eines Info-Sicherheitskonzepts
-Der Bieter verfügt über ein festgelegtes Vorgehensmodell und Richtlinien zur sicheren Software-Entwicklung, erstellt eine entsprechende Dokumentation und hat sein Personal bzw. seine Erfüllungsgehilfen auf die Einhaltung des Vorgehensmodells verpflichtet. (A)
-Der Bieter hat für die Software ein gültiges Sicherheitskonzept gemäß den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (nach BSI Standard 200-2/3 sowie BSI Grundschutz Kompendium) vorliegen, welches zusammen mit der BITBW mit deren Anforderungen erweitert werden kann. (A)
-Der Bieter verwendet im Rahmen der Softwareentwicklung ausschließlich vertrauenswürdige externe Bibliotheken und überprüft deren Integrität. (A)
-Der Bieter verfügt über eine entsprechend abgesicherte Entwicklungsumgebung mit einem Versionsverwaltungssystem, betreibt nach Bedarf unterschiedliche Stages und führt entwicklungsbegleitende Tests durch. (A)
- Der Bieter stellt sicherheitskritische Patches und Updates für die Software zeitnah bereit. Der Bieter stellt auch sicher, dass externe Bibliotheken entsprechend sicherheitstechnisch auf einem aktuellen Stand gehalten werden. (A)
- Der Bieter überlässt die Software frei von Schaden stiftender Software. Dies ist mit aktueller Scan-Software zu einem angemessenen Zeitpunkt vor der Lieferung zu prüfen. Der Bieter erklärt, dass die Prüfung keinen Hinweis auf Schaden stiftende Software ergeben hat. (A)
- Setzt der Bieter für die Bereitstellung der zu erbringenden Dienstleistungen für die BITBW Mehrmandantensysteme ein, so setzt der Bieter für diese Systeme eine wirksame und nachweisbare Mandantentrennung um. (A)
-Das Lizenzmodell muss vorsehen, dass seitens des Auftraggebers die Lizenzen für die Scanlösung variabel abgerufen werden können.
D. h., dass ein Abruf von zusätzlichen Lizenzen (Upscaling) monatlich und umgekehrt eine Kündigung vorhandener Lizenzen (Downscaling) monatlich möglich ist.
Die Mindestnutzungszeit einer Lizenz beträgt jeweils 3 Monate. (A)
-Für die gesamte Vertragslaufzeit werden bis zu 6 Arbeitsplätze vom Auftragnehmer für den Auftraggeber kostenlos mit Testlizenzen ausgestattet.
Diese werden nur von der BITBW genutzt für das Testen vor der Freigabe und im laufenden Betrieb (z.B. Umgebungen testen nach Updates usw.). Außerdem dienen die Testlizenzen zu praktischen Demonstrationszwecken und dem Support gegenüber Kunden der BITBW.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung sowohl zentrales als auch dezentrales Scannen ermöglicht.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung für eine Serverfarm konzipiert ist, clusterfähig ist und Lastverteilung (Loadbalancing) entweder per internem Verfahren oder durch extern beigesteuertem Loadbalancer unterstützt.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung serverseitig und clientseitig für das Staging in einer Test-, Integrations- und Produktionsumgebung konzipiert ist.(A)
-On-Premise: Bestätigung, dass die Scanlösung so konzipiert ist, dass sie auf den Servern beim Auftraggeber betrieben werden kann. (A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung einen serverseitigen Betrieb, auf virtuellen Maschinen (VMs) ermöglicht.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung serverseitig mit mindestens einem der folgenden Linux- oder Windows-Betriebssysteme eingesetzt werden kann: Red Hat Enterprise Linux (RHEL 8 oder 9), Suse Linux Enterprise System (SLES) 15 SP3, Microsoft Windows Server 2019 oder 2022.(A)
-Sollte die Scanlösung eine externe Datenbank benötigen oder der Einsatz einer solchen sinnvoll sein, muss die Scanlösung mindestens eine der folgenden Ausprägungen unterstützen: PostgreSQL, MariaDB/ MySQL, Oracle, MS SQL-Server: Bestätigung dies für Ihre Scanlösung mit Ja oder Nein, entsprechend der untenstehenden Definition. Ja = Die Scanlösung unterstützt mind. eine der o.g. Ausprägungen oder die Scanlösung benötigt keine externe Datenbank und deren Einsatz ist auch nicht sinnvoll
Nein = Keine Unterstützung der o.g. Ausprägung und externe Datenbank erforderlich oder sinnvoll.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung clientseitig mit dem Betriebssystem Microsoft Windows 10 und nachfolgenden Versionen genutzt werden kann.(A)
-Der Auftragnehmer hat in seinem Angebot die Mindestanforderungen für seine Lösung an die auftraggeberseitige IT-Infrastruktur darzustellen. (A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung kundenspezifische Anpassungen und Weiterentwicklungen ermöglicht.(A)
- Bestätigung, dass Sie als Auftragnehmer eine detaillierte Beschreibung des Systems (Hardware und Software) für die Anwendenden sowie für die technischen Administratoren in deutscher Sprache zur Verfügung stellen.(A)
-Der Auftragnehmer muss bei Veränderungen (Updates, Upgrades, etc.) der Scanlösung eine detaillierte Beschreibung der Änderungen in deutscher Sprache zur Verfügung stellen. Bitte bestätigen Sie, dass Sie dies so umsetzen.(A)
- Die Scanlösung muss über eine optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition,OCR) verfügen. Es soll also eine Text-Information erzeugt werden, die eine Volltextsuche in dem gescannten Dokument ermöglicht. Dies gilt auch für die exportierten PDF Dateien.(A)
-Die eingesetzte Optische Zeichenerkennung (OCR) muss ein Sprachpaket mit den gängisten europäischen Sprachen beinhalten (mindestens Deutsch, Englisch und Französisch). (A)
-Bestätigung, dass Ihre Scanlösung auch als Einzelmodul (nur Scansoftware - ohne Kooperation mit einem oder mehreren bestimmten Scannerhersteller und Scannermodell) verfügbar ist. (A)
- Bestätigung, dass Ihre Scanlösung die folgenden Scannermodelle unterstützt: Fujitsu fi-7480, fi-7900, Fujitsu fi-600 F (Flachbettmodul), Canon DR-G1100 (A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung den Einsatz von per USB-Schnittstelle (ab Version 2.0) an den Scanarbeitsplatz angeschlossenen Scangeräten ermöglicht. (A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung mindestens Scans im Format zwischen einschließlich DIN A8 und DIN A3 erkennen und verarbeiten kann. (A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung sowohl an einem Scanarbeitsplatz genutzt werden kann, an dem ein oder mehrere Scangeräte angeschlossen sind, als auch an allen weiteren Standard-Arbeitsplatzrechnern ohne Scangerät (beispielsweise zur getrennten Nachbearbeitung der Seiten nach dem Scanvorgang) der Kunden. (A)
- In der Scanlösung müssen Scanprofile für die jeweilgen Scangeräte eingesetzt und konfiguriert werden können. Scanprofile beinhalten beispielsweise die Auflösung in DPI, Farbmodus und Duplexfunktionalität. Die Scanprofile müssen zentral von einem Administrator in einer Administrationsoberfläche erstellt und konfiguriert werden können. (A)
- Die eingesetzten Scanner bieten die
Möglichkeit, Dokumente stapelweise über einen automatischen Einzug zu scannen oder aber auch Belege über einen Flachbett zu erfassen. (A)
-- Innerhalb eines Scanstapels erkennt die Scanlösung automatisch die einzelnen Dokumente, z.B. durch in den Scanstapel eingelegte Trennblätter und stellt die dadurch entstehende Stapelstruktur den Anwendenden für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.(A)
Bei (A) handelt es sich um Ausschlusskriterien, welche zwingend zu erfüllen sind. Eine Nichterfüllung, kann zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Weiterführung der A-Kriterien:
- Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, Daten mit normalem Schutzbedarf zu scannen.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, auch Daten mit hohem Schutzbedarf zu scannen unter Verwendung einer elektronischen Signaturkomponente in Form eines Zusatzmoduls oder einer Weiterentwicklung.(A)
-Die gescannte Datei muss das Ausgabeformat PDF/A-1 (vorzugsweise PDF/A-1a, möglich auch PDF/A-1b) enthalten mit folgenden Eigenschaften: Auflösung von standardmäßig 300 dpi bis 600 dpi, schwarz/weiß, Graustufen, Farbe mit Farbtiefe von standardmäßig 8 Bit / 24 Bit und bis zu 36 Bit.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung einen Import von Dateien ermöglicht als Ersatz zum Einscannen über ein Scangerät.(A)
-Die Scanlösung muss die manuelle Erfassung von Metadaten pro eingescanntem Dokument über eine anpassbare Eingabemaske ermöglichen. Es muss insbesondere der Name des Dokuments (Freitext) und die Art des Dokuments (Auswahlliste) erfasst werden können.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung zur Qualitätsprüfung eingescannte Seiten eines Dokuments und Dokumentenstapeln unter anderem in einer Thumbnail-Ansicht darstellen kann, also der Darstellung mittels kleiner Vorschaufenster(A)
-Die Scanlösung muss eingescannte Seiten in der Scan-Anwendung anzeigen. Dabei muss die Scanqualität ausreichend geprüft werden können, z.B. durch eine Zoomfunktion und eine Lupenansicht.(A)
-Die Scanlösung muss mittels einer Autorotationsfunktion die eingescannten Seiten automatisch in die korrekte Seitenausrichtung rotieren können.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung einzelne Seiten eines Dokuments während der Bearbeitung (vor dem Export) ersetzen kann, durch Nachscannen von Einzelseiten.(A)
- Die Scanlösung muss es ermöglichen, dass während der Bearbeitung (vor dem Export) einzelne als auch mehrere Seiten durch Nachscannen dieser Seiten in den bereits eingescannten Stapel eingefügt werden können. Das Einfügen muss in der Scansoftware auswählbar sein und muss vor oder nach einer manuell bestimmten Seite erfolgen können.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, einzelne Seiten eines Dokuments um 90 Grad im und gegen den Uhrzeigersinn zu drehen. Diese Aktion kann mehrmals in Folge in die gleiche Richtung ausgeführt werden.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass die Position einzelner Seiten innerhalb eines Dokuments manuell angepasst werden kann.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass alle eingescannten Seiten im Rahmen der Bearbeitung (vor dem Export) durch den Nutzer manuell zur Löschung beim Export markiert werden können.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass alle, egal auf welchem Weg, zur Löschung beim Export markierten Seiten im Rahmen der Bearbeitung (vor dem Export) durch den Nutzer manuell wiederhergestellt werden können, sodass sie zu regulären Inhaltsseiten werden.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung gewährleistet, dass für die Löschung markierte Seiten beim Export gelöscht werden. (A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass ein eingescannter Dokumentstapel vor dem Export durch den Nutzer gelöscht werden kann. (A)
-Bestätigung, dass die Scansoftware über eine automatische Leerseitenerkennung verfügt. Unter Leerseiten sind Seiten gemeint, z.B. Rückseite eines Blatts, welches leer ist und in der exportierten PDF Datei nicht mehr enthalten ist.(A)
-Bestätigung, dass die Scansoftware eine Filterfunktion enthält für die Anzeige von aktiven und stornierten Seiten. Unter aktiven Seiten sind Seiten mit Inhalt gemeint. Unter stornierten Seiten sind Seiten zu einem Stapel gemeint, die automatisch storniert wurden und damit für die Löschung beim Export vorgesehen sind, wie z.B. Leerseiten und Funktionsblätter (z.B. Deckblätter mit Barcodes).(A)
-Bestätigung, dass die Scansoftware es ermöglicht, im Falle von automatisch eventuell versehentlich stornierten Seiten, diese bei Bedarf dann wieder zu aktivieren.(A)
- Mehrere Scan-Dienststellen und separate Zielverzeichnisse pro Behörde: Die Scansoftware muss ermöglichen, dass beim Einsatz mehrerer Scan-Dienststellen pro Behörde die exportierten PDF-Scans in getrennten Zielverzeichnissen auf dem Fileserver automatisiert abgelegt werden.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht dass beim Export des Scanergebnisses pro Dokument eine separate Datei im Dateiformat PDF erzeugt wird.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung ein Rechte- und Rollenkonzept besitzt.(A)
-Die Scanlösung muss so konzipiert sein, dass verschiedene Benutzerrollen vergeben werden können, die mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sind (z.B. Standard-Benutzer, "Superuser"=Benutzer mit erweiterten Bearbeitungsrechten, Admin-Benutzer). (A)
-Die Scanlösung muss so konzipiert sein, dass Rechte im Normalfall an Gruppen oder Rollen vergeben werden, denen wiederum Gruppen zugeordnet sind. Nur in Ausnahmefällen sollen Rechte an Nutzer vergeben werden.(A)
-Die Scanlösung muss so konzipiert sein, dass die fachliche und technische Administration nach getrennten Rollen, aber mandantenübergreifend (kundenübergreifend) zentral wahrgenommen werden kann. Hierzu müssen geeignete Rollen- und Rechtekonzepte zur Verfügung stehen.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung die Benutzerverwaltung über Microsoft Active Directory mit Zugriff über den Global Catalog ermöglicht.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, Berechtigungen und Rollen der Nutzenden über Gruppenmitgliedschaften in einem Microsoft Active Directory zu steuern.(A)
-Die Scanlösung ist so konzipiert, dass eine oder mehrere Scanstellen pro Behörde getrennt über Gruppenmitgliedschaften im Active Directory eingerichtet werden können.(A)
-Die Scanlösung muss es ermöglichen, dass für einen Mandanten mehr als eine Scan-Dienststelle eingerichtet werden kann. Die Scan-Dienststellen müssen über getrennte Berechtigungsmöglichkeiten, die über Gruppenmitgliedschaften im AD gesteuert werden können und über separat konfigurierbare Zielverzeichnisse verfügen.(A)
-Die Scanlösung muss eine passwortgeschützte Zugriffskontrolle ermöglichen.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass im Verlauf der Verarbeitung für jeden Scanvorgang Statusinformationen zum Scanverlauf und zu Fehlern erfasst werden. Für eine Fehleranalyse müssen diese Informationen auslesbar sein.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung so konzipiert ist, dass die Implementierung eines Transfervermerks möglich ist. Der Transfervermerk soll als Nachweis dienen, dass der Scan identisch ist mit dem Original (Papier)(A)
-Bestätigung, dass die Anwendung der Scanlösung sowohl mit der Maus als auch vollständig mit der Tastatur bedienbar ist.(A)
-Bestätigung, dass die Bedienoberfläche der Scanlösung vollständig (z. B. Fehlermeldungen, Hilfetexte, Listeninhalte) in deutscher Sprache dargestellt wird.(A)
-In der Bedienoberfläche der Scanlösung muss zu jeder Zeit für jeden berechtigen Nutzer ersichtlich sein, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Ebenso muss für den Nutzer ersichtlich sein, wo er sich befindet (auf welcher Maske). (A)
-Die Scanlösung muss skalierbar sein und damit genauso für wenige Nutzer wie für ca. 40- 2000 Nutzer einsetzbar sein.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung mandantenfähig ist. Die eingescannten Dokumente müssen nach Behörde (Mandant) getrennt eingescannt und abgelegt werden können.(A)
-Die Mitarbeitenden aus Behörden dürfen in der Scanlösung nur die eingescannten Daten ihrer Behörde und der dazugehörigen Scan-Dienststelle(n) sehen, auf der sie berechtigt sind. Der Zugriff auf andere Behörden und derer Scan-Dienststellen ist ihnen untersagt.(A)
-Für alle Nutzer müssen Berechtigungen durch klare Zugriffsrechte auf Mandanten definiert werden können, ohne die kein Zugriff auf die Scanlösung möglich ist.(A)
-Die Scanlösung muss eine Trennung der einzelnen Scan-Dienststellen der Behörden innerhalb einer Serverumgebung (Test-, Integrations- und Produktivumgebung) auf Benutzer- und Datenebene gewährleisten.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung so konzipiert ist, dass die Mandanten (Kunden der BITBW) eine gemeinsame Umgebung (Test-, Integrations- und Produktivumgebung) parallel nutzen können.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass für einen Mandanten mehrere Scan-Dienststellen eingerichtet werden können, die jeweils über ein separates Zielverzeichnis (Exportverzeichnis) und getrennte Berechtigungsmöglichkeiten über Active Directory Organisation Units verfügen.(A)
-Die Softwarelösung muss über eine Adminstrationsoberfläche verfügen, welche es einem Administrator ermöglicht selbst neue Mandanten (Behörden) und Scanstellen einzurichten und zu konfigurieren.(A)
-Bestätigung, dass Ihre Softwarelösung eine Mandantentrennung ermöglicht. Beschreibung, wie diese beim Produkt realisiert ist.(A)
-Angaben zu den Konfigurationen, die außerhalb der Administrationsoberfläche für die Mandantentrennung durchgeführt werden müssen.(A)
-Die Scanlösung muss es ermöglichen mehrere Mandanten in einer gemeinsamen Scanlösungsinstanz für die Kunden umzusetzen. (A)
- Projektmanagende/ Beratende: Verfügung über MA (Mitarbeitende), die den Anforderungen und der Qualifikation für Projektmanagende in der LB in Kap. 6.1 entsprechen (A)
- IT-MA für Systemadministration/ Betriebsunterstützung: Verfügung über MA, die in den Anforderungen und der Qualifikation in der LB in Kap. 6.2 entsprechen (A)
-Trainer/innen für Schulung: Verfügen Sie über MA, die in den Anforderungen und der Qualifikation in der LB in Kap. 6.3 entsprechen(A)
-Bestätigung, dass Sie grundsätzlich in der Lage sind nach Zuschlagserteilung innerhalb von 3 Monaten ein funktionsfähiges System bereitzustellen (Herstellung der Betriebsbereitschaft) und über genügend qualifiziertes Personal für die Umsetzung verfügen.
-Jegliche Kommunikation und Dokumentation erfolgt in deutscher Sprache. Dies gilt damit auch für Workshops, Konzepte, Handbücher, Schulungsunterlagen, Schriftverkehr, Telefonkontakte etc. (A)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen.
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.