Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Weiterführung der A-Kriterien:
- Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, Daten mit normalem Schutzbedarf zu scannen.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, auch Daten mit hohem Schutzbedarf zu scannen unter Verwendung einer elektronischen Signaturkomponente in Form eines Zusatzmoduls oder einer Weiterentwicklung.(A)
-Die gescannte Datei muss das Ausgabeformat PDF/A-1 (vorzugsweise PDF/A-1a, möglich auch PDF/A-1b) enthalten mit folgenden Eigenschaften: Auflösung von standardmäßig 300 dpi bis 600 dpi, schwarz/weiß, Graustufen, Farbe mit Farbtiefe von standardmäßig 8 Bit / 24 Bit und bis zu 36 Bit.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung einen Import von Dateien ermöglicht als Ersatz zum Einscannen über ein Scangerät.(A)
-Die Scanlösung muss die manuelle Erfassung von Metadaten pro eingescanntem Dokument über eine anpassbare Eingabemaske ermöglichen. Es muss insbesondere der Name des Dokuments (Freitext) und die Art des Dokuments (Auswahlliste) erfasst werden können.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung zur Qualitätsprüfung eingescannte Seiten eines Dokuments und Dokumentenstapeln unter anderem in einer Thumbnail-Ansicht darstellen kann, also der Darstellung mittels kleiner Vorschaufenster(A)
-Die Scanlösung muss eingescannte Seiten in der Scan-Anwendung anzeigen. Dabei muss die Scanqualität ausreichend geprüft werden können, z.B. durch eine Zoomfunktion und eine Lupenansicht.(A)
-Die Scanlösung muss mittels einer Autorotationsfunktion die eingescannten Seiten automatisch in die korrekte Seitenausrichtung rotieren können.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung einzelne Seiten eines Dokuments während der Bearbeitung (vor dem Export) ersetzen kann, durch Nachscannen von Einzelseiten.(A)
- Die Scanlösung muss es ermöglichen, dass während der Bearbeitung (vor dem Export) einzelne als auch mehrere Seiten durch Nachscannen dieser Seiten in den bereits eingescannten Stapel eingefügt werden können. Das Einfügen muss in der Scansoftware auswählbar sein und muss vor oder nach einer manuell bestimmten Seite erfolgen können.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, einzelne Seiten eines Dokuments um 90 Grad im und gegen den Uhrzeigersinn zu drehen. Diese Aktion kann mehrmals in Folge in die gleiche Richtung ausgeführt werden.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass die Position einzelner Seiten innerhalb eines Dokuments manuell angepasst werden kann.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass alle eingescannten Seiten im Rahmen der Bearbeitung (vor dem Export) durch den Nutzer manuell zur Löschung beim Export markiert werden können.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass alle, egal auf welchem Weg, zur Löschung beim Export markierten Seiten im Rahmen der Bearbeitung (vor dem Export) durch den Nutzer manuell wiederhergestellt werden können, sodass sie zu regulären Inhaltsseiten werden.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung gewährleistet, dass für die Löschung markierte Seiten beim Export gelöscht werden. (A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass ein eingescannter Dokumentstapel vor dem Export durch den Nutzer gelöscht werden kann. (A)
-Bestätigung, dass die Scansoftware über eine automatische Leerseitenerkennung verfügt. Unter Leerseiten sind Seiten gemeint, z.B. Rückseite eines Blatts, welches leer ist und in der exportierten PDF Datei nicht mehr enthalten ist.(A)
-Bestätigung, dass die Scansoftware eine Filterfunktion enthält für die Anzeige von aktiven und stornierten Seiten. Unter aktiven Seiten sind Seiten mit Inhalt gemeint. Unter stornierten Seiten sind Seiten zu einem Stapel gemeint, die automatisch storniert wurden und damit für die Löschung beim Export vorgesehen sind, wie z.B. Leerseiten und Funktionsblätter (z.B. Deckblätter mit Barcodes).(A)
-Bestätigung, dass die Scansoftware es ermöglicht, im Falle von automatisch eventuell versehentlich stornierten Seiten, diese bei Bedarf dann wieder zu aktivieren.(A)
- Mehrere Scan-Dienststellen und separate Zielverzeichnisse pro Behörde: Die Scansoftware muss ermöglichen, dass beim Einsatz mehrerer Scan-Dienststellen pro Behörde die exportierten PDF-Scans in getrennten Zielverzeichnissen auf dem Fileserver automatisiert abgelegt werden.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht dass beim Export des Scanergebnisses pro Dokument eine separate Datei im Dateiformat PDF erzeugt wird.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung ein Rechte- und Rollenkonzept besitzt.(A)
-Die Scanlösung muss so konzipiert sein, dass verschiedene Benutzerrollen vergeben werden können, die mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet sind (z.B. Standard-Benutzer, "Superuser"=Benutzer mit erweiterten Bearbeitungsrechten, Admin-Benutzer). (A)
-Die Scanlösung muss so konzipiert sein, dass Rechte im Normalfall an Gruppen oder Rollen vergeben werden, denen wiederum Gruppen zugeordnet sind. Nur in Ausnahmefällen sollen Rechte an Nutzer vergeben werden.(A)
-Die Scanlösung muss so konzipiert sein, dass die fachliche und technische Administration nach getrennten Rollen, aber mandantenübergreifend (kundenübergreifend) zentral wahrgenommen werden kann. Hierzu müssen geeignete Rollen- und Rechtekonzepte zur Verfügung stehen.(A)
- Bestätigung, dass die Scanlösung die Benutzerverwaltung über Microsoft Active Directory mit Zugriff über den Global Catalog ermöglicht.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, Berechtigungen und Rollen der Nutzenden über Gruppenmitgliedschaften in einem Microsoft Active Directory zu steuern.(A)
-Die Scanlösung ist so konzipiert, dass eine oder mehrere Scanstellen pro Behörde getrennt über Gruppenmitgliedschaften im Active Directory eingerichtet werden können.(A)
-Die Scanlösung muss es ermöglichen, dass für einen Mandanten mehr als eine Scan-Dienststelle eingerichtet werden kann. Die Scan-Dienststellen müssen über getrennte Berechtigungsmöglichkeiten, die über Gruppenmitgliedschaften im AD gesteuert werden können und über separat konfigurierbare Zielverzeichnisse verfügen.(A)
-Die Scanlösung muss eine passwortgeschützte Zugriffskontrolle ermöglichen.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass im Verlauf der Verarbeitung für jeden Scanvorgang Statusinformationen zum Scanverlauf und zu Fehlern erfasst werden. Für eine Fehleranalyse müssen diese Informationen auslesbar sein.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung so konzipiert ist, dass die Implementierung eines Transfervermerks möglich ist. Der Transfervermerk soll als Nachweis dienen, dass der Scan identisch ist mit dem Original (Papier)(A)
-Bestätigung, dass die Anwendung der Scanlösung sowohl mit der Maus als auch vollständig mit der Tastatur bedienbar ist.(A)
-Bestätigung, dass die Bedienoberfläche der Scanlösung vollständig (z. B. Fehlermeldungen, Hilfetexte, Listeninhalte) in deutscher Sprache dargestellt wird.(A)
-In der Bedienoberfläche der Scanlösung muss zu jeder Zeit für jeden berechtigen Nutzer ersichtlich sein, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Ebenso muss für den Nutzer ersichtlich sein, wo er sich befindet (auf welcher Maske). (A)
-Die Scanlösung muss skalierbar sein und damit genauso für wenige Nutzer wie für ca. 40- 2000 Nutzer einsetzbar sein.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung mandantenfähig ist. Die eingescannten Dokumente müssen nach Behörde (Mandant) getrennt eingescannt und abgelegt werden können.(A)
-Die Mitarbeitenden aus Behörden dürfen in der Scanlösung nur die eingescannten Daten ihrer Behörde und der dazugehörigen Scan-Dienststelle(n) sehen, auf der sie berechtigt sind. Der Zugriff auf andere Behörden und derer Scan-Dienststellen ist ihnen untersagt.(A)
-Für alle Nutzer müssen Berechtigungen durch klare Zugriffsrechte auf Mandanten definiert werden können, ohne die kein Zugriff auf die Scanlösung möglich ist.(A)
-Die Scanlösung muss eine Trennung der einzelnen Scan-Dienststellen der Behörden innerhalb einer Serverumgebung (Test-, Integrations- und Produktivumgebung) auf Benutzer- und Datenebene gewährleisten.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung so konzipiert ist, dass die Mandanten (Kunden der BITBW) eine gemeinsame Umgebung (Test-, Integrations- und Produktivumgebung) parallel nutzen können.(A)
-Bestätigung, dass die Scanlösung es ermöglicht, dass für einen Mandanten mehrere Scan-Dienststellen eingerichtet werden können, die jeweils über ein separates Zielverzeichnis (Exportverzeichnis) und getrennte Berechtigungsmöglichkeiten über Active Directory Organisation Units verfügen.(A)
-Die Softwarelösung muss über eine Adminstrationsoberfläche verfügen, welche es einem Administrator ermöglicht selbst neue Mandanten (Behörden) und Scanstellen einzurichten und zu konfigurieren.(A)
-Bestätigung, dass Ihre Softwarelösung eine Mandantentrennung ermöglicht. Beschreibung, wie diese beim Produkt realisiert ist.(A)
-Angaben zu den Konfigurationen, die außerhalb der Administrationsoberfläche für die Mandantentrennung durchgeführt werden müssen.(A)
-Die Scanlösung muss es ermöglichen mehrere Mandanten in einer gemeinsamen Scanlösungsinstanz für die Kunden umzusetzen. (A)
- Projektmanagende/ Beratende: Verfügung über MA (Mitarbeitende), die den Anforderungen und der Qualifikation für Projektmanagende in der LB in Kap. 6.1 entsprechen (A)
- IT-MA für Systemadministration/ Betriebsunterstützung: Verfügung über MA, die in den Anforderungen und der Qualifikation in der LB in Kap. 6.2 entsprechen (A)
-Trainer/innen für Schulung: Verfügen Sie über MA, die in den Anforderungen und der Qualifikation in der LB in Kap. 6.3 entsprechen(A)
-Bestätigung, dass Sie grundsätzlich in der Lage sind nach Zuschlagserteilung innerhalb von 3 Monaten ein funktionsfähiges System bereitzustellen (Herstellung der Betriebsbereitschaft) und über genügend qualifiziertes Personal für die Umsetzung verfügen.
-Jegliche Kommunikation und Dokumentation erfolgt in deutscher Sprache. Dies gilt damit auch für Workshops, Konzepte, Handbücher, Schulungsunterlagen, Schriftverkehr, Telefonkontakte etc. (A)