Lieferung u. Einführung eines Dokumentenmanagement-/Workflowsystem inkl. Systemservice

Max-Planck-Institut für Kohlenforschung

Lieferung und Einführung eines Dokumentenmanagement-/Workflowmanagementsystems (ECM/DMS/WFM) inkl. Systemservice

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-08-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-07-13.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-07-13 Auftragsbekanntmachung
2023-01-26 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-07-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Referenznummer: MPI KOFO 007/2022
Kurze Beschreibung:
Lieferung und Einführung eines Dokumentenmanagement-/Workflowmanagementsystems (ECM/DMS/WFM) inkl. Systemservice
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Mülheim an der Ruhr, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Institut für Kohlenforschung
Postanschrift: Kaiser-Wilhelm-Platz 1
Postleitzahl: 45470
Postort: Mülheim an der Ruhr
Kontakt
Internetadresse: http://kofo.mpg.de 🌏
E-Mail: troost@vw.mpi-muelheim.mpg.de 📧
Telefon: +49 2083062012 📞
Fax: +49 2083062990 📠
URL der Dokumente: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-181f7d7c0eb-4c0d3f603d2f349b 🌏
URL der Teilnahme: http://www.tender24.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-13 📅
Einreichungsfrist: 2022-08-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-18 📅
Datum des Beginns: 2023-02-01 📅
Datum des Endes: 2027-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 136-388620
ABl. S-Ausgabe: 136

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 220 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Lieferung und Einführung eines Dokumentenmanagement-/
Workflowmanagementsystems (ECM/DMS/WFM) inkl. Systemservice
Geschätzter Wert ohne MwSt: 220 000 EUR 💰
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Max-Planck-Institut für Kohlenforschung
Kaiser-Wilhelm-Platz 1
45470 Mülheim an der Ruhr
Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
- Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
- Eigentümerstruktur (dargelegt anhand von Handelsregisterauszug oder vergleichbare Unterlagen, nicht älter als 1 Jahr)
- Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]),
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- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung
- Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Leistungsbereich Bereich für die letzten drei Geschäftsjähre (2019-2021):
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen und qualitativen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur durchschnittlichen Anzahl seiner Beschäftigten (VZÄ) jeweils in den letzten drei Geschäftsjahren (2019 - 2021) einreichen:
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- Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren (mit Angaben zur Anzahl der Festangestellten, zu Zeitverträgen, zu freien Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern)
- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie organisatorische Gliederung des Unternehmens,
- Referenzen vergleichbarer Leistungen::
- Umsetzung von DMS-Einführungsprojekten mit vergleichbaren Auftragswert Erbringung von Leistungen mit gleichem Leistungsspektrum (Installation und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems) und vergleichbarem Auftragswert von ca. 150.000 € (Kauflizenz, Installation und Implementierung)
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- Umsetzung in vergleichbarer Umgebung mit vergleichbaren Nutzerzahlen
- Erfolgreich umgesetztes Projekt zur Installation und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems in einer Organisation im öffentlichen Dienst zwischen 200 - 400 aktiven Nutzern
- Anbindung SAP-System
Erfolgreich umgesetztes Projekt zur Installation und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems, welches per Schnittstelle an SAP als Fachverfahren angebunden wurde
Qualifikationsprofil Projektleitung
- Qualifikationsprofil Fachberatung

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Es ist geplant, alle nach der positiven Eignungsprüfung verbleibenden Softwaredienstleister zur Angebotsphase einzuladen
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 23:59
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-08-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-02-15 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Systementwicklung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Preis (Gewichtung): 50,00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf
Dokumente URL: https://www.tender24.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-181f7d7c0eb-4c0d3f603d2f349b 🌏
URL der Teilnahme: www.tender24.de 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland, Spruchkörper Düsseldorf
Postanschrift: Am Bonneshof 35
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40474
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt
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wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder auf elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).
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Quelle: OJS 2022/S 136-388620 (2022-07-13)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-01-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 022-063528
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 136-388620
ABl. S-Ausgabe: 22

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Lieferung und Einführung eines Dokumentenmanagement-/ Workflowmanagementsystems (ECM/DMS/WFM) inkl. Systemservice

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-01-23 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH
Postanschrift: Phoenixseestraße 20
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44263
Land: Deutschland 🇩🇪
Dortmund, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: https://www.optimal-systems.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: rechtsfähige Stiftung (gemeinnützig)

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung
des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein
Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt
wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder auf
elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB). Die Zulässigkeit eines
Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach
Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar
sind - bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB).
Quelle: OJS 2023/S 022-063528 (2023-01-26)
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