Lieferung und Implementierung einer Fachsoftwarelösung zur Unterstützung der digitalen Bearbeitung der Leistungen der unteren Bauaufsichtsbehörde

Kurze Beschreibung

Lieferung und Implementierung einer Fachsoftwarelösung zur Unterstützung der digitalen Bearbeitung der Leistungen der unteren Bauaufsichtsbehörde des Landkreises Leipzig

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Beschaffung sind folgende drei Leistungskomplexe (A-C):
Leistungskomplex A: Lieferung und Implementierung eines IT-Systems zur Unterstützung der vollständig digitalen Arbeit im Bauaufsichtsamt des Landkreises Leipzig (das IT-System ist logisch in mehrere zu liefernde und zu implementierende Teilsysteme gegliedert)
Leistungskomplex B: Leistungen während des Systembetriebs (Pflege-, Wartungs- und Unterstützungsleistungen sowie weitere fachbezogene Dienstleistungen für 4 Jahre)
Leistungskomplex C: Leistungen im Digitalisierungsprojekt des Landkreises Leipzig (Unterstützung der Migration der vorhandenen digitalen Daten zu Fällen, Akten, Dokumenten und der zugehörigen Metainformationen)

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Zur Bewertung der Teilnahmeanträge werden die im Formular Eignungskriterien spezifizierten Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und Bewertungskriterien (B-Kriterien) ermittelt. Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Anforderung führt zwingend zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Für die Bewertungskriterien werden nach den im Formular Eignungskriterien spezifizierten Bewertungsmaßstäben und Punktesystemen Bewertungspunkte vergeben. Die Bewertungspunkte aus den Abschnitten VII.1 und VII.2 werden zusammengezählt. Maximal können 90 Punkte erreicht werden. Es müssen mindestens 45 Bewertungspunkte erreicht werden. Anderenfalls führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Für die Angebotsphase werden die fünf am besten geeigneten Bewerber zugelassen. Die Auswahl erfolgt anhand der erreichten Bewertungspunkte.

Zusätzliche Informationen

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Für die Bewertung der Zuschlagskriterien gelten die nachfolgend aufgeführten Regelungen.
Berücksichtigung des Angebotspreises (Kostenpunkte)
Es wird der preiswerteste Bieter ermittelt (Gesamtpreis gemäß Preisblatt). Der preiswerteste Bieter erhält 2620 Kostenpunkte. Für das 3-Fache des preiswertesten Angebots werden 0 (null) Kostenpunkte vergeben. Die Kostenpunkte für alle weiteren Angebote werden durch lineare Interpolation ermittelt. Die Kostenpunkte werden auf eine Nachkommastelle gerundet.
Berücksichtigung der Leistung (Leistungspunkte)
Grundlage für die Ermittlung der Leistungspunkte sind der aus der Leistungsbeschreibung abgeleitete Kriterienkatalog sowie die Leistungsbewertungsmatrix. Kriterienkatalog und Leistungsbewertungsmatrix sind im Formular Leistungskriterien zusammengefasst. Der Kriterienkatalog enthält Ausschlusskriterien (A-Kriterien) und Bewertungskriterien (B-Kriterien). Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Anforderung führt zwingend zum Ausschluss des Angebots. Für die als Bewertungskriterium gekennzeichneten Anforderungen werden nach den in der Leistungsbewertungsmatrix definierten Bewertungsmaßstäben und Punktesystemen Leistungspunkte vergeben. Bei vollständiger Erfüllung aller Anforderungen können maximal 3930 Leistungspunkte erreicht werden.
Ermittlung der Gesamtpunktzahl
Die ermittelten Kostenpunkte und Leistungspunkte werden miteinander addiert. Das Angebot mit dem höchsten Wert erhält den Zuschlag. Bei gleicher Punktzahl entscheidet die Anzahl der Kostenpunkte. Ist auch diese gleich, entscheidet das Los.
Damit gehen Kosten- und Leistungspunkte im Verhältnis von 40 zu 60 Prozent in die Gesamtpunktzahl ein.
Die Ausführungsfristen (Einzelfristen der jeweiligen Arbeitspakete AP) sind gemäß Leistungsbeschreibung festgelegt. Inbetriebnahme der digitalen Kernverfahren Baugenehmigung und denkmalschutzrechtliche Genehmigung: September 2023.
Wesentliche Zahlungsbedingungen gemäß EVB-IT Systemvertrag (EVB-IT System-AGB), VOL/B.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- Erklärung, dass Gründe im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Verurteilung nicht vorliegen für (§ 123 Abs. 1 GWB - entspricht Eignungskriterien IV.1 oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung Teil III: Ausschlussgründe Buchst. A):
o Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung
o Korruption
o Betrug, Subventionsbetrug
o Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten
o Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
o Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels
- Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Zusammenhang mit der Entrichtung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen bestehen (§ 123 Abs. 4 GWB - entspricht Eignungskriterien IV.2 oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung Teil III: Ausschlussgründe Buchst. B):
o Entrichtung von Steuern
o Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen
- Erklärung, dass keine Gründe im Zusammenhang mit Insolvenz, Interessenkonflikten oder beruflichem Fehlverhalten vorliegen für (§ 124 Abs. 1 GWB - entspricht Eignungskriterien IV.3 oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung Teil III: Ausschlussgründe Buchst. C)
o Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen
o Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen
o Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen
o Zahlungsunfähigkeit
o Insolvenz
o Vergleichsverfahren
o der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage
o Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter
o Einstellung der gewerblichen Tätigkeit
o Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
o Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs
o Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren
o Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens
o Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen
o Schuldig der Täuschung, Zurückhaltung von Informationen, Unfähigkeit zur Vorlage verlangter Unterlagen und Erhalt vertraulicher Informationen zu dem Verfahren
- Eintragung in einem einschlägigen Berufsregister / Handelsregister
- Eigenerklärung zur EU-Sanktions-VO (Einhaltung des Sanktionstatbestände des Artikel 5k der VO (EU) 2022/576)
Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle sind vorzulegen:
- Bescheinigungen/Nachweise zuständiger Stellen der gemachten Eigenerklärungen, insbesondere:
o Gewerbeanmeldung
o Berufs-, Handels-, Vereinsregisterauszug
o Rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan (falls eine Erklärung über das Vorliegen eines solchen Insolvenzplanes angegeben wurde)
o Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse, falls das Unternehmen beitragspflichtig ist
o Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen, falls das Finanzamt eine solche Bescheinigung ausstellt
Fehlende oder auf gesondertes Verlangen einzureichende Erklärungen und Nachweise werden mit einer angemessenen Frist nach- bzw. angefordert. Werden die Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Bei Einreichung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) ist § 50 Abs. 2 Satz 2 VgV zu beachten.
Alle eingereichten Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre (kumuliert) aus der Lizensierung von Softwarelösungen und -modulen, die zur Unterstützung bauaufsichtlicher Tätigkeiten verwendet werden. (Es muss ein Mindestumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (kumuliert) von 100.000 EUR erreicht worden sein.)
- Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre (kumuliert) aus Pflege-, Wartungs- und Weiterentwicklungsaufgaben zu Softwarelösungen und -modulen, die zur Unterstützung bauaufsichtlicher Tätigkeiten verwendet werden (Es muss ein Mindestumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (kumuliert) von 100.000 EUR erreicht worden sein.)
- Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre (kumuliert) aus Dienstleistungen in Digitalisierungsprojekten in öffentlichen Verwaltungen - insbesondere Projektmanagement, Konfiguration und Administration, Nutzerschulungen und Nutzerunterstützung, Anpassung von Softwarekomponenten inkl. Schnittstellen, Datenmigration (Es muss ein Mindestumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (kumuliert) von 300.000 EUR erreicht worden sein.)
Von den oben angegebenen Mindestumsätzen kann abgesehen werden, wenn es sich bei der angebotenen Fachsoftwarelösung um eine innovative Neuentwicklung handelt und der sich bewerbende Softwarehersteller seinen Betrieb nach 2019 aufnahm. In diesem Fall sind ergänzende Angaben notwendig - insbesondere zum Innovationsanspruch der angebotenen Lösung und dem Unternehmensprofil.
- Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 1.000.000 EUR.
Fehlende oder auf gesondertes Verlangen einzureichende Erklärungen und Nachweise werden mit einer angemessenen Frist nach- bzw. angefordert. Werden die Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Bei Einreichung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) ist § 50 Abs. 2 Satz 2 VgV zu beachten.
Alle eingereichten Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst sein.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Referenz 1: Abgeschlossene digitale Transformation einer unteren Bauaufsichtsbehörde unter Nutzung der angebotenen Fachsoftwarelösung und weiterer angebotener Komponenten.
Die Referenzbehörde bearbeitet im Regelbetrieb alle baurechtlichen Verwaltungsleistungen ausschließlich digital, d.h. unter Verzicht auf papierbasierte Aktenführung.
Die Referenzbehörde führt im Regelbetrieb das Verzeichnis der Baulasten ausschließlich digital, d.h. unter Verzicht auf ein papierbasiertes Verzeichnis.
Die Referenzbehörde nutzt im Regelbetrieb digitale Akten und Dokumente außerhalb der Diensträume und dokumentiert Feststellungen vor Ort digital.
(Bei Erfüllung einer Anforderung werden jeweils 5 Bewertungspunkte vergeben - insgesamt also maximal 15 Punkte. Der Auftraggeber prüft die angegebene Referenz auf Korrektheit der Angaben.)
- Referenz 2: Abgeschlossene digitale Transformation einer unteren Bauaufsichtsbehörde unter Nutzung der angebotenen Fachsoftwarelösung und weiterer angebotener Komponenten.
Die Referenzbehörde bearbeitet im Regelbetrieb alle baurechtlichen Verwaltungsleistungen ausschließlich digital, d.h. unter Verzicht auf papierbasierte Aktenführung.
Die Referenzbehörde führt im Regelbetrieb das Verzeichnis der Baulasten ausschließlich digital, d.h. unter Verzicht auf ein papierbasiertes Verzeichnis.
Die Referenzbehörde nutzt im Regelbetrieb digitale Akten und Dokumente außerhalb der Diensträume und dokumentiert Feststellungen vor Ort digital.
(Bei Erfüllung einer Anforderung werden jeweils 5 Bewertungspunkte vergeben - insgesamt also maximal 15 Punkte. Der Auftraggeber prüft die angegebene Referenz auf Korrektheit der Angaben.)
- Referenz 3: Erfolgreich abgeschlossene Migration der Datenbestände einer unteren Bauaufsichtsbehörde aus einem Altsystem in die angebotene Fachsoftwarelösung.
Daten zu Geschäftsvorfällen der Referenzbehörde wurden erfolgreich migriert. Dokumente zu Geschäftsvorfällen der Referenzbehörde wurden erfolgreich migriert. Verzeichnisse (beispielsweise Baulastenverzeichnis) wurden erfolgreich migriert.
Die Referenzbehörde nutzte als Altsystem BASE Bau (Hersteller: Boll und Partner Software GmbH).
(Bei Erfüllung einer Anforderung werden jeweils 5 Bewertungspunkte vergeben - insgesamt also maximal 20 Punkte. Der Auftraggeber prüft die angegebene Referenz auf Korrektheit der Angaben.)
- Persönliche Referenzen des/der vorgesehenen Projektleiter:in (Auftragnehmer) zu einem vergleichbaren Projekt in vergleichbarer Rolle.
(Abhängig vom Grad der Vergleichbarkeit von Projekt und Rolle werden maximal 10 Bewertungspunkte vergeben. Der Auftraggeber prüft die angegebene Referenz auf Korrektheit der Angaben.)
- Persönliche Referenzen des/der vorgesehenen Verantwortliche:n IT-Sicherheit zu einem vergleichbaren Projekt in vergleichbarer Rolle
(Abhängig vom Grad der Vergleichbarkeit von Projekt und Rolle werden maximal 10 Bewertungspunkte vergeben. Der Auftraggeber prüft die angegebene Referenz auf Korrektheit der Angaben.)
- Persönliche Referenzen des/der vorgesehenen Verantwortliche:n Datenschutz zu einem vergleichbaren Projekt in vergleichbarer Rolle
(Abhängig vom Grad der Vergleichbarkeit von Projekt und Rolle werden maximal 10 Bewertungspunkte vergeben. Der Auftraggeber prüft die angegebene Referenz auf Korrektheit der Angaben.)
Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und den Ausschluss nach sich zieht, wird die Einreichung einer Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen angeraten.
Die Bewertungspunkte aus den Abschnitten VII.1 und VII.2 werden zusammengezählt. Maximal können 90 Punkte erreicht werden. Es müssen mindestens 45 Bewertungspunkte erreicht werden. Anderenfalls führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Fehlende oder auf gesondertes Verlangen einzureichende Erklärungen und Nachweise werden mit einer angemessenen Frist nach- bzw. angefordert. Werden die Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb dieser gesetzten Frist vorgelegt, führt dies zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Bei Einreichung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) ist § 50 Abs. 2 Satz 2 VgV zu beachten.
Alle eingereichten Unterlagen müssen in deutscher Sprache verfasst sein.

- Die Vergabe wird als Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß VgV durchgeführt. Die Zulässigkeit der Verfahrensart ergibt sich aus den § 14 Abs. 3 Nr. 2 und 4 VgV. Eine Aufteilung in Lose ist aus technischen und wirtschaftlichen Gründen im Sinne von § 97 Abs. 4 GWB nicht vorgesehen.
- Die Verfahrensregeln ergeben sich aus den besonderen und allgemeinen Bewerbungsbedingungen sowie ergänzenden Hinweisen der Vergabestelle.
- Die für die Angebotsphase des Verhandlungsverfahrens zugelassenen Bewerber werden zur Abgabe eines Erstangebotes aufgefordert. Gemäß § 17 Abs. 11 VgV behält der Auftraggeber sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten. Wenn von dieser Möglichkeit nicht Gebrauch gemacht wird, folgt dem Erstangebot die Verhandlung. Es sind Verhandlungsphasen nach § 17 Abs. 12 VgV vorgesehen. Vor jeder Verhandlungsphase wird die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der Zuschlagskriterien reduziert. Die Verhandlung endet mit der Aufforderung an die verbliebenen Bieter zur Abgabe eines endgültigen Angebots (BAFO - Best And Final Offer).
- Nebenangebote gemäß § 35 VgV sind nicht zugelassen.
- Das Vergabeverfahren wird ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform eVergabe durchgeführt. Teilnahmeantrag und Angebote sind nach § 53 Abs. 1 VgV in Textform nach § 126b BGB mithilfe elektronischer Mittel einzureichen. Teilnahmeanträge in Papierform finden keine Berücksichtigung. Es sind zwingend die vom Auftraggeber für das Vergabeverfahren zur Verfügung gestellten Formulare / Dokumentvorlagen zu benutzen.
Der Teilnahmeantrag ist mit folgenden Unterlagen auf der Vergabeplattform eVergabe.de einzureichen:
- Formular Teilnahmeantrag,
- Formular Eignungskriterien,
- Eigenerklärung zur EU-Sanktions-VO,
- zusätzlich bei Bewerbergemeinschaften:
- Formular Erklärung der Bewerbergemeinschaft,
- zusätzlich bei Unterauftragnehmern:
- Formular Verzeichnis der Unterauftragnehmerleistungen,
- pro Unterauftragnehmer: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen,
- zusätzlich bei Eignungsleihe:
- Verzeichnis zur Eignungsleihe,
- pro Eignungsverleiher: Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen.
- Bei den Vergabeunterlagen für die Angebotsphase handelt es sich um vorläufige Entwürfe, die im Laufe des weiteren Verfahrens konkretisiert und präzisiert werden (können).
- Für Leistungen der Bewerber und Bieter im Vergabeverfahren wird keine Kostenerstattung gewährt.
- Die Bieter haben im Laufe des Verfahrens auch künftig dem Auftraggeber alle nach Ablauf des Teilnahmewettbewerbs eingetretenen Umstände mitzuteilen, die Einfluss auf ihre Eignung haben könnten. Eine solche Veränderung kann zum Ausschluss führen, wenn dadurch der Wettbewerb beeinträchtigt oder das Ergebnis der im Teilnahmewettbewerb durchgeführten Eignungsprüfung in Frage gestellt wird.
- Es sind keine eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Bieters im Sinne von § 305 BGB beizufügen. AGB, insbesondere Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen des Bewerbers/Bieters, werden durch Wiedergabe/Beifügung in den Teilnahme-/Angebotsunterlagen nicht Vertragsbestandteil und durch den Auftraggeber nicht anerkannt,
- Voraussetzung für die elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrags/Angebots ist i.d.R. die kostenfreie Registrierung auf vorgenannter Vergabeplattform und die Installation der Bietersoftware AI Bietercockpit. Die Nutzungsbedingungen und erforderlichen technischen Systemvoraussetzungen erfahren Sie unter http://www.evergabe.de,
- Für die Installation des AI Bietercockpits und technische Fragen zur elektronischen Angebotsabgabe wenden Sie sich bitte ausschließlich an den Bietersupport der eVergabe.de. Dieser steht Ihnen gemäß der Servicezeiten von Montag bis Freitag (Telefon: +49 351 41093-1444 oder +49 351 41093-1422; E-Mail:auftragnehmer@evergabe.de ) zur Verfügung. Weiterhin finden Sie umfangreiche Informationen in den dort zur Verfügung gestellten FAQ sowie unter der Rubrik Hilfe & Service,
- Sofern die Vergabeunterlagen ohne vorherige Registrierung bzw. Anmeldung auf der Vergabeplattform heruntergeladen werden können, erfolgt bei Veränderungen im Vergabeverfahren keine gesonderte Benachrichtigung per E-Mail an den Bewerber/Bieter. Der Bewerber/Bieter ist dann in der Pflicht, sich selbstständig über Änderungen und Antworten auf Bewerber-/Bieterfragen auf der Vergabeplattform zu informieren (Holschuld). Vor diesem Hintergrund wird eine vorherige Registrierung auf der Vergabeplattform dringend empfohlen. Stellen Sie daher vor Ablauf der Teilnahme-/Angebotsfrist und der Abgabe Ihres Teilnahmeantrags/Angebots sicher, dass Ihnen alle aktuellen Informationen und Vergabeunterlagen zur Verfügung stehen und ausschließlich diese verwendet werden,
- Bitte berücksichtigen Sie für Ihre Registrierung und elektronische Abgabe von Teilnahmeanträgen/Angeboten, dass die Übertragung Ihrer Unterlagen aufgrund großer Datenmengen längere Zeit in Anspruch nehmen kann. Insbesondere bei der erstmaligen elektronischen Abgabe von Teilnahmeanträgen/Angeboten, kalkulieren Sie bitte ausreichend Bearbeitungszeit für die Registrierung und das Hochladen der Unterlagen auf der Vergabeplattform ein. Zeitliche Verzögerung beim Hochladen des Teilnahmeantrags/Angebots gehen zu Lasten des Bewerbers/Bieters,
- Teilnahmeanträge/Angebote dürfen nur von Bewerbern/Bewerbergemeinschaften/Bietern/Bietergemeinschaften eingereicht werden, deren Identität unzweifelhaft mit dem registrierten Nutzer der eVergabe-Plattform übereinstimmt. Wird ein Teilnahmeantrag/Angebot dagegen über ein Benutzerkonto eines Dritten eingereicht, erfolgt der Ausschluss des Teilnahmeantrags/Angebots (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV i. V. m. § 53 VgV.).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.