Lieferung und Implementierung eines Vertragsmanagementsystems sowie dazugehörige Dienstleistungen

Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI

Lieferung und Implementierung eines Vertragsmanagementsystems sowie dazugehörige Dienstleistungen

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-08-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-07-18.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2022-07-18 Auftragsbekanntmachung
2023-03-22 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2022-07-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: ZIB 21.25 - 0375/22/VV : 1
Kurze Beschreibung:
Lieferung und Implementierung eines Vertragsmanagementsystems sowie dazugehörige Dienstleistungen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI
Postanschrift: Brühler Straße 3
Postleitzahl: 53119
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.bescha.bund.de 🌏
E-Mail: zib21.25@bescha.bund.de 📧
Telefon: +49 22899610-2958 📞
Fax: +49 2289910610-2958 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=468877 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe-online.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-18 📅
Einreichungsfrist: 2022-08-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 140-399133
ABl. S-Ausgabe: 140
Zusätzliche Informationen
Adresse des anderen öffentlichen Auftraggebers / Auftraggebers, in dessen Namen der öffentliche Auftraggeber / Auftraggebers beschafft: Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS) Fehrbelliner Platz 3 10707 Berlin
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 282 550 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Die BDBOS sucht ein Vertragsmanagementsystem zum benutzerfreundlichen Erfassen und Verwalten von allen gängigen Verträgen und Vertragsarten. Die gesuchte Lösung soll in der zentralen Infrastruktur der BDBOS in einer gesicherten Umgebung der Einstufung VS-NfD gemäß aktueller Verschlusssachenanweisung (VSA) implementiert und betrieben werden. Die Lösung muss als skalierbares System die zu verwaltenden Datenmengen und gleichzeitigen Benutzerzugriff flexibel verarbeiten können. Es wird vorausgesetzt, dass die erforderlichen Funktionalitäten zur Erfüllung der gestellten Anforderungen möglichst umfassend, also mit einem hohen Anteil von bereits vorhandenen Standardfunktionalitäten angeboten werden. Die BDBOS erwartet eine Gesamtlösung aus einer Hand. Diese soll alle erforderlichen Funktionen vollumfänglich integriert über eine Plattform bereitstellen und mit den erforderlichen Services gesamtheitlich betrieben werden. Zu den erforderlichen Funktionen gehören u.a. ein Vertragscontrolling inkl. Termin-und Fristenüberwachung, eine Dokumentenverwaltung mit Vorlagensystem, die Abbildung von Geschäftsprozessen über eine Workflowsteuerung sowie Such-und Auswertungsfunktionen.
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Die BDBOS beabsichtigt einen einmaligen Erwerb und eine einmalige Abrechnung mit lebenslangem Nutzungsrecht (Kauf) zzgl. Systemserviceleistungen. Einzelheiten werden im EVB-IT Systemvertag geregelt.
Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist der Anlage "Leistungsbeschreibung" zu entnehmen.
Die Gesamtleistung bildet ein Los.
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:
Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um weitere 12 Monate, wenn nicht mind. 4 Wochen vorher eine schriftliche Kündigung erfolgt. Eine Verlängerung der Vertragslaufzeit ist vier Mal um je 12 Monate möglich. Nach 72 Monaten Vertragslaufzeit endet der Vertrag, ohne dass es einer Kündi-
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gung bedarf.
Zusätzliche Informationen:
Adresse des anderen öffentlichen Auftraggebers /
Auftraggebers, in dessen Namen der öffentliche Auftraggeber /
Auftraggebers beschafft: Bundesanstalt für den Digitalfunk der
Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben
(BDBOS)
Fehrbelliner Platz 3
10707 Berlin
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: BDBOS, 11014 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Kriterium A 3.1 - Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Bitte reichen Sie die unterzeichnete Eigenerklärung zum
Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124
GWB ein.
Kriterium A 3.2 - Nachweis gewerberechtliche
Voraussetzungen:
Bitte befüllen Sie das "Formblatt Unternehmensdaten"
vollständig.
Kriterium A 3.3 - Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 des Rates vom 8. April 2022
Bitte befüllen Sie die "Eigenerklärung Sanktionen Russland" vollständig.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Kriterium A 1.1 - Gesamtumsätze:
Als Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit geben Sie bitte für die letzten drei Jahre den
Gesamtjahresumsatz (in EUR) Ihres Unternehmens an.
Bietergemeinschaften sowie Nachunternehmerkonstellationen
können die Gesamtjahresumsätze addiert angeben.
Kriterium A 1.2 - Umsätze im relevanten Geschäftsbereich:
Gesamtjahresumsatz (in EUR) im relevanten Geschäftsbereich
des vorliegenden Leistungsbereiches Ihres Unternehmens an.
können die Gesamtjahresumsätze des vorliegenden
Leistungsbereiches addiert angeben.
Mindeststandards:
Kriterium A 1.1 - Gesamtumsätze:
Mindestanforderung: Durchschnittlicher Gesamtjahresumsatz
beträgt mind. 400.000 Euro.
Kriterium A 1.2 - Umsätze im relevanten Geschäftsbereich:
im relevanten Geschäftsbereich beträgt mind. 200.000 Euro.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Kriterium A 2.1 - Referenzprojekte:
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von
mindestens drei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren
Referenzprojekten aufzuzeigen.
Mindeststandards:
Kriterium A 2.1 - Referenzprojekte:
Die Leistungsfähigkeit des Bewerbers ist anhand von mindestens drei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Referenzprojekten aufzuzeigen.
Ein Referenzprojekt ist dann mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
1) Lieferung und Implementierung eines Vertragsmanagementsystem in einer Test- und einer Produktivumgebung
2) Vergleichbares Auftragsvolumen, d.h. mind 20 Nutzer, 300+ Verträge, inkl. meist kostenpflichtiger Funktionen wie beispielsweise, Volltextsuche, Workflowsteuerung, Reporting, API
3) Abgeschlossene Referenzprojekte dürfen hierbei nicht älter als 3 Jahre (gemessen ab dem Tag der Angebotsaufforderung) sein. Bei noch laufenden Referenzen dürfen nur die erbrachten Leistungen der letzten 5 Jahre berücksichtigt werden.
Weiter müssen die folgend dargestellten Tätigkeiten durch mindestens eine Referenz, die die o.g. Mindestanforderungen erfüllt, abgedeckt werden:
4) Dienstleistungen wie Installation/Konfiguration/Integration auf Fremdsystemen, 5) Beratungsleistungen bspw. zum Thema Einsatz des Tools bei der AG.
6) Beratungsleistungen oder Dienstleistungen wie Erstellung oder Mitwirkung zu Sicherheitskonzepten und Datenschutzkonzepten
7) Systemserviceleistungen (Störungsbeseitigung, Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft, Überlassung von verfügbaren Programmständen) für eine Dauer von mind. 2 Jahren.
Geben Sie für die mögliche Nachprüfung der Unternehmensreferenzen Kontaktdaten (Name, Telefon, E-Mail) der für das Referenzprojekt auskunftsfähigen Person beim Referenzkunden an.
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Die Regelung zur sozialen Nachhaltigkeit für IT sind einzuhalten
(Anlage 14 Nr. 17.8.2).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-10-14 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-08-30 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:31
Zusätzliche Informationen: entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=468877 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Der Auftraggeber legt besonderen Wert darauf, dass keine vertraulich zu behandelnden Informationen an ausländische Sicherheitsbehörden weitergegeben werden. Die Bieter werden daher ausdrücklich auf die "No-Spy-Klausel" im Vertragsentwurf hingewiesen.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2289499-0 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499-163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
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Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
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Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.
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Quelle: OJS 2022/S 140-399133 (2022-07-18)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-03-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 061-181566
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 140-399133
ABl. S-Ausgabe: 61

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die BDBOS sucht ein Vertragsmanagementsystem zum benutzerfreundlichen Erfassen und Verwalten von allen gängigen Verträgen und Vertragsarten. Die gesuchte Lösung soll in der zentralen Infrastruktur der BDBOS in einer gesicherten Umgebung der Einstufung VS-NfD gemäß aktueller Verschlusssachenanweisung (VSA) implementiert und betrieben werden. Die Lösung muss als skalierbares System die zu verwaltenden Datenmengen und gleichzeitigen Benutzerzugriff flexibel verarbeiten können. Es wird vorausgesetzt, dass die erforderlichen Funktionalitäten zur Erfüllung der gestellten Anforderungen möglichst umfassend, also mit einem hohen Anteil von bereits vorhandenen Standardfunktionalitäten angeboten werden. Die BDBOS erwartet eine Gesamtlösung aus einer Hand. Diese soll alle erforderlichen Funktionen vollumfänglich integriert über eine Plattform bereitstellen und mit den erforderlichen Services gesamtheitlich betrieben werden. Zu den erforderlichen Funktionen gehören u.a. ein Vertragscontrolling inkl. Termin-und Fristenüberwachung, eine Dokumentenverwaltung mit Vorlagensystem, die Abbildung von Geschäftsprozessen über eine Workflowsteuerung sowie Such-und Auswertungsfunktionen. Die BDBOS beabsichtigt einen einmaligen Erwerb und eine einmalige Abrechnung mit lebenslangem Nutzungsrecht (Kauf) zzgl. Systemserviceleistungen. Einzelheiten werden im EVB-IT Systemvertag geregelt. Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist der Anlage "Leistungsbeschreibung" zu entnehmen. Die Gesamtleistung bildet ein Los.
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Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einfache Richtwertmethode gem. Vergabeunterlage
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Preis (Gewichtung): 50,00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-02-28 📅
Name: HMP Solutions GmbH
Postanschrift: Otto-Lilienthal-Straße 36
Postort: Böblingen
Postleitzahl: 71034
Land: Deutschland 🇩🇪
Böblingen 🏙️
Name: HMP Software Solutions GmbH
Postort: Böblingenn
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Nachprüfung kann schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn, gerichtet werden. Die Unwirksamkeit des Vertrages gemäß § 135 GWB kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht werden.
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Quelle: OJS 2023/S 061-181566 (2023-03-22)
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