Lieferung von Rolldrehstühlen für die Stadtverwaltung Essen inklusive der Koordinationsleistungen im Rahmen des laufenden Austauschprogramms

Kurze Beschreibung

Unterjährig werden durch die Stadt Essen bedingt durch Umzüge, Personalzuwachs oder aufgrund von Verschleiß laufend neue Rolldrehstühle benötigt. Gegenstand dieser Ausschreibung ist daher der Abschluss eines Rahmenvertrags über die Lieferung von Rolldrehstühlen für die Stadt Essen. Die beauftragten Möbel sind von dem Auftragnehmer innerhalb einer Frist von 25 Arbeitstagen nach Abruf an über 350 im Essener Stadtgebiet verteilte Standorte auszuliefern.
Die Vertragslaufzeit beginnt beträgt zwei Jahre ab Beauftragung, zuzüglich der zweimaligen Option auf Verlängerung des Vertrags um je ein weiteres Jahr, sodass die maximale Laufzeit vier Jahre beträgt. Sofern bis zum Zeitpunkt von 3 Monaten vor der jeweiligen Beendigung der Vertragslaufzeit keine Kündigung des Vertrags seitens der Stadt Essen erfolgt, verlängert sich der Vertrag stillschweigend um je ein weiteres Jahr. Ebenfalls von dem Rahmenvertrag erfasst ist die Fortführung des im Jahr 2019 begonnenen Möbelaustauschprogramms. In einem Zeitraum bis einschließlich 2024 sollen alle Verwaltungsarbeitsplätze mit einem neuen ergonomischen Rolldrehstuhl ausgestattet werden. Das Gesamtvolumen und die Lieferorte werden dabei möglichst gleichmäßig auf die Gesamtzeitspanne des Austauschprogramms verteilt. Das jährliche Volumen wird sich auf ca. 850 Rolldrehstühle belaufen. Hinzu kommen einmalig im Jahr 2024 ca. 260 weitere Rolldrehstühle, die beim Essener Systemhaus auszutauschen sind. Aufgrund der unterschiedlichen logistischen Anforderungen ist es erforderlich, dass der Auftragnehmer die im folgenden Verlauf der Leistungsbeschreibung beschriebenen Koordinierungsaufgaben für diesen Austausch übernimmt. Sofern ein Auftragnehmer die diesbezüglich notwendige Eignung nicht selber erbringen kann, kann er sich eines Nachunternehmers bedienen.
Die Werthöchstgrenze der aus dem zu schließenden Rahmenvertrag abzurufenden Rolldrehstühle beträgt für die Gesamtvertragslaufzeit inkl. aller Optionen 3.410.000,00 EUR Brutto.
Eine Gewährung von 10 Jahren Garantie auf alle Bestandteile des Rolldrehstuhls ist ebenso wie eine Nachkaufgarantie für sämtliche Ersatzteile von mindestens 10 Jahren ab Kaufdatum Voraussetzung.
Die Stadt Essen behält sich die Durchführung einer Bemusterung der im Rahmen dieser Ausschreibung angebotenen Rolldrehstühle vor. Der angebotene Rolldrehstuhl ist nach gesonderter Aufforderung, die voraussichtlich am 06.07.2022 über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr versandt wird, innerhalb von 4 Werktagen (bis zum 11.07.2022) aussagekräftig zu bemustern. Der Anlieferungsort wird mit der Aufforderung zur Bemusterung bekannt gegeben. Die Lieferung frei Verwendungsstelle muss kostenlos erfolgen und ist für eine weitere Berücksichtigung des Angebotes zwingend erforderlich. Eine Bemusterung wird lediglich auf die Angebote der engeren Wahl begrenzt, bei denen eine echte Chance auf Zuschlagserteilung besteht, um den Aufwand für die Bieter und die Vergabestelle möglichst gering zu halten.
Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird der Preis mit 100% zugrunde gelegt:
Es werden gem. § 122 Abs.1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.
Nach § 122 Abs.1,2 GWB i.V.m. § 42 ff. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) werden von den Bietern mit Abgabe des Angebot zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit diverse Unterlagen (ggfls. ausgefüllt/unterschrieben) gefordert, die der Leistungsbeschreibung zu entnehmen sind.

Beschreibung der Beschaffung

Besondere Anforderungen an die Rolldrehstühle
- Sitz und Rücken bewegen sich im Verhältnis 1:1 gleichbleibender Rückenwinkel bei Sitzbewegung nach unten/hinten oder der angebotene Rolldrehstuhl verfügt über eine Synchronmechanik
- Belastungsgrenze: mind. 150 kg (BS 5459)
- Die Sitzvorderkante darf bei Bewegung die Beine des Anwenders nicht anheben
- Beidseitig bedienbare Funktions- bzw. Bedienhebel mit griffergonomischer Anordnung und Kennzeichnung durch Piktogramme
- Progressive Gewichtseinstellung
- Der Gegendruck des Stuhls ist abhängig von dem Zurücklehngrad
- stufenlos einstellbarer Rückenlehnengegendruck von mindestens 40 bis 135 kg
- verstärkte Mechanik (bis 170 kg) und Leichtgewichtsmechanik (unter 45 kg) sind optional lieferbar
- Vollpolster-Rückenlehne, vollflächig gepolstert und stoffbezogen mit integrierter Beckenstütze
- Rückenhöhenverstellung von mind. 6 cm
- Maße Rückenpolster mind. 54 cm x 46 cm x 8 cm (H/B/D)
- Maße Sitzpolster mind. 47cm x 49 cm x 7 cm (L/B/D)
- individuell einstellbare Rückenwinkelverstellung von bis zu 15 Grad
- Sitzhöheneinstellung mit Standard Sicherheitsgaslift von mindestens 40 bis 55 cm Sitzhöhe. (Optional: höherer Sicherheitslift (Sitzhöhe ca. 47 bis 62 cm))
- Sitztiefeneinstellung von mind. 38 bis 48 cm
(Optional: Mechanik für eine Sitztiefe von mind. 42-52cm)
- Sitz- und Rückenpolster sind werkzeugfrei per Click-System zu wechseln und mindestens 10 Jahre ab Auslieferung nachbestellbar
- Inklusive smarter Technologie, die den Nutzer zu mehr Bewegung im Arbeitsalltag animiert (durch Vibration und Unterstützung durch eine App-Nutzung, kompatibel zu Android und IOS, in dieser App soll zusätzlich ein Einstellfilm enthalten sein)
- 4D-Armlehnen in Höhe, Breite und Tiefe verstellbare
- Höheneinstellung mind. 20 - 31 cm
- Armlehnenhalter aus Aluminium
- Armlehnen bewegen sich beim dynamischen Sitzen nicht mit, es sei denn der angebotene Stuhl verfügt über eine Synchronmechanik
- Fußkreuz (mind. 67 cm Durchmesser) aus poliertem Aluminium (Keine Verchromung!)
- Rollen (Durchmesser 65mm) in grau/schwarz wahlweise für weiche oder harte Böden
- Bezug mit 200.000 Scheuertouren (Martindale) DIN EN ISO12947-1:2007-04, Entflammbarkeit nach EN 1021 1&2,
- Pilling 4 nach EN ISO12945-2 oder vergleichbar
- Farbe: Anthrazit
- Bedienungsanleitung mit Funktionsübersicht in einem Fach am Stuhl
- Garantie auf den Stuhl bei 8-Stunden-Nutzung: mind. 10 Jahre
- Lebenslange Garantie auf den Gaslift
- Cradle to Cradle Zertifizierung oder vergleichbar
(Alle Stühle sind nach der Nutzungsdauer vom Hersteller kostenlos zurückzunehmen
und dem Recycling zuzuführen.)
- Anteil von Recycling-Material am Drehstuhl: mind. 50 %
- Möglichkeit der Instandsetzung, Wartung und Betreuung vor Ort bei der Auftraggeberin
- Einweisung der Nutzer in die Funktion des Stuhls durch geschultes, deutschsprachiges Personal
- Zertifizierungen* nach:
ISO 9001,
ISO 14001 / Greenguard-Zertifikat / ANSI Bifma
LGA Schadstoffgeprüft
Cradle to Cradle
GS-Zeichen
EN 1335 Klasse A
BS 5459
* Gleichwertige Zertifikate sind zulässig, die Gleichwertigkeit ist vom Anbieter bei
Angebotsabgabe schriftlich auf einer gesonderten Anlage nachzuweisen!
Diese Eigenschaften werden im Rahmen der Anlage "Abhakliste Drehstuhl" abgefragt, die zwingende durch den Auftragnehmer auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen ist.
Lieferung und Service
Die Lieferung erfolgt fracht- und verpackungsfrei vollständig montiert frei Verwendungsstelle nach Vorgabe innerhalb von 25 Werktagen nach Abruf. Die Lieferanten müssen deutschsprachig sein. Die Lieferadressen liegen im Essener Stadtgebiet. Lieferungen müssen regelmäßig von Montag bis Donnerstag in der Zeit von 7.00 bis 15.00 Uhr und am Freitag von 7.00 bis 12.00 Uhr erfolgen. Die Anlieferungszeiten sind mit der auftraggebenden Stelle stets rechtzeitig abzustimmen.
Von den Bietern wird ein gut funktionierender, deutschsprachiger Service- und Reparaturdienst erwartet. Reparaturen müssen innerhalb von fünf Tagen ab Auftragseingang abgewickelt sein. Der Auftragnehmer muss innerhalb der Geschäftszeiten Mo.-Fr. zwischen 8.00 und 15.00 Uhr erreichbar sein.
Im Rahmen des Möbelaustauschprogramms sind folgende Koordinierungsaufgaben zu erbringen:
- Planung der Reihenfolge und Zeitplanerstellung unter Beteiligung der jeweiligen Fachbereiche
(Die Fachbereiche und Standorte werden von hier exemplarisch für das 2. Halbjahr 2022 und 1. Halbjahr 2023 vorgegeben. Änderungen sind aus organisatorischen Gründen möglich.).
- Kommunikation mit den Fachbereichen, Abfrage der benötigten Stühle
(Anzahl, Rollenart)
Der Bedarf an Rolldrehstühlen ist im Regelfall in einem Vororttermin festzustellen.
- konkrete Terminabsprachen zur Lieferung der Rolldrehstühle mit dem jeweiligen Fachbereich
- Abholung und Verwertung des ausgetauschten Mobiliars (Sofern nicht anders vereinbart müssen Abholung und Neulieferung des Mobiliars an einem Tag erfolgen.)
- Kontrolle des Abtransports des Altmobiliars und der Neulieferung
- Erstellen von Listen zum Austausch (Mengengerüst jedes Abschnittes mit Information an den Auftraggeber)
- Enge Zusammenarbeit mit den folgenden Fachbereichen
- Amt für Zentralen Service hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten
- Immobilienwirtschaft hinsichtlich Fragestellungen zur Immobilie bzw. Terminplanungen anstehender Umzüge etc.
- Je Fachbereich und Lieferung hat eine Abrechnung zu erfolgen,- bereichsübergreifende Rechnungen sind nicht zulässig.
- Der Koordinationsaufwand und die Mobiliarverwertung/- abholung sind in den Preis je Rolldrehstuhl mit einzupreisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Nachweis zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit erfolgt durch Einreichen der Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es werden gem. § 122 Abs.1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.
Nach § 122 Abs.1,2 GWB i.V.m. § 42 ff. der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) werden von den Bietern mit Abgabe des Angebot zum Nachweis der Fachkunde und Leistungsfähigkeit folgende Unterlagen (ggfls. ausgefüllt/unterschrieben) gefordert:
wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
- Bestätigung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung während der Vertragslaufzeit mit mindestens nachfolgenden Deckungssummen in den jeweiligen Kategorien:
o Vermögensschäden: 1.000.000,- Euro je Schadensereignis
o Personen- und Sachschäden: 3.000.000,- Euro je Schadensereignis
Der Nachweis ist in Form einer Eigenerklärung zu erbringen (Anlage Eigenerklärung Versicherung). Änderungen sind der Auftraggeberin unverzüglich und unaufgefordert anzuzeigen. Auf Verlangen sind die Versicherungen der Auftraggeberin nachzuweisen.
technische und berufliche Leistungsfähigkeit
- Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig
- Zertifiziertes Umweltmanagement nach DIN EN ISO 14001 oder gleichwertig
- Eigenerklärung zur Eignung für nicht präqualifizierte Unternehmen gem. beigefügtem Vordruck oder alternativ bei Eintragung in die Bieterdatenbank PQ-VOL ein Zertifikat über diese Eintragung.
Diese beinhaltet Angaben zu folgenden Punkten:
o Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
o Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
o Mitgliedschaft in Berufsgenossenschaften
o Eintragungen im Berufsregister
o Eintragungen im Handelsregister
o Zuverlässigkeitserklärungen (§ 122 ff. GWB)
- Referenzen werden im Rahmen der Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen abgefragt. Als vergleichbare Referenzen werden solche angesehen, die nachweisen, dass der Koordinator ein Projekt mit folgenden Parametern durchgeführt hat:
o Austausch (Neulieferung und Abtransport) von Drehstühlen an mindestens 1.000 Büroarbeitsplätzen im laufenden Betrieb
o Austausch muss an verschiedenen Standorten (mind. 2) erfolgt sein
Es ist mindestens eine Referenz vorzulegen und der Koordinator ist namentlich zu benennen.

Die gesamte Kommunikation erfolgt über den Vergabemarktplatz. Es wird eine freiwillige und kostenlose Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW empfohlen. Die Registrierung bietet den Vorteil, dass Sie automatisch über Änderungen an den Vergabeunterlagen oder über Antworten (z.B. Bieterfragen) zum Verfahren informiert werden. Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine Registrierung zwingend erforderlich.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y68YYL9