Beschreibung der Beschaffung
Der Auftraggeber hat es sich zum Ziel gesetzt, zum 01.01.2024 mit einem modernen,
zukunftsorientierten, ausbau- und entwicklungsfähigen Lohn- und Gehaltabrechnungssystem / Personalinformationssystem als Ergänzung zu den Dienstplanungs- / Zeitwirtschaftssystemen und dem administrativen Krankenhausinformationssystem SAP sowie dem Medizinischen Krankenhausinformationssystem ganzheitlich über alle Einrichtungen zu beginnen.
Dabei ist auch eine integrative Lösung mit dem administrativen ERP-System erforderlich, die folgende übergeordnete Aufgaben abdeckt:
- Konsolidierung zu einem übergreifenden Lohn- und Gehaltabrechnungssystem /
Personalinformationssystem.
- Übernahme und Übergabe aller notwendigen Daten für und aus der Lohn- und
Gehaltsabrechnung von/an die Zeitwirtschaft sowie Dienstplanung für eine automatisierte Abrechnung.
- Übergabe von Mitarbeiterstammdaten an das Dienstplansystem (bisherige und zukünftige Systeme) zur Vermeidung von redundanter Mitarbeiterstamm- und
Bewegungsdatenpflege.
- Schaffung einer hinreichenden Transparenz zur optimalen Lohn- und Gehaltsabrechnung über alle Einrichtungen des Auftraggebers.
- Substitution Dokumentations- und Auswertungsvorgängen in Papierform durch ITUnterstützung.
- Wegfall redundanter Erfassungen.
- Verbesserung der Wirtschaftlichkeit.
- Aufbau eines übergreifenden Personalinformationssystems als Gesamtlösung, Konsolidierung einzelner Teilsysteme für Teilaufgaben in das Personalinformationssystem, bei Bedarf unter Nutzung von Schnittstellen.
Das System soll modular aufgebaut und gemäß den Erfordernissen im Betrieb ausbaufähig konfigurierbar sein. Das System soll zukünftig folgende HR-Themen unterstützen:
- Personaladministration und Entgeltabrechnung
- Personalstammdatenpflege und Dokumentenmanagement
- Elektronische Personalakte
- Kompetenz- und F&W-Management
- Stellenmanagement / Stellenbewirtschaftung
- Gesundheits- und Fehlzeitenmanagement
- Mitbestimmungsmanagement/Terminhaltung
- HR-Berichtswesen
- Gesetzliches Auskunfts- und Bescheinigungswesen
- Strategisches Personalmanagement
- Anbindung von Drittanbietersystemen wie z.B. Finanzbuchhaltung, Zeitwirtschaft,
Dienstplanung, Einsatzplanung, revisionssichere Langzeitarchivhardware, mobilen Systemen, BI-System
Es wird ein Anbieter gesucht, der als Generalunternehmer die im Leistungsverzeichnis
geforderten Leistungen ggf. inkl. Hardware, Systemsoftware und Datenbank erfüllen kann. Ist dies mit den eigenen Softwareprodukten nicht zu leisten, steht es dem Anbieter frei, Subsysteme anzubieten. In diesen Fällen muss sichergestellt werden, dass zu diesen Subsystemen funktionierende, umfassende und komfortable (Standard-)Schnittstellen existieren bzw. geschaffen werden. Diese Schnittstellen müssen im Angebot als Festpreis berücksichtigt werden und sind grundsätzlich offenzulegen.
Außerdem muss sich der Anbieter bereit erklären, den Auftraggeber bei zukünftigen
Erweiterungen des IT-Einsatzes umfassend zu unterstützen. Es wird erwartet, dass die neuen Systeme den heutigen Standards moderner Datenverarbeitungsprogramme genügen. Hier sind beispielhaft zu nennen:
- ein modernes Datenbanksystem zur Datenhaltung mit zentralem Server bzw.
vernetzten Servern bei ausgewählten Subsystemen,
- weitestgehende Hardwareunabhängigkeit
- Client-Server-Lösung,
- die optimale Anpassungsfähigkeit an die Organisation des Krankenhauses,
- keine redundante Datenerhebung über alle abgefragten Module und bereits
bestehenden Systeme (inklusive Integration von Subsystemen),
- Nutzung von Standardschnittstellen (zertifizierte Schnittstellen zu Dienstplan- und
Zeitwirtschaftssystemen, Geräteschnittstellen Erfassungsterminal etc.),
- Investitionssicherheit der Lösung,
- die Ausbaufähigkeit des Systems,
- ein 24-Stunden-Betrieb des Systems und
- eine anwenderfreundliche Programmbedienung.
Es darf zu den im Markt etablierten Kommunikationsservern sowie zu den vorhandenen Systemen beim AG keine Kompatibilitätsprobleme geben. Ein Kommunikationsserver (Cloverleaf Fa. HealthComm) ist im Klinikum vorhandenen und nutzbar.
Das System soll den MS Windows Standards entsprechen, was als Mindestanforderung bedeutet, dass die aus den Informationssystemen gewonnene Daten ohne weiteres in MS Office Programme importiert und mit diesen Programmen weiter bearbeitet werden können.
Es sind nur Angebote zugelassen, deren wesentliche Teile (Software) vom Bieter selbst
erbracht werden. Es können für alle Bereiche auch Subunternehmer eingeplant werden, dies ist jedoch kenntlich zu machen. Die Hardware ist auf der Basis marktgängiger (von der Software unabhängiger) Produkte mit offenen Schnittstellen anzubieten.
Der Auftraggeber wird die Hardware (nach Vorgaben des Auftragnehmers) selbst
beschaffen. Der Bieter hat dazu die Mindestanforderungen für die Hardware
vorzugeben.