Managed Full Service-Vertrag für Druckdienstleistung

Kurze Beschreibung

Bereitstellung, Wartung und Betrieb von 99 neu zu liefernden und zu installierenden Arbeitsplatzdruckern sowie Wartung und Betrieb von 29 vorhandenen Geräten in den Liegenschaften der Stadtverwaltung und sonstigen städtischen Einrichtungen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Stadt Meckenheim Siebengebirgsring 4 53340 Meckenheim Neben dem Rathaus werden in 23 weiteren städtischen Einrichtungen Drucker eingesetzt, die vom Auftragnehmer (überwiegend) zu liefern und zu betreuen sind. Zu den Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Beschreibung der Beschaffung

In der städtischen Verwaltung und den obengenannten Einrichtungen sollen künftig 99 neue Drucksysteme sowie 29 gut erhaltenen Bestandssystemen im Rahmen eines einheitlichen Fullservicevertrag durch einen Dienstleister betreut werden.
Gegenstand dieser Beschaffung sind folgende Leistungen unter den im Rahmen dieser Leistungsbeschreibung genannten Bedingungen und weiterführenden Angaben. Die Kosten dafür trägt der Auftragnehmer:
- Die Vorkonfiguration (hardware- und softwaremäßig), Installation und Anlieferung der in der Anlage beschriebenen Geräte, inkl. aller Netzkabel und Bedienungsanleitungen sowie volle Verbrauchsmaterialien.
- Anschluss der Geräte in 53340 Meckenheim an den obengenannten Standorten
- Die Bereitstellung der Geräte während der Vertragslaufzeit.
- Versorgung der Geräte mit sämtlichen Verbrauchsmaterialien, Ersatz- und Verschleißteilen sowie die Druckköpfe für die Large Format Geräte (siehe Typ 6 der Anlage 2 - Systemkriterien).
- Die Tinten-Versorgung für die Large Format Geräte (siehe Typ 6 der Anlage 2 - Systemkriterien) erfolgt außerhalb des Seitenpreis-Konzeptes. Hierfür sind die Preise für benötigte Tintenpatronen je Farbe in der Anlage 1 - Preisblatt Druckerlösung anzugeben.
- Die Bereitstellung und Installation der angebotenen Software-Lösungen.
- Die Einweisung der Mitarbeiter der Stadt Meckenheim sowie die Schulung der Administratoren und Haupt-User je Standort.
- Die Entstörung/Wartung der Geräte durch den Anbieter.
- Die Rückführung der Kartuschen für Verbrauchsmaterialien über regelmäßige und bedarfsgerechte Leerung der vom Auftragnehmer aufgestellten Sammelbehälters durch den Auftragnehmer.
- Der kostenfreie Abbau / die Entsorgung der Geräte zum Ende der Vertragslaufzeit von 60 Monaten.
- Das Löschen der Festplatten der Geräte oder deren physikalische Zerstörung nach Vertragsbeendigung bzw. im Fall von Defekten / Ersatz und Übergabe der Löschprotokolle an die Stadt Meckenheim.
- Eingesetzte Software und Firmware ist regelmäßig ohne zusätzliche Kosten zu warten und zu aktualisieren, so dass die volle Funktionalität und Sicherheit der Systeme über den gesamten Vertragszeitraum erhalten bleibt, auch wenn die Stadt Meckenheim Änderungen in ihrer Systemausstattung (z.B. Umstieg auf ein aktuelles, marktgängiges Betriebssystem) vornimmt. Dabei soll der jeweils aktuellste Releasestand der angebotenen Software eingesetzt werden. Updates der installierten Software und Firmware sind dem Auftraggeber unaufgefordert durch den Auftragnehmer anzuzeigen und zur Verfügung zu stellen. Die Installation erfolgt in Abstimmung und nach Freigabe durch die entsprechenden Stellen der Stadt Meckenheim.
- Für Follow Me - Drucke in der Verwaltung müssen alle Geräte mit einem Lesegerät ausgestattet sein, welches die bei der Stadt Meckenheim bereits vorhandenen NFC-Chips auslesen kann.
- Alle Drucksysteme die in Netzwerken eingebunden sind, müssen über eine entsprechende Softwarelösung den jeweiligen Gerätestatus und die Zählerstände übermitteln. Die Zählerstände der lokal angeschlossenen Drucksysteme müssen durch den jeweiligen Anwender manuell auslesbar sein.
Zu weiteren Einzelheiten - insbesondere technische Anforderungen und Rahmenbedingungen - wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber hat das Nichtvorliegen von Ausschlusskriterien gem. §§ 123, 124 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) durch Eigenerklärung (Bestandteil des Angebotsformulars) zu erklären. Bei Bietergemeinschaften ist diese Erklärung von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft abzugeben.
Bietergemeinschaften haben auf Anforderung der Vergabestelle eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Bietergemeinschaftserklärung) mit folgendem Regelungsinhalt abzugeben:
a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist,
b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
c) dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
d) dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Mehrfachangebote von Einzelbietern und/oder Bietern als Mitglied einer oder mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig und führen automatisch zum Ausschluss. Die Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU) ist - vollständig ausgefüllt und von allen MItglieder der Bietergemeinschaft unterschrieben - mit Abgabe des Angebotes vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Entwicklung der Umsatzzahlen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren im Tätigkeitsbereich des zu vergebenden Auftrags
- Erklärung zur Produkt- und Betriebshaftpflichtversicherung von mind. 3.000.000 EUR bei Personen- und Sachschäden/Versicherungsfall bzw. 6.000.000 EUR /Jahr, von mind. 1.000.000 EUR bei Vermögensschäden (Versicherungsfall/Jahr) und von mind. 1.000.000 EUR für Umweltschäden (Versicherungsfall/Jahr).
Sofern eine Versicherung in diesem Umfang noch nicht bestehen sollte, ist im Zuge dieses Vergabeverfahrens die Vorlage der Bestätigung des Versicherers, dass die Versicherungen bzw. Deckungssummen im Auftragsfall angepasst werden, ausreichend.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Angabe zu aktuellen Mitarbeiterzahlen
- Referenzangaben unter Angabe des Auftraggebers (Name und Anschrift), den Kontaktdaten des zuständigenAnsprechpartners (Telefon, Telefax, E-Mail), Angaben zu den erbrachten Leistungen, einer kurzen Projektbeschreibung, zur Größe des eingesetzten Teams sowie zum Rechnungswert.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Es sind mindestens drei Referenzprojekten mit den entsprechenden Angaben aufzuführen. Mindestanforderung an jede Referenz:
- vergleichbar mit der angebotenen Leistung (Fullservice für mind. 30 Drucker)
- Auftragsausführung für die Dauer von mindestens zwei Jahren innerhalb eines Referenzzeitraumes ab 01.01.2019
Hierbei ist es unerheblich, ob der laufende Vertrag bereits vor dem 01.01.2019 begonnen hat oder aktuell noch läuft. Entscheidend ist, dass der Vertrag für mindestens zwei Jahre während des o.g. Referenzzeitraums ausgeführt wurde.
Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben zu den Referenzen stichprobenartig zu überprüfen. Falsche Angaben führen zum vollständigen und ersatzlosen Ausschluss des jeweiligen Referenzprojektes.
Sofern angegebene Referenzprojekte nicht die Mindestanforderungen erfüllen, erfolgt keine Nachforderung weiterer Referenzen.
Sofern in den o.g. beiden Fällen die Mindestanzahl der geforderten Referenzprojekte unterschritten wird, muss das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden.
Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Bieter die ggf. notwendigen Genehmigungen zur Weitergabe personenbezogener Daten von den Betroffenen eingeholt hat und diese auf Verlangen des Auftraggebers vorgelegt werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Eintragungen bei der Informationsstelle für Vergabeausschlüsse des Landes NRW bzw. im Wettbewerbsregister sowie im Gewerbezentralregister können zum Ausschluss führen. Die Abfrage wird vom Auftraggeber veranlasst und auf den engeren Bieterkreis beschränkt.

Das Vergabeverfahren wird von der Zentralen Vergabestelle des Rhein-Sieg-Kreises für die Stadt Meckenheim durchgeführt.
Es sind ausschließlich elektronische Angebote über das Vergabeportal unter Zuhilfenahme des Bietertools zugelassen. Zu diesbezüglichen Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Sofern sich im Verlauf der Angebotsfrist die Notwendigkeit der Anpassung von Vergabeunterlagen ergibt, ist das jeweils aktuellste Formular zu verwenden. Über evtl. notwendige Änderungen werden die registrierten Bewerber durch Bewerberkommunikationen unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Angebotsabgabe die Aktualität der hochgeladenen Dokumente zu prüfen. Über evtl. notwendige Änderungen werden die auf dem Vergabeportal registrierten Bewerber durch Bewerberkommunikationen unterrichtet. Es wird daher empfohlen, vor Angebotsabgabe die Aktualität der hochgeladenen Dokumente zu prüfen.
Erklärungen / Nachweise, die zwingend mit dem Angebot abzugeben sind und die von der Vergabestelle nicht nachgefordert werden:
- ausgefülltes und signiertes Angebotsschreiben (Formular 324 EU)
- ausgefülltes Preisblatt (Anlage 1 zum Leistungsverzeichnis)
- ausgefülltes Formblatt "Systemkriterien" (Anlage 2 zum Leistungsverzeichnis)*
- ausgefüllte und unterschriebene Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (nur bei beabsichtigter Bildung einer Bietergemeinschaft/ Formblatt 531 EU)
- Erklärung Unteraufträge - Eignungsleihe (Formblatt 532 EU)
Erklärungen / Nachweise, die mit dem Angebot abzugeben sind und die ggf. unter Fristsetzung nachgefordert werden können:
- Formblatt "Eignung"
- Eigenerklärung "Ausschlussgründe" (Formular 521 EU)
Erklärungen / Nachweise, die mit auf Verlangen der Vergabestelle vorzulegen sind
- Aktueller Nachweis der bestehendne Produkt und Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Bestätigung des Versicherers, dass die Deckungssummen im Auftragsfall vertragsgemäß angepasst werden
- Aktueller Handelsregisterauszug oder einer gleichwertigen Urkunde einer zuständigen Einrichtung des Herkunftslandes des Bieters
- Produktinformationen zur angebotenen Software und den angebotenen Druckern
- Zertifizierung Energy-Star oder vgl. für die angebotenen Drucksysteme
- Zertifizierung Blauer Engel (DE UZ-205) oder vergleichbar für die angebotenen Drucksysteme
- Verpflichtungserklärung Nachunternehmer - Eignungsleiher (Formblatt 533 EU)
* Fehlende wertungsrelevante Erklärungen werden zu Wertungszwecken nicht nachgefordert. Das Kriterium wird mit 0 Punkten bewertet. Der Auftraggeber behält sich dennoch zu seiner weitergehenden Information die Nachforderung entsprechender Erklärungen vor.
Die Nichtbeachtung dieser Vorgaben sowie die nicht fristgerechte oder unvollständige Vorlage von Erklärungen und Nachweisen führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes.
Es gelten die Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW für die Vergabe von Lieferungen und Dienstleistungen nach der Vergabeverordnung zur Vergabe öffentlicher Aufträge (Formular 511 EU) nach Maßgabe dieser Bekanntmachung.
Die Vergabeunterlagen werden registrierungsfrei zur Verfügung gestellt. Den Interessenten wird dennoch die Registrierung auf dem Vergabeportal empfohlen. Dies hat den Vorteil, dass diese bei Erteilung von Bewerberinformationen oder evtl. notwendigen Anpassungen der Vergabeunterlagen über das Vergabeportal in Kenntnis gesetzt und zur Einsichtnahme auf dem Vergabeportal aufgefordert werden
Rückfragen zum Ablauf des Vergabeverfahrens, den abzugebenden Erklärungen und/oder zu den Vergabeunterlagen sind spätestens bis zum 02.05.2022 über das Vergabeportal an die Vergabestelle zu richten.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYRND5Q3

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hat ein Bewerber/Bieter eine oder mehrere Rügen erhoben, der oder denen der Auftraggeber nicht abgeholfen hat, ist ein entsprechender Nachprüfungsantrag nur dann fristgerecht, wenn er vor Ablauf des 15. Kalendertags nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der oder den Rügen nicht abhelfen zu wollen, bei der obengenannten Vergabekammer eingeht. Wenn oder soweit der Nachprüfungsantrag nicht fristgerecht eingeht, ist er unzulässig.
Im Übrigen wird auf § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.