Messe-und Eventmarketing (06/MA/2022)

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin möchte sich auf Messen und Veranstaltungen einheitlich und modern präsentieren. In den letzten Jahren wurden hierfür bereits verschiedene Messeelemente über das Unternehmen Nomadic Displays GmbH beschafft, welche weiterhin verwendet werden sollen.
Gegenstand der zu erbringenden Leistung sind demnach:
die Wartung der bereits vorhandenen und ggf. neu beschafften (Ersatz-)Elemente
Reparaturleistungen
Wiederbeschaffung der vorhandenen, defekten Elemente
Weiterentwicklung des Messeportfolios
Messebauservice
Überarbeitung bestehender Elemente (z.B. Druck und Montage neuer Textilbahnen)
die Anmietung weiterer Artikel und Aktionsgeräte
die Dienstleistung eines Messe-Full-Service für das Messe- und Eventmarketing
die Umlagerung der bereits angeschafften Messeelemente aus dem bisherigen Lager (Rhein-Main-Gebiet) zum neuen Lager
die Einlagerung aller (bereits vorhandenen und ggf. neuangeschafften) Messeelemente
die Bereitstellung eines Online-Tools zu

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftraggeberin möchte sich auf Messen und Veranstaltungen einheitlich und modern präsentieren. In den letzten Jahren wurden hierfür bereits verschiedene Messeelemente über das Unternehmen Nomadic Displays GmbH beschafft, welche weiterhin verwendet werden sollen.
Gegenstand der zu erbringenden Leistung sind demnach:
die Wartung der bereits vorhandenen und ggf. neu beschafften (Ersatz-)Elemente
Reparaturleistungen
Wiederbeschaffung der vorhandenen, defekten Elemente
Weiterentwicklung des Messeportfolios
Messebauservice
Überarbeitung bestehender Elemente (z.B. Druck und Montage neuer Textilbahnen)
die Anmietung weiterer Artikel und Aktionsgeräte
die Dienstleistung eines Messe-Full-Service für das Messe- und Eventmarketing
die Umlagerung der bereits angeschafften Messeelemente aus dem bisherigen Lager (Rhein-Main-Gebiet) zum neuen Lager
die Einlagerung aller (bereits vorhandenen und ggf. neuangeschafften) Messeelemente
die Bereitstellung eines Online-Tools zur Buchungs- bzw. Bestellabwicklung der Organisationseinheiten der Auftraggeberin

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat die Möglichkeit, bis sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber den Vertrag um jeweils weitere zwölf Monate zu verlängern. Die Auftraggeberin hat insgesamt zweimal die Möglichkeit der Vertragsverlängerung um jeweils 12 Monate. Die Gesamtvertragslaufzeit kann somit maximal 4 Jahre ab Vertragsbeginn betragen, mithin b

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung des Bieters darüber abzugeben, dass keine Ausschlussgründe,insbesondere nach §§ 123, 124 GWB, vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen"). Bietergemeinschaften haben die vorgenannte Eigenerklärung dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Dem Angebot ist beizufügen:
> Eigenerklärung Umsatz: Es ist eine Eigenerklärung zur finanziellen Leistungsfähigkeit beizufügen, in welcher jeweils der Gesamtumsatz des Bieters sowie der Umsatz des Bieters der drei Geschäftsjahre 2019, 2020, 2021, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung übereinstimmen oder vergleichbar sind, anzugeben ist ("Eigenerklärung Umsatz").
Bietergemeinschaften haben die vorgenannte Eigenerklärung dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen. Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche
wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eigenerklärungen Umsatz ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist diese Eigenerklärung erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung Umsatz von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen:
> Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge (Referenzen) der letzten drei Geschäftsjahre (2019, 2020, 2021) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum, der Nettoauftragswert anzugeben sind. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Nachauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“).
Bietergemeinschaften haben die vorgenannte Eigenerklärung dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche technische oder berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, sind die vorstehenden Erklärungen ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen sind diese Erklärung erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, müssen die Erklärungen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).

>Verfahrenssprache ist deutsch.
>Es gilt deutsches Recht.
> Rechtsform von Bietergemeinschaften: Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften/anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn im Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
-- Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Eigenerklärung Registerabruf: Die für eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.
> Eigenerklärung Serviceleistungen (Fließt in Wertung ein).
-- Zur Beurteilung der qualitativen Ausführung und auch zur Verifizierung der Mindestanforderung werden die Bieter zur Teststellung der Muster inkl. kurzer Präsentation durch den Bieter aufgefordert. Die Teststellung wird voraussichtlich in der 2. KW 2023 (voraussichtlich 11. bis 12.01.2023) erfolgen. Die Auftraggeberin wird hierzu mindestens 6 Kalendertage vorher auffordern. Die Teststellung erfolgt in den Räumlichkeiten des jeweiligen Bieters innerhalb des Gebietes der Bundesrepublik Deutschland. Sollten die Räumlichkeiten außerhalb der Bundesrepublik Deutschland liegen, erfolgt die Teststellung in Dresden.Es sind bei der Teststellung folgende Set-Elemente vom Bieter zu präsentieren:
(1) 1 Faltdisplay mit 1 auswechselbaren Druck-Motiv - Preisblatt-Pos.
I.1.1.1 und I.1.1.2
(2) 1 Theke mit bedruckter Vorderfront - Preisblatt-Pos. I.2.1.1
(3) 1 Roll-Up mit 1 Druck-Motiv – Preisblatt-Pos. I.1.3.1
(4) 1 Stehtisch (max. Ø 80 x 110 cm) – Preisblatt-Pos. I.1.4
(5) 1 Barhocker – passend zum Stehtisch – Preisblatt-Pos. I.1.5
(6) 1 Sitzecke (Preisblatt-Pos. I.2.5) bestehend aus
(6.1) 1 Tisch
(6.2) 1 passendem Stuhl
(7) Bequeme Sitzecke (wünschenswert mit Lounge Charakter; Preisblatt-Pos. I.1.6)
bestehend aus
(7.1) 1 Tisch
(7.2) 1 passender Stuhl
(7.3) 1 passender 2-Sitzer
(8) 1 Pavillon – bedruckt – Preisblatt-Pos. I.2.6.1
• wasserdicht, reißfest, schwer entflammbar
• mind. 1 Seite bedruckt
• Grundfläche: 300x300 cm
(9) 1 Losbox – Preisblatt-Pos. I.1.8
• blickdicht, Material: Holz, ca. 30x30x30 cm
(10) 1 Prospektständer, groß – Preisblatt-Pos. I.1.9
• Stehend
• DIN lang, A4
• 5 Ablageetagen
(11) Beachflag – bedruckt – Preisblatt-Pos. I.1.13
(12) Sonnenschirm – bedruckt – Preisblatt-Pos. I.1.14
-- Der Bieter stellt der IKK classic mit dem Angebot einen Testzugang zu dem Onlinetool in digitaler Form zur Verfügung. Über diesen muss das vertragsgegenständliche Tool gemäß Ziff. 4.4 der Leitungsbeschreibung vollständig einzusehen und zu bearbeiten sein. Die Bereitstellung des Testzugangs erfolgt durch Zurverfügungstellung eines Zugangs zur Homepage unter gleichzeitiger Generierung und Übersendung der erforderlichen Zugangsdaten.
__ Der Bieter hat ferner folgende datenschutzrechtliche Unterlagen mit dem Angebot einzureichen:
> Sicherheitskonzept des Auftragsverarbeiters (70.5)
> Löschkonzept (zum Sicherheitskonzept des Auftragsverarbeiters (70.5))
> Standorte der Geschäftsräume (70.6)
> Auflistung Unterauftragsverhältnisse (70.7)
> Datenschutzbeauftragte-Ansprechpartner (70.8)
> Datenarten und Datenkategorien (70.9)
> Verpflichtung auf Vertraulichkeit für Externe (70.10)
> Merkblatt zum Datenschutz (70.11)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig, soweit:
1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt;
2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.