Messe-und Eventmarketing (06/MA/2022)

Kurze Beschreibung

Die Auftraggeberin möchte sich auf Messen und Veranstaltungen einheitlich und modern präsentieren. In den letzten Jahren wurden hierfür bereits verschiedene Messeelemente über das Unternehmen Nomadic Displays GmbH beschafft, welche weiterhin verwendet werden sollen.

Gegenstand der zu erbringenden Leistung sind demnach:

die Wartung der bereits vorhandenen und ggf. neu beschafften (Ersatz-)Elemente

Reparaturleistungen

Wiederbeschaffung der vorhandenen, defekten Elemente

Weiterentwicklung des Messeportfolios

Messebauservice

Überarbeitung bestehender Elemente (z.B. Druck und Montage neuer Textilbahnen)

die Anmietung weiterer Artikel und Aktionsgeräte

die Dienstleistung eines Messe-Full-Service für das Messe- und Eventmarketing

die Umlagerung der bereits angeschafften Messeelemente aus dem bisherigen Lager (Rhein-Main-Gebiet) zum neuen Lager

die Einlagerung aller (bereits vorhandenen und ggf. neuangeschafften) Messeelemente

die Bereitstellung eines Online-Tools zu

Zusätzliche Informationen

>Verfahrenssprache ist deutsch.

>Es gilt deutsches Recht.

> Rechtsform von Bietergemeinschaften: Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften/anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn im Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.

-- Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:

> Eigenerklärung Registerabruf: Die für eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister notwendigen Daten sind vom Bieter anzugeben.

> Eigenerklärung Serviceleistungen (Fließt in Wertung ein).

-- Zur Beurteilung der qualitativen Ausführung und auch zur Verifizierung der Mindestanforderung werden die Bieter zur Teststellung der Muster inkl. kurzer Präsentation durch den Bieter aufgefordert. Die Teststellung wird voraussichtlich in der 2. KW 2023 (voraussichtlich 11. bis 12.01.2023) erfolgen. Die Auftraggeberin wird hierzu mindestens 6 Kalendertage vorher auffordern. Die Teststellung erfolgt in den Räumlichkeiten des jeweiligen Bieters innerhalb des Gebietes der Bundesrepublik Deutschland. Sollten die Räumlichkeiten außerhalb der Bundesrepublik Deutschland liegen, erfolgt die Teststellung in Dresden.Es sind bei der Teststellung folgende Set-Elemente vom Bieter zu präsentieren:

(1) 1 Faltdisplay mit 1 auswechselbaren Druck-Motiv - Preisblatt-Pos.

I.1.1.1 und I.1.1.2

(2) 1 Theke mit bedruckter Vorderfront - Preisblatt-Pos. I.2.1.1

(3) 1 Roll-Up mit 1 Druck-Motiv – Preisblatt-Pos. I.1.3.1

(4) 1 Stehtisch (max. Ø 80 x 110 cm) – Preisblatt-Pos. I.1.4

(5) 1 Barhocker – passend zum Stehtisch – Preisblatt-Pos. I.1.5

(6) 1 Sitzecke (Preisblatt-Pos. I.2.5) bestehend aus

(6.1) 1 Tisch

(6.2) 1 passendem Stuhl

(7) Bequeme Sitzecke (wünschenswert mit Lounge Charakter; Preisblatt-Pos. I.1.6)

bestehend aus

(7.1) 1 Tisch

(7.2) 1 passender Stuhl

(7.3) 1 passender 2-Sitzer

(8) 1 Pavillon – bedruckt – Preisblatt-Pos. I.2.6.1

• wasserdicht, reißfest, schwer entflammbar

• mind. 1 Seite bedruckt

• Grundfläche: 300x300 cm

(9) 1 Losbox – Preisblatt-Pos. I.1.8

• blickdicht, Material: Holz, ca. 30x30x30 cm

(10) 1 Prospektständer, groß – Preisblatt-Pos. I.1.9

• Stehend

• DIN lang, A4

• 5 Ablageetagen

(11) Beachflag – bedruckt – Preisblatt-Pos. I.1.13

(12) Sonnenschirm – bedruckt – Preisblatt-Pos. I.1.14

-- Der Bieter stellt der IKK classic mit dem Angebot einen Testzugang zu dem Onlinetool in digitaler Form zur Verfügung. Über diesen muss das vertragsgegenständliche Tool gemäß Ziff. 4.4 der Leitungsbeschreibung vollständig einzusehen und zu bearbeiten sein. Die Bereitstellung des Testzugangs erfolgt durch Zurverfügungstellung eines Zugangs zur Homepage unter gleichzeitiger Generierung und Übersendung der erforderlichen Zugangsdaten.

__ Der Bieter hat ferner folgende datenschutzrechtliche Unterlagen mit dem Angebot einzureichen:

> Sicherheitskonzept des Auftragsverarbeiters (70.5)

> Löschkonzept (zum Sicherheitskonzept des Auftragsverarbeiters (70.5))

> Standorte der Geschäftsräume (70.6)

> Auflistung Unterauftragsverhältnisse (70.7)

> Datenschutzbeauftragte-Ansprechpartner (70.8)

> Datenarten und Datenkategorien (70.9)

> Verpflichtung auf Vertraulichkeit für Externe (70.10)

> Merkblatt zum Datenschutz (70.11)

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat die Möglichkeit, bis sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber den Vertrag um jeweils weitere zwölf Monate zu verlängern. Die Auftraggeberin hat insgesamt zweimal die Möglichkeit der Vertragsverlängerung um jeweils 12 Monate. Die Gesamtvertragslaufzeit kann somit maximal 4 Jahre ab Vertragsbeginn betragen, mithin b