Messebaudienstleistungen für das BSI

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand dieser Ausschreibung sind verschiedene Messebaudienstleistungen für das BSI.
Für die erfolgreiche Durchführung von Messen benötigt das BSI ein Messebauunternehmen mit Graphik-/Design-Abteilung (oder entsprechendem Unterauftragnehmer), Dienstleistern zur Einrichtung des Standes mit Präsentationstechnik (Rechner, Monitore, etc.) sowie Personal zur Übernahme administrativer Aufgaben im Vorfeld der Veranstaltung.
Die Gesamtleistung bildet ein Los.
Aus der Rahmenvereinbarung können Leistungen zu einem Höchstwert von 1.000.000 Euro netto abgerufen werden.

Zusätzliche Informationen

HINWEIS zu Ziffer II. 2.7:
Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beginnt mit Zuschlag und endet mit Ausschöpfung des Höchstwertes spätestens jedoch zwei Jahre nach Zuschlag.
Sofern der Höchstwert durch die Einzelabrufe nicht erreicht wird, verlängert sich die Laufzeit zu gleichbleibenden Konditionen um ein Jahr, sofern die Auftraggeberin nicht spätestens drei Monate vor Ablauf der Laufzeit kündigt. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung beträgt insgesamt aber maximal vier Jahre.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Nachweise und Erklärungen zur Eignung (Eignungskriterien)
Gemäß § 122 Abs. 1 GWB werden öffentliche Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen vergeben, die nicht nach den §§ 123 oder 124 GWB ausgeschlossen worden sind.
Bitte legen Sie die nachfolgend geforderten Nachweise und Erklärungen vor. Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften und für den Fall der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Sofern die nachstehenden Nachweise und Erklärungen in einer separaten Anlage eingereicht werden, ist auf die hier oder ggf. im Dokument "Kriterienkatalog Eignung" angegebene Nummerierung Bezug zu nehmen. Verweise auf Literatur oder auf Broschüren dürfen nur als ergänzende Information erfolgen. Diese Verweise können nicht die geforderten Angaben ersetzen, da sie vom Beschaffungsamt des BMI nicht geprüft und daher auch nicht berücksichtigt werden können. Fragen müssen in einer in sich abgeschlossenen Form beantwortet werden. Querverweise werden vom Beschaffungsamt des BMI grundsätzlich als nicht relevante Zusatzinformation angesehen. Die in den Vergabeunterlagen geforderten Nachweise und Erklärungen müssen vorliegen, um das Angebot umfassend prüfen zu können.
Bieter haben während des Verfahrens eintretende Umstände und Veränderungen, die Einfluss auf ihre Eignung haben könnten, unverzüglich dem Beschaffungsamt des BMI mitzuteilen - insbesondere, wenn hierdurch die mit dem Angebot eingereichten Nachweise und Erklärungen unrichtig geworden sind. Das Beschaffungsamt des BMI kann bzw. muss dann in eine erneute Eignungsprüfung eintreten, auch ein nachträglicher Ausschluss des Bieters vom Verfahren ist möglich.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit gem. § 46 VgV
Referenzen
Referenzen in Bezug zur Leistung "Messebau"
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur Leistung "Messebau" ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Sofern möglich, kurze Beschreibung zur Umsetzung von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit (bei mind. einer Referenz im Bereich "Messebau" gefordert)
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Die Referenzen dürfen nicht älter als fünf Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
• Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
Als gleichwertig werden Referenzen zur Leistung "Messebau" angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
• Gesamtauftragswert pro Referenz (Einzelauftrag / Veranstaltung) von 25.000 € (netto)
• Die ausgeführten Leistungen der Auftragnehmerin enthielt mind. die Planung des Messestandes, den Druck der Grafiken sowie den Auf- und Abbau
• Mind. eine Referenz muss ein Exponat/Schaustück der Auftraggeberin im Standbau berücksichtigen
• Bei mind. einer Referenz müssen Maßnahmen zur Nachhaltigkeit umgesetzt worden sein (dazu zählen beispielsweise: energieeffizienter Beleuchtung, Einsatz von Elektrofahrzeugen, Verwendung von Recylingholz oder Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft, Einsatz von Elektrogeräten einer möglichst hohen Energieklasse)
Referenzen in Bezug zur Leistung "Set- bzw. Veranstaltungsbau"
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens zwei geeigneten Referenzen in Bezug zur Leistung "Set- bzw. Veranstaltungsbau" ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Sofern möglich, kurze Beschreibung zur Umsetzung von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit (bei mind. einer Referenz im Bereich "Messebau" gefordert)
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Die Referenzen dürfen nicht älter als fünf Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
• Die genannten Referenzprojekte müssen abgeschlossen sein.
Als gleichwertig werden Referenzen zur Leistung "Set- bzw. Veranstaltungsbau" angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
• Die ausgeführten Leistungen der AN enthalten mind. die Planung des Set- bzw. Veranstaltungsbaus, den Druck der Grafiken sowie den Auf- und Abbau
Für die Referenzen ist die Vorlage "Vordruck Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach.
Es sind insgesamt fünf Referenzen gefordert (drei im Messebau bzw. zwei im Set- bzw. Veranstaltungsbau). Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Die detaillierte Beschreibung der ausgeführten Leistungen muss dem Beschaffungsamt des BMI die Prüfung ermöglichen, ob Ihre Referenz die aufgestellten Eignungsanforderungen erfüllt. Daher sind im Feld "Beschreibung der ausgeführten Leistung nach Art und Umfang" die oben genannten Mindestanforderungen an die jeweilige Referenz im Einzelnen darzustellen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
Fortsetzung unter VI.3) Zusätzliche Angaben

Fortzsetzung von III1.4) Teilnahmeregeln- und kriterien
Eigenerklärung zu den Sprachkenntnissen
Die Aufragnehmerin stellt eine deutschsprachige Ansprechperson bereit, die an jedem Arbeitstag (Mo-Fr) mindestens jeweils von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr erreichbar ist und innerhalb einer Reaktionszeit von einem Arbeitstag auf Anfragen des BSI reagiert. Die Auftragnehmerin benennt eine weitere deutschsprachige Ansprechperson für den Vertretungsfall.
Die für den Auftrag Hauptverantwortlichen und die mit der Auftragsausführung betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Ansprechperson und Vertretung) verfügen über deutsche Sprachkenntnisse (mindestens Sprachniveau C1 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen) in Wort und Schrift.
Die gesamte schriftliche und mündliche Projektkommunikation erfolgt in deutscher Sprache.
Alle Mitarbeitenden der Auftragnehmerin, die während des Auf- und Abbaus eingesetzt werden, müssen Deutsch oder Englisch (mindestens Sprachniveau B2 nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen) sprechen können.
Bitte legen Sie hierfür das Formular "Eigenerklärung zu den Sprachkenntnissen" vor.
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z. B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
Eigenerklärung Sanktionen Russland
Mit der Verordnung EU Nr. 833/2014, zuletzt geändert durch die Verordnung EU 2022/576 des europäischen Rates vom 08.04.2022, wurden umfangreiche Sanktionen gegen die Russische Föderation in Kraft gesetzt. Danach dürfen öffentliche Aufträge nicht an Unternehmen vergeben werden, bei denen ein Ausschlussgrund nach Artikel 5k der Verordnung (EU) 833/2014 vorliegt. Das Verbot umfasst Personen oder Unternehmen, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen, unmittelbar als Bewerber oder Bieter auftreten oder mittelbar, mit mehr als 10 % gemessen am Auftragswert, als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises an dem in Rede stehenden Auftrag beteiligt sind. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Sanktionen Russland", in welchem Sie auch den vollständigen Wortlaut von Art. 5 k finden.
Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen verlangt werden.
Unternehmensdaten
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Registerauskunft insbesondere gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz, § 21 Arbeitnehmerentsendegesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.
Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz
Da der jeweilige Bedarfsträger verantwortliche Stelle für die Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz ist, wird dieser die von Ihnen für die Auftragsausführung vorgesehenen Mitarbeiter/innen nach § 1 Abs. 1 des Verpflichtungsgesetzes auf die gewissenhafte Erfüllung seiner/ihrer Obliegenheite nverpflichten.
Bitte fügen Sie Ihrem Angebot die Eigenerklärung Verpflichtungserklärung bei, in der Sie sich verpflichten, die in der Verpflichtungserklärung getroffenen Festlegungen im Fall der Auftragserteilung an Ihr Unternehmen einzuhalten.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Nachprüfung kann schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn, gerichtet werden. Die Unwirksamkeit des Vertrages gemäß § 135 GWB kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Veröffentlichung dieser Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union geltend gemacht werden.